档案实体整理

1. 档案实体整理 金华市档案局 叶 青

2. 科技档案管理 提 纲： • 科技档案的概念、特点和种类 • 科技档案的超前控制 • 科技档案的整理

3. 科技档案概念 • 反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案 。

4. 科技档案的内涵 1、产生于生产、科研、基建及其管理活动（与其他档案的区别） 2、在科技活动中直接形成的原始记录（与资料、图书等的区别） 3、具有保存价值（与一般科技文件的区别）

5. 科技档案的特点 • １、专业性 • ２、成套性 • 3、现实性 • 4、效益性

6. 科技档案的种类 • １、按产生领域分：基建、科研、产品、设备等 • 2、按行业分：农业、工业、气象等 • 3、按记录形式和载体形态分：文字、图样、声像、电子等

7. 科技档案的超前控制 科技文件： ■科学技术文件是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。 ■了解科技文件的形成，掌握其成套性，是做好科技文件归档工作的前提。

8. 超前控制 一、科技文件的形成 • 1、科学技术研究文件的形成； • 2、工业产品档案的形成； • 3、基本建设文件的形成； • 4、设备仪器文件的形成。

9. 超前控制 • 1、科学技术研究文件的形成 • （1）科研准备阶段； • （2）研究实验阶段； • （3）总结鉴定验收阶段； • （4）成果和奖励申报阶段； • （5）推广应用阶段。

10. 超前控制 • 2.工业产品档案的形成 • （1）调研阶段； • （2）前期开发阶段； • （3）后期开发阶段； • （4）样品（机）试制阶段； • （5）小批试制阶段； • （6）正式生产阶段。

11. 超前控制 • 3．基本建设文件的形成 • （1）科研阶段； • （2）勘察设计阶段； • （3）施工准备阶段； • （4）施工阶段； • （5）竣工验收阶段。

12. 超前控制 • 4.设备仪器文件的形成 • （1）订货阶段； • （2）开箱验收阶段； • （3）安装调试阶段； • （4）使用维护阶段。

13. 超前控制 二、科技文件的积累 • 科技文件的积累，是指按照一定的要求和方法，将科技生产活动中形成的科技文件及时集中和妥善保管起来，为归档移交做准备的一项工作。

14. 超前控制 1. 科技文件积累的要求 • （1）明确积累职责。列入有关部门和有关人员的职责范围。档案部门有责任对科技文件的积累工作进行监督、指导和检查。 • （2）明确积累范围。积累范围应当宽于归档范围，为科技文件的归档鉴别留有一定的余地。 • （3）确保积累质量。主要是在积累过程中维护和确保科技文件的完整、准确、系统和安全。（竣工图）

15. 超前控制 • 2. 科技文件积累的方法 • 开展科技文件积累工作，一般由档案部门预先制发“科技文件积累袋”，供负责积累工作的人员使用，在“积累袋”封面上印制文件材料目录表，以便积累登记。科技文件积累的具体方法有以下三种：一是由科技人员个人积累；二是由专兼职资料员积累；三是由档案部门代为积累。

16. 超前控制 • 三、科技文件的管理措施 • 1.“三纳入”规定 • 所谓“三纳入”，就是各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，纳入有关部门和有关人员的职责范围。

17. 超前控制 • 三、科技文件的管理措施 • 2.档案部门参加项目验收制度 • 按照《科学技术档案工作条例》的要求，各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能通过验收。

18. 超前控制 • 三、科技文件的管理措施 • 3.“四同步”管理 • 根据《科学技术研究档案管理暂行规定》，科研工作和建档工作实行“四同步”管理，①下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；②检查计划进度与检查科研材料形成情况同步；

19. ③验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；④上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。③验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；④上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

20. 超前控制 • 三、科技文件的管理措施 • 4.设备开箱验收制度 • 设备开箱验收制度是保障设备文件及时完整归档的可靠措施。各单位档案部门应参加设备开箱验收活动，负责清点设备随机文件，形成设备开箱验收记录，履行签字手续。

21. 设备开箱验收记录原件归入档案室，以便设备安装调试结束归档时核对应归档的设备随机文件。设备开箱验收记录原件归入档案室，以便设备安装调试结束归档时核对应归档的设备随机文件。

22. 超前控制 • 5．竣工图的编制规范 • 基本建设竣工图是真实地记录各种地下地上建筑物、构筑物等情况的技术文件，是对工程进行交工验收、维护、改建、扩建的依据，是国家的重要技术档案。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）对竣工图的编制规范作了明确规定。

