signe marie bjordal regnskapskontoret personal og konomiavdelingen p a
Download
Skip this Video
Download Presentation
Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Personal- og økonomiavdelingen (PØA)

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 41

Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Personal- og økonomiavdelingen (PØA) - PowerPoint PPT Presentation


  • 96 Views
  • Uploaded on

Grunnkurs for nytilsatte økonomimedarbeidere. Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Personal- og økonomiavdelingen (PØA). Innledning. Kurstype: Grunnkurs i Oracle økonomisystem Målgruppe: Nytilsatte økonomimedarbeidere ved UiB, Unifob, NSD og Ilab

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Personal- og økonomiavdelingen (PØA)' - marlie


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
innledning
Innledning
  • Kurstype:Grunnkurs i Oracle økonomisystem
  • Målgruppe:Nytilsatte økonomimedarbeidere ved UiB, Unifob, NSD og Ilab
  • Forkunnskaper:Ingen krav i forhold til vårt økonomisystem
kursinnhold
Kursinnhold
  • Presentasjon

Hvem er dere og hvor hører dere til

Hvilke oppgaver har dere som økonomimedarbeidere

Hvilke oppgaver har vi som sentraladministrasjon

  • Brukerkontakt

Hvordan brukerstøtten er organisert

Hjemmesidene til PØA (Personal- og ØkonomiAvdelingen)

  • Økonomiforvaltningen ved UiB

Økonomireglement, Regelsamling, Rutinebeskrivelser

Attestasjon og anvisning

Budsjett- og økonomistyring

Kontostrengen og –segment ved UiB

  • Økonomisystemet Oracle Financial (OF)

Oppbyggingen av modulene i OF

Periodisering

Utbetalingsrutiner

Mva

Omposteringer i OF og SLP

Videre opplæring i OF

hvilke oppgaver har vi i sentraladministrasjonen
Hvilke oppgaver har vi i sentraladministrasjonen?
  • Regnskapsfører - for flere firma (UiB, Unifob, NSD, Ilab og SIU)
  • Rapporteringsansvarlige overfor myndigheter
  • Systemansvarlige for økonomisystemet
  • Ansvarlige for rutiner og kvalitet på administrative system
  • Være faglige støttespillere for desentrale nivå i forhold til administrative oppgaver innenfor
    • regnskap
    • personal
    • lønns
    • innkjøp
    • budsjett
brukerst tte overfor institutt fakultet avdelinger
BRUKERSTØTTE- overfor institutt/fakultet/avdelinger
  • Hjemmesider for PØA (Personal- og Økonomiavdelingen)
    • Rutinebeskrivelser
    • Skjema, maler, satser etc.
    • Kontaktpersoner og e-postadresser
    • Informasjonsbrev : LØPende info nr. XX/200X
  • Brukerstøtte på Regnskapskontoret
slide8
Rutiner for post til Regnskaps- og Lønnskontoret

Leverandørfakturaer ..................... ”regnskap - skanning”

Personfaktura……………………….. ........ ”regnskap - skanning”

Fakturagrunnlag/bilag i AR (kunde) ”regnskap - kunde”

Innbetalinger.................................”regnskap - innbetalinger”

Omposteringer/korrigeringer i Oracle ”regnskap – saksbehandler”

Omposteringer/korrigeringer i SLP ”lønnskontoret”

Lønnsbilag ...................................  ”lønnskontoret”

Reiseregninger .............................  ”lønnskontoret”

slide9
Hjemmesidene til Personal- og øk. avd (PØA)

www.uib.no/persok/

  • Sidene er inndelt etter avdelingenes funksjoner
    • Budsjett, Innkjøp, Regnskap, Personalforvaltning, Lønn, Kurs, Kompetanse- og org. utv., Prosjekt adm. og Likestilling
  • Regnskap : www.uib.no/persok/regnskap
    • Hvordan komme i kontakt med oss
    • Retningslinjer for regnskapsarbeidet
    • Regelsamlingen
    • Universitetets kontoplan
    • Bruk av økonomisystemet Oracle Financials (OF)
    • Aktuelle tema
slide10
Nytt intranett for UiB - https://intranett.uib.no/
  • Informasjonen på intranettet er TEMATISK oppbygget
    • Min forside – Forskning – Utdanning – Formidling – Administrasjon – Tjenester – Organisasjon
  • Under Administrasjon finner du for eksempel:
    • Regelsamling
    • It
    • HMS
    • Personal og lønn
    • Økonomi
      • Budsjett
      • Regnskap
      • Innkjøp
    • Eiendom og drift
slide11
Gjør deg kjent på nettsidene våre

PøA’s hjemmeside: www.uib.no/persok/regnskap

og/eller på intranettet:https://intranett.uib.no/

Hvordan har vi organisert sidene våre?

