เทคนิคการประชุมมีประสิทธิภาพ

1. เทคนิคการประชุมมีประสิทธิภาพเทคนิคการประชุมมีประสิทธิภาพ

2. เทคนิคการประชุม: วิธีการประชุมอย่างมีประสิทธิผล (Effective Meeting) หากการประชุมทุกครั้งถ้าดำเนินไปอย่างไม่ถูกวิธี ก็จะทำให้การประชุมไม่บรรลุความสำเร็จ ดังนั้น ผู้บรรยายจึงขอนำเสนอหัวข้อสำคัญเพื่อเป็นการเสริมสร้างประสิทธิผลขององค์กรและของผู้ปฏิบัติ สามารถทำความเข้าใจจากเนื้อหาสาระและนำเอาไปประยุกต์ใช้ได้

3. เริ่มต้นด้วย 8 คำถาม ก่อนที่ท่านจะได้ติดตามสาระของเทคนิคการประชุมอย่างมีประสิทธิผลโดยละเอียด เคยมีคำถาม 8 ข้อ ซึ่งเป็นการสำรวจความคิดเห็นของนักธุรกิจในสหรัฐอเมริกา สำหรับท่านที่สนใจ ท่านสามารถจะลองตอบแบบสอบถาม และตรวจสอบเปรียบเทียบ คำตอบของท่านกับความเห็นของนักธุรกิจสหรัฐอเมริกา เกี่ยวกับการประชุมอย่างมีประสิทธิผลนี้ได้จากหัวข้อคำตอบ

4. คำถาม……..จาก ( The Journal of Management Development, Vol. 10, No.1 ) 1) กับแนวโน้มที่องค์กรต่าง ๆ จะมีขนาดเล็กลง กระบวนงานมีความกระชับมากขึ้น และมีความสลับซับซ้อนน้อยลงเข้าทำนอง “จิ๋วแต่แจ๋ว” แล้วจะเป็นผลให้ค่อย ๆ หมดความจำเป็นในการประชุมลง และผู้นำยุคใหม่ก็จะใช้เวลาไปกับการประชุมลดน้อยลงด้วยหรือไม่ (คำตอบของท่าน) ………………………………………...

5. 2) หัวหน้างานที่บริหารการประชุมได้ดี ก่อให้เกิดเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล จะมีความก้าวหน้าในงานมากกว่าคนอื่นหรือไม่ (คำตอบของท่าน) ………………………………………... 3) การที่ประธานที่ประชุมมีความสามารถเฉพาะตัวในการบริหารกลุ่มผู้ที่เข้าร่วมประชุมให้อยู่ในกฎ กติกา และมารยาทของการประชุมที่ดีได้นั้น ถือว่าเขาทำหน้าที่ได้สมบูรณ์แล้วหรือไม่ (คำตอบของท่าน) ………………………………………...

6. 4) ประธานที่ประชุมควรมีประสบการณ์ในงานกี่ปี จึงจะสามารถนำประชุมและใช้เวลาในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ (คำตอบของท่าน) ………………………………………... 5) ประธานที่ประชุมที่ทำงานอยู่ในสายงานใด (บริหารทั่วไป บริหารการผลิต บัญชีและการเงิน และบริหารการตลาด) น่าจะมีความสามารถในการบริหารการประชุมได้ดีที่สุด (คำตอบของท่าน โปรดเรียงลำดับ) 1.……………………………………… 2.……………………………………… 3.……………………………………… 4.………………………………………

7. 6) เจ้าหน้าที่ในฝ่ายทรัพยากรบุคคล ดูจะรักษาเวลาในการมาเข้าร่วมประชุมตรงตามเวลามากกว่าเจ้าหน้าที่จากฝ่ายอื่น ๆ จริงหรือไม่ (คำตอบของท่าน) ………………………………………... 7) การจัดให้มีการประชุมนอกสถานที่ จะมีประสิทธิผลสูงกว่าการจัดภายในองค์กรจริงหรือไม่ (คำตอบของท่าน) ………………………………………... 8) ภายใต้เจตนารมณ์ที่จะเริ่มประชุม และยุติการประชุมให้ตรงต่อเวลา แต่ในความเป็นจริงกลับเริ่มประชุมได้ช้ากว่ากำหนดการไป 15 นาที และเวลาเลิกประชุมก็ยืดออกไปอีก 15 นาทีด้วยเช่นกัน แล้วอะไรจะเกิดขึ้น (คำตอบของท่าน) ………………………………………...

