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ALLDATA Executive Forum. 22. – 23. September 2004. Anforderungen an ein Vertriebsabrechnungssystem. Dr. Horst Walther SiG Software Integration GmbH. AGENDA. Treiber in Versicherungen. Situation. Vergütung von Vertriebsmitarbeitern. Kernsystem und Um-Systeme.

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Presentation Transcript
Alldata executive forum

ALLDATAExecutive Forum

22. – 23. September 2004


Anforderungen an ein vertriebsabrechnungssystem

Anforderungen an ein Vertriebsabrechnungssystem

Dr. Horst WaltherSiG Software Integration GmbH


Agenda
AGENDA

Treiber in Versicherungen

Situation

Vergütung von Vertriebsmitarbeitern

Kernsystem und Um-Systeme

Kernsystem & Informationsbedarf

Anforderungen - technisch

Stand und Ausblick

Anhang

Referent: Horst Walther


Treiber in versicherungen
Treiber in Versicherungen

  • Herausforderungen gemäß Umfrage im Topmanagement ...

  • Oft behindern unflexible Vergütungssysteme den Wandel

Referent: Horst Walther


Situation
Situation

Provisionsberechnung ist oft eine Herausforderung für Versicherer ...

  • Existierende Abrechnungssysteme sind schwerfällig und schwer zu modifizieren.

  • Provisionsstrukturen sind schwer an die sich ändernden Realitäten anzupassen.

  • Lokale oder regionale Änderungen lassen sich nicht abbilden.

  • Kein Support fürProvisionsstrukturen für unterschiedliche Vertriebsgruppen

    • z.B. Strukturen, Makler und unabhängige Vermittler.

  • Sie bieten nicht jede Art von Ausgleich (Entlohnung bis Provision), Courtage, Gewinnanteile, Bonusregelungen und Stornos über ein System.

  • Sie bieten nicht die Flexibilität, die die heutigen Märkten fordern.

  • Sie können nicht als Modul oder auch "stand-alone„ betrieben werden.

  • Sie können nicht schnell genug an neue Vertriebskanäle, neue Produkte, kürzere Produktlebenszyklen etc. angepasst werden.

  • Existierenden Provisionssystemen fehlt es oft an Flexibilität

Referent: Horst Walther


Verg tung von vertriebsmitarbeitern
Vergütung von Vertriebsmitarbeitern

Grundgröße Messgröße Vergütungsart

  • Anwesenheit  Arbeitszeit  Festgehalt

  • Verhalten  Leistung, Qualität  variable Komponente

  • Erfolg  Umsatz, Ertrag  Provision

Intrinsisch

Extrinsisch

Wert der eigenen Leistung

Einkommen

Sicherheit desArbeitsplatzes

Aufstieg

Persönliche

Weiterentwicklung

Anerkennung

Motivation

Referent: Horst Walther


Kernsystem und um systeme
Kernsystem und Um-Systeme

Vermittler

Kunden

Statistik

  • Integrierbare Komponenten benötigen Schnittstellen.

  • Stand-alone-Systeme liefern die Um-Systeme häufig mit.

Textverarbeitung

Inkasso

Buchhaltung

Provision

Produktpartner

Produkt

Exkasso

Vertriebs-information

Antrag

Vertriebssteuerung

Referent: Horst Walther


Kernsystem informationsbedarf

Auslöser

Provisions-errechnung

&

Provisions-verrechnung

Bezugsgrößen

Verteilung

Steuerung

Kernsystem & Informationsbedarf

  • Welche Auslöser führen zur welcher Provisionsberechnung?

  • Welche Bezugsgrössen dienen als Berechnungsgrundlage?

  • Welche Provisions-steuerungsinformationen (Bestimmungsvorschriften) werden angewandt?

  • Wie wird die Provision verteilt?

  • Beliebig flexible Provisionsrechnungen mit 4 Typen von Informationen

Referent: Horst Walther


Provisionsabrechnung

Berechnung von Produkten/Tarifen, bis zur Ebene des einzelnen Risikos nach Berechnungsarten, wie z.B. Einheiten / Punkte / Lose, Provisionen in Prozent, Promille und in fixen Beträgen, Wertsummen, Deckungsbeiträgen, Haftungszeiten.

