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高效工作

高效工作. 王梦秋 wangmengqiu@baidu.com. 说在前面. 今天所讲的核心： 提高大家的工作效率 今天所讲的东西，大家一定会忘，但是请在以后你脑袋里冒出类似的问题的时候，重新温习一下这个 PPT. Contents. 时间管理 如何开会 邮件书写 Q&A. 时间管理. 什么是“时间管理” 每天大家都在做什么 时间管理的秘诀 个人时间管理 优先级 – 优先考虑 每个任务的 Schedule. 时间管理，说白了，就是 ……. 指导自己 -- 让自己知道某时某刻应该干什么 -- 让自己能够有时间去做应该做的事情

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高效工作

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Presentation Transcript

  1. 高效工作 王梦秋 wangmengqiu@baidu.com

  2. 说在前面 • 今天所讲的核心：提高大家的工作效率 • 今天所讲的东西，大家一定会忘，但是请在以后你脑袋里冒出类似的问题的时候，重新温习一下这个PPT

  3. Contents • 时间管理 • 如何开会 • 邮件书写 • Q&A

  4. 时间管理 • 什么是“时间管理” • 每天大家都在做什么 • 时间管理的秘诀 • 个人时间管理 • 优先级 – 优先考虑 • 每个任务的Schedule

  5. 时间管理，说白了，就是…… • 指导自己 -- 让自己知道某时某刻应该干什么 -- 让自己能够有时间去做应该做的事情 -- 让自己对自己的成果、成长有计划、有预期 -- 降低工作的压力 • 让更多人知道 -- 让更多人对你的成果、成长有计划、有预期 • 归根到底，让自己更有计划、更有效率

  6. 每天大家都在做什么 • Email处理 • 例行系统监控、问题分析 • Case跟踪/分析 • 讨论/会议 • 审核 • 调研、数据分析 • 设计、编码、测试 • 学习、阅读文档、熟悉系统 • ……

  7. 常见困惑和问题 • 突发事情总是很多，打断目前的工作 • 需要大块的时间来做主线任务 • 想有时间思考、学习 • Checkpoint好难meet，任务总是比预料多花时间 • 心中想着好几件事儿，总是被别人催促 • ……总之就是“太多事情，太少时间”

  8. 时间管理的秘诀 • 花时间去计划，并写下来 • 请相信，这样可以让你省下时间 • 你的工作效率和心中惦记的事儿的数量成反比 • 把你的计划当成是一个垃圾桶，东西扔进去就不要随便再去想，每次从中pop出当前的工作去做 • 乌鸦工作（无压工作） • 正确处理插入工作 • 提高计划的准确性

  9. 上午 上午 下午 下午 上午 上午 上午 下午 下午 下午 周一 周二 周三 周四 周五 时间管理的维度 • 维度一：个人时间管理 -- 每天、每个时间段你在做什么，是你个人的完整时间表 • 维度二：每个任务的时间规划-- 每个任务需要多少时间 背景学习 详细设计 编码 单元测试

  10. 维度一：个人时间管理 • 建议： -- 每周一花一点时间（1小时）作精确到天的计划 -- 计划一定要照办，不能随便推迟 -- 每天早上看一眼自己的当天计划，照此执行

  11. 维度一：个人时间管理 • 例行任务/主线任务 -- 建议：例行任务安排在每周的固定时间点 • 同类任务集中时间做 -- Example1：Case分析和跟踪 -- Example2：接口沟通事宜 • 邮件处理频率：不要太频繁 • 把时间分片：建议按照小时为单位 -- 留出大块的时间给主线任务：2:00 ~ 5:00 -- 邮件处理时间：上午1小时、5:00 以后 -- 例行分析：每天上午第一件事、或者每天最后一件 -- 讨论、当面沟通：尽量安排在零散时间、或者5：00以后

