Prosjekt samordnet kommunikasjon

1. Prosjekt samordnet kommunikasjon

2. Litt om meg Kay Morten Myrbekk – kay.m.myrbekk@hint.no • 7 år i Forsvarets IKT tjeneste • 1 år i Atea • 4 år i Sør-Trøndelag fylkeskommune • 2 år i Grilstad AS • HINT siden i oktober 2010 • Var ansvarlig for innføring av OCS i Grilstad AS http://www.microsoft.no/msno/MSNO_CR/web/CompanyDetails.aspx?id=168

4. Effektmål • Tiltrekke oss flere studenter. • Legge til rette for effektive og innovative undervisningsformer uavhengig av fysisk tilhørighet. • Øke tilgjengelighet og forenkle brukergrensesnitt for videokonferanse. • Øke muligheten for samhandling internt og eksternt. • Redusere reiseutgifter med minimum 10 % • Redusere tapt arbeidstid som følge av reiser. • Redusere telefonkostnader for fast og mobil med 10 % • Effektivisere arbeidsgrupper- og samarbeidsprosjekter. • Innsparing på HINT prosjekter i tid og omfang. • Bidra til å oppfylle målsettinger i HiNTs miljøplan ang. redusert CO2-utslipp.

5. HINT - Resultatmål • Innføre personlig videokonferanse for alle ansatte frem mot 2012. • Innføre personlig videokonferanse for alle studenter frem mot 2012. • Innføre IP telefoni for alle ansatte frem mot 2012. • Sammenkoble Tandberg videokonferanse med ny løsning innen mai 2011. • Etablere mulighet for fjernundervisning via Lync innen skolestart 2011 • Erstatte Trio sentralbord med Lync innen mai 2012.

6. Dagens situasjon ansatte Mobiltelefon Fasttelefon Hurtigmeldinger / Precense Talepost Øyeblikkets tyranni Telefonkonferanse E-post Faks Skjermdeling / WEB møter Tandberg Videokonferanse

7. Telefoni Talepost Kontaktsenter Telefon- konferanse Video- konferanse E-post Hurtigmeldinger / Presence Web- konferanse Samhandling Samordnet kommunikasjon!

8. Andre med OCS / Lync

9. Demo Lync

10. Lync med TDC som taleleverandør • TDC Fasttelefoni • Summetone over IP • TDC mobil • Single Number Reach • Mobilnummerblirdittenestenummer. • Det ringer samtidigpåmobilog i Lync • Styrtnummervisning • Visermobilnummernår man ringer utfraLync • Mobilstatus • Følgende status blirsendtfra TDC mobiltilLync • Opptatt / ledig • Av / på • Utenfordekning • Utenlands • Viderekoblet

11. Prisbilde med mobil og fasttelefon fra samme leverandør.

12. Hvorfor mobilintegrasjon for ansatte • Fullintegrert løsning med kun et nummer (mobilnummer) • Tilgjengelighetsstatus (precense) blir riktig. • Vil trolig ikke koste mye mer enn dagens ordning. • Store kostnader i dag på. • Med flytt fra fasttelefon til mobil. • Samtaler fra fasttelefon til ansatt privat mobil. • Subsidiering av private abonnement • Forenkler kommunikasjon • Alltid gratis å ringe internt også med mobil. • Når datalinjer går ned (på jobb, hjemme eller reise) fungerer fortsatt telefoni mot ditt ene nummer via mobil!!

13. Presence, den nye summetonen Tale Videokonferanse Outlook-kalender Aktivitet på PC

14. Student • HINT studenter får gratis tilgang til Lync og andre Office verktøy via Microsoft LIVE@EDU online tjeneste. • Studentene kan med Lync samhandle med studenter og ansatte.

15. HINT - Prosessmål studenter • Flere og mer fornøyde studenter • HINT vil komme i front innen samhandlingsteknologi i høyskole sektor. • Studenter spesielt innen nettbaserte studier vil få et tettere samarbeid. • Det legges til rette for mer fleksible løsninger uten fysisk tilstedeværelse for tradisjonell- og fjernundervisning. • Studenter vil kunne få en tettere dialog med pedagogisk og administrativt personell. • Brukerterskel på Lync er lav da verktøy ligner Microsoft MSN som de fleste studenter kjenner til.

16. Eksempel på muligheter for undervisning med Lync! Professor i UIO med Lync gjesteklient deltar i undervisning. Opptak av undervisning publisert på internett. HIST til Tandberg videokonferanse. Lærer i klasserom hos HINT Namsos med Lync klient på egen pc og eBeam smartpenn. Studenter, ansatte eller andre med Lync full, Lync gjest eller MSN klient deltar i sanntid. Studenter fysisk tilstede i klasserom.