Festlegung der Wertigkeit der Provisions-stufen pro Provisionsart pro Produkt.

Bedingte Auswahl der Provisionsstufen .

Automatische Berechnung der Sollstellung gegenüber Vertrieb bei Antragserfassung.

Manuelle Kontierung, z.B. Splittingpro-visionen oder verändern der Beteiligten-struktur anhand von Kontierungszetteln.

Verteilung auf Struktur und Abbildung der Provisionsansprüche auf Mitarbeiterkonten bei der Buchung des Antrages im Dialog.

Antragsbezogener Zahlungsplan zur Abbildung von regelmäßigen gleichen Beitragseingängen.

Manuelle Buchung von Vorschüssen, Zuschüssen und sonstigen Zahlungen.

transparente und aussagefähige Provisionsnoten, die an die Belange der Kunden angepasst werden können.

Nachdruck von Provisionsabrechnungen.

Auszahlungen per Scheck, via Datenträger im DTAUS-Format.

Listen und Journale für Steuerberater und zur Weitergabe an die Finanzbuchhaltung mit Mehrwertsteuerausweis.

Abrechnungsdeckblatt und Buchauszug.

Import von Provisionsdaten der Produktpartner.

Individuelle Abrechnungstexte.

Provisionsabrechnung

Referent: Horst Walther


Vermittlerverwaltung

Verwaltung von ...

freien und fest angestellten Mitarbeitern, Maklern, Franchisenehmern, Vertriebspartnern, Drittvertrieben und Tippgebern

mit ...

Adressarten, Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen und Ansprechpartnern.

Zuordnung von .

Fremdnummern, Lebensläufen, Sonderaufgaben, mit dem Vermittler abgeschlossene Verträge und Tätigkeitsunterbrechungen optional möglich.

Einordnung des Vermittlers in die Provisionshierarchie durch Kettung eines Vorgesetzten, Zuordnung eines Titels und Provisionsstufe.

Module zum Umhängen von Strukturen.

Büro, Gebiet und Region, um parallel zur provisonstechnischen Verknüpfung, die Organisationsstruktur abbilden zu können.

Verwaltung von Auszahlungssperren, Rückstellungen und Qualitätsrücklagen (Stornoreserve, Sicherheitsrücklage, allgemeine Abgabe).

Pflege eingereichter Unterlagen zur Vermittlerüberprüfung (AVAD, Schufa, Führungszeugnis) und weiterer allgemeiner Informationen.

Möglichkeiten zur Eingabe von unstrukturierten Informationen.

Mitarbeiterkonten, aus denen die Provisionszahlungen, Einbehalte, Mehrwertsteuer und Ergebnisse weiterer Berechnungsarten ablesbar sind.

Vermittlerverwaltung

Referent: Horst Walther


Kundenverwaltung
Kundenverwaltung

  • Verwaltung von Kunden und Interessenten mit Adressarten, Telekommunikationsangaben und Bankverbindungen.

  • Zuordnung von Kunden zu Büros, Gebieten und Regionen, um die organi-satorische Zugehörigkeit abzubilden.

  • Fremdverträge mit Wiedervorlagedatum und Bearbeitungsstand, Einkommenssituation mit Angaben zu Ausgaben/Kosten, Einkommensteuer materiellen Zielen und Beziehungen zu anderen Personen.

  • Abfragen auf Kundengruppen und Vertragsdatenbestände.

Referent: Horst Walther


Produktpartnerverwaltung
Produktpartnerverwaltung

  • Verwaltung von Produktpartnern mit denen Vertragsverein-barungen bestehen und Partnern, mit denen eine Kooperation bestand oder angedacht ist.

  • Zuordnung von unterschiedlichen Adressarten, Telekommunikationsangaben und Bankverbindungen.

Referent: Horst Walther


Produkt tarifverwaltung
Produkt / Tarifverwaltung

  • Übersicht über alle gültigen, inaktiven und zukünftig gültigen Produkte der unterschiedlichen Produktpartner.

  • Rechenalgorithmen für ...

