1 / 17

Ладыгина Светлана Юрьевна, начальник отдела архивных документов Государственной Думы

Об опыте создания и использования электронного научно-справочного аппарата ведомственного архива. Ладыгина Светлана Юрьевна, начальник отдела архивных документов Государственной Думы Управления документационного и информационного обеспечения

maida
Download Presentation

Ладыгина Светлана Юрьевна, начальник отдела архивных документов Государственной Думы

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Об опыте создания и использования электронного научно-справочного аппарата ведомственного архива Ладыгина Светлана Юрьевна, начальник отдела архивных документов Государственной Думы Управления документационного и информационного обеспечения Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Матюшенко Андрей Васильевич, руководитель группы «Центра компетенций» ООО «Ксерокс (СНГ)»

  2. Основные задачи отдела архивных документов Государственной Думы Группа комплектования архива Группа проведения экспертизы ценности, хранения и учета документов Группа использования • ведение информационно-поисковой системы на архивные документы • исполнение тематических и социально-правовых запросов • разработка Номенклатуры дел Государственной Думы • прием дел постоянного и временного (с отметкой "ЭПК“) сроков хранения • учет архивных дел • проведение экспертизы документов временного срока хранения с отметкой "ЭПК" • составление сводных описей дел Государственной Думы за созыв и передача на государственное хранение • выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению

  3. Содержание научно-справочного аппарата Номенклатура дел Государственной Думы содержит более 2400 позиций • На 01 декабря 2012 года на архивном хранении • находится 74 500 дел. Сдаточные описи дел постоянного и временного сроков хранения ежегодно поступают документы более 70 структурных подразделений, объем – более 6 тысяч дел в год Сводные описи дел Государственной Думы за созыв 6 описей дел, за IV созыв - 12 848 дел Информационно-справочная картотека на документы по законотворческой работе Государственной Думы (на базе "Общеправовогоклассификатораотраслей законодательства“) около 425 тысяч карточек

  4. Формирование электронного научно-справочного аппарата (2004 - 2011 годы) • Основные задачи разработки Автоматизированной системы электронного архива Государственной Думы (АСЭА ГД) • автоматизация основных направлений работы архива • обеспечение поиска дел и архивных документов • Автоматизированы следующие процессы: • пополнение АСЭА ГД вновь принятыми делами • создание сводных описей дел • создание тематической электронной картотеки • В 2004 году переведены в электронный вид: • сдаточные описи дел (1994-2003 годы) – около 1 500 описей • информационно-справочная картотека (около 150 тысяч карточек)

  5. 2011 год – кардинальная модернизация АСЭАГД Расширение функциональных возможностей системы • Автоматизация взаимосвязанных процессов работы архива и служб делопроизводства структурных подразделений Аппарата Государственной Думы: • создание, согласование и редактирование номенклатур дел структурных подразделений и Номенклатуры дел Государственной Думы • создание, согласование и редактирование внутренних и сдаточных описей дел для подготовки к передаче в ведомственный архив Передача Номенклатуры дел Государственной Думы из АСЭА ГД в Систему автоматизированного делопроизводства и документооборота в Государственной Думе (САДД)

  6. Процессы и функции АСЭА ГД Процессы: Функции: • Формирование номенклатуры дел • Комплектование архива • Подготовка описей дел для передачи на государственное хранение • Ведение и использование электронной картотеки • Систематизированное хранение электронного научно-справочного аппарата к архивному фонду Государственной Думы • Атрибутивный и полнотекстовый поиск данных • Формирование печатных форм

  7. Формирование номенклатуры дел

  8. Формирование номенклатуры дел

  9. Комплектование архива

  10. Комплектование архива

  11. Подготовка описей дел для передачи на государственное хранение

  12. Подготовка описей дел для передачи на государственное хранение

  13. Ведение и использование тематической картотеки 13

  14. Ведение и использование тематической картотеки 14

  15. Особенности реализации • Формирование единого информационного пространства для совместной работы сотрудников отдела архивных документов и служб делопроизводства Аппарата Государственной Думы • Автоматизация ключевых процессов ведомственного архива • Обеспечение преемственности накопленных электронных информационных ресурсов Архива Государственной Думы • Интеграция Автоматизированной системы электронного архива Государственной Думы и Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)

  16. Перспективы развития АСЭА ГД • Формирование ЭИР на основе наиболее востребованных документов архивного фонда Государственной Думы • Обеспечение надежного хранения и бесперебойного функционирования АСЭА ГД • Обеспечение хранения и использования вновь поступающих электронных архивных документов, в том числе подписанных ЭЦП

  17. Автоматизированная система электронного архива Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

More Related