公文製作－公文的意義

1. 公文製作－公文的意義 公文程式條例第1條： 稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本 條例之規定辦理。

2. 公文製作－公文類別 公文程式條例第2條：令、呈咨、函、 　　公告、其他公文。 其他公文如書函、開會通知、公務電 話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋 函或便箋、證書或執照等。

3. 公文製作－公文結構 主旨：全文精要，說明目的與期望；力求具 扼要。 說明：敘述事實來源經過或理由，勿重複期 望語。 辦法：提出具體要求或處理意見，視內容改 稱「建議」、「請求」、「擬辦」或 「核示事項」。

4. 公文製作－簽稿之性質 簽：幕僚處理公務表達意見，以供上級了解案 情，並作抉擇之依據，機關內部單位簽辦 案件依分層授權規定核決，簽末不必敘明 敬陳某某長官。 稿：為公文之草本，係程序核判後發出。 一、主動行文─創稿，承辦人據公務需要主 動擬稿。 二、被動行文─轉文、復文。

5. 公文製作－簽稿之性質

6. 公文製作－簽之撰擬 擬辦方式： 先簽後稿：政策或重大案件、法律案，須先簽請核定 案件。簽應按「主旨」、「說明」、「擬 辦」3段式辦理。 簽稿併陳：需限時辦發不及先行請示之案件。需視情 形使用簽，如案情簡單，可使用便條紙， 不分段以條列式簽擬。 以稿代簽：案情簡單，照例承轉案件。直接辦稿。 存參或案情簡單者，得於原件空白處簽擬。

7. 公文製作－簽之撰擬 擬辦要領： (一)主旨：扼要敘述，概括簽之整體目的與擬辦，不 分項，1段完成。 (二)說明：對案情之來源、經過、與有關法規或前案 以及處理方法之分析等，作簡要之敘述， 並視需要分項條列。 (三)擬辦：為簽之重點，應針對案情提出具體處理意 見，或解決問題之方案，意見較多時分項 條列。

8. 公文書橫式書寫數字使用原則 為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂定本原則。 數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。 數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。  數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制訂、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。

9. 數字用法舉例一覽表

10. 數字用法舉例一覽表

11. 數字用法舉例一覽表

12. 數字用法舉例一覽表

13. 筆硯web公文製作系統實際操作－承辦人流程圖

14. 製作第一份公文 用電腦繕打公文的操作程序如下： 開啟新檔→輸入速別、密等、發文字號(→設定附件)→編輯本文區→編輯正副本→編輯署名、會稿單位及分層負責→存檔→列印→送陳核

15. 開啟新檔 步驟1： 點選開啟新檔下的開啟範本，出現範本檔選取盒。範本檔可分目錄，不同類別的樣式可置入不同的範本檔目錄中。點選「93公文橫書範本」即可看到橫書公文範本檔。

17. 筆硯公文製作－「93函」 步驟2：將游標移至欲選取的範本檔： 快速點兩下或點選[確定]鍵，此樣式檔即載入至螢幕上。 其發文機關、聯絡方式、地址因已與使用者資料庫連結，故可帶出資訊。 您可以開始編輯一份函稿內容了!

19. 筆硯公文製作－「93函」 步驟3 下拉式欄位 輸入密等及解密條件或保存期限內容：系統預設會自動帶「普通」，若要修改設定值，將滑鼠游標指向「密等」右方的↓，按滑鼠左鍵出現對應下拉式選單內容，選取完畢後按[確定]，回至編輯畫面，內容會載入至欄位，「解密條件或保密期限」操作方式如「密等」 ※注意：「密等」若為「密」以上等級時，必須要輸入「解密條件或保密期限」，否則系統會提出警訊息。(機密文件請親送並定期檢討密等) 輸入速別內容：「速別」操作方式如上述「密等」方式。