    • Berechnungsarten (Einheiten / Punkte / Lose, Wertsumme, Provision, Haftungszeit) und

    • Provisionsarten (Abschluss-, Betreuungs-, Dynamik-, Folge- und ratierliche Provision).

Referent: Horst Walther


Antragsverwaltung
Antragsverwaltung

  • Antragserfassung mit Zugriff auf die Kunden-, Mitarbeiter-, Produktpartner- und Produktdatenbank.

  • Nachbearbeitung von Verträgen ...

    • z.B. in Form der Zuweisung von frei definierbaren Bearbeitungs-zuständen, ...

  • Hinterlegung von Anmerkungen zur Vertragsbearbeitung.

Referent: Horst Walther


Vertriebssteuerung
Vertriebssteuerung

  • Unterstützung von Wettbewerben.

  • Standardstatistiken zum Produkt-, Partner und Spartenvergleich und als Jahresumsatzstatistik pro Vermittler, Auswertung des Eigen- und Fremd-geschäftes pro Kalenderjahr.

  • Ermittlung von Stornoquoten.

  • Rangliste zur Ermittlung der Top-Performer.

  • Liste vermitteltes Geschäft von – bis

  • Besuchsaufträge

  • Auswertung des Datenbestandes bis auf Feldebene über alle Datenbankdateien mit Standard-Abfragetools.

Referent: Horst Walther


Anforderungen technisch
Anforderungen - technisch

  • Regelsysteme

    • Provisionsregeln nicht mehr hart kodiert

    • Trend zu kommerziellen Systemen

  • Datenmodel, wo liegen die Provisionsregeln?

    • Beim Produkt

    • Beim Vermittlervertrag

    • Sogar beim Versicherungsvertrag

  • Kommunikation per XML

    • Mit vorgelagerten Systemen

    • Mit nachgelagerten Systemen

  • 2-dimensionales Historienkonzept

  • Statuskonzept

  • Externe Authentisierung / Autorisierung

  • Provisionssysteme werden sinnvoll als Web-Service formuliert

Referent: Horst Walther


Stand und ausblick
Stand und Ausblick

  • Bis 1994 Versicherungssumme als Bezugsgröße

    • Problem: Risiko- / Kapital-LV, RV

  • Seit 10 Jahren dominieren Beitragsgrößen

  • Gesucht: Orientierung am Ertrag

    • z.B.: am ‚embedded value‘ (Ertragsbarwert = Summe aus den auf den Vertragsbeginn mit ihren Eintrittswahrscheinlichkeiten gewichteten diskontierten Cashflows ( Prämien und Kapital-erträge abzüglich der Versicherungsleistungen und der direkten Kosten)

    • Ertragsfaktoren, echter Ertragswert erst zum Ende der Laufzeit bekannt.

  • Langfristig werden sich ertragsorientierte Vergütungssysteme durchsetzen.

Referent: Horst Walther


Alldata executive forum
Aber ...

„Viele Dinge, die man zählen kann, zählen nicht.

Viele Dinge, die man nicht zählen kann, zählen wirklich.“

(A. Einstein)

Referent: Horst Walther


A chtung a nhang
Achtung Anhang

Auf den nachfolgenden Folien finden Sie vertiefende Informationen.

Referent: Horst Walther


Anforderungen detailliert
Anforderungen - detailliert

  • Produkte

  • Bemessungsgrundlagen

  • Provisionsarten & Provisionszahlung

  • Produktbezogene & vermittlerbezogene Prozesse

  • Auskunft

  • Sonstige fachliche Anforderungen

  • Weitere Anforderungen I

  • Weitere Anforderungen II

Referent: Horst Walther


Produkte
Produkte

  • Standard Lebensversicherungs-Produkte

    • Kapital, Rente, Risiko, FRV, Riester, Zusatzversicherungen

    • Gruppen-, Kollektivverträge, Restschuld inklusive AL, Pflegerente, Dread Disease, eigenständige BU, Lebenszyklus begleitende LV (Spektrentarife).