  12. 周一 周二 周三 周四 周五 10：00 处理Email、查看小组成员周报 处理Email 处理Email 处理Email 处理Email 11：00 列写本周精确计划 跟进项目进度 跟进项目进度 跟进项目进度 12：00 Spider午餐会 PSTC午餐会 13：00 跟进项目进度 14：00 沟通列写周报 跟进项目进度 15：00 业务学习 业务学习 查看管理计划完成情况，查漏补缺 16：00 沟通任务完成情况、讨论下周计划 17：00 与小组成员1on1 与小组成员1on1 Spider周会 18：00 19：00 查看今天todo list完成情况 把握主线任务进度 查看今天todo list完成情况 把握主线任务进度 查看今天todo list完成情况 把握主线任务进度 查看今天todo list完成情况 把握主线任务进度 思考、总结管理方面的问题 20：00 21：00 查看监控报告、psbug情况 查看监控报告；团队氛围建设 查看监控报告、psbug情况 查看监控报告；团队氛围建设 案例

  13. 优先级 – 优先考虑 • 新出现的事务，只有优先级高于你正在处理的事务，才能够“插入” -- 两个标准：重要性、紧急程度 -- 不是所有后出现、新出现的问题/需求都比你目前正在做的事情优先级高 -- 优先级判断和谁发起的这个问题、需求无关 --对于Case/BUG分析优先级判断应该基于各位的客观技术Sense，基于紧急程度、重要性，结合目前已经安排好的计划，来判断 -- 如果工程师不确定这个问题的重要性和紧急程度，不妨回信询问：这个问题紧急程度如何？期望解决时间？

  14. 优先级 – 确定无疑的高优先级 • 线上问题：包括服务稳定性、和每日监控数据分析、追查，尤其是刚刚上线一个新策略之后的几天内–线上问题最大 • 在和其他组（包括其他RD/QA/OP）的合作中，不做就可能成为进度瓶颈的事务：跨多个组的联合项目、不修正测试组就无法继续的BUG，etc. • 对于“低优先级”的事务怎么办？

  15. 维度二：每件任务的时间安排 • 考虑你需要完成这个任务的“全部”时间 • -- 必需的背景知识学习 • -- 设计、以及审核可能带来的修改 • -- 编码、以及审核可能带来的修改 • -- 保证质量的单元测试 • 考虑你同时需要进行的其他重要任务 • 考虑Buffer Time • 最后：这个Schedule是否和自己的能力符合？ • -- 你的能力需要不断提升

  16. 周报 -- 维度1和维度2的结合 • 下周要进行的任务，设立具体到天的时间点 • 同时做好几件事情，怎么安排？ • 学习的时间安排进去了么？ -- 和项目结合 -- 建立独立任务 • 最后形成的就是周报 写周报的过程，就是做时间管理的过程

  17. 如何开会 • “开会”：讨论、沟通、例会 – 都是开会 • 会议基本原则 • 会前准备 • 会议引导 • 会议总结

  18. 会议基本原则 • 能不开会就不开会 • -- 请思考：为什么要开会？会议的目标是什么？ • 控制参加会议的人数 • -- 规模越大的会议越不容易得到成果 • 分清自己的角色：会议召集人？参与人？ • -- 不同的人需要做的会前准备、会议引导不一样

  19. 会前准备 • 对于召集人 • ① Why：针对我要解决的问题，开会讨论真的有帮助么？ • ② Who：需要谁参加？ • ③ How Long：要开多久？ • ④ When & Where：发出会议通知 • 对于参与人 • ① Why：这个会议我需要参加么？ • ② When：我在这个时间段是否有时间？

  20. 什么样的问题适合开会解决 • 需要多个人（>2）一起来决定的事情 • 邮件沟通说不清楚、或者效率低的事情 • 比较紧急需要决定的事情 • 需要更多人当面沟通效果更好的事情

  21. 需要谁参加 • 不知道应该谁参加？ • ① 你的经理、技术指导人right there waiting for you • 控制人数 • ① 一般不超过8人 • ② 根据会议的目的确定人数，参加会议的人必须是能够对会议目标做出贡献的人 • 控制人数的办法 • ①设计会议程序，部分人可以晚来或先走 • ② 将大会议划分成为几个小的会议 • ③ 对于部分与会者，可以会前征求意见，减少不必要的参与