21. 筆硯公文製作－「93函」 步驟4 輸入發文字號： 滑鼠移至「發文字號」處，按滑鼠左鍵出現對應的選單內容。分別輸入字(註：發文字部分若是先有在「使用者註冊網頁」輸入內容，此時即可用點選方式輸入)、文號及支號，若無支號可不輸入，系統會自動帶出該年年度。輸入完畢，點選[確定]。 注意：若文號不足7碼時(如123)，只需輸入123即可。當文號不足7碼，系統會出現訊息，告知系統將自動補0，使文號塞滿為7碼。呈現出的文號為〝東老秘字第0960000123號〞。 繕打函稿時如不知發文字號，建議仍先輸入“字” 、“稿署名” 、“署名” 。

23. 筆硯公文製作－「93函」 步驟5 設定附件 欄位定義：儘量不要寫“如文” 附件：有關附件的文字敘述。 附件檔名：可攜帶附件電子檔，如Word、Excel等檔案。此功能就類似Outlook的「設定附件」一樣。 操作步驟：假設此公文有一附件(測試公文附件.doc)，設 　　　　　　定步驟如下： 　　步驟1：點選附件檔案，再點選[新增一筆]。 　　步驟2：找出欲載入的附件檔→[開啟] 。 　　步驟3：附件即帶入畫面，檔案註記的部分可再行做填寫。 　　步驟4：離開後，回到編輯畫面，附件檔名欄位會出現剛 才設定的附件檔。

24. 筆硯公文製作－「93函」 步驟5 設定附件 還有第二筆附件要繼續新增，重複步驟1.2的動作；若附件設定完畢，就點[確定]離開。 注意：附件檔案總大小不可超過1024KB，否則將不能進行電子交換。若超過1024KB時，系統會提警告訊息。 紙本附件附簽大小以A4為原則。

28. 筆硯公文製作－「93函」 步驟7 設定檔號及保存年限 依據「內政部各老人之家及老人養護中心檔案分類及保存年限區分表」輸入檔號及保存年限，檔號包含年度號.分類號.案次號.卷次號.目次號，案次號.卷次號.目次號可不輸入。 可將常用之檔號利用工具建檔（增刪修改），建檔完成後點選常用分類案號套入檔號。

31. 筆硯公文製作－「93函」 步驟8 設定 擬辦方式 請務必點選此份公文之擬辦方式。 擬辦方式共有下列幾種可點選： 1.先簽後稿 (歸檔順序：稿→簽→來函 ) 2.簽稿並陳 (歸檔順序：簽→稿→來函) 3.以稿帶簽 (歸檔順序：稿→來函 ) 4.創 5.創 先簽後稿 6.創 簽稿並陳 7.創 以稿帶簽

33. 筆硯公文製作－「93函」 步驟9 編輯本文內容 至上一層(Ctrl+←)：將說明的條列式編號調至上一階編號，如「（２）」變成「２、」。 至下一層(Ctrl+→)：將說明的條列式編號調至下一階編號，如「三、」變成「（一）」。 有/無編號(Ctrl+B)：按一次無編號，再按一次有編號。 詞庫：可建立及使用常用字彙。 輔助說明：本文編輯區操作說明。

35. 公文製作－函稿之撰擬 撰擬格式： 依內容繁簡及需要性採： 1段式（主旨） 2段式（主旨、說明） 3段式（主旨、說明、辦法） 分項標號： 應以一、二、三 (一)、(二)、(三) 1、2、3 (1)、(2)、(3)書寫

36. 公文製作－函稿之撰擬 承辦人員於辦「稿」時應分別填列下列各點 文別：「令」、 「函」、 「書函」。 　速別：希望受文機關辦理之速別，填「最速件 」、「速 件」、「普通件」。 　密等及解密條件或保密期限：填「絕對機密」、「極機 密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限 於其後以 括弧註記。 　附件：註記名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。 承辦人員辦稿時，應於稿面適當位置列明「擬辦方式」、 「收文日期」及「收文字號」。

37. 公文製作－函稿之撰擬 承辦人員於辦「稿」時應分別填列下列各點 「正本」、「副本」：逐一書明全銜，或以明確之總 稱概括表示；其地址非眾所週知者，請註明機 關內部得以加發「抄件」方式處理。 承辦單位：於稿面適當位置註明承辦單位名稱。 承辦人員：由承辦人員於稿面適當位置簽名或蓋章， 並註明辦稿之年、月、日、時。 分類號及保存年限：參照本家檔案分類保存年限區分 表之規定填列。

