Financial Management of projects Projektu finanšu vadība

1. Financial Management of projectsProjektu finanšu vadība Applicant Seminar Joint Technical Secretariat

2. Project partner financing Vismaz 10% no kopējām attiecināmām izmaksām jābūt nodrošinātām no Iesniedzēja un partneru līdzekļiem (vismaz 10% katram partnerim) At least 10% of the total eligible project budget has to be contributed by the Applicant and project partners (atleast 10% foreach partner) 2

3. Project partner SMEsfinancing Private partners -max co-financing from the Programme ≤50% of the total eligible costs for respective project partner Privātajam partnerim maksimālais finansējums no Programmas ≤50% no kopējām attiecināmām izmaksām attiecīgajam partnerim 3

4. Project co-financing • There are three types of partner’s co-financing possible – contribution in kind, ownfunds (cash) and state budget contribution (ifrelevant) Partneru līdzfinansējums var tikt nodrošināts 3 veidos: Nemateriālaisieguldījums, savi līdzekļi (finanšu) un valsts budžeta līdzfinansējums (ja attiecināms) 4

5. In-kind • In kind = unpaid voluntary work and use of the Applicant’s and/or the project partner’s own premises for implementation of project activities (max 10% andnotexceedownfunds) Nemateriālais ieguldījums = neapmaksātais brīvprātīgais darbs un Iesniedzēja un/vai projekta partneru savu telpu izmantošana projekta aktivitāšu īstenošanai (līdz 10% no attiecīgā partnera budžeta un nepārsniedzot savu ieguldījumu) 5

6. Project financing 6

7. Project budget • Budget should be realistic and cost-effective Budžetam jābūt reālistiskam un izmaksu efektīvam • Project and implementingpartnerscannot make a profit Projektam un partneriem nedrīkst rādīt peļņu no projekta • Budget should include all project costs Budžets iekļauj visās projekta izmaksas (arī līdzfinansējumu) • Budget should be developed with input from all partners Budžets izstrādāts sadarbībā ar visiem partneriem • Only costs necessary for project implementation are eligible Tikai projekta īstenošanai nepieciešamasizmaksas ir attiecināmās (sagatavošanas izmaksas nav attiecināmās) 7

8. Payment amount • Initial pre-financing • duration of the project does not exceed 18 months and if the grant does not exceed 300,000 EUR - maximum 40% of the grant • duration of the project exceeds 18 months or if the grant exceeds 300,000 EUR -40% of the grantforecast budgetfor the first 12 months of the project • Sākotnējais avanss • Ja projekta īstenošanas ilgums nepārsniedz 18 mēnešus ungranta apmērs nepārsniedz 300,000 EUR – līdz 40% no granta • Ja projekta īstenošanas ilgums pārsniedz 18 mēnešus vaigranta apmērs pārsniedz 300,000 EUR – 40% no budžetā plānotā granta pirmajiem 12 mēnešiem projekta īstenošanā 8

9. Payment amount • Further pre-financing instalment– togetherwithinitialpre-financingnotexceed80% of the project grant Nākamais starpmaksājums – kopā ar sākotnējo priekšfinansējumu nepārsniedz 80% no projektam piešķirta granta • Balance payment – notexceed20% of the project grant Gala maksājums – nepārsniedz 20% no projektam piešķirta granta 9

10. Payment procedure To be considered in the liquidity management Jāņem vērā plānojot līdzekļu pieejamību 10

11. Payment procedure Payments will be transferred to the account of the Beneficiary (alsoforfuthertransfers to theprojectpartners) Maksājumi tiek veikti uz Galvenā partnera bankas kontu (arī līdzekļi paredzētie turpmākai pārskaitīšanai pārējiem projekta partneriem) 11

12. Eligible periods • Only costs made during the projectimplementationperiod(aftercontractwillbesignedandstartedformprojectstartingdate) are eligible Tikai izmaksas veiktas projekta īstenošanas periodā (pēc Granta līguma parakstīšanas un sākot no projekta uzsākšanas datuma) ir attiecināmas • Preparatorycosts (expendituresbeforeprojectstartingdate) areineligible • Sagatavošanas izmaksas (veiktas pirms projekta uzsākšanas datuma) ir neattiecināmās 12

