organiza n zm ny a zvy ov n efektivity magistr tu m sta karvin n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Organizační změny a zvyšování efektivity Magistrátu města Karviné PowerPoint Presentation
Download Presentation
Organizační změny a zvyšování efektivity Magistrátu města Karviné

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 21

Organizační změny a zvyšování efektivity Magistrátu města Karviné - PowerPoint PPT Presentation


  • 105 Views
  • Uploaded on

Organizační změny a zvyšování efektivity Magistrátu města Karviné. PhDr. Roman Nogol, MPA. Přípravná fáze I. 2008 červen – ukončena funkční analýza s popisy procesů, 3 interní zam. (tajemník, zástupce +vedoucí OLZ) +1 externí poradce

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Organizační změny a zvyšování efektivity Magistrátu města Karviné' - maggie-french


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
p pravn f ze i
Přípravná fáze I.
  • 2008 červen – ukončena funkční analýza s popisy procesů, 3 interní zam. (tajemník, zástupce +vedoucí OLZ) +1 externí poradce
    • Pojmenování jednotlivých procesů, aktivit, agend – logické setřídění
    • Přiřazení pracovních úvazků s navrhovanou redukcí
    • Přeskupení a přetřídění náplní činností odborů a oddělení
    • Identifikace duplicit a redundancí
    • Identifikace a kvantifikace úspor – během 3let odhadnuta úspora 40 mil Kč.
  • 2008 září – projednání závěrů ve vedení, rámcový souhlas, odklad realizace na období po kom. volbách 2010
identifikace z kladn ch aktivit z v ry z roku 2008
Identifikace základních aktivit – závěry z roku 2008

Nově seskupené činnosti 7 logických celků:

  • Vnitřní chod úřadu
  • Ekonomika a rozpočet
  • Majetková správa
  • Rozvojové agendy
  • Občansko-správní agendy
  • Technicko-správní agendy
  • Sociální agendy
p pravn f ze ii
Přípravná fáze II.
  • 2010/2011 iniciace změny v novém vedení města
  • 2011 – start projektu ESF 53 – “Zvýšení kvality řízení Magistrátu Města Karviné“
    • Zavedení Projektového řízení metodou BalancedScorecard (realizace leden-srpen 2012)
    • Změna organizační struktury (realizace k 1.1.2012)
    • Delegování odpovědnosti a motivace za efektivitu a snížení mzdových nákladů na vedoucí odborů (2012-2013)
    • V rámci Projektového řízení optimalizace řízení Magistrátu (2012-2013) – činnosti týmů K01-K08
  • 5.4. 2011 – programové prohlášení rady závazek zvýšení efektivity MMK a snížení nákladů na veřejnou správu
  • 2011 květen - dopracování celého formalizovaného konceptu změny v nové podobě, Příprava změny v součinnosti s týmem projektu 53 – K 04 (3 ved. odborů, 3 ved. oddělení, 3 řadoví zam.) a s externím partnerem dlouhodobě spolupracujícím PhDr. Jiřím řebíčkem, fa Activconsult, s.r.o.
definice c l zm ny
Definice cílů změny
  • základní cíl = naplnění vize MMK – Profesionalita, výkonnost a vstřícnost = spokojený klient,
  • zvýšení a zlepšení 4E (Economy - úspornost, Efficiency - výkonnost, Effectiveness – účinnost, Ethics - etika) přenastavením organizace procesů
  • dosažení konkrétních úspor v konkrétním čase jako důsledek naplňování cíle
  • Východiska a podklady:
    • projekt 53
    • Funkční analýza procesů - koncepční návrh z roku 2008
    • průběžné zprávy o rozvoji lidských zdrojů MMK s údaji sledovanými od r. 2003
    • benchmarkingové údaje z účasti na BI 2004
    • benchmarkingové údaje KÚ MSK – správní řízení,
    • kriteriální analýzy BSC, EFQM
usnesen rady m sta karvin 778 ze dne 28 ervna 2011
Usnesení Rady města Karviné č 778 ze dne 28. června 2011
  • Název: „Organizační změny v Magistrátu města Karviné za účelem racionalizace a zvýšení efektivnosti práce“
  • RM s účinností od 1.1.2012:
    • zrušila 10 ze 14 odborů, 17 z 35 oddělení
    • zřídila 4 nové odbory a 8 nových oddělení
    • změnila název 4 již existujících oddělení
      • Poznámka: do doby realizace sociální „reformy“ (tj. do 31.3.3012 byly ponechány 2 sociální odbory – tj. samostatně odbor SPOD
  • Formulace v návaznosti na možné pracovněprávní spory, na převažující charakter nových či stejných činností a podobně, s jasným záměrem zamezit případné námitce účelovosti změny . Příprava ve spolupráci s Mgr. Chrástkovou , fa Aliaves,a.s.
slide7

uložila tajemníkovi MMK:

