ספירות מלאי

1. ספירות מלאי • הנושאים • למה סופרים? • סיבות לטעויות מלאי • ספירות מחזוריות – ספירות מתמשכות • הכנות • יצירת תעודות ספירה • ספירה ראשונית • ניתוח • תיקונים • ספירה חוזרת • כלים מתקדמים לספירה

2. למה סופרים? • החוק מחייב. • רואי החשבון מחייבים. • צרכים תפעוליים ולוגיסטיים

3. הסיבות לטעויות • חוסר רישום של ניפוקים • יחידות מידה • פריטים כמעט זהים • המרות • תקלה בעץ מוצר של פריטים מיוצרים • גניבות, היעלמויות • קליטות לא נכונות • איתור לא נכון • ובקיצור – תהליכים....

4. סיווג מלאי

5. ניתוח ABC • פריטי המלאי אינם דומים, אינם שווים בערכם ובהתייחסות אליהם. • שיטת הסיווג היא על פי ערך השימוש בהם בתקופה נתונה. • מיון הפריטים בסדר יורד על פי ערכם בתקופת השימוש • השיטה נקראת ABC או שיטת "פארטו" או שיטת 20/80 פריטים מקבוצה A : מהווים בערך 20% מכמות המלאי וכ- 80% מן הערך הכספי שלו. פריטים מקבוצה B : אלו פריטים בעלי ערך בינוני בדרך כלל 30% הבאים מכמות הפריטים, בעלי ערך של 10% מסה"כ המלאי. פריטים מקבוצה C :אלו הם הפריטים בעלי הערך הנמוך יחסית המהווים 50% מכמות הפריטים בעלי ערך של 10% מסה"כ המלאי

6. ניתוח ABC

7. ההתייחסות ל- ABC • תכיפות הרכש. • מלאי בטחון. • שיטות חיזוי. • ספירות מלאי. • מיקור חוץ. • שיטת קנבאן – המגירה הכפולה

8. אמינות מלאי • רצוי להתייחס בצורה שונה לסיווגי המלאי ABC • A – 80% מהערך התנועה • B- 15% מערך התנועה • C – 5% מערך התנועה • יעדים לדיוק מלאי • A – פלוס/מינוס 1% טעות כמותית מצטברת • B – פלוס/מינוס 3% טעות כמותית מצטברת • C - פלוס/מינוס 5% טעות כמותית מצטברת

9. הכנות לספירה • ספירה ניתן לבצע לפני סוף רבעון/שנה • על מנת שתיקוני הטעויות וההכנות יירשמו ברבעון/שנה הנכונים – מומלץ לבצע את הספירה לפני • מאמצי חברות לממש מכירות עד הרגע האחרון , דוחפים במקרים רבים לספירה אחרי

10. הכנות לספירה • קליטות • השוואת חשבוניות מול קליטות • סקירת הזמנות רכש פתוחות • הנחיות לדחיית אספקות עד לאחר הספירה

11. הכנות לספירה • ניפוקים • השוואת חשבוניות מול ניפוקים • סקירת הזמנות לקוח פתוחות

12. הכנות לספירה • דו"ח איתורים ריקים • הרצת דו"ח של איתורים שאין בהם מלאי • סקירת האיתורים • תיקון המלאי • סקירת איתורים ריקים פיזית שאינם מופיעים בדו"ח • תיקונים

13. הכנות לספירה • דו"ח איתורים מרובים • איתורים מרובים קיימים שמערכות WMS או במערכות מתקדמות מאפשרות. • סקירת האיתורים • איחוד איתורים • תיקוני טעויות

14. הכנות לספירה • מלאי שלילי • קיימות חברות שבהן התופעה מותרת (דיון בנושא) • ניתוח המלאי השלילי • תיקוני טעויות

15. הכנות לספירה • מלאי מושאל • הוצאת מסמך לכל האנשים והגופים שבידיהם מלאי מושאל • מהנדסים • אנשי מכירות • אנשי איכות • לקוחות • מעבדות • האנשים מתבקשים להחזיר מלאי מושאל לא נדרש • האנשים מתבקשים לקיים ספירה במועד המבוקש

16. הכנות לספירה • מסמך הנחיות • הממונה התפעולי הלוגיסטי מכין מסמך הנחיות לכל מנהלי החברה • המסמך מציין את היקף הספירה, תהליכיה ותאריכיה • המסמך מנחה על עצירת כל פעילות שיש לה משמעות על המלאי • מכירות • ייצור • החזרות • ניפוקים • מעבדות • קליטת למלאי