Gjør deg kjent med Regnskapskontorets hjemmeside

  • Postrutiner
  • Brukerstøtte og de kontaktrutinene Regnskap har lagt opp til
  • Hvilke regnskapsrutiner er lagt ut – finn Regelsamlingen
  • Kontoplanoversikt – den er det lurt å ta utskrift av!
  • Anvisningsskjema – hvor finner du skjemaene våre?
  • Kursdokumentasjon – finner du dagens kursdokumentasjon?
  • Omposteringeringsrutiner – hvilke rutiner gjelder?
  • LØPende info – hvor finner du årets og fjorårets infobrev
konomiforvaltningen ved uib
Økonomiforvaltningen ved UiB

Litt om

  • Økonomireglementet i Staten, UiB’s Regelsamling, Rutinebeskrivelser
  • Budsjett- og økonomistyring ved UiB
  • Attestasjon og anvisningsmyndighet
  • Kontostrengen ved UiB og de enkelte kontosegment
gjeldende konomireglement ved uib 1
Gjeldende Økonomireglement ved UiB – 1
  • Statens økonomireglement
    • Ny revidert utgave er vedtatt, gjeldende fra 1/4 -04

Finansdepartementet har hatt 3 hovedmål med revisjonen :

  • Videreutvikle bl.a. for å oppdatere regelverket i forhold til teknologisk utvikling og erfaringer siden regelverket trådte i kraft
  • Forenkling, gjennom endringer i struktur og oppbygging, samt reduksjon i regelomfanget
  • Desentralisering og virksomhetstilpasning, gjennom at styring og kontroll i større grad kan tilpasses virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet

Det gis en generell overgangsordning på 1 år for å utarbeide instrukser i henhold til reglementet.

gjeldende konomireglement ved uib 2
Gjeldende Økonomireglement ved UiB - 2
  • Regelsamlingen for UiB

Del 7. Økonomiforvaltning

1. Hovedregler for økonomiforvaltningen 2. Retningslinjer for budsjettarbeidet 3. Retningslinjer for regnskapsarbeidet 4. Retningslinjer for innkjøpsarbeidet

- finnes på følgende sti: www.uib.no/regelsamling el.

https://intranett.uib.no/Administrasjon

  • Rutinebeskrivelser og systemdialoger

Som en veiledning til PC-operatøren er det utarbeidet rutinebeskrivelser og systemdialoger

- finnes på følgende sti: www.uib.no/persok/regnskap/rutine/index

slide15
Delegerte fullmakter gitt av Universitetsdirektøren - 1
  • Budsjettdisponeringsmyndighet og anvisningsmyndighet

Fra Regelsamlingen Del 7.3.3 :

” Anvisningsmyndighet er myndighet til å bestemme at utbetaling kan skje. "Den som anviser skal påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak, at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig””.

slide16
Delegert myndighet gitt av Universitetsdirektøren – 2
  • Attestasjonmyndighet Fra Regelsamlingen del. 7.3.4:

Alle typer utbetalingsdokumenter må være attestert som en bekreftelse på at de faktiske og juridiske forhold ved transaksjonen er i orden.

"Den som attesterer skal således:

- påse at regnskapsbilaget er et originalbilag som viser hva posteringen gjelder, eventuelt med referanse til hvor slik dokumentasjon finnes, og er påført opplysninger som er nødvendige for riktig betaling, postering og kontroll

- kontrollere betalingsdokumentasjonen, eventuelt kontrakt eller rammeavtale, med henblikk på pris og betalingsforpliktelse

- kontrollere dokumentasjon for varemottak/tjenesteleveranse mot faktura

- kontrollere regler om avlønning, dvs. at det er benyttet riktige tariffer eller regulativbestemte satser m.m.

- kontrollere at tilskuddsbeløp som skal utbetales er i samsvar med meddelelse i tilsagnsbrev, og eventuell senere dokumentasjon

- angi konteringsinformasjon, eventuelt kontrollere at forhåndspåført konteringsinformasjon er korrekt."