8. คำตอบ ของนักธุรกิจในสหรัฐอเมริกา 1) ไม่เป็นความเป็นจริง มีแต่จะเท่าเดิมหรือมากขึ้น เนื่องจากในการปฏิรูปองค์กร จะเป็นผลให้เกิดรูปแบบของการทำงานเป็นทีมมากขึ้นมาแทน ซึ่งทีมงานต่าง ๆ เหล่านี้จะต้องมีหัวหน้าทีมและลูกทีม ที่จำเป็นต้องมีการประชุมเป็นหัวใจสำคัญ นอกจากนี้แล้ว ในระหว่างทีมงานต่าง ๆ ก็ยังคงต้องอาศัยการประชุมเพื่อประสานงานกัน ให้ราบรื่นอีกด้วย

9. 2) มีผู้ตอบว่า “ถูกต้อง” ถึง 80 เปอร์เซ็นต์ของจำนวนผู้ตอบทั้งหมดด้วยเหตุผลประกอบที่ว่า หัวหน้างานคนนั้นเสมือนเป็นผู้ที่มีประสิทธิผลสูง มีการประสานงาน ประสานความคิด มอบหมายงาน และติดตามความก้าวหน้าของงานผ่านกระบวนการ และเทคนิคในการประชุม เป็นผลให้งานจำนวนมากชิ้นนั้นสำเร็จลุล่วงในเวลาที่รวดเร็วขึ้น

10. 3) ถูกต้องเพียงบางส่วน ในความเป็นจริงนั้น การเตรียมการก่อนการประชุม (Planning & reparation) ต่างหากที่จะมีความสำคัญมากกว่าบทบาทของตัวผู้นำการประชุม โดยประสิทธิผลของการประชุมจะเกิดขึ้นจาก :- ๏ วัตถุประสงค์ของการประชุมที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ๏ กำหนดเวลาของแต่ละวาระที่จะประชุมกัน ๏ ความคาดหวังที่จะมีผลในทางปฏิบัติอย่างใดอย่างหนึ่ง ๏ มีการศึกษาหาข้อมูล ข้อเท็จจริง เตรียมทำการบ้านมา ก่อนจะเข้าประชุม

11. 4) คำตอบที่ได้แบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม คือ ผู้ตอบเห็นว่า ๏ ผู้นำประชุมที่มีอายุงานมากกว่า 20 ปี จะสามารถนำประชุมได้ โดยใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ 66 % ๏ ผู้นำประชุมที่มีอายุงานระหว่าง 10 - 20 ปี จะสามารถ นำประชุมได้ โดยใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ 64 % ๏ ผู้นำประชุมที่มีอายุงานน้อยกว่า 10 ปี จะสามารถ นำประชุมได้ โดยใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ 69 % โดยสรุป ก็คือ จะค่อนข้างใกล้เคียง ดังนั้น อายุงานจึงดู ไม่ค่อยเป็นอุปสรรคต่อการที่จะเป็นผู้นำในการประชุม น่าจะขึ้น อยู่กับการเตรียมการ และเทคนิคในการนำประชุมที่ถูกต้องมากกว่า

12. 5) สายบริหารการผลิตและบริหารทั่วไป จะสามารถบริหารการประชุมได้ดีที่สุด เนื่องจากสามารถเตรียมการก่อนการประชุมได้เรียบร้อย มีการเขียนวัตถุประสงค์และวาระการประชุมได้อย่างชัดเจน มีเทคนิคในการดำเนินการประชุมที่ดีกว่า สามารถสรุปผลการประชุมได้ดีกว่าสายงานอื่น ๆ 6) ไม่เป็นความจริง กลุ่มที่ตรงเวลามากที่สุด คือ คนในภาคอุตสาหกรรมการผลิต คงเป็นเพราะระบบงาน และระบบเครื่องอุปกรณ์ที่พวกเขาเผชิญอยู่ทุกวันนั้น เป็นเครื่องสอนให้เกิดจิตสำนึกในเรื่องการรักษาเวลาได้เป็นอย่างดี