17. ספירות מתמשכות • ספירה המתבצעת כל יום/שבוע • בספירה כזו אין צורך בהפסקת הפעילות • הספירה מתבצעת בדרך כלל על ידי אנשי המחסן • בדרך כלל איתור תקלות מיידי ותיקון מיידי • ספירות על פי סיווגי מלאי • מלאי הנספר בצורה זו , מוכר כספירה מחזורית

18. יצירת מסמכי ספירה • במערכות ERP ישנן פרוצדורות להכנת מסמכי ספירה • מסמכים אלו הינו תעודות שתוצאותיהן מוכנסות למערכת • לא ניתן להקליד תוצאות ספירות מלאי ללא תעודות אלו • קיים מעקב אחר תעודות שלא הוקלדו • במערכות מתקדמות לא ניתן לבצע תנועות לוגיסטיות על מק"טים ואו איתורים שבהם לא הושלם תהליך הספירה.

19. יצירת מסמכי ספירה • במערכות ERP ישנן פרוצדורות להכנת מסמכי ספירה • בספירה כללית • הכנת כל הפריטים על פי איתורים • הכנת פריטי פארטו לספירה (80%, 90% , 95% ) • בספירה מתמשכת • הספירה לאותו יום • קיים אלגוריתם המחשב מה נספר ומה צריך להיספר על פי הכללים שנקבעו

20. ספירה ראשונית • חלוקת המחסן לאיזורי ספירה • הקצאת סופרים לכל איזור • חלוקת דפי הספירה (בהמשך דיון על קיום או אי קיום נתונים בדפים) • חלוקת מדבקות וסימונים • ספירה וסימון • רישום תוצאות הספירה

21. ספירה ראשונית • מה יהיה רשום בדפי הספירה? • רק איתורים ומק"טים • איתורים מק"טים וכמות מחושבת • יתרונות וחסרונות

22. ספירה ראשונית • איך סופרים? • ספירה של כל פריט • ספירת קופסאות סגורות • בדיקת קופסאות חשודות • שימוש במשקל לספירת פריטים קטנים ומרובים • שימוש במשקל לבדקת תכולת קופסאות סגורות

23. ספירה ראשונית • ספירת מלאי בתהליך • עצירת הייצור • ספירת כמויות של חומרי גלם • ספירת כמויות של תוצרת גמורה • ספירת המלאי בתהליך , על פי חישובים מתמטיים של התהליך • יש צורך בהתאמת המחיר לשלב שבתהליך

24. ניתוח ספירה ראשונית • הקלדת נתוני הספירה למערכת • יש לוודא שכל דפי הספירה הוקלדו • הרצת דו"ח הפרשים • תוצאות חיוביות • תוצאות שליליות • מדרוג התוצאות לפי גודלן

25. ניתוח ספירה ראשונית • במקרה של הפרשים מבצעים את הפעולות הבאות • ספירה חוזרת על ידי סופר אחר • במקרה שעדיין יש הפרש , ניתוח תנועות מלאי היסטוריות מאז הספירה הקודמת • אם ההפרשים קטנים, כנראה שמלאי "נעלם" • אם ההפרשים גדולים, יש סיכוי שהמלאי קיים , אך נעשו תנועות לא נכונות • יש לוודא כל איתור נוסף היסטורי

26. ספירה חוזרת • ספירה חוזרת תיעשה כאשר יש הצטברות של טעויות • ספירה חוזרת , יכולה להתבצע כמענה לדרישת רואי החשבון • תקנות לשכת רואי החשבון , מחייבות נוכחות של רואה חשבון בכל הספירה או בחלקה

27. אישור הספירה • בכל ארגון , קיימות היררכיות אישור לספירות • אחרי קבלת האישור (לעיתים יתקיימו דיונים ברמה גבוהה) יוקלדו האישורים • תוצאות הספירה יוצרות תיקון המלאי • תוצאות הספירה יוצרות תנועות יומן חשבונאיות של רווח או הפסד

28. מדדי אמינות מלאי • בדרך כלל מתבטא בתוצאות ספירה • גישה כספית – עודף/חוסר מלאי במונחים כספיים • גישה לוגיסטית : • סך שורות שבהם המלאי מדויק • סיכום כמויות חסרות • סיכום ערך מוחלט של טעויות מלאי • חוסר/עודף ביחס לתנועות פריט

29. אמינות מלאי • דוגמא

30. כלי ספירה מתקדמים • מסופון • מסוף RFID • מסוף קולי • ספירה במחסן אוטומטי