Download
1 / 139
E N D
مديريت جلسات فنون اداره جلسات
منابع 1 - حقيقي، محمدعلي - عليمرداني، محمد مهدي (1377)، الگوهايي براي تنظيم وقت مديريت، انتشارات موسسه فرهنگي نشر عالم، چاپ اول.2 - دويل، ميشل و استراوس، ديويد (1375)، چگونه جلسات را اداره كنيم. ترجمه فلورا سلطاني تيراني، انتشارات سازمان مديريت صنعتي، چاپ اول.3 - رضايي‌نژاد، عبدالرضا (1375)، دستنامه مديران، انتشارات موسسه خدمات فرهنگي رسا، چاپ اول.4 - ماحوزي، مهدي (1379)، فن رهبري كنفرانس و اداره جلسات، مركز نشر تحقيقات قلم آشنا، چاپ دوم.5 - هينز، ماريون (1387)، مديريت جلسات، ترجمه مهدي ايران‌نژاد پاريزي، نشر مديران چاپ اول
تعريف جلسه جلسه را مي‌توان گردهمايي‌دو نفر يا بيشتر از كساني تعريف كرد كه داراي هدفهاي مشترك هستند و ارتباطات (شفاهي و يا كتبي) را وسيله اصلي نيل به اين اهداف قرار مي‌دهند (هينز: 1387).
تشكيل جلسه يكي از اشكال ارتباطات سازمان
اشكال ارتباطات سازماني • تبادل نامه و يادداشت • تماس تلفني • ارائه گزارش • تشكيل جلسه
مديريت جلسات • چرا جلسات آن طورکه بايد پيش نمی رود؟ • چه کارهايی را بايد پيش از جلسه انجام داد؟ • چه کارهايی بايد طی جلسات صورت گيرد؟ • بعد از جلسه چه بايد کرد؟
چرا جلسات درست پيش نمی رود؟
چرا جلسات درست پيش نمی رود؟ 1-به تعويق افتادن تعدادی از جلسه ها به دليل تأخير حضور شركت کنندگان 2- هزينه موسسه در اين جلسه ها بيش از مزايای آن باشد ؛
چرا جلسات درست پيش نمی رود؟ 3- به درازا کشيدن مكرر جلسات ؛ 4- ميزان مشارکت ارزنده موسسه برگزار كننده جلسه ؛
چرا جلسات درست پيش نمی رود؟ 5- ميزان مشارکت ارزنده سايرشركت كنندگان ؛ 6- ميزان انحراف جلسه ها از دستور کار خود ؛ 7- ميزان اجرا نشدن تصميماتی که طی جلسه هاي گذشته اتخاذ شده است ؛
چرا جلسات درست پيش نمی رود؟ در يك بررسي كه از 635 مدير بعمل آمد ، 75% آنها از غير اثربخش بودن جلساتي كه در آنها حضور يافته اند ، ناراضي بوده اند ، دلايل آن بشرح جدول زير آمده است .
در صد نارضايتي 83 77 74 68 62 60 51 خصوصيات جلسه خارج شدن بحث از موضوع جلسه آمادگي ضعيف اعضاء نا معلوم بودن اثربخشي نشنيدن مطالب پرحرفي شركت كنندگان طول مدت جلسه فقدان اشتراك مساعي
اصولاً جلسه به چه منظوري برگزارمي شود؟ پاسخ بايد گويا و هدفمند باشد.
اگر در فكر تشكيل جلسه‌اي هستيد،اول از خودتان بپرسيد آيا مقصود روشن و مهمي براي تشكيل جلسه وجود دارد؟
جلسات سنتي و روتين هيچ وقت به دليل اينكه چون هر صبح شنبه جلسه داشته‌ايد يا اگر موردي براي بحث نداريد جلسه تشكيل ندهيد.
انواع جلسه گاهي‌تبادل اطلاعات و گزارش‌دهي‌است، گاهي‌توجيه و قانع كردن ديگران‌براي انجام كار و گاهي‌تصميم‌گيري درمورد يك مساله‌است.