13. 7) ในจำนวนผู้ที่ตอบทุก ๆ 11 คน จะตอบว่า “ใช่” ถึง 10 คน ซึ่งน่าจะมีเหตุผลมาจากการจะไปประชุมนอกสถานที่ทำงานนั้นต้องมีการเตรียมการ และมีการวางแผนอย่างดี รวมทั้งจะไม่เกิดการถูกขัดจังหวะจากงานประจำอีกด้วย 8) ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุม จะตกต่ำลงทันที ผู้เข้าร่วมประชุมอาจมีนัดหมายอื่นรออยู่ อาจเกิดความกระวนกระวายใจขึ้นได้ โดยรวมแล้วก็เท่ากับว่าเป็นสัญญาณเตือนของการบริการการประชุมที่ล้มเหลว

14. คำถาม - คำตอบ จากการสำรวจข้างต้นนี้ พอจะสรุปประเด็นสำคัญ ๆ ได้ว่า ๏ การประชุมที่มีประสิทธิผล จะเป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จขององค์กรในยุคใหม่ ๏ ประธานที่ประชุมหรือผู้นำประชุมจำเป็นต้องมีเทคนิค มีการวางแผนและมีการเตรียมการล่วงหน้าที่ดี ซึ่งมีความสำคัญ มากกว่าประสบการณ์ในการทำงานและสายงานที่สังกัด ๏ ความก้าวหน้าและความสำเร็จองกิจกรรมที่ทีมงาน รับผิดชอบจะขึ้นอยู่กับประสิทธิผลของการประชุม การมอบหมาย และการติดตามงานรวมถึงความรับผิดชอบของผุ้เข้าร่วมประชุม ทุกคนเป็นสำคัญ

15. ๏ อายุงานและประสบการณ์ในการทำงาน ไม่ได้เป็น อุปสรรคต่อการบริหารการประชุม ให้มีประสิทธิผลแต่อย่างใด นักบริหารรุ่นใหม่อายุงานเฉลี่ยประมาณ 10 ปี ก็สามารถทำหน้าที่ ได้อย่างดี

16. แนวคิดเกี่ยวกับการจัดประชุมแนวคิดเกี่ยวกับการจัดประชุม จำนวนคนจะต้องมากกว่าหนึ่งคนขึ้นไป มีจุดมุ่งหมายที่แน่นอน เพื่อปรึกษาหารือ แลกเปลี่ยน ความคิดเห็น ทำความเข้าใจ ชี้แจง ร่วมกันแก้ปัญหา เสนอแนะหรือเพื่อแจ้งข่าวสาร ต้องมีสถานที่และเวลา กำหนดไว้อย่างแน่นอนตามความ เหมาะสม

17. ความสำคัญ การประชุมเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารและดำเนินการ  การประชุมจึงเป็นกลไกที่สำคัญของหน่วยงานทุกระดับ    เป็นการทำงานทางความคิด   เป็นจุดรวมของความคิด   การตัดสินใจนโยบาย  การศึกษาค้นคว้าวิจัย  การแก้ไขปัญหาและเกิดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์

18. ทำไมต้องมีการประชุม 1.เพื่อบริหารและจัดการที่ดี -ความเข้าใจที่ถูกต้อง - ความคิดที่ถูกต้อง -ความผูกพันที่ถูกต้อง - การปฏิบัติที่ถูกต้อง -การกำกับที่ถูกต้อง - การประเมินที่ถูกต้อง 2.เพื่อพัฒนาบุคลากรให้เกิดการเรียนรู้ - ความรู้ - ทัศนคติ -ทักษะ 3.เพื่อกระตุ้นส่งเสริมให้เกิดนวัตกรรมใหม่

