第十三章 發展專案溝通管理計畫

1. 第十三章發展專案溝通管理計畫 1

2. 專案溝通管理綜述 2

3. 專案溝通管理的作用 (1)建立專案管理活動的共通語言 (2)建立專案決策和規劃的基礎 (3)降低專案實施過程的模糊性 (4)提供專案組織和控制的依據和手段 (5)實現有效的專案管理過程 3

4. 專案溝通管理的作用 (6)滿足專案團隊成員對資訊的需要 (7)建立和改善人際關係 (8)專案經理成功領導的重要手段 (9)構建良好的專案協同工作關係 －高效 －激勵 －創新 －變更 4

5. 專案溝通管理過程的綜觀 5

6. 專案溝通管理過程的綜觀 6 專案溝通管理過程綜觀

7. 專案溝通管理過程的綜觀 (1)辨識利害關係人(identify stakeholders) (2)規劃溝通 (plan communication) (3)發佈資訊(distribute information ) (4)管理利害關係人的期望 (manage stakeholders expection) (5)報告績效 (report performance) 7

8. 規劃專案溝通Plan Project Communication 8

9. 專案溝通規劃過程 9 規劃溝通過程的輸入、工具與技術、輸出

10. 專案溝通規劃過程 10 溝通規劃過程的資料流圖

11. 規劃溝通的輸入 (1)利害關係人資訊 (2)企業環境因素(enterprise environment factors) (3)組織過程資產(organizational process assets) (4)專案章程(project charter) (5)專案範疇說明(project scope statement) (6)專案管理計畫(project management plan) 11

12. 規劃溝通的工具和技術 (1)溝通需求分析(communications requirements analysis) 收集資訊和加工處理 －資訊的收集 －資訊的加工處理 確定專案溝通的需求 －專案組織管理方面的資訊需求 －專案內部管理方面的資訊需求 －專案技術方面的資訊需求 －專案實施方面的資訊需求 －專案與公眾關係的資訊需求 12

13. 規劃溝通的工具和技術 (2)溝通技術(Communications technology) (3)溝通模式(communication models) 13 人與人之間溝通過程示意圖

14. 規劃溝通的工具和技術 (3)溝通模式(communication models) －確定想法(identify idea) －編碼(encoding) －選擇溝通管道(communication channel) －傳送資訊(transformation) －接收資訊(acceptance) －解碼(decoding) －理解(understanding) －回饋(feedback) 14

15. 規劃溝通的工具和技術 (4)溝通方法(communications methods) 交互式溝通(interactive communication) 推式溝通(push communication) 拉式溝通(pull communication) 15

16. 規劃溝通的工具和技術 (1)正式溝通管道 －鏈式溝通管道 －Y式溝通管道 －輪式溝通管道 －環式溝通管道 －全通道式溝通管道 16

17. 規劃溝通的工具和技術 17 五種溝通管道

18. 規劃溝通的工具和技術 五種溝通管道的比較 18

19. 規劃溝通的工具和技術 (2)非正式溝通管道 －單線式 －流言式 －偶然式 －集束式 19

20. 規劃溝通的工具和技術 小道消息傳播管道的四種結構方式 20

21. 規劃溝通的輸出 (1)溝通目的(purpose) (2)利害關係人的溝通需求 (3)溝通項目(communications item) (4)溝通頻率(frequency) (5)格式/媒介(start/end dates) (6)問題升級過程 21

22. 規劃溝通的輸出 (7)使用於溝通的資訊 (8)隨專案的執行對溝通管理計畫更新與細化的方法 (9)通用術語詞彙表 (10)責任(responsibility) (11)開始/結束日期(start/end dates) 22

23. 規劃溝通的輸出 23 溝通計畫的內容

24. 規劃溝通的輸出 24 溝通需求列表(舉例)

25. 規劃溝通與衝突的解決 (1)規劃並管理團隊溝通 (2)回饋 (3)衝突解決方法 －強制 －緩和 －妥協 －撤退 －解決問題(面對問題) 25

26. Q & A 26