    • zpracovat nový Organizační řád MMK (prosinec 2011)
    • Vytvořit pracovní skupinu a realizovat všechna potřebná opatření k zajištění fungování MMK v podmínkách nové organizační struktury
p pravn f ze iii erven prosinec 2011
Přípravná fáze III. červen – prosinec 2011
  • Vytvoření prac. týmu pro realizaci změny:
    • primátor,
    • 1. náměstek primátora.,
    • tajemník,
    • pověření zaměstnanci pro: legislativu,majetek, logistiku, lidské zdroje, ICT, procesy ( interní auditor)
  • Tajemník MMK vyhlásil a provedl výběrová řízení na pozice dle nové organizační struktury na 12 pozic (s použitím metody Assessment center a s externími spolupracovníky)
    • jmenování nových vedoucích odborů RM (září 2011)
    • jmenování nových vedoucích oddělení tajemníkem MMK (září – prosinec 2011)
  • Proces legislativních změn vnitřních předpisů
  • Návrh logistiky, dislokace a transferů
slide9

ukončení procesu změn pracovněprávních vztahů u všech zaměstnanců (změny druhů práce, prac. smluv, prac. náplní, ukončení prac. poměrů, jmenování vedoucích zaměstnanců aj.)

  • zajištění plynulého přechodu agend do nové struktury, včetně spisové rozluky
  • ukončení převodu kompetencí včetně předávacích protokolů
  • dopracování systému vnitřních předpisů v nové struktuře
  • ukončení změny ICT logistiky – zajištění plné funkčnosti všech agend na ICT platformách v nové struktuře
  • změna kontaktů, označení a další logistika, stěhování
  • průběžné PR změny pro veřejnost
  • organizace vlastního přechodu na novou strukturu, organizace konce roku
nov organiza n struktura k 1 1 2012
Nová organizační struktura k 1.1.2012
  • Tajemník MMK
  • Odbor ekonomický (OE)
    • oddělení poplatků a pohledávek
    • oddělení rozpočtů
    • oddělení účtárny
  • Odbor majetkový (OM)
    • oddělení investiční
    • oddělení majetkoprávní
    • oddělení provozu a údržby majetku
    • oddělení veřejných prací
  • Odbor organizační (OO)
    • oddělení administrativní
    • oddělení informatiky
    • oddělení lidských zdrojů
    • oddělení právní a kontrolní
    • oddělení vnitřních služeb
  • Odbor rozvoje (OR)
    • oddělení marketingu
    • oddělení strategií a plánování
    • oddělení školství a organizací města
  • Odbor sociálně-právní ochrany dětí (OSPOD)
    • oddělení péče o děti
    • oddělení sociální prevence
  • Odbor sociálních věcí (OSV)
    • oddělení pomoci v hmotné nouzi 1
    • oddělení pomoci v hmotné nouzi 2
    • oddělení sociálních služeb
  • Odbor správní (OS)
    • oddělení dopravněsprávní
    • oddělení občanskosprávní
    • oddělení přestupkové
    • oddělení živnostenské
  • Odbor stavební a ekologie (OSE)
    • oddělení ekologie
    • oddělení stavebního úřadu
  • Interní auditor
aktu ln organiza n struktura mmk
Aktuální organizační struktura MMK
  • Tajemník MMK
  • Odbor ekonomický (OE)
    • oddělení poplatků a pohledávek
    • oddělení rozpočtů
    • oddělení účtárny
  • Odbor majetkový (OM)
    • oddělení majetkoprávní
    • oddělení provozu a údržby majetku
    • oddělení veřejných prací
  • Odbor organizační (OO)
    • kancelář primátora
    • oddělení informatiky
    • oddělení lidských zdrojů
    • oddělení právní a kontrolní
    • oddělení vnitřních služeb
  • Odbor rozvoje (OR)
    • oddělení marketingu a školství
    • oddělení strategií a plánování
  • Odbor sociální (Oso)
    • oddělení sociálně-právní ochrany dětí