38. 公文製作－函稿之撰擬 撰擬要領： 　定有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。 　擬辦復文或轉行之稿件請將來文機關之發文日期及 字號敘入，俾便查考。 　承轉公文如有需要，請摘敘來文要點，無法摘敘時， 可照規定列為附件。 　如要求副本收受者作為時，請在「說明」段內列明。 　文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之 下可僅書「姓」 ，名字則以「 OO 」表示。

39. 公文製作－注意事項 另頁核章：承辦人員於辦簽、函稿內文結束需另頁 核章，應於該頁加註該案「案由摘要」。 公文如有附件隨陳，應檢齊隨文稿或簽再陳核；附 件有2種以上者，請分別標以附件1、附件2， （可將重要處斜摺，露出上端或加籤條，以利 查閱）。 文稿1頁以上者請裝訂妥當，並於騎縫處蓋騎縫章 或職名章，同時於每頁頁尾中間加註總頁碼及 頁碼。

40. 公文製作－注意事項 核稿時如有修改，應注意勿將原來之字句塗抹，僅加 勾勒，從旁添註，如有添註塗改，請於添改處簽章。 回稿清稿應注意事項：文稿增刪修改過多者，應送還 承辦人員清稿。清稿後應將原稿附於清稿之後，再 陳核判。其已會合會簽者不必再會核簽。 上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件認為不當者應就 原稿批示或更改不宜輕易發回重擬。 文書於處理過程中，凡經辦、核稿人員均應簽名或蓋 章，並註明經辦之年、月、日、時、分。

41. 筆硯公文製作－「93函」 步驟10 編輯編輯正副本內容 在對話盒上方點選「正本」。 在下方「輸入區」鍵入單位名稱，第一個字輸入時系統即開始尋找通訊錄中的可能對應以供選擇。可按↑鍵至正確的單位名稱上後再按[Enter] 鍵或[新增] ，或用滑鼠點選正確的單位名稱快速按二下。 發文:確定其發文方式，共有3種方式可供選擇 1.電子交換 2.指定郵件（務必填寫郵遞區號及地址!!） 3.紙本遞送

43. 筆硯公文製作－「93函」 步驟10 編輯編輯正副本內容 副本編輯方式同正本 注意：副本有「附註說明」，在副本單位欄可按灰色，出現如下對話盒，點選含附件後即帶入含附件說明，再點選確定即可。有附註說明含附件的副本單位，箭頭顏色會變成藍色，且這樣副本受文者也才會收到附件電子檔。 若已設定含附件後，又要取消附件設定時，點選即可清掉含附件字串。 副本一般無須作為（亦無附件），如需作為請於內文說明項說明。

45. 筆硯公文製作－「93函」 步驟11 編輯會辦單位及決行層級 直接在「會辦單位」欄位內鍵入單位名，如秘書室、政風室等，或是利用「常用單位」設定的詞庫點選帶入。（第1次設定或增刪修改資料請使用「工具」，之後可用「常用單位」帶入）

48. 筆硯公文製作－「93函」 步驟11 編輯會辦單位及決行層級 將滑鼠游標指向「決行層級」欄位，按滑鼠左鍵出現對話盒。分別可以看到「分層負責」及「決行層級」兩個欄位。「分層負責」以及「決行層級」可利用下拉選單點選所需的資訊，或是可自行修改內容。

50. 筆硯公文製作－「93函」 步驟12 存檔 點選出現「文件資訊」對話盒，主旨自動帶至「摘要」欄，選擇交換類別及交換密等，輸入[檔案名稱]後按[確定] 。 注意：本家目前可適用之交換方式除第一類電子交換外尚有第三類電子公佈欄及指定郵寄。 1.交換類別選擇第一類，請點選不加密（內建設定）。 2.交換類別若點選第三類（一般）表示要張貼本家電 子公佈區，請填入公告期限天數。 3.若該函稿需指定郵寄，請選擇郵寄類別（普通、限時掛號、普通掛號等）。 如已存檔可用另存覆蓋原檔案資料（檔名不變）。