建设项目档案管理 宁波市档案局 业务处 毛凌翔 maolx@nbip 电话： 0574-56128075

1. 建设项目档案管理宁波市档案局 业务处毛凌翔 maolx@nbip.net电话：0574-56128075

2. a项目文件的整理归档b 计算机技术在重点工程项目档案工作中的应用c 重点工程项目档案的验收办法d 重点工程项目档案的验收程序

5. 第一章项目文件 一 项目文件材料的形成与定义 一)，定义：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

6. 二)，作用： 1、是指导项目、生产、建设活动的重要依据 2、是继承项目知识的重要手段 3、是提高经济效益和社会效益的重要工具。

9. 三)，特点： • 1、专业技术性 • 2、通用性 • 3、成套性 • 4、更改性 • 5、标准化

10. 四)，类型： 1、图样 2、文字 3、其他形式 4、非纸质载体

12. 二、项目文件的编制 • 一)，编制的标准要求： • 为了更好地发挥项目文件材料作为项目建设活动依据和工具的作用，要求项目文件材料在内容上和编写形式上必须实现标准化。

13. 二)，我国现行标准颁布情况： • 1、国家标准 • 2、专业标准 • 3、企业标准

14. 三 )， 项目文件更改方法 • 一），定义：项目文件的更改，就是按照一定的原则与要求，采用特定的方式和方法，改变项目文件某些内容的一项工作。

15. 二），更改权限: • 1)设计与生产(施工)不在一个单位进行,原则上,只有设计单位具有项目文件材料的更改权. • 2)设计与生产(施工)在一个单位内部进行,该单位的设计部门对该项项目文件材料有更改权,其它部门只有更改建议权. • 3)几个单位联合设计或合作生产(施工)的,项目文件材料更改权由主办单位或底图保管单位掌握,参加单位有更改建议权。

16. 三），更改程序： • 1）更改建议：任何项目文件材料使用部门均可提出。 • 2）更改审核：建议要经过原编制部门或原文件的设计主管人员审核同意，填写项目文件材料更改通知单。 • 3）更改会签：在更改之前，实行有关部门的会签制度。更改会签是通过传递和签署更改通知单的办法完成的。

17. 4）更改批准：项目文件材料编制部门的有关负责人，在更改通知单传递会签返回后，审查批准。4）更改批准：项目文件材料编制部门的有关负责人，在更改通知单传递会签返回后，审查批准。 5）具体施改：依据已批准的更改通知单更改。一般先改底图，并应查明原复印发放数，通知逐一进行更改。如果是补制新图，应换回并销毁原来发放的复印图。

18. 四）底图的更改方法： • ①划改 • ②刮改 • ③换改 • ④更改标记:Ⅰ、更改标记 ；Ⅱ、同一标记下更改的处数；Ⅲ、更改通知单编号；Ⅳ、更改人员签字；Ⅴ、更改日期。

19. 五），竣工图的编制： • 1）凡按图施工没有变动的，则由施工单位（包括总包和和分包施工单位，下同）在原施工图上加盖“竣工图”标志后，该图即作为竣工图。

20. 2）凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明，加盖“竣工图标志后，该图即作为竣工图。2）凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明，加盖“竣工图标志后，该图即作为竣工图。

21. 3）凡结构形式改变，工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大改变，不宜在原施工图上修改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。3）凡结构形式改变，工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大改变，不宜在原施工图上修改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。

22. 三： 项目文件整理 • 一），项目文件整理工作的主要内容及程序： • 对形成的项目文件进行鉴别；把鉴别后应当归档的项目文件组成保管单位；对组成的保管单位进行编目和装订。

23. 二），项目文件的鉴别工作： • 1）完整性鉴别 • 2）准确性鉴别

24. 三），项目文件的立卷： • （一）图纸的折叠 • （二）组织案卷

25. 组织案卷 • 1）定义：案卷是一组具有有机联系的、价值和密级大体相同的项目文件材料的集合体。 • 2）特征： • a 案卷是一组具有有机联系的项目文件。 • b 案卷内的项目文件有一个相对的数量界限。 c 一个案卷内项目文件的保存价值大体相同，保管期限一律从长。 d 案卷采用卷皮、卷盒两种形式的装具。

26. 3）方法： ①产品、设备仪器文件（特别是图纸部分），按其反映的不同部件、结构、系统分别组织案卷。 ②基建工程的项目文件（特别是图纸部分），按其反映的不同专业，分别组织案卷。 ③科研课题的项目文件可以按其反映的不同研究阶段，分别组织案卷。 （4）产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同问题或不同名称，分别组织案卷。