  • Fremdgeschäft Leben

    • komplettes Produkt, einzelne Tarifbausteine

  • Unfall-Produkte

    • auch UV mit Prämienrückgewähr

  • Geschäft anderer Sparten (Sach, Kranken) - auch einzelne Bausteine

  • Eigenes und Fremdgeschäft sonstiger Finanzdienstleistungen

    • Bausparen, Fondsanlage) verarbeitet? (oder auch eigene LV-Baufinanzierung

Referent: Horst Walther


Bemessungsgrundlagen
Bemessungsgrundlagen

  • Bemessungsgrundlagen für die Provision selbst definieren / ändern

  • Standard-Bemessungsgrundlagen vordefiniert

  • Bemessungsgrundlagen aus Produkt:

    • Beiträge, Summen, Beitragssummen, Produktgruppe, -kombination, Punktesysteme, Tarif, Dauer, Endalter?

  • Bemessungsgrundlagen aus Vorgangsart:

    • Neugeschäft, Wiederinkraftsetzung, Erhöhung, Tarifeinschluss, Kündigungsrücknahme, Vertragsumstellung, Anbündelung, Produktkombinationen?

  • Entsprechend auch die gegenteiligen Vorgänge Storno, Reduzierung zur Bemessung der Rückbelastung

  • Bemessungsgrundlagen aus Vertriebsdaten:

    • Bestand, Bestandszuwachs, Umsatz, Stornoquote, Hierarchie­stufe, Schadenquote, Neukundenquote, aktionsbezogene Parameter (Wettbewerb). Individuelle (abhängig vom Vermittler) und generelle (abhängig vom Produkt) Provisionssätze.

  • Bemessungsgrundlagen aus Kundendaten:

    • Alter, Geschlecht, „Passiv-Kunde“, ...

Referent: Horst Walther


Provisionsarten provisionszahlung

Abschluss, Folgeprovision, Inkassoprovision

Bürokosten / Verwaltungszuschüsse / Provisionsgarantie

Basis, Leistungs- und Aufbauprovisionen

Umsatzabhängige Provision, auch gestaffelt

Stückprovision, Staffelprovision

Pflegeprovision (Bestandsprovision)?

Superprovisionen aus Wettbewerben?

Bonus für Kombi- und Koppelprodukte, auch Spartenübergreifend und mit unterschied-lichen Produktgebern (auch nicht VU)?

„Kick back“-Provisionen aus dem Fonds-Geschäft.

Einmalzahlung (Einmalprovision oder diskontierte Auszahlung)

Laufende Provision (Folge-, Inkassoprovision)

Ratierliche Auszahlung über n.. Jahre , Ratenzeitraum und Intervall frei wählbar

lfd. Provision an ausgesch. Mitarbeiter, ggfs. diskontiert

Stornoreserve oder sonst. Sicherheitsleistung

Provisionsgarantien

mit Verrechnung verdienter Provision

Fortschreibung unverdienter/offener Provision

Provisionssplitting, organisationsübergreifend

Aufteilung Abschluss und Folgeprovision bei unterschiedlichen Vermittlern und Betreuern

Frei bestimmbar Zahlungszeitpunkt

Antragseingang, Policierung, Einlösung, Zahlung

Manuelle Eingriffe

Provisionssperren, Vorauszahlungen

Provisionsarten & Provisionszahlung

Referent: Horst Walther


Produktbezogene vermittlerbezogene prozesse

Zugang (Neugeschäft, Erhöhung, Wiederinkraftsetzung, Dynamik)

Änderungen (Tarif/Produktwechsel, Ein- und Ausschlüsse, Daueränderung, usw.)

Abgang (Storno, Nichteinlösung, Teilstorno, Herabsetzung)

Änderung innerhalb/außerhalb des Haftungszeitraums erkannt?

Änderungen außerhalb der Haftungszeit dokumentiert?

manuelle Buchungen durchführbar?

erforderlich?

erkennbar/auswertbar?

Zugang: Neueinstellung mit/ohne Bestandsübernahme

Änderung: Bestandsübertragung, Trennung, Zusammenlegung, Korrekturen, Beförderungen / Neueinstufungen.