19. ความหมายของการประชุม การประชุม หมายถึง การแจ้งข่าวสาร การปรึกษา หารือ แลกเปลี่ยนความคิดเห็น การชี้แจง การร่วมกันแก้ปัญหาของคนมากกว่าหนึ่งคนขึ้นไป ที่มีจุดมุ่งหมาย และสถานที่ที่แน่นอน

20. องค์ประกอบของการประชุมองค์ประกอบของการประชุม หัวข้อการประชุม ผู้เข้าประชุมซึ่งทำหน้าที่ต่าง ๆ เอกสารการประชุม มติการประชุม

21. องค์ประกอบของการประชุมองค์ประกอบของการประชุม ประธาน -  ผู้ทำหน้าที่เป็นผู้นำในการประชุม เพื่อให้การ ประชุมดำเนินไปจนบรรลุเป้าหมาย อย่างมี ประสิทธิภาพและประสิทธิผล รองประธาน-  ทำหน้าที่แทนประธานเมื่อประธานไม่อยู่หรือไม่ สามารถปฏิบัติหน้าที่ กรรมการ-  ผู้ที่มีหน้าที่เข้าประชุม เพื่อแสดงความคิดเห็นที่เป็น ประโยชน์ และออกเสียงลงมติ กรรมการเลขานุการ -  ผู้ทำหน้าที่จดบันทึกการประชุมและจัดเตรียมการ ประชุม  นอกเหนือไปจากการทำหน้าที่ เช่นเดียวกับกรรมการคนอื่น ๆ

22. ศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม องค์ประชุม -  ผู้มีหน้าที่ต้องเข้าประชุม ได้แก่  ประธาน  รองประธานกรรมการ กรรมการและเลขานุการ ครบองค์ประชุม-  จำนวนผู้เข้าประชุมครบตามที่ระบุไว้ในระเบียบ ข้อบังคับโดยทั่วไป หมายถึงไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่งของ จำนวนสมาชิก  หากไม่ครบองค์ประชุม  มติที่ได้ถือเป็นโมฆะ ที่ประชุม-  บรรดาผู้เข้าประชุมทั้งหมด  ไม่ใช่สถานที่ประชุม ระเบียบวาระ-  เรื่องที่จะนำเข้าปรึกษากันในที่ประชุม

23. ญัตติ-  ข้อเสนอซึ่งผู้เข้าประชุมเสนอให้ที่ประชุมพิจารณา ลงมติ   หากเสนอเป็นลายลักษณ์อักษร ก่อนการ ประชุม  เลขานุการจะเสนอประธานเพื่อบรรจุเป็น                                   ระเบียบวาระการประชุม การอภิปราย-  การแสดงความคิดเห็น การกล่าวสนับสนุนหรือ คัดค้านญัตติที่เสนอต่อที่ประชุม มติ  -  ข้อตกลงของที่ประชุมในญัตติต่าง ๆ มติที่ได้อาจ เป็นมติโดยเอกฉันท์หรือมติ โดยเสียงข้างมากโดย การออกเสียงลงคะแนนลับหรือลงคะแนนโดย เปิดเผย

24. การประชุม 5 ประเภท 1. การประชุมเพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร 2. การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ 3. การประชุมเพื่อร่วมกันคิดสร้างสรรค์ 4. การประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ 5. การประชุมเพื่อสอนงานและฝึกอบรม

25. 1. การประชุมเพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร • เป็นการประชุมเพื่อทำความเข้าใจในความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ขององค์กร นโยบายเป้าหมาย และกลยุทธ์ต่าง ๆ รวมถึงวิธีปฏิบัติและระเบียบต่าง ๆ ดังนั้น จึงต้องมีการจัดกลุ่มผู้เข้าประชุมให้สอดคล้องเหมาะสมกับเรื่องที่จะแจ้งให้ทราบ