23. （1）竣工图编制要求 • ①项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。

24. ②竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。②竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。 • ③按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。

25. 超前控制 • （2）竣工图章的使用 • 所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。

26. 竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处 竣工图章样式

27. 超前控制 四、科技文件的归档 • 科技文件的归档工作，要以归档制度为基本依据。科技文件归档制度的内容，一般包括归档范围、归档时间、归档要求和手续。

28. 1、归档范围： • 确定归档范围的标准是科技文件是否具有保存价值，要求制定《科技文件归档范围和保管期限表》。

29. （一）产品文件材料归档范围 • 1、产品开发阶段：产品开发研制报告，产品可行性分析报告，产品开发规划、方案等材料。2、产品设计阶段：产品计划任务书，全套产品图，产品工艺、工装图样、工艺规程等材料。3、产品试制阶段：产品试验计划、报告、试制总结，产品原材料检验、鉴定材料，产品生产许可证等材料。

30. 4、产品生产阶段：工艺、工装和产品图纸及技术文件更改材料等。5、产品创优阶段：产品创优申请、评定等材料。6、产品销售阶段：产品的说明书、合格证、各种明细表，产品销售调查报告、用户意见反馈单，产品商标、广告等材料。4、产品生产阶段：工艺、工装和产品图纸及技术文件更改材料等。5、产品创优阶段：产品创优申请、评定等材料。6、产品销售阶段：产品的说明书、合格证、各种明细表，产品销售调查报告、用户意见反馈单，产品商标、广告等材料。

31. （二）科研文件材料归档范围 1、科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告，方案论证和协议书、合同等材料。2、研究实验阶段：各种载体的重要原始记录、实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等材料。

32. 3、总结鉴定验收阶段：工作总结，科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等材料。4、成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等材料。5、推广应用阶段：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等材料。

33. （三）基本建设项目文件材料归档范围 • 1、工程前期准备阶段：项目建议书及批复，可行性研究报告，项目评估，设计任务书、计划任务书，工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告及环境气象材料，征用土地批准文件及红线图，拆迁、补偿协议书，承发包合同、协议书，招标、投标、租赁文件，施工执照，环保、消防、卫生等文件，水、暖、电、煤气供应协议书等材料。2、工程设计阶段：工程设计方案及报批文件，工程技术设计图纸，设计计算书，工程概（预）算书，工程施工图、施工图设计计算书，设计评价、鉴定及审批工程管理文件等材料。

34. 3、工程施工阶段：土建施工文件（主要有设计变更材料、基础工程施工图、隐蔽工程验收记录、竣工报告和竣工验收报告等材料），设备及管线安装施工文件（主要有设计变更材料、设备安装质量检查、管线标高位置材料、隐蔽工程验收记录、竣工报告和竣工验收报告等材料），电气仪表安装施工文件（主要有设计变更材料、调试安装鉴定记录、竣工报告和竣工验收报告等材料）。4、工程竣工验收阶段：项目竣工验收报告，全部竣工图，项目质量评审材料，工程现场声像材料，竣工验收会议决议文件，工程决算等材料。3、工程施工阶段：土建施工文件（主要有设计变更材料、基础工程施工图、隐蔽工程验收记录、竣工报告和竣工验收报告等材料），设备及管线安装施工文件（主要有设计变更材料、设备安装质量检查、管线标高位置材料、隐蔽工程验收记录、竣工报告和竣工验收报告等材料），电气仪表安装施工文件（主要有设计变更材料、调试安装鉴定记录、竣工报告和竣工验收报告等材料）。4、工程竣工验收阶段：项目竣工验收报告，全部竣工图，项目质量评审材料，工程现场声像材料，竣工验收会议决议文件，工程决算等材料。

35. （四）设备仪器文件材料归档范围1、购置引进自制阶段：国内购置设备文件（购置合同、设备开箱随机材料等），国外引进设备文件（项目建议书及批复，可行性研究报告，投标、谈判、出国考察、资金审批、开箱随机材料及其译文和译制图等），自制设备文件（设计任务书及审批材料、设计方案、设计计算书、设计说明书、全套设计图等）。（四）设备仪器文件材料归档范围1、购置引进自制阶段：国内购置设备文件（购置合同、设备开箱随机材料等），国外引进设备文件（项目建议书及批复，可行性研究报告，投标、谈判、出国考察、资金审批、开箱随机材料及其译文和译制图等），自制设备文件（设计任务书及审批材料、设计方案、设计计算书、设计说明书、全套设计图等）。

