Risk management

1. Risk management Setelahhasildari feasibility plan dipresentasikan, proyekdapatdilanjutkansampaidengantahappenyelesaiannya. Yang dibutuhkansetelahpresentasi feasibility plan adalahmenambah input (masukan) terhadapproyek. Hasildaririset yang telahdilakukanmungkinsajaharusditambahkandenganmasukan-masukanbaru, sehinggahasilakhir yang diharapkandapatdicapai.

2. Risk management • Tambahanmasukanuntukproyekinidapatdilakukanantara lain dengancara: • Dari hasilpresentasidengantimmanajemen (feed-back input); • Lewatinformasiproyek-proyeksejenissebelumnya, melaluiperpustakaan, Internet, database IT vendors, laporanilmiah, jurnalilmiah, dsb; • Lewatwawancaradenganpemakaiakhirdan/atau personal yang pernahmenggunakanproduksejenis, sponsor, dsb.

3. Risk management Contohpenambahaninformasiuntukkelangsunganproyekinidapatberupaantara lain: • Pertanyaandaripihak management mengapatidakmenggunakanteknologi lain yang lebihmurah; • Harapandaripihakpenggunabahwa program software yang akandibuatmudahuntukdimengertijugaolehmereka yang tidakmemiliki basis IT yang kuat; • Adanya data dari database perusahaanbahwadiproyeksebelumnyateknologiterpilihternyatamemilikikelemahanmendasar, sepertiketidakstabilansuatu program yang ditulisdalam Java didalamlingkungan windows

4. Risk management Yang tetapmenjadiacuanharustetap feasibility plan yang semula. Karenadari feasibility plan, diharapkan: • Memenuhikeinginanpemberi order; • Dapatmenggunakanteknologi yang sepadandengankriteria; • Dapatmenyusunbiayadanrencanakerjalebih detail (danmungkinlebihrendahdariperkiraansemula); • Sebagaibahanuntukpresentasipadapihakmanajemendanpengguna (reportdanspeechwork) sertadapatdijadikansuatukekuatanuntuknegotiating position.

5. Presentasitentangproyek Denganberbekal feasibility plan, seorangproyekmanajerharusmampumempresentasikanhasiltemuannyadanmeyakinkansemuapihakuntukmenggunakanidenya. • Dalamberpresentasidibutuhkan:

6. Presentasitentangproyek

7. Presentasitentangproyek • Seorangpresentatorharusmemilikipengetahuantopik yang mendalamsehinggamampumeyakinkanpihak lain. Presentatorharusjugamenempatkandirinyasebagaipemirsasehinggatahubagaimanadanapa yang layakdipresentasikan

8. Presentatorjugaharusbisamemberipembukaanpresentasi yang menarikuntukmenggugahperhatianpemirsa. Presentasijugaharusmampumeyakinkanpemirsabahwaapa yang dipresentasikanituakanmemberinilai plus bagiproyek, dalamhalinipresentatorharusmemilikibukti-buktikuat yang meyakinkan, baikdarisegiteknismaupunpraktis. Untukmenjaminbahwapresentasisukses, seorangpresentatorharusmampumambawakandirinyadihadapanpemirsa. Pembawaanharustenang, bicaratidakterburu-buru, danpengucapanharusjelassehinggapemirsadapatmengikutipresentasidenganbaikdansesuaidengan target, yaitu: ideproyekdanteknologidapatditerimaolehsemuapihak. DengandemikianIntipresentasisebenarnyaadalah:Menjualproduk agar proposal dapatditerima.

9. Wawancaradenganpihakterkait Selainmelaluipresentasi, informasijugadapatdiperolehlewatwawancaralangsungdenganpihak-pihakterkait. Dalamsuatuwawancaraharusdiperhatikanhal-halsebagaiberikut: • Tujuanwawancaraharusjelas (Purposes); • Buatdaftarhal-hal yang inginditanyakandanberhubunganlangsungdenganproyek (Enumerating activities); • Harapandaripemakaiakhir (Work methods and Interconnections among users); • Harapandaripemberi order (Performance issues); • Punyapandangan yang lebihjauhmelebihi yang diwawancara

10. Wawancaradenganpihakterkait • Sebuahwawancaraharusmemilikitujuan. Apa yang hendakdicapaiharusjelas. Setelahtahuapa yang hendakdicapai, pewawancaraharusmembuatdaftarpertanyaansebagaiarahanpadasaatmewawancarai. Tidakbolehdilupakandalamwawancara, harusjugadilibatkanbagaimanasebenarnyaprodukdariproyekakandihasilkan. Apaimplikasinyaterhadappenggunadanperusahaan, danbagaimanaakandiperolehhasilterbaik. Lebihjauhdariinisemua, seorangpewawancaraharusmemilikipandangan yang jauh, sehinggatidakkehilanganarahpertanyaandandidikteolehlawanbicaranyapadasaatwawancara.

