Herzlich Willkommen zur EUREKA!-Anwenderschulung!

1. Herzlich Willkommen • zur • EUREKA!-Anwenderschulung! Stand 27.08.2007

2. Schulungsplan • Aufbau der Website • Anmeldung • Zugriffsrechte • Funktionen/Servicefunktionen • Berichterstattung (incl. Übungsaufgaben) Stand 27.08.2007

3. Aufbau der Website ECG www.ecg.de • allgemein zugänglicher Informationsteil • passwortge-schütze Umgebung • = • EUREKA! Stand 27.08.2007

4. Aufbau der Website ECG Mit Eingabe des selbst angelegten Benutzer-namen und Benutzer-passwort in EUREKA! Erstanmeldung noch nicht registrierter Träger! Eingangs-bereich für die Trägernutzer-verwaltung Stand 27.08.2007

5. Nutzerverwaltung • Die Nutzerverwaltung verwaltet: • Angaben zum Antragsteller/Projektträger • Logins und Passworte der Nutzer • Legitimation (Unterschrift) der Nutzer • Rechte der Nutzer Stand 27.08.2007

6. Nutzerverwaltung • Nutzerrechte • Es können Rechte getrennt vergeben werden für : • Antrag • TRS • URS • Verwendungsnachweis • Bericht Es wird jeweils unterschieden nach folgenden Rechtegruppen: • Keine Rechte • Neu Erstellen und Ändern • Lesen • Die Nutzerverwaltung ist mit Trägerlogin (Trägername) und Trägerpasswortgeschützt Stand 27.08.2007

7. Zugriffsrechte • Vorstellung und Übungsaufgabe zur Nutzerverwaltung Stand 27.08.2007

8. Funktionen • Allgemeine Vorstellung der Funktionen von EUREKA! Stand 27.08.2007

9. Funktionen • Die Arbeit mit den ESF-Projekten erfolgt nach dem Einloggen in der geschützten Umgebung immer unter <Begleitsystem Projektebene> • unter Angabe des ESF-Projektes • Die Projektbegleitung ist unterteilt nach: • Antragserstellung • Berichterstattung Stand 27.08.2007

10. Funktionen • Mailsystem Abruf der Mails erfolgt auf jeder Seite im Begleit-system Projektebene durch Anklicken des Schriftzuges Stand 27.08.2007

11. Funktionen • Mailsystem Die Datenbank EUREKA! ist mit einem internen teilautomatisierten Nachrichten- bzw. Mailsystem ausgestattet. Dieses Mailsystem wird zur Dokumentation der einzelnen Vorgänge in der Datenbank EUREKA! genutzt und belegt somit alle Vorgänge und Änderungen. Abgelegt werden diese EUREKA!-Mails in der Projekthistorie, die je nach Zugriffsrecht von allen Beteiligten eingesehen werden kann Stand 27.08.2007

12. Funktionen Mailsystem Anzahl ungelesener und gelesener Nachrichten Hinweis auf Zusatz-information Aufrufen abgelegter Nachrichten Ablage Stand 27.08.2007

13. Funktionen • Mailsystem -> Projekthistorie Das Mailsystem bildet die Grundlage für eine transparente und nachvollziehbare Darstellung des individuellen Projektverlaufes in Form der Projekthistorie: Stand 27.08.2007

14. Funktionen Projekthistorie • angezeigt werden pro Projekt chronologisch von unten nach oben: jeweils immer: • Datum • Absender • Empfänger • Bearbeitungszustand (Status) • ggf. Mitteilungen • pdf-Version des letzten Vorgangs • -> gläserne Akte Stand 27.08.2007

15. Berichterstattung Stand 27.08.2007

16. Berichterstattung • Verwendungsnachweis • Die Anforderungen beruhen auf der Festlegung der EU-Verordnung 438/2001 zur Umsetzung der Prüfbarkeit der tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen • Ein ausreichender Prüfpfad ist in diesem Sinne nur vorhanden, wenn folgende Angaben für ein ESF-Projekt erfasst werden: • Belegnummer • Beleg-, Buchungs- und Zahlungsdatum • Zahlungsempfänger und Grund • Betrag jeder Abrechnungsposition • Bezeichnung der Belege sowie die Zahlungsweise • wird projektbezogen mit Programmunterstützung vom Träger jeweils erstellt und kumulativ geführt • die Berichterstattung gibt Auskunft über: • Teilnehmerregistratursystem (TRS) • die im TRS umgesetzten Anforderungen an die Erfassung der Teilnehmerdaten beruhen auf der bundesweiten Festlegung des Bundesarbeits-ministeriums • schriftlich fixiert in den Programmplanungsdoku-menten EPPD der Bundesländer, die die Genehmigungsgrundlage der EU-Kommission für die Förderung darstellt • Erfassung der Teilnehmerangaben und der Teilnehmerstunden erfolgt kumulativ • TRS ist nicht für Beratungsprojekte zu führen Verwendung der bewilligten Fördermittel (Einnahmen und Ausgaben) die Teilnehmer der Maßnahme (Name, Adresse usw.) und deren erreichte Ziele (Abschluss, Vermittlung) Verwendungsnach-weis TRS ESF-Bericht Stand 27.08.2007

