1 / 9

SYSTEMY KANCELARYJNE

SYSTEMY KANCELARYJNE. INSTRUKCJA KANCELARYJNA. Instrukcja kancelaryjna to zbiór wewnętrznych przepisów regulujących:. zasady obiegu pism; czynności sekretariatów w zakresie przyjmowania i wysyłania pism; tryb przesyłania i przydzielania pism do załatwienia;

macon
Download Presentation

SYSTEMY KANCELARYJNE

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. SYSTEMY KANCELARYJNE

  2. INSTRUKCJA KANCELARYJNA Instrukcja kancelaryjna to zbiór wewnętrznych przepisów regulujących: • zasady obiegu pism; • czynności sekretariatów w zakresie przyjmowaniai wysyłania pism; • tryb przesyłania i przydzielania pism do załatwienia; • tryb rejestracji pism i ich znakowania; • formy załatwiania spraw; • uprawnienia do podpisu; • zasady kontroli załatwionych spraw; • zasady przechowywania akt spraw bieżących i zała-twionych.

  3. RODZAJE SYSTEMÓW KANELARYJNYCH a) system dziennikowy b) system bezdziennikowy c) system mieszany

  4. SYSTEM DZIENNIKOWY System dziennikowy występujew dwóch odmianach: 1. system dwudziennikowy 2. system jednodziennikowy

  5. SYSTEM DWUDZIENNIKOWYA JEDNODZIENNIKOWY W systemiedwudziennikowym do rejestracji pism wykorzystuje się dwa dzienniki podawcze (kancelaryjne), przy czym jeden dziennik przeznaczony jest do rejestracji pism wpływających, drugi do rejestracji pism wysyłanych. Systemjednodziennikowy ogranicza się do jednego dziennika podawczego. Pisma wpływające rejestruje się w tym dzienniku z lewej strony, natomiast pisma wysyłane z prawej.

  6. SYSTEM JEDNODZIENNIKOWY Rejestrując pisma w systemiejedno-dziennikowym należy kierować się zasadą, aby po zarejestrowaniu po lewej stronie pisma przychodzącego, po prawej stronie na tej samej wysokości zarejestrować jedynie pismo wychodzące, które jest odpowiedzią w tej samej sprawie. W ten sposób z dziennika podawczego łatwo wywnioskować, czy dana sprawa jest już załatwiona, czy też nie.

  7. DZIENNIK PODAWCZYW SYSTEMIE JEDNODZIENNIKOWYM

  8. ZNAK PISMA W SYSTEMIE KANCELARYJNYM DZIENNIKOWYM • W systemie kancelaryjnym dziennikowym podstawową rolę odgrywa numer kolejny pod którym rejestrowane jest pismo przychodzące lub wychodzące. Numer ten łamany przez rok daje nam znak pisma. Np. l. dz. 77/08 oznacza, że pismo zostało zarejestrowane pod pozycją 77 w dzienniku podawczym w 2008 r. Ten znak pisma rozszerza się o kolejne numery w przypadku, jeżeli pismo rejestrowane jest w innych dziennikach, np. biura lub jego wydziału (np. l.dz. 77/45/30/08).

  9. WADY I ZALETY SYSTEMU DZIENNIKOWEGO WADY: 1. System bardzo pracochłonny i czasochłonny. 2. Hamuje szybki i sprawny obieg dokumentów w biurze. 3. Brak jasnego i spójnego kodu przechowywania dokumentów utrudniającego znalezienie dokumentów. 4. Przekazywanie korespondencji wymaga pokwitowania. ZALETY: 1. System prosty w obsłudze. 2. Umożliwia kontrolę pisma w każdej fazie załatwienia sprawy.

More Related