Integriteit een spel – Praktijksituaties Omgaan met vertrouwelijke informatie

1. Integriteit een spel – PraktijksituatiesOmgaan met vertrouwelijke informatie Integriteitsevent 10 april 2014 Provinciehuis Leuven

2. Praktijksituaties • Spelregels

3. spelregels 1 3 2 4 • 4 spelers • Per speler: • 3 pionnen • 4 kaartjes • Startpositie:

4. Spelregels  Idem vervolgende spelers • speler 1: neemt een kaart met praktijksituatie , leest deze voor, samen mogelijke oplossingen 1, 2, 3, 4 • alle spelers: kiezen voor zichzelf wat de beste oplossing is, door het kaartje 1, 2, 3 of 4 apart te leggen, zonder het zichtbaar te maken. • speler 1: toont zijn/haar keuze en motiveert het met een toelichting. • Overige spelers: tonen hun keuze en geven, een na een, hun motivering. • Discussie:Spelers mogen eventueel van mening veranderen. • Finale keuze  verplaatsen pionnen: • Speler 1 verzet niets. • Speler 2, 3, 4 schuiven hun pion : • Dichter naar speler 1, indien ze akkoord gaan met de initiële keuze van speler 1. • Verder weg van speler 1, indien ze niet akkoord gaan met de initiële keuze van speler 1.

5. Vertrouwelijke informatie • Praktijksituaties

6. Praktijksituaties: 1 • Databank raadplegen • Je hebt toegang tot een databank die persoonsgegevens bevat. Enkele personeelsleden wensen een zieke collega een gelegenheidskaartje te sturen en een van hen vraagt jou om het privéadres op te zoeken. Wat doe je? • Je zoekt het adres onmiddellijk op en bezorgt het per e-mail aan de aanvrager. • Je beschouwt het privéadres als persoonsgegevens en meldt dat je dit niet mag vrijgeven. • Je beschouwt het privéadres als persoonsgegevens, maar gelooft in de goede bedoelingen van de aanvrager. Je checkt nog even met je leidinggevende of deze akkoord kan gaan dat je het privéadres doorgeeft. • Je laat de vraag lange tijd onbeantwoord, en hoopt dat hij/zij de gestelde vraag vergeet. Trouwens, men kan vele privéadressen ook online opzoeken via Google of de Witte Gids.

7. Praktijksituaties: 2 • Meeluisteren / Horen van een gesprek dat niet voor jou bedoeld is • Na een vergadering word je samen met twee leidinggevenden in een dienstvoertuig terug naar het kantoor gebracht. De leidinggevenden bespreken tijdens de rit uitvoerig een gevoelige zaak. Zij gaan zo op in hun gesprek dat ze jouw aanwezigheid vergeten. Uiteraard was deze informatie niet voor jou bestemd. Tijdens een gesprek/vergadering komt deze gevoelige zaak weer ter sprake. De feiten worden op een heel andere manier weergegeven dan jij eerder had gehoord. Wat doe je? • Je legt uit wat je eerder van de twee leidinggevenden hebt vernomen. • Je zwijgt. De informatie die je hebt vernomen was immers niet voor jou bestemd. • Je geeft aan dat er ook andere opvattingen zijn, zonder namen te noemen. • Je suggereert dat er waarschijnlijk nog informatie ontbreekt.

8. Praktijksituaties: 3 Intern Extern • Communiceren van afwezigheidsmeldingen • Je krijgt een telefonische melding van een langdurige afwezigheid van een collega en de reden wordt ook uitvoerig toegelicht. Vervolgens dien je deze nieuwe informatie verder te communiceren. • Wat communiceer je aan wie ? • Je meldt de afwezigheid aan het afdelingshoofd en de betreffende ondersteuner die vervolgens de outlookagenda kan aanpassen. De reden vermeld je niet daar dit privé is. • Je meldt de afwezigheid aan het afdelingshoofd en de ondersteuner en geeft uitleg over de reden van afwezigheid opdat er begrip zou zijn voor de afwezige collega. • Bij telefonische oproepen meld je dat de collega voor langere tijd afwezig is, zonder de reden op te geven. Je deelt de naam van de vervanger mee indien deze beschikbaar is. • Bij telefonische oproepen meld je dat de collega voor langere tijd afwezig is. Je deelt de reden van afwezigheid mee en de naam van de vervanger indien deze beschikbaar is. • Opmerking: Kies hier 2 nummers : 1 of 2 + 3 of 4