17. Berichterstattung Bericht 01.01.06-31.03.06 Einnahmen Ausgaben Jahres-bericht 2006 Bericht01.04.06-30.06.06 Endbericht 01.01.2006-31.12.2007 Kumulativer Verwendungs-nachweis (Einnahmen und Ausgaben) Bericht01.07.06-30.09.06 Bericht01.10.06-31.12.06 Bericht 01.01.07-31.03.07 Kumulative Teilnehmer-stammdaten Jahres-bericht 2007 Bericht01.04.07-30.06.07 Bericht01.07.07-30.09.07 Bericht01.10.07-31.12.07 Stand 27.08.2007

18. Berichterstattung • Mit Bewilligung des Projektes werden alle notwendigen Berichte bereits zur Verfügung gestellt • Die Berichte können nur in ihrer zeitlichen Abfolge bearbeitet werden • Keine parallele Bearbeitung mehrerer Berichte möglich • Jahresberichte fassen automatisch Zwischenberichte eines Jahres zusammen • Endbericht fasst alle Zwischenberichte automatisch zusammen • Die Bearbeitungsphasen werden durch Status gekenn-zeichnet Stand 27.08.2007

19. Berichterstattung Mail Mail Mail Status 00 Bericht wurde noch nicht erstellt Träger bearbeitet Status 01 Bericht wurde vom Träger erstellt Träger bearbeitet Status 02 Bericht an FV zur Prüfung abgesendet FV prüft Status 1 Bericht an ECG weiter-geleitet ECG prüft Status 2 Bericht ohne Beleg-prüfung vollständig Mail Mail Mail Mail Mail Mail Stand 27.08.2007

20. Berichterstattung • Unter <Begleitsystem Projektebene> findet sich die projektbezogene • Berichterstattung Stand 27.08.2007

21. Berichterstattung • Allgemeine Vorstellung und Übungen zu zur Berichterstattung • TRS • Verwendungsnachweis • ESF-Bericht (Zwischen-, Jahres- und Endbericht) Stand 27.08.2007

22. Berichterstattung Berichts-zeitraum z.B. 1.04.05 - 30.06.05 Belegeingabe Stichtagsbericht Einnahme belege Einnahme + Ausgabe-belege Ausgabe Ausgaben- erklärung Land Berlin Status 2 + TRS Zahlungs-datum- filter Lisa Müller Willi Wipfel Unternehmen X TN-Stammblatt und UN-Stammblatt Stand 27.08.2007

23. Berichterstattung Ausgaben Maßnahmekosten Einkommen TN 10.000 € 25.000 € Gesamtkosten 35.000 € Finanzierung Kofinanzierung sonstige Einnahmen Privatmittel ESF-Mittel 27.000 € 7.950 € 0 € 50 € (Zinsen) Bundes-agentur f. Arbeit andere Bundes-progr. Zuschüsse des Landes sonstige Zuschüsse = Untersetzung der getätigten Ausgaben nach Finanzierungsquellen 25.000 € 0 € 2.000 € 0 € gesamt = 35.000 € gesamt = 27.050 € gesamt = 50 € Stand 27.08.2007

24. Berichterstattung Stand 27.08.2007

25. Berichterstattung mittlere Spalte = „soll“- Finan-zierung lt. Abrechnung rechte Spalte = tatsächl. Einnahmen (davon tatsächlich erhalten) Kassen-bestand bzw. Anspruch auf Förder-mittel linke Spalte = Soll-Finanzie-rung lt. Bewilli-gung +/- Stand 27.08.2007

26. Berichterstattung Korrekturen • eine Korrektur der Einnahmen und Ausgaben erfolgt grundsätzlich im aktuellen Zwischenbericht durch Saldobildung (sogn. „Korrekturbuchung“) • Für eine Korrektur der Abrechnung muss prinzipiell immer ein neuer zusätzlicher Datensatz im VWN erzeugt werden. Die „fehlerhafte“ Position verbleibt unverändert im VWN! • ein Korrekturdatensatz muss immer erläutert werden und ggf. den Zusammenhang zur korrigierten Abrechnungsposition im VWN darstellen Stand 27.08.2007

27. Bericht - Übung • Demonstration und Übung Stand 27.08.2007

28. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Stand 27.08.2007