استراوس جلسات را به‌چهار نوع زير تقسيم مي‌كنند:(دويل، استراوس: 1375)
1- جلسه حل مساله يك جلسه حل مساله زماني خوب جواب مي‌دهد كه تمايل به تغيير در جلسه وجود داشته باشد.
2- جلسه تصميم‌گيري جلسه حل مسائل، جلسه برخورد با مساله است و الزاماً تصميم‌گيري نيست. درحالي كه در يك‌جلسه تصميم‌گيري فشار براي تصميم‌گيري نهايي است.
2- جلسه تصميم‌گيري در برخي از موارد مديران قبل از تشكيل چنين جلساتي، تصميم را خود اتخاذ مي‌كنند و از افراد به‌طوري صوري استفاده مي‌كنند.
3 - جلسه گزارش‌دهي و اطلاع‌رساني هدف مديران از برگزاري چنين جلساتي، برقراري اعتماد و حصول اطمينان از انجام كارهاست.
4 - جلسه ارزيابي (بازخور) اين‌گونه جلسات ارزشمند است چرا كه هريك از افراد فرصت مشاركت و گوش دادن به نظريات ديگران را دارند.
4 - جلسه ارزيابي (بازخور) برخلاف جلسات گزارش‌دهي،جلسات بازخور بايد سازمان‌يافته و برنامه‌ريزي شده‌باشد.
اطلاعيه جلسه مشخص نمودن اعضاي جلسه دعوت نامه جلسه دستور جلسه اداره جلسه نکات مهم در برگزاري جلسه صورت جلسه کنترل جلسه جمع بندي جلسه مراحل برنامه ريزي و كنترل جلسه
اركان جلسه عبارتند از مجري، دبير، رئيس و اعضاي جلسه. (دويل، استراوس: 1375)
رعايت موارد قبل از تشكيل جلسه آيا تشکيل جلسه واقعا ضروری است؟ اهداف جلسه چيست؟ چه كساني بايد حضور داشته باشند؟ هزينه تشکيل جلسه چقدر است؟
رعايت موارد قبل از تشكيل جلسه چه وسايل وتسهيلاتی برای تشکيل جلسه ضروری است؟ آيا دستور جلسه در اختيار همگان قرار گرفته است؟ آگاهي از زمان شروع و محل تشکيل جلسه؟ آيا همه شرکت کنندگان اطلاعات لازم را دريافت کرده‌اند؟ آيا لازم است همه شرکت کنندگان در تمام طول جلسه حضور داشته باشند؟
وظايف رئيس جلسه • شروع جلسه سر وقت ؛ • داشتن نگرش مثبت در طول جلسات ؛ • پي گيري اقدامات جلسات قبلی ؛ • تشويق شرکت کنندگان کم حرف به شرکت فعالانه در جلسه ؛ • جلوگيري از مطرح شدن موارد جنبی و بي ارتباط با جلسه ؛ • قاطع بودن در مورد جدول زمانی دستور کار؛ • جمع بندي تصميمات و اقدامات اتخاذ شده در خلال و پايان آن ؛ • خاتمه به موقع جلسه ؛
تهيه دستور جلسه ، يادداشت ها و اداره امور آگاهي دبير به جريان امور اداره يا سازمان چه تصميماتي و در چه زماني بايد گرفته شود؟ ترکيب اولويت مسائل براي طرح دردستور جلسات چيست؟ زمان بندي مسائل در دستور جلسات نقش دبير جلسه
نام سازمان / سربرگ تاريخ آدرس تلفن تماس ساعت دقيق محل برگزاري جلسه دستور جلسه امضا مسئوليت دعوت کننده دعوت نامه جلسه
1- يادآوري زمان جلسه دو يا يك روز قبل تاريخ برگزاري جلسه به فاصله دو يا يک روز مانده به تاريخ برگزاري جلسه ، با تماس تلفنی ،ارسال پيام کوتاه smsيا ارسال پيام به آدرس الکترونيکي e-mail زمان برگزاري جلسه يادآوري گردد .