Attestasjonen skal være datert og underskrevet

slide17
Ansvars-og myndighetsavklaringer

Anviser/Godkjenner/Person med Budsjettdisponeringsmyndighet

  • Påse at det er hjemmel for disposisjonen, at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig
  • Personen skal ha gitt skriftlig bestillingsfullmakt til Bestillerne og skal godkjenne alle fakturaer

Bestiller

  • Person m/ bestillingsfullmakt gitt av person m/ budsjettdisponerings-myndighet. 2-4 personer pr enhet. Fullmakten skal inneholde skriftlige rammer

Attestant

  • Person som iht. jobbinnhold har i oppgave å kontrollere og kontere faktura/bilag som kommer i forbindelse med kjøp gjort av Bestiller
  • Dette kan med fordel være samme person som Bestiller

Rekvirent

  • Alle ansatte er rekvirenter = alle som har et innkjøpsbehov
slide18
Økonomimodell UiB

Bev fin.

(Virk=BFV)

Ekstern fin.

(Virk=EFV)

Annuum

prosjekt 000000

Virk =BFA

Eksterne prosjekter 100000 – 699999

Virk=EFV

Instituttannuum ekskl fastlønn mv.

(Saldonivå=I)

Øremerkede tiltak

prosjekt 700000-799999

(Virk BFP)

slide20
... vi måler avvik underveis

kroner

rapport

rapport

plan

status

des

Jan.

slide21
.. vi har god kontroll gjennom hele året

kroner

Rapport rapport rapport rapport rapport rapport

rapport

status

plan

des

Jan.

slide22
UiB’s KONTOPLAN er delt inn i syv segmemt – 32 posisjonerAntall siffer i hver kode er notert i parentes
  • Kontostrengen (32):
  • Firma (2)
  • Art (4)
  • Prosjekt (6)
  • Sted (6)
  • Analyse (6)
  • Motpart (2)
  • Aktivitet (6)
  • MVA (2):
  • løses utenfor kontoplanen
  • inngår ikke i kontostrengen

22

art 4 posisjoner angir hvilken type utgift inntekt gjeld eller tilgodehavende bilaget gjelder
Art – 4 posisjonerangir hvilken type utgift, inntekt, gjeld eller tilgodehavende bilaget gjelder

Artene er inndelt i klasser, grupper og undergrupper:

24

artsklasser 9 aktuelle klasser i artskontoplanen
Artsklasser – 9 aktuelle klasser i artskontoplanen
  • 2 hovedtyper arter:
  • BALANSEARTER : klasse 1 - 2
  • RESULTATARTER: klasse 3 - 9

25

disse artene skal ikke brukes i oracle financial of bare i slp l nnsystemet v rt
Disse artene skal IKKE BRUKES i Oracle Financial (OF)-bare i SLP (lønnsystemet vårt)

Lønnsarter fra 5xxx til og med 5799

Reiseutgiftene: de slutter på ”1” 71x1

(f.eks. 7111, 7121, 7131 etc.)

NB:

Det er opprettet egne reiseutgiftesarter til bruk i OF:

  • De slutter på ”5” slik: 71x5 (f.eks. 7115, 7125 etc.)

Dette pga. oppgaveplikt til Likningskontoret og avstemmingsproblematikk internt mellom OF og SLP

slide28
Sted – 6 posisjonerAngir hvilket sted som er kostnadsbærerStedkoder for fysiske avdelinger eller seksjoner

Sifferne i stedkoden sier noe om tilknytning til fakultet og institutt

28

analyse 6 posisjoner brukes til sette merkelapp p deler av ditt forbruk omsetning
Analyse – 6 posisjonerBrukes til å sette ”merkelapp” på deler av ditt forbruk/omsetning
  • Dere ønsker f.eks. å merke:
  • tildeling av midler til forskere
  • tildeling av midler til forskergrupper
  • spesiell oppfølging av et prosjekt eller seminar
  • tildeling av belønningsmidler
  • en eller annen type omsetning avd. driver
  • intern handel; salg av slips, kompendier, programvare
  • Analyseseriene gis av fakultetene
  • - dere oppretter selv verdier m/ navn innen for din serie ([email protected])

29

aktivitet 6 posisjoner brukes ogs til sette merkelapp p deler av sitt forbruk omsetning
Aktivitet – 6 posisjonerBrukes også til å sette ”merkelapp” på deler av sitt forbruk/omsetning
  • Brukes kun av Eiendomsavdelingen (EIA):
  • merker kostnader pr. bygning av EIA’s bydningsmasse
  • Aktivitetsserien er gitt EIA
  • dere oppretter selv verdier m/ navn innen for denne serien
  • ([email protected])

30

hele kontostrengen 32 posisjoner alle kontosegment m ha en verdi 00 000000 er ogs verdier
Hele kontostrengen – 32 posisjonerAlle kontosegment må ha en verdi – 00/000000 er også verdier!