26. 2 . การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศผลสำเร็จของงานเป็นสิ่งสำคัญในยามที่องค์กรต้องการรวบรวมพลัง ความมุ่งมั่นทุ่มเทของพนักงาน การประชุมใหญ่ที่มีผู้เข้าร่วมประชุมหลายร้อยคนควรดำเนินการ ดังนี้ • ตั้งชื่อการประชุมนี้ให้น่าสนใจ • ถ้ามีงบประมาณเพียงพอที่จะไปจัดที่ต่างจังหวัด ก็ยิ่งได้บรรยากาศ • ควรมีวิทยากรที่มีชื่อเสียงเป็นที่รู้จักไปร่วมบรรยายด้วย

27. 3. การประชุมเพื่อร่วมกันคิดสร้างสรรค์ การประชุมประเภทนี้เป็นการประชุมที่องค์กรต่าง ๆ ปฏิบัติกันอยู่อย่างสม่ำเสมอ และประยุกต์ใช้ได้กับทุก ๆ ระดับของการทำงาน การร่วมกันคิดสร้างสรรค์โดยการประชุมนี้อาจมีวัตถุประสงค์ได้หลากหลาย เช่น  เพื่อร่วมกันวิเคราะห์และหาแนวทางแก้ไขปัญหา  เพื่อระดมความคิด (Brainstorming) ในการพัฒนา ผลิตภัณฑ์  เพื่อระดมความคิกในการค้นหาวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

28. 4. การประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ การประชุมในลักษณะนี้ส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องที่มีความสำคัญต่อองค์กรไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจแก้ปัญหา กำหนดกลยุทธ์ หรือกำหนดเป้าหมาย ซึ่งองค์ประชุมจะต้องประกอบด้วยผู้นำประชุมที่เป็นผู้บริหารระดับสูง หรือผู้นำองค์กร และสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมก็จะต้องเป็นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง และมีอำนาจการตัดสินใจสั่งการในระดับหน่วยงานผู้ปฏิบัติงาน (User Department)

29. 5. การประชุมเพื่อสอนงานและฝึกอบรม ในการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน หรือติดตั้งระบบงานใหม่ เช่น การนำระบบคอมพิวเตอร์เข้าไปใช้นั้น จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมให้เข้าใจขั้นตอน และวิธีการใช้เครื่องอุปกรณ์ต่าง ๆ อย่างถ่องแท้ จึงจะช่วยให้การส่งมอบระบบเป็นไปโดยราบรื่น การประชุมประเภทนี้จะเสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในอัตราที่สูง ซึ่งผู้บริหารจะต้องเข้าใจในความจำเป็นอย่างแท้จริง

30. สรุปการประชุมทั้ง 5 ประเภท • จะเห็นได้ว่า การประชุมทั้ง 5 ประเภท นี้มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งต่อการบริหารงานในทุก ๆ องค์กร และสามารถแยกได้เป็นกลุ่มตามความคล้ายคลึงกันของการเตรียมการ และการดำเนินการในการประชุม ดังนี้ • กลุ่มแรก : ได้แก่ การประชุมเพื่อร่วมกันคิดสร้างสรรค์ และการประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ • กลุ่มที่สอง : ได้แก่ การประชุมเพื่อแจ้งข้อข่าวสาร การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ และการประชุมเพื่อสอนงานและฝึกอบรม

31. ประเภทของการประชุม การประชุมเพื่อการข่าวสาร (information Conference) การประชุมเพื่อแก้ปัญหา (Problem-solving Conference) การประชุมเพื่อการตัดสินใจ (Decision-making Conference) การประชุมเพื่อการฝึกอบรม (Training Conference) การประชุมเพื่อระดมความคิด (Brainstorming Conference)

32. ประเภทของการประชุม (ต่อ) เป็นการประชุมที่สมาชิกจะร่วมกันรวบรวมความรู้และประสบการณ์เพื่อนำมาปรับปรุงการคิดหรือการทำงานของแต่ละคน ถึงแม้ว่าเรื่องที่นำมาประชุมอาจจะเป็นการรวบรวมปัญหาเฉพาะในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง แต่เป้าหมายของการประชุมแบบนี้ไม่มุ่งที่การหาข้อแก้ปัญหาอันใดอันหนึ่งเท่านั้น แต่จะมุ่งที่การให้ข่าวสารหรือข้อมูล ซึ่งเมื่อมีการกลั่นกรองแล้วก็จะกลายเป็นสารสนเทศ (information) ต่อไป การประชุมเพื่อการข่าวสาร(information Conference)