    • oddělení sociálních věcí
  • Odbor správní (OS)
    • oddělení dopravněsprávní
    • oddělení občanskosprávní
    • oddělení přestupkové
    • oddělení živnostenské
  • Odbor stavební a životního prostředí (OSŽP)
    • oddělení stavebního úřadu
    • oddělení životního prostředí
  • Interní auditor
f ze realizace zm ny
Fáze realizace změny
  • 1. etapa realizace změny – do 31.3.2012 – náběh fungování v nové struktuře (1. pracovní den – pondělí - úřední den 2.1.2012), vylaďování systému, optimalizace procesů, pokračování změny v sociálních odborech, souhrnná analýza výsledků změny – funkčnost přenastavení procesů
  • 2. etapa realizace změny – do 31.12.2012 – optimalizace počtu úvazků v nové struktuře, celkové meziroční snížení o více než 50 pracovních míst z toho převod na ÚP 20 úvazků (bez pracovněprávních sporů!, pouze 1 výpověď, ostatní dohodou)
  • 3. etapa realizace změny - do 31.12. 2013 – dosažení finálních parametrů – ukončení procesu změny, včetně přemístění na nová pracoviště (rekonstrukce objektu pro kontaktní agendy), evaluace a případná korekce změny
principy zm ny
Principy změny
  • snížení počtu manažerských pozic:
    • tajemník
    • 7 vedoucích odborů (ze 14)
    • 21 vedoucích oddělení (z 35)
  • zvýšení počtu řízených zaměstanců 1 manažerem
    • ze 7 na 10
  • zachování lidských zdrojů s výraznými a dlouhodobými investicemi do nich a jejich know-how
  • nová struktura se stejným počtem pracovních míst (tj. nabídka řadových pozic pro VO a Vodd. neúspěšných ve VŘ – 4 VO, 8 Vodd.)
  • akcent na manažerskou roli vedoucích odborů – 2/3 manažer, 1/3 odbornost
  • zjednodušení komunikace s UF – stabilní účast VO na PUF, změna systému porad
  • zjednodušený přenos informací
principy zm ny1
Principy změny
  • centralizace a koncentrace procesů – zejména správa a údržba majetku
  • odstranění duplicit a multiplicit- např. ekonomické činnosti, sekretariáty,
  • organizační diferenciace samostatné a přenesené působnosti
  • zachování vysoké kvality výkonu přenesené působnosti i samostatné působnosti
  • odstranění zbytných administrativních bariér zejména ve vztahu k vnějšímu klientovi, zejména ve správních řízeních
  • vnitřní časové úspory při vyřizování spisů – „koordinovaná stanoviska“ - ve vztahu k vnitřnímu klientovi
  • ekonomické úspory
t mata k p padn m korekc m
Témata k případným korekcím
  • disproporce u oddělení provozu a údržby Odboru majetkového - 25 zaměstnanců
  • disproporce u oddělení vnitřních služeb Odboru organizačního - 24 zaměstnanců
srovn n v sledk zm n ekonomick ukazatele
Srovnání výsledků změn – ekonomické ukazatele
  • Vytvoření vlastního know-howke kvantifikaci nákladů na 1 zaměstnance a hodinu práce pro sledování účinnosti změn
  • Personální obligatorní náklady – spojené s existencí LZ
    • Platy, pojistné, sociální fond, pracovnělékařská péče, náhrady platů v době nemoci, cestovné, ošatné, vzdělávání
  • Provozní fakultativní náklady – spojené s pracovní aktivitou LZ
    • Ochranné pomůcky,knihy, tisk, spotř. materiál, DHM, PHM, poštovné, telekomunikace, SW, konzultační a poradenské služby, dohody
  • Provozní obligatorní náklady – bez vlivu pracovní aktivity LZ
    • Topení , TUV, elektřina, plyn, voda, opravy - IT, budovy, vozidla; služby - servis, úklid, ostraha, IT – tech. podpora, renovace, nájem budov,
slide21

Děkuji za pozornost

PhDr. Roman Nogol, MPA