Abgang: Ausscheiden des Vermittlers mit/ohne Ausgleichsanspruch. Nachhaftung

Auswirkungen (Abgrenzung zwischen „altem“ und „neuem“ Vermittler) auf Haftung, Folgeprovision, Bestandsprovision, Leistungsprovision, ggf. mit Karenzzeit frei definierbar?

mehrere unterschiedliche Vermittler und Betreuer pro Vertrag (Vermittler ggfs. aus verschiedenen Vertriebsorganisationen)

Verteilung über Vermittlerhierarchien (Overhead-Provision, Anzahl Ebenen, Beteiligungsprovisionen aus Unterstellung?)

Produktbezogene & vermittlerbezogene Prozesse

Referent: Horst Walther


Auskunft
Auskunft Dynamik)

  • Darstellung für den Vermittler nachvollziehbar (prozesssicher)

  • Provisionskonten Online (auch durch Vermittler) beauskunftbar

  • Auskünfte entsprechend der Hierarchie oder Berechtigung einschränkbar

  • Informationen zu

    • Prov.Anspruch, fällige Raten, offene und unverdiente Provisionen

    • auf Vertrags-, Vermittler- und Vertriebsorganisations-Ebene

  • Übersichten z.B. nach Sparte, Produkt, Struktur, Kunde

  • Informationen zu Einzelbuchungen (auf Vertragsebene)

  • Informationen über Abrechnungszeiträume pro Vermittler

  • Warnmeldungen bei Umsatzveränderungen

  • Vermittlerbezogene Kennzahlen

  • Informationen zu Produktionsvorgaben und Ziel-Erfüllungsgrad

  • Standard-Reports vordefiniert, weitere Reports selbst definierbar

  • Schlüssel aus Fremdsystemen (Vermittlernummer, Kundennummer) anzeigbar

  • Informationen aus anderen Systemen darstellbar (Statistik, Vermittler, Kunden)

Referent: Horst Walther


Sonstige fachliche anforderungen
Sonstige fachliche Anforderungen Dynamik)

  • Frei definierbare Formeln für die Berechnung von Provisionsarten

  • Mandantenfähigkeit

  • Mehrsprachigkeit

  • Mehrwährungsfähigkeit

  • Revisionssicherheit

  • Mehrere Vertriebsorganisationen pro Mandant

  • Systempflege (Produkte) durch Sachbearbeiter/ Administrator

  • Systempflege (Regeln, Parameter) durch Sachbearbeiter/ Administrator

  • Systempflege dezentral - z. B. über Internet

  • Simulation von Neugeschäft und weiteren Geschäftsvorfällen

  • Vordefinierte und erprobte Migrationszenarien

  • Übernahme neuer Produkt/neue Regeln von Test-Mandant nach Prod.-Mandant

  • Performanz / Kapazität (Anzahl Buchungen, Vermittler, Arbeitsplätze)

Referent: Horst Walther


Weitere anforderungen i
Weitere Anforderungen I Dynamik)

  • Parallele Abbildung verschiedener Vertriebsstrukturen

    • Bank

    • Makler

    • Ausschließlichkeitsorganisation

    • Selbständige Vermittler (84‘er)

    • Strukturvertriebe

  • Besonderheiten bei Strukturen

    • Strukturwechsel

    • Bestandsprovision an ehemaligen Werber

    • Bestandsprovision an ausgeschiedne Vertriebsmitarbeiter

    • Teilweise deutlich mehr ausgeschiedene Mitarbeiter zu verwalten als aktuelle.

  • Selfservice

    • Sicherer Web-Zugang

    • Selbsterklärende Bedienoberfläche

    • Realtime-Verhalten

    • 100% der Funktionalität online.

Referent: Horst Walther


Weitere anforderungen ii
Weitere Anforderungen II Dynamik)

  • Ausweisen des Haftungsvolumens (unverdiente Provision)

  • Kurze Produktionszyklen

    • Leben: neue Rententafeln, reduzierter Rechnungszins

    • Komposit: Kombi-Tarife (nicht additive Provisionskomponenten)

  • Entwicklung der Provisionskomponenten parallel zur Produktentwicklung

  • Geschäftsvorfälle (Zugänge / Abgänge)

    • Storno

    • Rückbelastung

    • Neugeschäft

Referent: Horst Walther