33. ประเภทของการประชุม (ต่อ) ลักษณะสำคัญของการประชุมประเภทนี้มักจะเป็นการประชุมอภิปราย ถกปัญหา ส่วนมากการอภิปรายต่างๆ จะเป็นรูปแบบของการหาข้อแก้ปัญหาทั้งหมดหรือบางส่วน ผู้ร่วมประชุมจะคิดร่วมกัน เป็นการรวบรวมประสบการณ์ต่าง ๆ ของทุกคนมาแก้ปัญหาร่วมกันด้วยการชี้ถึงประเด็นของปัญหา วิเคราะห์หาสาเหตุและร่วมคิดพิจารณาหาแนวทางป้องกันหรือแก้ปัญหานั้น ๆ การประชุมเพื่อการแก้ปัญหา (Problem-solving Conference)

34. ประเภทของการประชุม (ต่อ) ลักษณะสำคัญของการประชุมประเภทนี้มักจะเป็นการร่วมกันคิด พิจารณาข้อมูลรายละเอียดของสิ่งต่าง ๆ ที่จะเลือกใช้หรือเลือกปฏิบัติอย่างใดอย่างหนึ่งด้วยการให้ข้อคิด และเหตุผลพื้นฐานของข้อมูลที่จำเป็น ลักษณะของการประชุมแบบนี้ ไม่จำเป็นต้องเกิดปัญหาและตัดสินใจเลือกวิธีแก้ปัญหา แต่เป็นการประชุมเพื่อพิจารณาเลือกสิ่งหนึ่งจากหลายสิ่งหรือการเลือกแนวทางปฏิบัติก็ได้ ซึ่งเป็นการเลือกด้วยกระบวนการใช้ความคิดมิใช่การเสี่ยงทาย การประชุมเพื่อการตัดสินใจ (Decision-making Conference)

35. ลักษณะการประชุม ผู้นำการประชุมจะช่วยให้ผู้ร่วมประชุมได้เกิดการเรียนรู้ตามวัตถุประสงค์ของการจัดฝึกอบรมหรือเพิ่มทักษะในวิธีการกระทำบางสิ่งหรือถ้ามีการแก้ปัญหาข้อใดก็มักจะเน้นเรื่องการเรียนรู้ วิธีการแก้ปัญหาหรือการใช้ขั้นตอนในการแก้ปัญหา การจัดประชุมเพื่อฝึกอบรม มักจะใช้ทั้งการแสวงหาข้อมูล รายละเอียด และการแก้ปัญหา การประชุมเพื่อการฝึกอบรม มีเทคนิคที่จะดำเนินการได้มากมายหลายรูปแบบ แต่กิจกรรมหลักก็คือการประชุมในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง ประเภทของการประชุม (ต่อ) การประชุมเพื่อการฝึกอบรม (Training Conference)

36. ประเภทของการประชุม (ต่อ) ลักษณะการประชุมเป็นแบบผสมระหว่างการข่าวสารและการแก้ปัญหา วัตถุประสงค์หลัก คือ การรวบรวมความคิดจากผู้ร่วมประชุมให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ในเวลาอันสั้น จะมีการชี้ถึงปัญหาและขอให้ทุกคนให้ข้อเสนอแนะในการที่จะแก้ปัญหา โดยรวดเร็วต่อไปไม่หยุดชะงัก ไม่อนุญาตให้ใครวิพากษ์วิจารณ์หรือถกปัญหาโต้แย้งในความคิดที่เสนอแนะขี้นมา ใครจะแสดงความคิดออกมาอย่างไรก็จดเอาไว้ และนำมาเลือกความคิดนั้นๆ เพื่อนำมาสรุปเป็นแนวคิดในการปฏิบัติต่อไป การประชุมเพื่อระดมความคิด (Brainstorming Conference)

