Galantis Электронные архивы. От библиотек к документарным процессам

1. Galantis Электронные архивы. От библиотек к документарным процессам ЦурканенкоНикита Директор по продажам

2. Содержание • О компании • Предпосылки проекта • Цели и задачи проекта • Элементы решения • Результаты проекта • Проект «Электронный архив» в страховой компании «Цюрих» • Перспективы развития

3. О компании Компания «Галантис» – это команда профессионалов, обладающей уникальнымикомпетенциями в области построения ЕСМ/ВРМ - решений: • Более чем 10-летний опыт выполнения проектов в России и зарубежом; • Наличие собственных разработок, позволяющих значительно снижать сроки реализации проектов при сохранении высокого качества и отличной функциональности решений; • Признание высокой компетенции компании вендором: наличие статусов Support Provider, Services Provider , Value-Added Reseller IBM FileNet(присвоение звания”Service-Provider года» - два года подряд);

4. Предпосылки • Отсутствие возможности визуального контроля соответствия данных, хранящихся в ERP-системе с изображением оригинала документа. • Высокая трудоемкость процедуры предоставления документов по запросам контролирующих органов. • Сложность процесса проведения аудита. • Задержки отражения информации о хозяйственной деятельности в учетной системе. • Высокие затраты на ввод информации о документах в ERP-систему.

5. Цели проекта • Связать запись о документе хранящимся в ERP-системе со скан-копией данного документа. • Предоставить возможность работы со скан-копиями документов для проверяющих организаций и аудиторских компаний. • Снизить издержки на ввод информации о документах в ERP-систему.

6. Задачи проекта • Создание единого структурированного хранилища документов с учетом соответствующих прав доступа. • Обеспечение доступа к хранилищу документов из интерфейса ERP-системы. • Разработка специализированного интерфейса для доступа к Электронному Архиву вне ERP-системы с поддержкой политики информационной безопасности, а также с функционалом массовой обработки документов. • Реализация потокового ввода документов в Электронный Архив, их сканирования и распознавания. • Реализация потокового ввода данных в ERP-систему. • Использование для архивного хранения документов различных технических систем хранения. • Поддержка полного Жизненного Цикла документов.

7. Электронный архив Для создания единого структурированного хранилища документов с учетом соответствующих прав доступа мы предлагаем использовать платформу IBM FileNetпотому что: • IBM FileNetзанимает лидирующую позицию на рынка промышленных ECM–технологий • IBM FileNet – самая производительная ECM-платформа. «…FileNetтрадиционно наиболее силен в хранении большого количества и индексации электронных изображений документов, в том числе цифровых фотографий (более 50 тысяч документов в день).» Источник Gartner Research Publication ID: G00143653 • КомпанияFileNet - основана в 1982 году и изначально специализировалась на разработке систем оптического хранения изображений документов • IBM FileNet – гибкая платформа, позволяющая подключить все филиалы Компании, как при централизованной, так и геораспределенной архитектуре системы

8. Интеграция с ERP-системами Для взаимодействия Электронного Архива с ERP-системами был разработан интеграционный компонент, который предоставляет: • Возможность просмотра электронных документов, связанных с текущим бизнес-объектом в ERP(Накладная, Счет, Договор и т.д). • Возможность доступа к соответствующей карточке документа в Электронном Архиве из ERP, которая позволяет просмотреть архивную карточку документа, аудит документа, присоединенные электронные документы. • Разграничение прав доступа сотрудников к документам из ERPв Электронном Архиве с учетом регламентов, принятых в Компании.

9. Интеграция с ERP-системами Открытие из ERP-системысканкопии соответствующего документа из Электронного Архива Открытие из ERP-системыкарточки документа в Электронном Архиве с информацией по документу, его историей и сканкопии

10. Электронный архив Разработка специализированного интерфейса • IBM FileNet включает в себя несколько вариантов стандартных web-интерфейсов, не требующих установки ПО на компьютерах пользователей: Workplace XT, WEBi и BPF. • Они предоставляют пользователю различные режимы просмотра: • В виде иерархической структуры папок с файлами (похоже на MS Explorer) • Различные окна поиска • В виде рабочего места пользователя с набором папок, согласно его рабочим обязанностям (роли)с возможностью групповых операций над документами • В виде карточек документов с полным набором атрибутов и прикрепленных файлов • Интерфейсы могут быть доработаны по требованию заказчика • В интерфейс электронного архива может быть включено универсальное средство просмотра файлов

11. Потоковый ввод в архив • Быстрое поточное сканирование и индексирование. Улучшение качества сканированного документа и его распознавание • Импорт информации из внешних систем и хранилищ (ERP, АБС и т.п.): индексов, справочников, проверка наличия объектов в системе и т.д. Поточное сканирование Сервер управления документами Проверка Сервер распознавания Факс- сервер Почтовый сервер

12. Потоковый ввод в ERP-системы 4.Образы отсканированных документов направляются на OCR сервер Сервер распознавания Сканирующее ПО 5.Цикл распознавания, и верификации 10.Ручная сверка 6.Передаются PDF+XML 11.Установка статуса OK 7.Передаются XML 13.Сдача в архив Сервер импорта 3.Сканирование 9.Связь документов 2.Наклеивается штрих-код 8.Размещаются в хранилище Хранилище FileNet 1.Поступают документы 12.Сохранение № коробки

13. Электронный архив Использование для архивного хранения документов различных технических систем хранения – снижение стоимости хранения документов • Использование для долговременного хранения архивных документов более дешевых типов носителей и систем хранения • Поддержка работы ленточных и оптических библиотек позволяет экономить на долговременном хранении архивных документов