27. 4）、卷内文件的排列： 1）、文字材料按A：重要程度； B：时间； C：逻辑关系，同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前，定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。有译文的外文资料，一般要求译文在前，原文在后。 2）、图纸按专业（建筑、结构、水、暖、电）排列，同专业的图纸按图号顺序排列。（图样目录的，按图样目录，没有的，按总体局部的关系排列。 3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

28. 5)案卷的编目： （1）有书写内容的页面编号，从“1”开始 （2）页号编写位置：单面右下角，双面左下角 (3) 成套图纸或印刷成册的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码

31. 档 号４•１－２９ 档案馆号 温州大桥 下部结构１号台１－１０号 桩基检验申请批复单 立卷单位 浙江广厦集团 起止日期 2000年3月25日-4月8日 保管期限 永久 密 级

32. 案卷标题的拟写 案卷标题=项目名称+单位工程名+分部（分项）+路段（专业、阶段、结构）+文件内容+文件名 案卷标题=作者+问题（时间、地区等）+文种 例如： （1） 沪杭高速公路工程 K100+20~K110+15 项目名称 单位工程 路基压实度评定表文件内容 文件名 （2） 萧山机场候机楼电气线路竣工 图 项目名称 单位工程 专业 阶段 文件名

34. 卷内文件目录

36. 案卷的装订 1、卷装订的，用电钻三孔一线线装订 2、件装订的，用包角或缝纫机踏。左上角空白处逐件盖上档号章。

38. 上四），项目文件材料归档： • 1，定义：项目文件材料在一个应用段落结束后，将具有保存价值的，应按照一定的制度和要求，向科学技术档案部门移交归档，项目文件材料由项目业务部门转入与项目档案管理部门，项目文件材料就成项目档案，叫归档。（实行业务部门立卷 ）

39. 2，归档制度： • 归档范围 归档时间 归档份数 • 归档要求 归档手续 归档文件的质量要求

40. 五）项目档案管理各方职责： • 项目法人（建设单位、业主）——负总责,负责组织、协调、检查、指导本单位和参建各方；档案实体的管理（收集、整理、归档、保管、移交等）。

41. 监理单位 • 向项目法人提交项目监理档案；监督项目文件的完整、准确，审核、签署竣工文件。（逐张签署竣工图，避免监理缺位）

42. 设计和施工单位 设计单位——向项目法人提交经整理立卷的设计基础材料和设计文件。（受委托编制竣工图） 施工单位——向项目法人提交经整理立卷的竣工文件（含施工文件和竣工图）。

43. 其他相关方— 积极借助外部力量 • 上级主管部门—指导、检查 • 档案行政管理部门—指导、监督、验收 • 城建档案馆—接收 • 社会中介——服务

44. 六）、术语: • ,建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

45. 单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 分部工程：单位工程中可以独立组织施工的工程。

46. *工程准备阶段文件：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等准备阶段形成的文件。*工程准备阶段文件：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等准备阶段形成的文件。 *监理文件：监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 *施工文件：施工单位在工程施工过程中形成的文件。 *竣工图：工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 *竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

47. 设备仪器文件材料 • 自制设备：在设计、研制、试验和制造过程中形成的（自制设备仪器的各种装配图、部件、零件图和技术文件）文件材料，还有该项设备在安装、使用、维护、检修、改造过程中形成的文件材料。

48. 外构设备：设备购置文件材料（计算耗材、定购合同等）、随机文件材料（设备仪器图册、说明书、合格证、保修卡、装箱单、配件目录、安装规程。）安装使用后形成的文件材料（安装记录、试车验收记录和总结报告、设备运行记录、设备保养和维修记录、事故记录、设备使用分析表、设备检查记录、设备履历表、设备改造记录和总结。外构设备：设备购置文件材料（计算耗材、定购合同等）、随机文件材料（设备仪器图册、说明书、合格证、保修卡、装箱单、配件目录、安装规程。）安装使用后形成的文件材料（安装记录、试车验收记录和总结报告、设备运行记录、设备保养和维修记录、事故记录、设备使用分析表、设备检查记录、设备履历表、设备改造记录和总结。

49. 第二章 项目档案 • 一），项目档案收集工作的要求： • 1、要认真贯彻集中统一管理项目档案的原则 • 2，要遵循项目档案的自然形成规律 • 3、要保证项目档案的齐全、完整、准确

50. 二），项目档案收集工作的方法和措施： • 1，按照归档制度的规定接收项目文件材料归档 • 2，纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法 • 3，确定和疏通项目档案收集渠道，定向、定内容收集 • 4，抓住重要环节和关键阶段进行收集