11. Manajerproyek yang efektif Seorangmanajerproyek, sepertitelahdisinggungdalambabterdahulu, memilikitugasuntukmencarikeseimbanganantarateknologi, konsep, biaya, danwaktudalampenyelesaianproyek. Peraninidapatdipenuhisecaraefektifapabiladiamampuuntuk: • Berperansebagaimanajer yang berpengertian (ikutilangkah-langkahpositifmanajersebelumnya); • Mendelegasikantugasbiladiperlukan; • Komunikasiantaraatasandanbawahan; • Mengingatperansertaclientataupemakaiakhir; • Memfokuskandiripadahasilakhirsesuaitujuan.

12. Contingency plan Kadangkaladalamprosespenyelesaianproyekdibutuhkanjugasuatubackup-plan (contingency planataurencanadarurat) apabilaternyataterjadihal-haldiluardugaan. • Denganrencanadaruratiniproyektetapdapatdiselesaikanpadawaktunyadandalambatasanbiaya yang telahdirencanakan. Rencanadaruratinidapatjugadikatakansebagaialternatifpemecahanmasalahdanjugaharusmendapatpersetujuandaripihakpemberi order. Contingency plan dapatdisusunbersamaandenganriset yang dilakukanataudapatdikatakan pula, contingency plan merupakanrencanaalternatif yang diperolehdarihasilriset.

13. Contingency plan • Adabaiknya pula rencanadaruratdisusunsebelumbertemudengantimmanajemenataupemberi order. Hal inidikarenakan, merekaseringbertanyahal-halmendasarkarenatakutinvestasinyamerugi. Contingency plan inidapatdisusundengankonsep if-then rule.

14. Contingency plan

15. Dengancontigency plan inikitadapatmenganalisakonsekuensiterhadapproyek, antara lain apa yang akanterjadiapabila: • Peningkatanbiaya? • Peningkatanjumlahpekerja? • Peningkatanwaktukerja? • Carayang dipakaiadalahdenganmenggunakanteknik-teknikdalammanajemenrisiko (risk management).

16. Adapundalammanajemenrisikotujuan yang hendakdicapaiadalah: • Identifikasiterhadaprisiko; • Evaluasi (analisa) risikodan (estimasi) pengaruhnyaterhadapproyek; • Mengembangkanresponsiterhadaprisiko; • Mengontrolresponsirisiko.

17. Identifikasirisiko

18. Identifikasirisiko • Identifikasirisikoterdiriataspengawasandanpenentuanrisikoapasaja yang dapatmempengaruhiproyeksertamendokumentasikansetiapdaririsikotersebut. Identifikasitidakhanyadilakukansekali, namunharusdilakukansepanjangperjalananproyekdariawalsampaiakhir. • Faktor internal didalamsertaeksternaldiluarproyekharusdiidentifikasi. Faktor internal antara lain penugasananggotatimkerja, perhitunganbiayadanwaktu, serta support danpengaruhdaritimmanajemen. Faktoreksternalantara lain melibatkankebijaksanaanpemerintah, bencanaalam, danhal-hal lain diluarkontrolataupengaruhtimproyek. Identifikasiterhadaprisikoharusmelibatkanpengaruhbaikmaupunpengaruhburukdaripengaruhfaktor-faktorpenenturisiko.

19. Identifikasirisiko • Dari gambardiatasdapatdilihat inputbagiidentifikasirisikoadalah: • Diskripsiproduk • Produk yang berbasispadateknologi yang telahdibuktikankebenarannyamemilikirisiko yang lebihkecildibandingkandenganproduk yang menuntutinovasidanpenemuan. • Rencanaproyek • Work breakdown structure: pendekatanpada deliverables setiap unit kerjasecara detail. Dengancarainiidentifikasiterhadaprisikobisasampaike level yang sangat detail; • Estimasibiayadanwaktu: estimasi yang terlalukasardanterburu-burudapatmeningkatkanrisikoproyek.