9. Praktijksituaties: 4 • Overheidsopdracht • Er wordt een offertevraag gepubliceerd voor twee overheidsopdrachten. Vijf kandidaten melden zich voor de eerste opdracht en slechts één voor een tweede opdracht. De enige kandidaat voor de tweede opdracht, die een offerte heeft ingediend met een zeer goede prijs/kwaliteitsverhouding, lijkt goed op weg om, zonder veel bijkomende inspanningen, de opdracht binnen te halen. Je staat in voor de afhandeling van deze procedures en krijgt voor de gunningsvergadering een telefoon van de enige kandidaat voor de tweede opdracht. • Wat doe je? • Je stelt de kandidaat gerust en zegt dat de toewijzing van de opdracht maar een formaliteit zal zijn. “Enkel de toewijzingsbrief moet nog opgesteld worden”. • Je meldt dat de procedure nog lopende is en dat er nog niets mag gecommuniceerd worden. • Je laat in het gesprek verstaan dat er slechts één kandidaat was, maar dat niets 100% zeker is tot de opdracht formeel is toegekend en de gunningsbrief is uitgeschreven. • Je wil deze niet zelf beantwoorden en verbindt de aanvrager door met je leidinggevende of de algemene verantwoordelijke overheidsopdrachten.

10. Praktijksituaties: 5 • Kabinet - vraag • Jouw organisatie wordt gevraagd om een advies voor te bereiden. Het is een advies waarvoor er heel wat politieke belangstelling is. De documenten zijn nog in voorbereiding. Er bestaat nog geen finale versie van het advies dat goedgekeurd is door het management. Je krijgt de vraag van een kabinetsmedewerker om al een tussentijdse versie aan hem/haar te bezorgen. • Wat doet je ? • Je kunt goed opschieten met deze kabinetsmedewerker en geeft de tussentijdse versie. • Het is niet beslist, intern beraad, dus je geeft het niet. Je meldt dit ook zo aan de kabinetsmedewerker. • Je geeft geen schriftelijke versie, maar om de goede relatie met de kabinetsmedewerker niet te schaden legt je hem/haar mondeling uit welke richting het advies uitgaat. • Je bent niet van plan om een tussentijdse versie van het advies te bezorgen, maar durft dit niet rechtstreeks te zeggen aan de kabinetsmedewerker. Je laat uitschijnen dat je het zal bezorgen maar je bezorgt het uiteindelijk niet.

11. Praktijksituaties: 6 • Geschreven informatie die niet voor jou bestemd is • Je vindt geschreven informatie die niet voor jou bestemd is op het kopieerapparaat of de printer of in de map met scans. • Wat doe je met deze gevonden info? • Je leest deze documenten diagonaal, om na te gaan voor wie ze bestemd zijn. Zo kan je ze vervolgens bezorgen aan de eigenaar. • Je laat de info voor wat ze is. Je hebt er niets mee te maken. • Je leest uitvoerig wat er staat, het is altijd nuttig om te weten wat er gaande is. De eigenaar had met deze documenten maar voorzichtiger moeten omspringen. • Je neemt je verantwoordelijkheid op opdat er verder geen andere collega’s deze documenten kunnen vinden en er geen problemen mee kunnen ontstaan. De gedrukte informatie gooi je in de blauwe papiercontainer voor versnippering, de oude scans verwijder je uit de scan-map.