13. Eligible periods • The only exception are costs relating to final reports, expenditure verification and evaluation of the project, which can be incurred not later than the date of submission of the final report • Vienīgais izņēmums ir izmaksas, kas saistītas ar Gala atskaites, izdevumu pārbaudes ziņojuma un projekta novērtējuma sagatavošanu un kuri var tikt veiktas nē vēlāk, kā līdz gala atskaites iesniegšanas datumam. 13

14. Main eligibility rules 1 Inorder to beeligible, costshave to be: Lai būtu attiecināmām izmaksām jābūt: • Shownin the approved AF Uzrādītām apstiprinātajā Pieteikuma Formā • Comply with the visibility requirements Atbilst vizuālās identitātes prasībām • Necessary for the implementation of the project Nepieciešamām projekta īstenošanai 14

15. Main eligibility rules 2 • Identifiable and verifiable, in particular being recorded in the accounting records Identificējamās un pārbaudāmās, t.i. atspoguļotas grāmatvedības ierakstos • Incurred in compliance with the relevant procurement procedures Veiktas ievērojot attiecīgas iepirkumu procedūras • Reasonable, justified and comply with the requirements of sound financial management Saprātīgām, pamatotām un atbilstošām labas finanšu pārvaldības principiem 15

16. Main budgetary principles The project budget has to be in line with the principles of economy, efficiencyand effectiveness Projekta budžetam jāatbilst ekonomijas, lietderīguma un efektivitātes principiem. • The principle of economyrequires that the resources used by the institution for the pursuit of its activities shall be made in due time, in appropriate quantity and quality and at the best price Ekonomijas princips paredz, ka institūcijas izmantotie resursi aktivitāšu īstenošanai tiek izmantoti termiņā, kad tie faktiski ir nepieciešami, izmantoti atbilstošajā daudzumā un kvalitātē par labāko cenu. 16

17. Main budgetary principles • The principle of efficiency is concerned with the best relationship between resources employed and results achieved Lietderīguma princips ir saistīts ar labāku sakarību starp izmantotiem resursiem un sasniegtajiem rezultātiem • The principle of effectiveness is concerned with attaining the specific objectives set and achieving the intended results Efektivitātes princips ir saistīts ar definēto specifisko mērķu un plānoto rezultātu sasniegšanu. 17

18. 10% rule Up to 10% of the project's total budget can be spent forimplementation of the project soft activities outside the Programme area: Līdz 10% no kopējā projekta budžeta var tikt izlietotas “mīksto” aktivitāšu īstenošanas ārpus Programmas territorijas: • Costshave to beclearlyindicated, specifiedandjustifiedintheApplicationapprovedbythe JMC Izmaksām jābūt norādītām un pamatotām apstiptinātajā Projekta Pieteikuma formā • ThesecostsareindicatedintheWorksheet XIV oftheApplicationFormunderBudgetHeading 2 “Travelcosts” andBudgetHeading 5 “Othercostsandexternalservices” Šīs izmaksas tiek uzrādītas XIV lapā izmaksu kategorijā 2 “Travelcosts” un 5 “Othercostsandexternalservices” 18

19. Budget lines (cost categories) • Human resources / Personāla izmaksas • Travel costs / Darba braucienu izmaksas • Equipment and supplies / Iekārtas un preces • Direct local office costs / Tiešās vietējā biroja izmaksas • Other costs and external services / Citas izmaksas un ārējie pakalpojumi • Infrastructure / Infrastruktūra • Inkind / Nemateriālais ieguldījums • Administrative costs / Administratīvās izmaksas • Contingency reserve / Rezerve 19

20. Taxes, VAT • Taxesare ineligible costs (except employment taxes, social security charges) Nodokļi ir neattiecināmās izmaksas (izņemot personāla nodokļus, sociālās apdrošināšanas iemaksas) • VATisineligible (exceptif Beneficiary and/or the project partner(s) cannot reclaim it) VAT that is recoverable by whatever means cannot be consideredas eligible, even if it is not actually recovered by the Beneficiary or the project partner(s) (Beneficiary or the partner who could officially recover the VAT has decided not to do it) PVN ir neattiecināmās izmaksas (izņemot, ja Iesniedzējs/ partneris nevar tos atgūt). 20