20. Identifikasirisiko • Penempatan SDM: setiappekerjaan yang spesifikdanhanyadapatdilakukanolehorangtertentumeningkatkanrisikoproyek, apabilaorangtersebutberhalanganuntukhadir; • Perekrutandan sub-kontraktor: pengaruhekonomidankebijakanpolitikdisekitarproyekdapatmenyebabkanfluktuasinilaikontrakproyek. • Informasihistoris. hal-hal yang pernahterjadidimasalalu, danberkaitandenganproyekdapatdilihatdari: • File-file proyeksejenisdariperusahaan; • Database komersial, contohnya: Internet knowledge-bases; • Ilmudanpengalamandaritimkerja, dikenaljugadengansebutan: tacit knowledge.

21. Identifikasirisiko Untukteknik yang digunakandalamprosesidentifikasirisikoadalah: • Checklist: dariinformasi (riset, dll) yang diperolehdapatdibuat checklist yang mendatasumber-sumberrisiko; • Flowcharting: dapatdigunakanuntukmenggambarkanpenyebabdanefekdaririsiko yang ada; • Wawancara: data-data yang tersimpandarihasilwawancaraproyek-proyekterdahuludapatdigunakansebagaireferensi, danjugamasukandari stakeholders merupakansumberinformasi yang berpengaruhuntukmengidentifikasirisiko.

22. Identifikasirisiko • Adapunhasil outputdaripengidentifikasianrisikoadalah: • Daftarsumber-sumberrisiko • Yang seringkalimenjadisumberrisikoproyekantara lain: perubahan requirements, kesalahan design, pendefinisianperankerja yang lemah, kesalahanestimasi, dantimkerja yang kurangmapan. • Padaumumnyapenjelasanmengenaisumber-sumberrisikoinidisertai pula dengan: perhitungankemungkinanterjadinyarisikotersebut, kemungkinanakibatdaririsikotersebut, kemungkinankapanterjadinya, pengantisipasiantindakanterhadaprisikotersebut. • Kejadian yang berpotensimenjadirisiko: biasanyamerupakankejadian-kejadianluarbiasa yang jarangterjadi. • Contohnyabencanaalam, perkembanganteknologibaru yang tiba-tiba.

23. Identifikasirisiko • Tanda-tandadatangnyarisiko (risk symptoms), seringjugadisebuttriggers, sebab-sebab yang mengakibatkanmunculnyabencanapadasaatini. • Contohnyabiaya yang mengembangpadaawalproyekdisebabkanolehestimasi yang terburu-burudantidakakurat. • Input padaproses-proseslainnya: identifikasirisikomungkinsajamenyebabkandiperlukannyapelaksanaansuatuaktivitasdi area lain. Contohnya: bilaidentifikasirisikomemperkirakanbahwahargabarangkebutuhanutamaproyekakannaik, makaadabaiknyapadapenjadwalan, pembelianbarangutamatersebutdilakukandiawalproyek.

24. KuantifikasidanEvaluasirisiko

25. KuantifikasidanEvaluasirisiko • Kuantifikasirisikomeliputipengevaluasiansertainteraksiantararisikodanakibatnya. • Input: • Toleransidari stakeholders dan sponsor: setiaporganisasimemilikitoleransi yang berbeda-bedaterhadaprisiko. Ada yang hanya 10% dari modal, tapiadajuga yang beranihingga 40% dari modal proyek, asalkanproyekselesaitepatwaktu. • Sumberrisiko (dibahasdiatas); • Kejadian yang berpotensimenjadirisiko(dibahasdiatas); • Estimasiwaktudanbiaya (akandibahaspadaManajemenwaktudanbiaya);

26. KuantifikasidanEvaluasirisiko • Teknik: • Perkiraannilaimoneter: bagaimanaefeksebuahrisiko yang telahdievaluasinilainya? Mungkinada yang risiko yang kemungkinannyakecil, tapinilairisikonyadapatmembuatproyekberhenti. Ada pula risiko yang kemungkinannyabesar, tetapiefeknyakecilterhadapjalannyaproyek. • Perhitunganstatistik: menghitungjangkauan (range) perhitungan minimum danmaksimumuntukbiayadanpenjadwalankerjaproyek. • Simulasi model: denganbantuan model yang disimulasikandapatdiketahuiestimasi yang lebihtepat, contoh: penggunaan model statistik Monte Carlo untukmenghitungestimasidurasiproyek.

27. KuantifikasidanEvaluasirisiko • Decision trees: diagram yang memberikanalurkemungkinandaninteraksiantarakeputusansertaakibatnya. • Penilaianahli: penilaianahlidapatdigunakansebagaimasukantambahansetelahpenggunaanteknik-teknikdiatas. • Output: • Setelahdianalisis, manajerproyekharusmampumemutuskanberbuatapaterhadaprisiko yang mungkinada. Menerimanya, membuatrencanalanjutanataumencarialternatif lain yang tidakterpengaruhrisiko.