14. Управление жизненнымциклом Полное управление жизненным циклом документа Отсканирован Передан в ERP Закрыт Удален в архив • Возможность задать определенные состояния документу • «Повышение» и «Понижение» состояний пользователем • Настройка полномочий доступа к документу в определенном состоянии • Возможность получения уведомлений на изменение состояния

15. Сокращение затрат времени на поиск документов(в сравнении с бумажными документами) Возможность совместной (одновременной) работы пользователей с одним документом Единый электронный архив документов обеспечит: Контроль соответствия документов и электронных записей о них в ERP-системе Сведение к минимуму риска утраты или порчи документов Сокращение издержек на работу с документами

16. Проект«Электронный архив» в страховой компании «Цюрих»

17. Цели и задачи проекта Цель проекта: • Повысить качество обслуживания клиентов: • Сокращение времени клиентов на визит в офисы компании; • Возможность получения необходимой информации по страховым событиям через операторов Call-центра; • Сокращение времени принятия решения по страховому событию. Задачи проекта: • Создать Централизованный Электронный архив документов и фотографий; • Интегрировать с Корпоративной информационно-аналитической системой (КИАС); • Обеспечить потоковое сканирование документов.

18. Статистика и проблемы • Временные потери квалифицированных специалистов • Копирование документов • Отсутствие доступа к оригиналам документов сотрудников в выходные дни • Потеря бумажных документов • Затраты связанные с переоформлением не найденных документов • Снижение лояльности клиентов Ежемесячно: ОСАГО ~ 70 000 KACKO~13 000 Обращения ~ 18 000 Архив ~ 6 млн. документов Ежедневно: Обращения в архив - 700 раз Выдача документов подразделениям - 500 шт. Возврат выданных полисов - 400 шт.

19. Схема работы Регистрация договоров и претензий,добавление фотоизображений и просмотрдокументов осуществляетсяКИАС Сканирование, распознание и индексация осуществляется ABBYY FlexiCapture Хранениедокументов, включая фотоизображения осуществляется FileNet P8.

20. Просмотр договоров из КИАС Просмотр документов попретензиямиз КИАС Просмотр документов

21. IBM FileNet P8– инфраструктурная платформа для управления корпоративной информацией, предоставляет возможность управления информационными ресурсами предприятия, бизнеса процессами и нормативными требования. GEM/Frame– инструментарий для быстрой разработки пользовательских интерфейсов. GEM/Frame - удобный web-интерфейс для конечных пользователей. Возможность интеграции с системами управления бизнес-процессами и системами управления информационными ресурсами предприятия. ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional– система для сканирования, распознавания и индексации бумажных документов. Единый центр ввода для бумажных документов разных типов. Распознавание поступающих документов и последующий экспорт в базы данных, системы электронного документооборота или приложения MS Office. Возможность обработки одно- и многостраничных документов. Предлагаемые технологии для создания электронного архива

22. Результаты проекта • Снижено количество обращений в архив. • Снижено время обслуживания клиента на 25%. В настоящее время = 20 минутам. • Бизнес-процесс урегулирования убытка проходит одновременно по разным подразделениям. • Доступность информации о процессе урегулирования убытка другим подразделениям. • Повышение лояльности клиентов (прозрачность процесса урегулирования). • Снижение времени на урегулирование убытка. • «Виртуализация офиса» - создана необходимая инфраструктура для централизации обработки Back-officeoperations.

23. Результаты проекта • Повышение производительности работы сотрудников в Департаменте Урегулирования Убытков, обслуживающих клиентов (время затрачиваемое на доступ к необходимому документу или фотоизображению сократилось с часа до нескольких секунд). • Сведены к минимуму потери документов. • Значительно снижено время затрачиваемое на переоформление договоров. • Снижение издержек, связанных с обслуживанием бумажного документооборота (архивная служба больше не обрабатывает запросы на предоставление документов из отделов, а обеспечивает сканирование документов).

24. Единая точка доступа к рабочей документации Планы Оценки Закупка Работа Поддержка Хранение Анализ рынка, бизнес-планы, ценовые преимущества, бюджет Запросы, презентации, предложения, спецификации, тендерная док. Договора, счета, счет-фактуры, накладные, заявки, акты Техника безопасности, руководства по эксплуатации, лицензии Тех. док., сервисные записи, записи о ремонте, счета Правила, процедуры, записи о хранении Электронный архив Бизнес-приложения

25. IBM FileNet Process Engine IBM FileNet Content Engine Перспективы развития В рамках Компании Подключение внешних участников Хранение различных видов информации MS Project Бизнес-процесс прохождения документа ERP-системы Доступ в соответствии с политикой безопасности Контроль соблюдения установленных регламентов OCR-системы Поддержка версионирования документов Поэтапное и параллельное прохождение процесса Поддержка ЖЦ документа Поиск

26. Согласование финансовых заявок ЭлектронныйАрхив Делопроизводство Перспективы развития Согласование документов Service-Desk и другие …

27. Согласование документов • Функциональные возможности: • ЭА документов с поддержкой версионности • Автоматизация бизнес-процесса согласования документов • Контроль соблюдения утвержденных регламентов • Мониторинг процесса инициаторами • Интеграция с Почтовой системой • Интеграция с ERP-системой

28. Делопроизводство, ОРД • Функциональные возможности: • Специальные интерфейсы для различных типов пользователей • Регистрация резолюций и поручений • Возможность связать различные документы в дела • Ведение истории в рамках документа и дела • Контроль соблюдения утвержденных регламентов обработки документов • Интеграция с Почтовой системой

29. Спасибо за внимание!