عمادة تقنية المعلومات ادارة الدعم الفني الاقسام النسائية

1. عمادة تقنية المعلومات ادارة الدعم الفني الاقسام النسائية

2. - محتوى العرض :

3. : أولاً: الخدمات الالكترونية - عن طريق موقع الجامعة : www.qu.edu.sa - عن طريق موقع العمادة : www.it.qu.edu.sa

4. ثانياً : التعريف بالنظام : • نظام المراسل الالكتروني : هو برنامج يقوم فيه بتحويل المعاملات الورقية داخل الجامعة الى معاملات إلكترونية كإرسال واستقبال وإحالة معاملات وطباعتها وتفريغ الخزن، وسيتم ذكر جميع البرامج الفرعية لذلك البرنامج تباعاً . • الفئات المستهدفة : • الموظف : يشمل( العميد ،والوكيل ، ومدير الإدارة، والموظف العادي ). • موظف الاتصالات الإدارية : يشمل ( موظف الصادر ،وموظف الوارد ). • مدير النظام : وهو المشرف على نظام المراسل الإلكتروني بالجهة .

5. - ثالثاً : طلب الخدمة : • طريقة الدخول على نظام المراسل الالكتروني للجهات : • إما عن طريق الرابط المباشر للنظام : • https://ework.qu.edu.sa/

6. أو عن طريق موقع الجامعة – روابط سريعة

7. أو عن طريقة الدخول على الخدمات الإلكترونية بموقع الجامعة – منسوبوا الجامعة :

8. الشاشة الرئيسية • لنظام المراسل الإلكتروني يتم تسجيل الدخول عن طريق الحساب الخاص ببريد الجامعة المعطى للموظف

9. رابعاً : مهام المراسل الالكتروني: الموظف المشرف على النظام بالجهة يحتوي على: • البــريد : - صندوق الوارد. - صندوق الصادر. - انشاء وارد خارجي. - انشاء معاملة داخلية. - بريد للحفظ . - تصدير للجهات. - وارد جهات الكترونية. - تقارير المعاملات. - كشوف البريد. • الأرشيف: - البحث . - تعديل معاملة. - أرشفة المستندات. • لوحة التحكم: - إدارة المهام. - إدارة المستخدمين. • الإعدادت: - بياناتي. - اعدادا البريد. • شؤون الموظفين : - الوظائف. - الموظفين. موظف الاتصالات يحتوي على: • البــريد : - صندوق الوارد. - صندوق الصادر. - انشاء وارد خارجي. - انشاء معاملة داخلية. - بريد للحفظ . - تصدير للجهات. - وارد جهات الكترونية. - تقارير المعاملات. - كشوف البريد. • الأرشيف: - البحث . - تعديل معاملة. - أرشفة المستندات. • الإعدادت : - بياناتي. - اعدادا البريد. العميد/الوكيل/المدير يحتوي على: • البــريد : - صندوق الوارد. - صندوق الصادر. - انشاء معاملة داخلية. - بريد للحفظ . - تقارير المعاملات. • الأرشيف: - البحث. - أرشفة المستندات. • المتابعة : - المستخدمين. (الموظفين) - البريد. (المعاملات) • الإعدادت : - بياناتي . - اعدادا البريد. الموظف العادي يحتوي على: • البــريد : - صندوق الوارد. - صندوق الصادر. - انشاء معاملة داخلية. • الأرشيف: - أرشفة المستندات. • الإعدادت : - بياناتي . - اعدادا البريد. تنقسم مهام نظام المراسل الإلكتروني حسب وظيفة الموظف

10. شاشات النظام : • الوصول للشاشات النظام من خلال القائمة الواقعة على يمين الشاشة . • أو من خلال الضغط على زر البرنامج في القائمة الافقية في أعلى الصفحة .

11. عند الدخول على النظام قد تظهر رسائل تنبيه تفيد بــ : • وجود معاملات غير مقروءة تظهر عند الدخول على النظام • وصول معاملة جديدة تظهر وانت داخل النظام

12. إمكانية الاستدلال على النوع المقابل للون في المعاملات داخل صندوق الوارد من خلال الضغط على رابط ألوان البريد في شريط الحالة اسفل الشاشة

13. صندوق البريد الوارد: • يحتوي على المعاملات الوردة

14. كيف تنشئ معاملة جديدة ؟ • عن طريق إنشاء معاملة داخلية 1 3 4 2 5 6

15. كيف تنشئ معاملة ورقية واردة للجهة ؟ • عن طريق إنشاء وارد خارجي (صلاحيةخاصة بموظف الوارد) 1 2 3 4 6 5

16. يجب إضافة مرفق لإتمام عملية الإرسال.

17. يمكن البحث في معاملات صندوق الوارد . • عن طريق رقم الوارد او الموضوع ....

18. صندوق الوارد المعاملات الوردة التي تخص الموظف . بيانات المعاملة الواردة

19. صندوق الوارد الشروحات التي على المعاملة في حالة طلب أصل المعاملة الورقي. عند عدم وجود المرفقات

20. صندوق الوارد - الموظفين الذين يتم الإحالة لهم المعاملة 3. لإحالة معاملة واردة إضافة شرح للموظف الذي يتم الإحالة له صورة من المعاملة

21. صندوق الوارد 3 4. لإضافة مرفق للمعاملة والواردة قبل الإحالة . 4 1 2

22. صندوق الوارد 5. في حالة اعداد خطاب تغطية للمعاملة الواردة 3 1 كتابة نص الخطاب 6 5 7 2 4

23. صندوق الوارد • معاينة خطاب التغطية قبل التأشير أو التوقيع • ملاحظات هامه: - في حالة معاينة خطاب التغطية لا يظهر تأشير أو توقيع الموظف. - في حالة تأشير الخطاب يذهب الخطاب مباشرة الى رئيس الموظف. - في حالة توقيع الخطاب يذهب مباشرة الى صندوق الصادر بالجهة ( أي عند موظف الصادر ) . - في حالة عدم التأشير أو التوقيع عن طريق زر إحالة للتوقيع . - في حالة ارسال الخطاب لغير الرئيس المباشر يمكن عن طريق الإحالة ثم يحدد الموظف المطلوب ثم زر ارسال .

24. صندوق الصادر المعاملات التي تم تصديرها من قبل الموظف .

25. صندوق الصادر - يمكن البحث في معاملات صندوق الصادر. عن طريق رقم الوارد او الموضوع ....

26. الأرشيف : عملية البحث عن معاملة بالجهة تعطى صلاحية البحث لأشخاص معينة. يمكن البحث برقم الوارد أو الموضوع أو رقم الخطاب أو....

27. نتيجة البحث عن معاملة عند الضغط عليها تظهر بياناتها . تظهر هذه الشاشة عند عدم وجود صلاحية الاطلاع على بيانات المعاملة . 2 تظهر هذه الشاشة حسب الصلاحيات الممنوحة للاطلاع على بيانات المعاملة . 3 1 • الأيقونات التي في الأسفل تظهر حسب الصلاحيات الممنوحة .

28. الإستعلام عن معاملة . يمكن الاستعلام عن أي معاملة سواءً تخص موظف أو غيره داخل الجامعة أو خارجها - عن طريق : - موقع الجامعة – منسوبوا الجامعة - استعلام عن معاملة . - أو الرابط التالي: http://www.qu.edu.sa/ework/Pages/default.aspx نتيجة البحث

29. شكراً لكم للتواصل على التحويلات التالية : 1687،1746،1865 www.it.qu.edu.sa إدارة الدعم الفني الاقسام النسائية S.alqarawi@qu.edu.sa