Eksempel:

01-6522-000000-142000-246012-00-000000

31

konomisystemet oracle finansial of
Økonomisystemet Oracle Finansial (OF)

Litt om

  • Oppbyggingen av Oracle 11i
  • MVA – 3 typer omsetning av varer og tjenester
  • Periodisering
  • Utbetalingsrutiner
  • Omposteringer (intern handel og korreksjoner)
  • PØA’s videre opplæringstilbud i Økonomisystemet
konomisystemet i praksis
Økonomisystemet i praksis..

virkeligheten

modell

oppbygging av orakel konomisystem
OPPBYGGING AV ORAKEL ØKONOMISYSTEM

E - fakt. BasWare

Leverandørreskontro

(AP)

Kundereskontro

(AR)

Lønnssystem

(SLP)

Hovedbok

(GL)

Lønnssystem

Anleggsregister

Innkjøpsmodul

Personalsystem

34

mva 2 posisjoner angir om et program for beregning av mva skal kj res for den aktuelle posteringen
MVA - 2 posisjonerAngir om et program for beregning av mva skal kjøres for den aktuelle posteringen

36

periodisering av regnskapet
Periodisering av regnskapet
  • Regnskapet føres i 12 perioder

- en periode pr. måned

  • Hver periode STENGES

- ca. den 10. i påfølende måned

  • Det går ut melding fra Regnskap når perioden er stengt (sendes på e-post til ”[email protected]”)
  • Når perioden er stengt kan en ta ut RAPPORTER

Etter stenging vil det (normalt) ikke komme flere føringer på den perioden

betalingsrutiner for leverand rmodulen dvs inng ende faktuarer
Betalingsrutiner for Leverandørmodulen - dvs. inngående faktuarer

Regnskapskontoret ”kjører betaling” etter følgende hovedplan:

Innenlandske fakturaer:

mandag – onsdag – fredag

Utenlandskefakturaer:

onsdag

omposteringer da har vi

Omposteringer da har vi..

..ett PRINSIPP

Feilen skal rettes i det forsystemet den oppstår.

..to TYPER omposteringer

Korrigeringer av feilføringer (feil art/prosjekt/sted/analyse)

Intern handel og kostnadsfordeling mellom ansvarssteder

..to MÅTER å føre dem på

Elektronisk - orginalt avist bilag i INTERNPOSTEN og som VEDLEGG på e-post

Manuelt – Orginalt anvist bilag i POSTEN

..to KONTOR som fører omposteringer – send riktig!

Regnskapskontoret – både Manuelle og Elektroniske

Lønnskontoret - kun lønnsdata - bare Manuelle

videre oppl ring i konomisystemet

Videre opplæring i økonomisystemet

√GRUNNKURS I ORACLE

KURS I KUNDEMODULEN (AR)

E-FAKTURABEHANDLING

RAPPORTKURS i DISCOVERER

BUDSJETTINNLEGGELSE I B4

Nærmere info: LØPende info nr. 2/2005

All Påmelding: Heidi Fretheim:

[email protected]

Tlf.8-3284

kursinnhold1
Kursinnhold
  • Presentasjon

Hvem er dere og hvor hører dere til

Hvilke oppgaver har dere som økonomimedarbeidere

Hvilke oppgaver har vi som sentraladministrasjon

  • Brukerkontakt

Hvordan brukerstøtten er organisert

Hjemmesidene til PØA (Personal- og ØkonomiAvdelingen)

  • Økonomiforvaltningen ved UiB

Økonomireglement, Regelsamling, Rutinebeskrivelser

Budsjett- og økonomistyring

Attestasjon og anvisning

Kontostrengen og –segment ved UiB

  • Økonomisystemet Oracle Financial (OF)

Oppbyggingen av modulene i OF

Periodisering

Utbetalingsrutiner

Mva

Omposteringer i OF og SLP

Videre opplæring i OF

ad