17. Eksempel - Kollokviegruppe Student bosatt i Hamar Student bosatt i Steinkjer Studentene har noen spørsmål angående prosjekt dokument. Lærer har grønn status i Lync og etter å ha spurt om han har tid via chatlegger de han til konferansen. Samarbeider om å skrive prosjektoppgave. Lærer gir de noen gode råd etter å ha sett på dokument sammen med dem. Kobler deretter ned mens studentene fortsetter samarbeid. Student bosatt i Stjørdal. Lærer på Levanger.

18. HINT - Prosessmål ansatte • Mer effektive og fornøyde ansatte • Bruker mindre tid på reiser. • Bruker mindre tid på å få tak i medarbeidere/studenter. • Enklere å samarbeide med ansatte uavhengig av lokasjon. • Fleksible løsninger som kan gjøre det enklere å kombinere arbeid og fritid. • Tilrettelegger for et innovativt arbeidsmiljø • Tiltrekke og beholde ansatte • Tettere samarbeid på tvers av Campus i HINT • Tettere samarbeid mellom HINT og eksterne samarbeidspartnere.

19. Eksempel - Lærer Lærer på hjemmekontor gjennomfører praksisveildning / undervisning mot en eller flere studenter.

20. Eksempel – HINT ledermøte 2011? HINT ledergruppe Opptak av møte publisert på intranett. Rektor ved Copenhagen business school (CBS) Presenterer deres erfaringer med nytt LMS HIST Ledergruppe

21. Servicetelefoner Innringer sentralbord Sentralbord Søkertelefon I telefonen Svarer ikke Ansatt på hjemmekontor Ansatt Namsos

22. Servicetelefoner Innringer Søketelefon Sentralbord Søkertelefon I møte Ikke tilstede Ansatt Namsos Ansatt på hjemmekontor

23. Serviceweb Fra søketelefon web Chat på www.hint.no Sentralbord Søkertelefon Ansatt på hjemmekontor Ansatt Namsos

24. Eksempel - Jobb i utlandet Du jobber fra hotel i USA via trådløst nett pålogget Lync. Du velger å ta telefonen på pc og samtale blir kostnadsfri. Hun betaler lokaltakst. Ansatt på NTNU ringer deg fra Norge til din mobil.

25. Eksempel - Familie Ringer til mor i Norge på lokaltakst. På hotel i USA via trådløst nett pålogget Lync. Videosamtale med barna via MSN. Videosamtale med familie via Xbox.

26. Tilbakemelding fra ansatte i Grilstad hvor de har en fullintegrert løsning. • Grensesnitt er enkelt og intuitivt • Veldig fornøyd med telefonidelen. • Ansatte melder om en betraktelig reduksjon i reisevirksomhet. • Gjør hverdagen i samspillet mellom hjem og jobb enklere. • Beslutninger blir tatt raskere og kvaliteten blir bedre. • Ansatte mener de er blitt mer effektiv. • Avdelinger spredd over flere lokasjoner melder om mye bedre og tettere samarbeid.

27. Kan vi gjøre feil i utrulling ?

28. Trønder-avisa 11.09.10 (OCS installasjon) Som eksempel uten at jeg kjenner til hva som har skjedd hos dem.

29. Hva skjer i mange prosjekter der bruken ikke blir som forventet. Mobiltelefon Roundtable Lync Fasttelefon Hurtigmeldinger / Precense Talepost Øyeblikkets tyranni Telefonkonferanse Webcam PC-headset E-post Faks Skjermdeling / Webmøter Tandberg Videokonferanse

30. Riktig utrulling ansatte Mobiltelefon Roundtable Lync Kontoret er der du er. Tandberg

31. Riktig utrulling studenter Opptak av undervisning Lync Skolen er der du er. Tandberg

32. Sukesskriterier • Forankring i toppledelse • Ledelse må kjenne til strategiske gevinster HINT kan oppnå med samordnet kommunikasjon. • Bruk selv systemet aktivt ved samhandling internt og eksternt. • Misjoner deres egne erfaringer i organisasjon. • Krev at ansatte alltid vurderer å benytte video/telefon konferanse, før reise gjennomføres. • Sett av tid og ressurser til opplæring av ansatte og studenter. • Utnytte komponenter i løsningen og fase ut «gammel» teknologi. • Blir da ikke et nytt kjekt og ha program men det naturlige valg til alle former for kommunikasjon. • Kjøp kvalitet på headset, webcamog annet utstyr. • Integrer fasttelefoni. • Integrer også mobiltelefoni.

33. Takk for meg Ut fra egne erfaringer med utrulling av forgjenger (OCS) I Grilstad og hva som er nytt I Lync er jeg enig med Bill. Bill Gates om Lync: ” Most important thing for office workers since the PC”