12. Praktijksituaties: 7 • Privé-informatie • Een van de collega’s is voor enkele weken met vakantie. Je beschikt over de logingegevens om, indien nodig, documenten van die collega te raadplegen. Jij krijgt een dringende vraag over een dossier dat in behandeling is bij deze collega. Als je het dossier zoekt in haar/zijn documenten, bots je toevallig op een uitgebreide collectie beeldmateriaal waarvan de bestandsnamen duidelijk wijzen op een pikante inhoud. • Hoe reageer je hierop? • Daar was je niet naar op zoek, je zoekt verder naar het juiste dossier. • Als zij/hij terugkomt uit verlof, spreek je haar/hem hierover aan. Je legt uit dat dit volgens jou niet kan, maar onderneemt geen verdere acties. • Dergelijk beeldmateriaal hoort niet thuis op een werkcomputer. Je neemt het initiatief en vraagt de MOD-IT om het beeldmateriaal te verwijderen. • Dergelijk beeldmateriaal is ontoelaatbaar. Je verwittigt onmiddellijk jouw leidinggevende.

13. Praktijksituaties: 8 • Medewerker geruststellen • Jouw organisatie bestaat uit een grote groep contractuelen die zijn aangeworven met een contract van bepaalde duur. Om budgettaire redenen kunnen maar een aantal onder hen worden geregulariseerd. In de directieraad is afgesproken met het nieuws te wachten tot de beslissing officieel is goedgekeurd. Door allerlei omstandigheden is de formele beslissing nu al een paar keer uitgesteld. Jouw beste medewerker, die behoort tot de groep die geregulariseerd zal worden, vraagt naar de stand van zaken. Hij/zij gaat een huis kopen maar hij/zij krijgt van de bank geen lening omdat hij/zij een contract heeft van bepaalde duur. • Wat doe je? • Omdat je de medewerker erg apprecieert en er zeker van bent dat zijn/haar contract wordt verlengd, zeg je hem/haar hoe het zit en stel je een verklaring op voor de bank. • Je brengt alle betrokken medewerkers informeel op de hoogte: het is immers te wijten aan de personeelsdienst dat er nog steeds geen beslissing is genomen. • Je legt de medewerker uit dat je niets kan zeggen wegens de gemaakte afspraken in de directieraad. Dat hij/zij daardoor misschien voor een andere werkgever kiest, neem je er dan maar bij. • Je zegt dat je hem/haar niets kan zeggen maar zegt terloops dat hij/zij zich geen zorgen hoeft te maken.

14. 7 • Dilemma • Testen

15. 7 Dilemma Testen • Test om het dilemma te bekijken vanuit het standpunt/waarden v/d ander: • de brillentest = door andermans bril kijken • de schoenentest = je verplaatsen in andermans schoenen • de voorpaginatest = indien anderen dit lezen in de krant • Test om het dilemma vanuit uw eigen standpunt/waardente bekijken: • de spiegeltest = jezelf in de ogen kijken • de weegschaaltest = is er evenwicht? • de hellingtest = gladde helling of stabiele grond • de schoudertest = gevoel indien iemand meekijkt

16. Sleutelvragen

17. Sleutelvragen Informatie vertrouwelijk : ja / neen Is de informatie enkel ter beschikking van geautoriseerde personen voor een bepaald doel/uit hoofde van hun functie? Kunnen belangen van iets of iemand geschaad worden, door het delen van deze informatie? 

18. Wiekan je helpen?

19. Wie kan je helpen? • Gesprekspartener • Collega • leidinggevenden • Luisterend oor • Vertrouwenspersoon: Eric en Birgit • Professioneel advies • Jurist : Tom Vandenbogaerde • Meldpunten • Leidinggevenden • Klachtenkanalen: • 1ste lijn EWI-Klachtenbehandelaar: Rita • 2de lijn Vlaamse Ombudsdienst: Bart Weekers • IAVA • Politie, …

20. Succes !