PERENCANAAN TENAGA KERJA - PowerPoint PPT Presentation

• Human Resource Planning (HRP)
• Manpower Planning

Merupakan suatu proses yang bertujuan untuk menyediakan sumber daya manusia yang “adekuat“, sesuai dengan kebutuhan.

Adekuat : sesuai dengan kebutuhan, baik dalam hal jumlah, kualifikasi, maupun saatnya (“timing“).

* Memungkinkan dept. Personalia

menarik t.k yang tepat pada

waktu yang tepat (fungsi staffing).

* Meningkatkan efisiensi.

• Meningkatkan pemanfaatan sdm lebih efisien dan efektif
• Menselaraskan aktivitas-aktivitas management personalia dengan tujuan–tujuan organisasi di masa yang akan datang secara efisien
• Menarik dan mempekerjakan tenaga kerja baru secara ekonomis
• Mengembangkan informasi management personalia untuk membantu aktivitas personalia lainnya dan unit-unit organisasi lainnya
• Mengkoordinir program-program management personalia yang berbeda-beda
• Tenaga kerja dapat mengembangkan dirinya dengan lebih baik dan terarah (“career-planning”)
• Meningkatkan kepuasan kerja

• External challenges :

- Economic, sosial, technology, competitors

• Organizational decisions

- Strategic plans, budgets, sales and

production, forecast

• Work-force factors

- Retirement, resignations, terminations,

deaths, level of absence

Strategic management decisions

• Human resource supply:
• Existing
• Future

• Human resource demand:
• Future
• Annual

Analisa kesenjangan

Kesenjangan kualitas

Kesenjangan jumlah

• lembur
• rekruitmen
• berhenti sementara
• PHK
• pensiun dini

• realokasi / replacement
• pendidikan / latihan

Proses Perencanaan sdm digambarkan sbb :

• Komposisi tenaga kerja yg dimiliki oleh perusahaan
• Analisis supply harus memperhatikan periode perencanaan

Analisis “demand” tenaga kerja :

• Dilakukan berdasarkan peramalan kebutuhan tenaga kerja pada perioda perencanaan tertentu (jk. pendek, menengah, panjang)
• Berkaitan erat dengan keputusan-keputusan strategis (internal & eksternal), meliputi :

- perluasan / penciutan perusahaan

- diversifikasi produk

- perluasan pasar

- kebijakan padat modal / padat karya

- rencana investasi, dan lain-lain

• Internal :

- tujuan perusahaan

- kondisi keuangan perusahaan

- kondisi tenaga kerja yg dimiliki, dan lain-lain

• Eksternal :

- situasi dan kondisi tenaga kerja

- peramalan pasar

- perkembangan iptek

- peraturan pemerintah

- situasi perekonomian, politik dan lain-lain

Kesenjangan bisa karena jumlah atau kualitas

• Kesenjangan dalam hal jumlah/kuantitas tenaga kerja dapat diatasi dengan menambah lembur ataupun rekruitmen ataupun PHK, pensiun dini
• Kesenjangan kualitas dapat diatasi dengan realokasi/replacemnet atau diklat.

Ada tidaknya kesenjangan kuantitas sangat ditentukan oleh peramalan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.

Peramalan dapat dilakukan antara lain melalui :

1. Analisis Beban Kerja

a. Pengalaman di masa lalu

b. Perhitungan kuantitatif

2. Analisis Tenaga Kerja

a. Absenteeism Rate

b. Turnover Rate

1. Analisis Beban Kerja (Work load)

 mengestimasikan beban pekerjaan yang akan dihadapi perusahaan dalam periode perencanaan tertentu (how much work is schedule to be done)

 Dapat dihitung melalui estimasi produksi, misalnya :

a.1. Pengalaman di masa lalu

Untuk setiap peningkatan penjualan Rp. 1.000.000 diperlukan tambahan 1 orang tenaga penjualan

 Rp. 5.000.000 5 orang

a.2. Biaya lembur per minggu Rp. 1.000.000

Jika 4 minggu berturut-turut dibutuhkan 1 orang. Jika biaya lembur  Rp. 5.000.000 / minggu,  artinya tambahan tenaga kerja 5 orang

b. Perhitungan Kuantitatif

Misalnya : Januari 1998 ada 22.000 pucuk surat yang harus diselesaikan dan masing-masing surat membutuhkan 0.09 jam – orang.

 Beban kerja = 22.000 x 0,09 jam – orang

= 1.980 jam – orang

Jika 1 orang bekerja 180 jam per bulan

 Kebutuhan tenaga kerja per bulan :

1.980 / 180 = 11 orang

2. Analisis Tenaga Kerja (Work-Force)

Perhitungan dari Analisis Beban Kerja masih harus dilengkapi Analisis Tenaga Kerja untuk memberikan kelonggaran / allowance.