36. 2、安装调试阶段：委托安装合同，安装基础图，动力配线及水、气等管网图，安装技术性和竣工验收等材料。3、使用维护阶段：设备仪器使用维护中的各种记录，设备技术、安全操作规程等材料。4、更新改造阶段：设备更新改造审批文件，设备报废、出租、转让审批文件，更新改造有关图纸等材料。2、安装调试阶段：委托安装合同，安装基础图，动力配线及水、气等管网图，安装技术性和竣工验收等材料。3、使用维护阶段：设备仪器使用维护中的各种记录，设备技术、安全操作规程等材料。4、更新改造阶段：设备更新改造审批文件，设备报废、出租、转让审批文件，更新改造有关图纸等材料。

37. 2、归档时间 • 确定科技文件材料归档时间的基本要求是：各单位应当按照既要确保应当归档科技文件材料的完整与安全，又要方便有关部门对现行科技文件材料使用的原则，结合本单位实际情况选择确定各类文件材料的归档时间。

38. 科技文件材料归档时间可选择确定有以下几种方法：1、按项目结束时间归档。是指在一项基建工程竣工验收、一项科研课题或一个产品鉴定结束后归档。2、按子项结束时间归档。是指在一个项目中按其子项结束后归档。3、按工作阶段归档。是指周期性较长的项目可按其工作程序中的一个工作阶段完成后归档。4、按年度归档。是指周期性较长的项目或科技管理性文件材料可在每年的上半年将上一年度形成的材料归档。5、随时归档。是指随办随形成随时归档。科技文件材料归档时间可选择确定有以下几种方法：1、按项目结束时间归档。是指在一项基建工程竣工验收、一项科研课题或一个产品鉴定结束后归档。2、按子项结束时间归档。是指在一个项目中按其子项结束后归档。3、按工作阶段归档。是指周期性较长的项目可按其工作程序中的一个工作阶段完成后归档。4、按年度归档。是指周期性较长的项目或科技管理性文件材料可在每年的上半年将上一年度形成的材料归档。5、随时归档。是指随办随形成随时归档。

39. 3、归档要求和手续 • 由相关科技业务部门承担；归档时交接双方应依照归档目录，逐卷清点核对并由接收人检查案卷质量。在数量和质量无误的前提下，交接双方要分别在归档目录上签字盖章。

40. 重大建设项目文件的归档 • 1、项目文件的整理要求：由文件形成单位进行整理； • 2、项目文件的归档：除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。 • 外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，经签字的译文稿与原稿一起归档

41. 3、项目文件的归档审查：三方会审（竣工文件的编制方、质监部门、监理部门），经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录移交3、项目文件的归档审查：三方会审（竣工文件的编制方、质监部门、监理部门），经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录移交

42. 科技档案的整理 • 整理原则 • 整理流程与方法 • 案卷的分类排列 • 档号的编制 • 案卷目录的编制

43. 1、整理原则 根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）规定： • 遵循科技文件的形成规律 • 保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统 • 便于档案的保管和利用

44. 尊重形成规律 • 科技档案的形成有其自身规律，反映科技活动各阶段、环节的特殊要求，不得轻易破坏。 • 日常形成积累有一定基础，有的已处于预立卷状态。 因此利用原基础可起到事半功倍的效果。

45. 保持文件间的有机联系和案卷的成套、系统 • 科技档案的特点之一就是成套性。成套性就是文件之间的联系性。 • 有机联系是文件内容内在的、本质的、自然的联系，而不是人为的联系。

46. 某一项目或单位工程、分部分项工程的文件。 某一问题、事故处理形成的一组文件。 请示与批复 一组会议材料 就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料等 系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单等。 设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，自成体系、互为联系。 某一组实验记录 维修记录 文件有机联系的几种状态

47. 便于档案保管利用 • 是档案整理工作目的和要求 • 与前两个整理原则矛盾时，应以第三个原则为重

48. 符合相关标准规范 • 以《科学技术档案案卷构成的一般要求》为基本准则。 • 行业有特殊规定的按照行业有关要求。如电力公司档号的规定、案卷封面特殊规定等。 • 执行地方综合档案馆、城建档案馆接收档案的相关规定。 • 本项目制度、合同规定。

49. 2、档案整理流程和方法 案卷装订 案卷封面填写 卷内目录与备考表填写 卷内文件整理 合理分卷 检查补充

50. （一）检查补充 • 对照归档范围，将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。 • 区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普发性文件、重份文件、事务性文件等