2- قرار دادن مستندات جلسه روي ميز قبل از شروع جلسه قرار دادن آمار و اطلاعات، لوازم التحرير ، کاغذ يادداشت و... مربوط به جلسه ، قبل از ورود شرکت کنندگان بر روي ميز ؛
3- اجتناب از موضوعات خارج از دستور جلسه در جلسات از انجام کارهاي خارج از موضوع جلسه جدا اجتناب گردد.
4- الويت بندي نمودن دستور جلسه بهتر است تلاش شود بحث در مورد موضوعات مهم در ابتداي جلسه مطرح شود .
دقيقا مباحث مورد نظر مطرح شود. اهداف جلسه صريح ،روشن و واضح بيان شود. در صورت امکان زمان بررسي هر کدام را روشن گردد . با توجه به زمان جلسه، تعداد اهداف تعيين گردد. دستور جلسه 38
عنوان جلسه ، تاريخ ، محل و نام سازمان فهرست اسامي حاضرين فهرست اسامي غائبين نگارش خلاصه موضوعات مطرح شده در جلسه نگارش مصوبات جلسه نگارش پيشنهادهاي جلسه تاريخ جلسه بعد ستون اقدامات و ارجاعات پيشنهاد براي دستور جلسه بعدي صورت جلسه
طرز برخورد با پيشنهادات در جلسه • پيشنهاد مطرح ، بحث و راي گيري شود. • پيشنهاد مطرح نشود. • پيشنهاد به تعويق افتد. • پيشنهاد جهت بررسي به متخصصين ويژه ارجاع شود. • پيشنهاد جهت تحقيق و آزمون مجدد ارجاع شود. • هر عضوي مي تواند تمرکز آئين نامه اي بدهد.
هزينه • هزينه تدارکات جلسه : • محل برپايي جلسات • حمل و نقل و پذيرايي • حق الجلسات • حق الزحمه برگزار کنندگان
محدوديت ها • آيا به منظور آمادگي براي جلسه فرصت کافي دارم؟ • آيا ساير شرکت کنندگان فرصت و آمادگي لازم را براي حضور در جلسه دارند؟ • آيا افراد براي شرکت در جلسه در دسترس هستند و تمايل به حضور دارند ؟
چه وقتي را بايد براي تشکيل جلسه تنظيم کنيم؟ • وقت کافي براي آماده شدن اختصاص دهيد. • برگزاري جلسه را در تاريخي و ساعتي پيش بيني کنيد که شرکت کنندگان در دسترس باشند. • از برنامه ريزي براي برگزاري جلسات در روزهاي تعطيل و تعطيلات طولاني ، يا در روزهاي اول و اخر هفته اجتناب گردد. • جلسات صبح به مراتب پر بارتر از جلسات آخرين ساعات روز است . • کا را با تفريح مخلوط نکنيد.
چه مکاني را براي جلسه انتخاب کنيد؟ • مکاني که راحت و نزديک باشد. • يک نقطه بي طرف انتخاب کنيد. • نسبت به سياست بازي حساس باشيد. • هزينه ها را بررسي کنيد. • تسهيلات لازم و مناسب را در نظر بگيريد. • صندلي با تعداد مناسب و راحت ، نور ، صدا ، سرما و گرما ....
موفقيت در هر بحث به گفت و شنود شركت كنندگان بستگي دارد . فضاي تبادل افكار فقط هنگامي به وجود مي آيد كه شركت كنندگان مشتركا در ابراز عقايد و ايده ها سهيم باشند .
مهارت در مطرح كردن پرسش ها ، بحث وتبادل نظر را تشويق و توسعه خواهد داد .
بي قراري و خستگي شركت كنندگان پرسش هايي مطرح شود تا معلوم شود كه مشكل چيست ؟
پرسش ها اساسا بر چهار نوعند : 1- كلي كه دامنه وسيعي از پاسخ هاي بالقوه را به ذهن متبادر مي سازد .
2- مشخص روي ايده هايي تمركز مي يابدكه دامنه پاسخ هاي شان محدود است .