Dari Point b (Analisis beban kerja) msh perlu dilengkapi dengan analisis tenaga kerja untuk memberikan kelonggaran/allowance

Apakah cukup dengan 11 orang tenaga kerja?

“Ya” sangat riskan  perlu allowance

• Absenteeism Rate

AR = jumlah orang – hari absensi x 100%

jml. pekerja x jml. hari kerja

Jika tingkat absensi 9%, maka sebagai

kelonggaran ditambahkan :

9% x 11 tk = 1 tk.

Dari penelitian didapatkan umumnya

tingkat absensi 2,8 – 5%.

- Accesions (penambahan tenaga kerja :

Accesions rate = jml. penambahan naker x 100%

jml. naker rata-rata

- Separations (Pengurangan tenaga kerja) :

Separations rate = jml. pengurangan naker x 100%

jml. naker rata-rata

- Jumlah tenaga kerja rata-rata :

Jml. naker awal + jml. naker di akhir periode

2

• Ongkos penerimaan tenaga kerja (“hiring cost”)
• Ongkos rekrutment dan seleksi
• “Over-paying”
• Tingginya tingkat kecelakaan kerja
• Menurunnya jumlah produksi pada masa transisi
• Tidak efisiennya pemanfaatan mesin / peralatan pada masa transisi
• Banyaknya “scrap” dan “waste” pada tenaga kerja baru

Adalah proses mendapatkan dan menarik pelamar (applicant) yang capable untuk dipekerjakan.

Upaya untuk mendapatkan calon tenaga kerja yang paling sesuai “(cocok)” dengan persyaratan yang dituntut oleh jabatannya.

“pencocokan” dua arah

Perusahaan mencari tenaga kerja yang

paling cocok dengan tuntutan jabatan,

dan sebaliknya tenaga kerja mencari

pekerjaan yang paling cocok dengan

kebutuhan, bakat, minat dan

kemampuannya.

Recruitment program

Job analysis

Sales forecast

Work load

Job description

Work force analysis

Employee requisition

Job specification

Applicants

Screening devices

Application blanks

Reference checks

The individual

The organization

Interview

Test

Physical examination

Induction / orientation

Human resource planning

Specific request of managers

Job opening identifed

Job analysis information

Manager’s comments

Job requirements

Methods of requirements

Satisfaction pool of recruits

• Bagian Personalia (Bagian Kepegawaian)
• Biro Jasa (Konsultan)
• Operating Managers
• Recruitment Committee

Sumber Tenaga Kerja :

• Sumber internal : promosi atau mutasi
• Sumber eksternal :

- newcomers

- para penganggur

- tenaga kerja di perusahaan lain, tetapi tidak

puas di tempat kerja tersebut

- tenaga kerja senang pindah-pindah kerja

- pembajakan (tenaga kerja “qualified”)

melihat catatan kepegawaian (Personnel record).

Jika berasal dari “luar perusahaan” :

- cara informal

- melihat arsip pencari kerja di Depnaker

- bekerja sama dengan Biro Jasa / Perusahaan

sejenis

- memasang iklan / advertensi

- lain-lain :

* computer matching service

* internship (mahasiswa Kerja Praktek)

* talent scouting (college/university recruiting)

* special event recruiting (open-house; job-fair)

• Berasal dari organisasi / internal

1. Organizational pilicies

- promote from within pilicies

- compensation policies

- employment status policies (part time, temporary

employees; full time)

2. Human resource plans

3. Job requirements

4. Costs

5. Affirmative action plans

• Berasal dari recruiter

- recruiter habits

• Berasal dari lingkungan eksternal

- leading economic indications

- want ads-index

- laws / hukum

• Walk-ins and write-ins
• Employee refferals
• Advertising
• State employment security agencies
• Private placement agencies
• Professional search firms
• Educational institutions
• Labor organizations
• Military operations
• Government-finded training program
• Temporary-help agencies
• Open house
• Leasing,; nepotism
• Departing employees, etc.

Hal-hal yang harus diperhatikan :

• Job requirements
• Kebijakan perusahaan (dana, waktu, dll)
• Situasi dan kondisi pasar tenaga kerja
• Kebijakan / peraturan pemerintah
• Kebutuhan / harapan calon tenaga kerja
• Citra perusahaan
• Dan lain-lain

Tujuan : untuk mengumpulkan informasi tentang recruits

Informasi antara lain :

• Personel data : nama, alamat, tanggal lahir dan lain-lain
• Employment status :

- posisi yang diinginkan

- gaji yang diinginkan

- status kerja (full / part time)

- kesanggupan untuk mulai bekerja, dan lain-lain

• Education & skills : applicant’s abilities, antara lain : pendidikan, kursus
• Work history : past jobs
• Military background
• Membership, awards and hobbies
• References
• Signature