21. Procurement Beneficiaries and project partnersmustfollowAnnex 8.3. to the Guidelines (availableatProgramme’shomepage) + Partneriem jāievēro Pielikums 8.3. Iesniedzēju vadlīnijām+ • Russian Federation – NGOs & SMEshave to followChapters 2, 3, 4 and 5 of PRAG, otherorganisationsshall use the national publicprocurementregulationofRussia Krievijas partneriem – NVO un MVU jāievēro PRAG 2, 3, 4, 5 sadaļas. Pārējās organizācijas izmanto likumu 94-ФЗ. • Republic of Estonia and the Republic of Latvia – in accordance with national publicprocurement legislation, irrespective of their legal status, as compliant with Communitydirectivesapplicable to procurementprocedures ES dalībvalstis veic iepirkumus saskaņā ar nacionāliem normatīviem aktiem (jo tie ir saskaņoti ar ES direktīvām) 21

22. Revenue • Any such interest or benefits accruing from the pre-financing shall be assigned to the project and deducted from the final payment Jebkādiem procentiem vai labumiem, kas radušies sakarā ar avansa maksājumu, jābūt novirzītiem projekta īstenošanai un atskaitītiem no gala maksājuma • Grants may not have the purpose or effect of producing a profit for the Beneficiary or the project partner(s) Grantam nevar būt mērķis vai sekas peļņas radīšanā saņēmējam vai projekta partnerim 22

23. Double financing • No single project and activity may be financed by more than one European Community grant Neviens atsevišķs projekts un darbības var tikt finansēts no vairāk nekā vienā Eiropas Kopienas granta • The project activities duplicated those already financed from any EU fund, international, national, regional and/or local funds are not eligible as this is considered double-financing Projekta aktivitātes, kuras dublē aktivitātes jau nofinansētas no ES fondiem, starptautisku, valsts, reģionālajiem un / vai vietējiem līdzekļiem, nav attiecināmas, jo tas tiek uzskatīts par dubulto finansējumu 23

24. Useofeuro • Payments to the project will be made onlyin Euro Maksājumi projekta ietvaros tiks veikti EUR • The expenditure in national currency (other than Euro) must be converted into Euroat the rate made up by the average of the rates published in InforEuro for the months covered by the relevant reporthttp://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en Maksājumi nacionālajā valūtā (ne Eiro) jākonvertē eiro pēc vidējā InForEur kursa par visiem atskaitīšanas mēnešiem attiecīgajā atskaites periodā • Any exchange losses are not eligible costs Jebkādi zaudējumi saistīti ar valūtas konvertāciju ir neattiecināmi. 24

25. Project accounts • Beneficiary and all partners must maintaina separate accounting system oran adequate accounting code for all transactions related to the project without prejudice to national accounting rules Saņēmējam un visiem partneriem ir jāuztur atsevišķa grāmatvedības sistēma vai atbilstošs norēķinu kods visiem darījumiem, kas saistīti ar projektu, neietekmējot valsts noteikumus par grāmatvedību • Accounts and expenditures must be easily identifiable and verifiable Kontiem un izdevumiem jābūt viegli identificējamiem un pārbaudāmiem 25

26. Financialmanager In order to assure professionalfinancial management, an experienced financial manager is to be appointed or subcontracted. Lai nodrošinātu profesionālo finanšu vadību, jānozīmē, vai jānoalgo pieredzējušais finanšu vadītājs The project implementation system should guarantee clearly identifiable costs andoutputs of the project, proper and orderly payments and handling of the grant Projekta īstenošanas sistēmai jānodrošina viegli identificējamās izmaksas un projekta rezultātus, pareizus un sakārtotus maksājumus un granta uzturēšanu 26

27. JTS contacts www.estlatrus.eu Email: info@estlatrus.eu Phone: +371 6750 9524 27