37. การประชุมที่จำแนกตามระยะเวลาที่กำหนดการประชุมที่จำแนกตามระยะเวลาที่กำหนด การประชุมที่จำแนกตามระยะเวลาที่กำหนด มีดังนี้ 1.  การประชุมสามัญ     2.  การประชุมวิสามัญ

38. การประชุมที่จำแนกตามวิธีการ จัดประชุม การประชุมที่จำแนกตามระยะเวลาที่กำหนด มีดังนี้     1.  การประชุมประจำปี     2.  การประชุมสัมมนา     3.  การประชุมเชิงปฏิบัติการ     4.  การประชุมอภิปราย

39. เมื่อใดควรเรียกประชุมเมื่อใดควรเรียกประชุม - เมื่อไม่สามารถวิเคราะห์สาเหตุ สภาพและขอบเขตของปัญหาหรือไม่สามารถแก้ปัญหาได้โดยลำพัง    -  เมื่อมีเหตุการณ์ที่ต้องตัดสินใจโดยกลุ่ม    -  เมื่อต้องการการสนับสนุน หรือต้องการความร่วมมือจากหลายฝ่าย   -  เมื่อต้องการหารือเพื่อกำหนดเป้าหมายร่วมกัน    -  เมื่อต้องการชี้แจงและให้ข้อแนะนำการปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน

40. -  เมื่อต้องการการประนีประนอมข้อพิพาทหรือความขัดแย้ง    -  เมื่อต้องการให้เห็นความสำคัญของผู้ที่ได้รับเชิญมาเข้าประชุม    -  เมื่อต้องการชี้แจงนโยบายหรือให้เหตุผลในการตัดสินใจ    -  เมื่อต้องการทบทวนสิ่งที่มีมติไปแล้ว    -  เมื่อต้องการจัดการฝึกอบรมหรือจัดกิจกรรมใด ๆ

41. เมื่อใดไม่ควรเรียกประชุมเมื่อใดไม่ควรเรียกประชุม -  เมื่อเรื่องนั้นสามารถตัดสินใจได้โดยลำพัง    -  เมื่อผู้เกี่ยวข้องไม่สามารถเข้าประชุมได้    -  เมื่อขาดข้อมูล ข้อเท็จจริงที่สำคัญที่จะต้องใช้ในการพิจารณา    -  เมื่อไม่สามารถเตรียมการประชุมให้พร้อมมูล    -  เมื่อขาดผู้เหมาะสมหรือผู้เชี่ยวชาญหากจำเป็นต้องใช้

42.   -  เมื่อมีแนวโน้มที่จะเกิดความยุ่งยากหรือความขัดแย้งรุนแรงจาก       ผู้เข้าประชุม จะต้องเลื่อนการประชุมไปก่อน    -  เมื่อประเมินได้ว่า ผลของการประชุมจะไม่คุ้มกับค่าใช้จ่าย    -  เมื่อมีวิธีการอื่นที่ให้ผลเท่ากันหรือดีกว่าการประชุม    -  เมื่อสถานการณ์ภายนอกไม่เอื้อต่อการจัดการประชุม

43. การตัดสินใจเลือกผู้เข้าประชุมการตัดสินใจเลือกผู้เข้าประชุม -  เป็นผู้ซึ่งจะให้ประโยชน์แก่ที่ประชุมในด้านความคิดเห็นที่สำคัญ       ตามวัตถุประสงค์ของการประชุม    -  เป็นผู้มีข้อมูลและรอบรู้ในสิ่งที่จะเป็นประโยชน์ต่อการประชุม    -  เป็นผู้ที่มีส่วนได้เสียเกี่ยวข้องกับเรื่องที่ประชุม -  เป็นผู้อยู่ในฐานะต้องให้การรับรองมติหรือผลของการประชุม    -  เป็นผู้ที่ต้องมีส่วนรับผิดชอบในเรื่องที่ประชุม    -  เป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจหรืออนุมัติให้มีการดำเนินการได้ตามมติของที่ประชุม    -  เป็นผู้ที่จำเป็นต้องรู้สาระที่นำเสนอในที่ประชุม

