Gestão de Documentos I

1. Gestão de Documentos I Prof. Josemar Henrique de Melo Aula 5

2. Gestão de Documentos Gestão de Informação

3. Programa de Gestão Documental • Fases e funções que compõem um programa de gestão documental: • Elaboração; • Utilização e • Eliminação. • “A gestão documental deve se ocupar com tudo que se sucede aos documentos de uma organização atra-vés do seu ciclo de vida.”(Rhoads, 1983) • Para este autor o programa de gestão desenvolve-se em 4 níveis:

4. Programa de Gestão • Nível mínimo: • Estabelece que órgãos devem contar com programas de retenção e eliminação de documentos e estabelece proce-dimentos para recolher à instituição arquivística os de valor permanente. • Nível mínimo ampliado: • Completa o primeiro, com a existência de centros de arquivamentos intermediários. • Nível Intermédio: • Compreende os 2 primeiros com a adoção elaboração de gestão de formulários e correspondência e implantação de sistemas de arquivos. • Nível Máximo: • Inclui todas as atividades anteriores complementadas com o recurso da automação.

5. Programa de Gestão Documental • Para Rousseau e Couture (1998) o programa tem 3 fases: • Criação, difusão e acesso à informação orgânica (as informações consideradas inúteis podem ser elimi-nadas nesta fase); • Classificação e recuperação da informação; • Proteção e conservação da informação.

7. Produção • Cada pessoa física ou jurídica produz documen-tos necessário para o desenvolvimento de suas atividades. • Esta produção de documentos depende do modo como esta entidade produtora funciona e como dispõe a ordem dos documentos. • A ordenação dos papéis produzidos dia a dia em uma entidade realiza-se de diversas maneiras e de acordo com os diversos setores.

8. A Gênese Documental • A Elaboração do documento cumpre etapas: • Identificação jurídico-administrativa do ato (Actio); • Seleção da espécie documental; • Fórmula diplomática (Conscriptio); • Divulgação junto ao(s) público(s) a atingir e/ou tramita-ção de rotina; • Guarda ou destinação determinada por temporalidade. • Cada espécie corresponde a uma fórmula diplo-mática, estrutura e disposição semântica das pala-vras dentro do texto de maneira presteabelecidas.

9. A Gênese Documental • O Documento é resultado de um procedimento, de um processo de criação. • Tem um ou mais autores, dirigido a um indivíduo ou a uma coletividade. Está datada de um lugar (data tópica) e tem uma data (cronológica). • Categorias documentais: Dispositivos • Documentos normativos: manifestação da autorida-de e que devem ser obri-gatoriamente acatados; • Documentos de ajuste: representados por acordo de vontade; • Documentos de corres-pondência : derivam de atos normativos

10. A Gênese Documental Testemunhais • São os que acontecem depois dos ato disposi-tivo. • Nesta categoria temos também os comprovati-vos. Informativos • São opinativos e que es-clarem questões. Obs: Portanto temos que conhecer os formulários produzidos.

11. Sopa de Letras • Lei, decreto, instrução normativa, acórdão, resolução... • Tratado, convênio, contrato, pacto... • Alvará, circular, edital, portaria, memorando... • Ata, auto de infração.. • Atestados, certidões , cópias certificadas... • Pareceres, relatórios, votos • Normativos • Ajuste • Correspondência • Testemunhais • Comprobatórios • Informativos

12. Ordenação do Documentos • Na sua totalidade os arquivistas não estão nas instituições quando são determinadas as ordenação dos documentos. • Trata-se de um problema das instituições produ-toras e que os arquivistas devem conhecer.

13. Ordenação de Documentos • Os manuais de Arquivologia indicam comumente algumas formas de ordenação chamados: • Métodos de ordenação; • Métodos de arquivamento; • Métodos de classificação etc. • O mais correto será ‘ordenamento’: disposição dos tipos documentais dentro das divisões esta-belecidas no plano de classificação. • Qual o tipo de ordenação dos documentos? • Depende diretamente da natureza mesma do arquivo

14. Ordenação • Cronológico: • Consiste em dispor os documentos por ordem de data. A data a se tomar em consideração é da produção do documento. • Alfabético: • O mais simples desde que o elemento principal seja o nome. É um método rápido, barato, porém erros de arquivamento tendem a predominar. • Seguir regras de alfabetação • Geográfico: • É um sistema preferido quando o principal elemento é o local.

15. Ordenação • Numérico Simples: • Corresponde a atribuição de um número a cada área. Ex: 1 – Educação, 2 – Saúde, etc. • Assunto: • Distribuição dos documentos em assuntos determinados pelo setor produtor. Pode levar haver algum problema, tendo em vista as possíveis inter-pretações sobre os títulos estabelecidos • Não confundir assuntos com espécies documentais • Obs: A Arquivística não trabalha por assuntos no processo de organização dos arquivos, mas deve manter as ordenações criadas pelas instituições.

16. Ordenação • Decimal: • Desenvolvido para aplicação nas bibliotecas e equi-vodamente utilizado nos arquivos. São classes que se subdividem em subclasses. Ex. 6 –Ciências Aplica-das, 610 a 619 – Medicina, 611 – anatomia. • Menmônico: • Utiliza-se dos termos estabelecidos na instituição. Ex: A – Administração, AG – Administração Geral,AP – Administração de Pessoas.