  22. 要开多久 • 鼓励快速的短会 • 会议时间最好不要超过1小时 • 如果会议有延长的可能性，考虑安排在11点或17点

  23. 发出会议通知 • 描述清楚目标、希望解决的问题 • 时间、地点、参与人列表 • 参与人要做的准备也要写清楚 • 预计的持续时间

  24. 会议引导 • 召集人：将自己看做服务者而不是统治者 • 预先对议题有一个整体的研究（去过、现状、预期） • 能够聆听别人的发言，给予意见不同者一定的反对时间，鼓励发言者进一步阐明观点或留以后研究 • 纠正误解和不相关的话题 • 有下列情况者就立刻结束讨论 • -- 已经达成一致意见 • -- 进一步讨论的资料缺乏 • -- 讨论所需的人没有参加会议 • -- 成员认为需要时间考虑或者下来商量 • -- 讨论说明原有议题的假设已经发生改变了 • -- 本次会议已经太长了，没有时间更好的讨论该议题 • -- 有反对意见，达成一致已经明显困难了 • 结束每个议题后，总结一下

  25. 会议总结 • 基本要求 • -- 发出会议的meeting minutes • -- 写明每项结论的负责人、完成时间点，并注意follow后续的执行情况。

  26. 邮件书写六要素 • 标题 • 收件人/上款 • 时间点 • 抄送 • 突出重点 • 当面或电话沟通过，邮件中再次确认

  27. 邮件标题 • 邮件一定要有标题，但也不要太长，一般不超过16字 • 标题要表达本email的主要意图 • 标题可以加称呼，以引起收信人的注意 • 举例： • -- “提请OP注意，JXQ IDC一期的服务器即将搬迁”是一个好的标题； • -- 而要进行同样的事情，“JXQ IDC一期的服务器列表”就是一个效果不好的标题。

  28. 邮件收件人 • 考虑清楚邮件收件人，区分MailTo和CC • 明白写好上款，以便对方明确地意识到“自己有细看这个邮件的责任”，也让不需要细看该邮件的收件人能够一目了然 • 上款宜直接称呼对方的名字，如果有多人，宜逐个都称呼到 • -- 如“Robin、旭阳、William，各位好，现有关于XXX的方案需要你们审核….” • 如果人数比较多、无法逐个称呼名字，也要设法归纳出一个上款 • -- 如“程序中用到Link域的同事，请注意：Spider计划调整该域的格式…” • -- 如，“HR负责员工关怀的同事，你们好，有件事情需要请问一下…” • 一个email中给多个人分别交待事情，应该分成多段，每段分别写明上款

  29. 时间点 • 给对方提出需求的，须写明希望的时间点，风格应该明确但不生硬 • -- eg. “这件工作需要在15日下班前完成，如果你觉得这个时间有问题，请今天回 信或来电话我们商量” • -- 这样，既明确了时间点，又给对方留了余地，对方既感觉比较舒服，而如果他不反驳就意味着他接受了这个时间点。 • 对方提出需求的：如果他没有写时间点、紧急程度，自己应该在沟通了紧急程度和重要性之后，回信中给出完成时间点 • 跟踪BUG/Case的回复邮件：必须写明问题、分析、结论、计划、时间点

  30. 抄送 • 跨部门、跨组的合作事宜，要抄送双方直接经理 • 在拿不准是否应该抄送经理时，一律抄送 • 同理，如果其他部门的人给你写的email没有抄送经理，你可以不予安排而直接打回，请他再发送并抄给双方的经理。

  31. 突出重点 • Email中安排的时间点，要通过加粗、飘红、飘蓝等方式来突出显示 • 任务安排中的人名要突出显示，以便引起足够的注意 • 多段中提到不同的收件人时，每个收件人要突出显示 • 另一方面，慎用感叹号和颜色，不要乱标重点

  32. 当面、电话沟通之后，邮件中再次确认 • 如果事先已当面或电话沟通过，也要在邮件中写明意图、结论、分工、时间点等等，不能因为“都说过了”就省事不写了 • -- 邮件是一种成文的记录，通过邮件确认可以避免歧义、并予以强调 • 同样，如果已经当面或电话沟通过，还一定要在邮件中写清楚我们“已经直接沟通过了” • -- 因为，邮件抄送人中还有别人，包括经理，他们都可能怀疑“这件事光靠邮件能说得清楚吗？” • -- 这时你应该清晰地告诉大家“我们已经当面讨论过了”，这样大家就都放心了。

  33. 说在最后 • 今天所讲的核心：提高大家的工作效率 • 今天所讲的东西，大家一定会忘，但是请在以后你脑袋里冒出类似的问题的时候，重新温习一下这个PPT

  34. Q & A

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