44. จำนวนผู้เข้าประชุมที่เหมาะสมจำนวนผู้เข้าประชุมที่เหมาะสม -  การประชุมเพื่อการตัดสินใจควรมีจำนวนประมาณ 5 คน    -  การประชุมเพื่อการแก้ปัญหา ควรมีจำนวนประมาณ 7 คน    -  การประชุมคณะกรรมการเฉพาะกิจ ควรมีจำนวนประมาณ 7 คน -  การประชุมเพื่อการบริหาร ควรมีจำนวนประมาณ 10 - 15 คน    -  การประชุมเพื่อฝึกอบรม ควรมีจำนวนประมาณ 20 - 25 คน    -  การประชุมชี้แจง ควรมีจำนวนประมาณไม่เกิน 30 คน    -  การประชุมเพื่อแจ้งข่าวสารต่าง ๆ มีจำนวนเท่าใดก็ได้ตามจำนวนของผู้ที่จำเป็นต้องรู้ข่าวสารนั้น

45. วัตถุประสงค์ของการประชุมวัตถุประสงค์ของการประชุม 1. ความรู้ 3.ทักษะ - ปรึกษาหารือ (Conference) - ระดมสมอง (Brainstorming) - สัมมนา (Seminar) - โต้วาที (Debate) - ซิมโพเซียม (Symposium) - เชิงปฏิบัติการ (Workshop) - คอนเวนชัน (Convention) 2.ทัศนคติ - แบบซินดิเคต(Syndicate) - อภิปรายกลุ่ม(Group discussion) - อภิปรายแบบสาธารณะ(Forum) -เสวนา/สนทนา(Dialogue)

46. รูปแบบการประชุม การประชุมปรึกษาหารือ (Conference) การประชุมสัมมนา (Seminar) การประชุมเชิงปฏิบัติการ (Workshop) การประชุมแบบซิมโพเซียม (Symposium) การประชุมแบบคอนเวนชั่น (Convention)

47. รูปแบบการประชุม (ต่อ) การประชุมแบบการบรรยาย (Lecture) การประชุมแบบการโต้วาที (Debate) การประชุมแบบการเสวนาหรือสนทนา (Dialogue) การประชุมแบบการอภิปรายแบบสาธารณะ (Forum) การประชุมแบบคองเกรส (Congress)

48. รูปแบบการประชุม (ต่อ) การประชุมแบบระดมความคิด (Brainstorming) การประชุมแบบซินดิเคต (Syndicate) การประชุมแบบการอภิปรายกลุ่ม (Group Discussion) การประชุมแบบอภิปรายย่อย การประชุมแบบเซอคูลาร์ เรสพอนส์ (Circular resoponse)

49. รูปแบบการประชุม (ต่อ) แบบที่ 1 การประชุมปรึกษาหารือ (Conference) เป็นการประชุมปรึกษาหารือของคณะบุคคลผู้ทรงคุณวุฒิ และมีประสบการณ์ในเรื่องที่จะประชุมในเรื่องเดียวกัน จุดประสงค์เพื่อวางแผนแก้ปัญหาหรืออุปสรรค เพื่อให้บรรลุข้อสรุปร่วมกัน

50. รูปแบบการประชุม (ต่อ) แบบที่ 2 การประชุมสัมมนา (Seminar) เป็นการประชุมที่เชิญคณะบุคคลผู้ทรงคุณวุฒิมาให้ความรู้ มาร่วมปรึกษาหารือแนวทางแก้ปัญหา แลกเปลี่ยนความคิดเห็น ในเรื่องที่จัดสัมมนา ที่มุ่งพิจารณาโดยเฉพาะ(Particular topic) ผู้เข้าประชุมแบ่งเป็นกลุ่มย่อย เพื่อศึกษาในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่สัมมนาโดยมีผู้เชี่ยวชาญนำสัมมนา จัดได้ว่าเป็นการฝึกอบรมประเภทหนึ่ง