ניהול ספקים במערכת הרכש

1. המועדון המקצועי למנהלי הרכש והלוגיסטיקה מיסודם של המרכז ללימודים אקדמיים וארגון מנהלי הרכש והלוגיסטיקה בישראל ניהול ספקים במערכת הרכש מרצה: משה דב שלוחת אוניברסיטת דרבי

2. יחסי ספק לקוח- הגישה הישנה • לעולם אל תסמוך על הספק, הוא ינצל לרעה כל מחווה והזדמנות. • תכנן תמיד יחסים לטווח קצר. • הספק ישפר מחיר, איכות ומועדי הספקה- רק לאחר איומים בהפסקת סחר. • אסור לתת לספק מידע בנוגע למוצרים חדשים. • יש לשמור על ריחוק. • ניגוד אינטרסים יוצר מצב של מפסיד ומנצח.

3. צעדים בוני אמון- ספק לקוח • הכרה בדרישות הספק: • מערכת יחסים רציפה • תשלום בזמן שנקבע • קבלת תקני איכות • מינימום דחיות

4. צעדים בוני אמון- ספק לקוח (המשך) • הכרה בדרישות הלקוח: • מחיר סביר • יכולת הספקה לפי מפרט • יכולת הספקה במועד • שירות אמין • יכולת מחקר ופיתוח

5. היבטים ביחסי ספק-לקוח • אתיקה • מחוות • מצגות • ביקורים • עדיפות בהזמנות

6. היבטים ביחסי ספק-לקוח (המשך) • רצון טוב • חיזוי שינויים במגבלות הספק • חילופי מידע הדדיים • עדכון בנוגע לשינויים- מוקדם ככל האפשר

7. ניהול ספקים במערכת הרכש אתה אחראי להבטיח שהמוצרים והשירותים שאתה מספק- יתאימו לדרישות הלקוחות בעלות המזערית. אין ספק שאתה קונה סחורות ושירותים מספקים חיצוניים. הם משתמשים כחלק מהמוצר / השירות שאתה מספק ללקוחותיך, או שהם משתמשים כגיבוי לתהליכים הפנימיים שלך.

8. ניהול ספקים במערכת הרכש (המשך) לעסקים רבים נגרם נזק מפני שהם מקבלים הספקה של סחורות / שירותים שאינם מתאימים לדרישותיהם. לעיתים קרובות יותר, קל לנסות להוריד מחיר לספק בגלל מוצרים פחות טובים מאשר לנקוט צעדים לשיפור ביצועיו. יחד עם זאת, לקנייה אצל ספקים לא טובים- יכולה להיות השפעה משמעותית על היכולת שלך לתת מענה לדרישות לקוחותיך בעלות מינימאלית כוללת.

9. ניהול ספקים במערכת הרכש (המשך) אתה חייב להבטיח שאתה מנהל את הספקים שלך, כך שאתה מקבל רק סחורות / שירותים המתאימים לדרישות שלך. זהו מרכיב מפתח של מערכת ניהול איכות אפקטיבית. דבר זה מבטיח שאתה מקבל רק סחורות ושירותים מספקים העונים לדרישותיך.

10. ניהול ספקים במערכת הרכש (המשך) • יש להקפיד על מרכיבי המפתח הבאים- • בקר את פעילויות הרכש שלך • בחר את ספקיך בקפידה • בצע הערכת ספקים בכדי להבטיח שאתה מקבל סחורות או שירותים מתאימים

11. ניהול ספקים במערכת הרכש (המשך) תקבל רק מוצרים מתאימים מהספקים שלך אם אתה יכול להגדיר את דרישותיך באופן מלא, ברור וחד משמעי. מעל 50% משגיאות הרכש הם, לעיתים קרובות, הגלל ספציפיקציות לא מתאימות של הדרישות שהוגדרו על ידי הרכש. זה לא בגלל התאמה מצידו של הספק.

12. ניהול ספקים במערכת הרכש (המשך) כאשר אתה רוכש סחורות / שירותים, רק אתה יודע במדויק מה אתה רוצה. אם אתה לא מגדיר במדויק את הדרישות שלך, נראה שלא תקבל בדיוק את מה שאתה רוצה. לוקח זמן ודרושה אנרגיה בכדי ללבן בעיות עם ספקים. זו אחריותך להבטיח שלא יתעוררו בעיות.

13. ניהול ספקים במערכת הרכש (המשך) • סוגי הנתונים הבאים דרושים בדר"כ בכל הזמנת רכש: • ספציפיקציות טכניות • דרישות האיכות • נושאים של משלוח, עלויות ומסחר

14. ניהול ספקים במערכת הרכש (המשך) הזמנת הרכש צריכה גם להגדיר כל מיני דרישות מיוחדות שאתה רוצה שהספק ימלא כשהוא מבצע את ההזמנה, כגון- • תהליכים מיוחדים • כללי ייצור • צוות

15. פעילות הספק בהתאם לדרישות איכות אם אתה רוצה שהספק שלך יפעל בהתאם לדרישות איכות ספציפיות, אתה חייב לפרט אותן בהזמנת הרכש. דוגמאות יכולות לכלול- • הספק צריך לפעול על פי תקני איכות ספציפיים (לדוגמא- 9001 ISO) • צריך לבצע בדיקה מיוחדת או נוהל בחינה ספציפי

16. פעילות הספק בהתאם לדרישות איכות (המשך) • יש לשמור תיעוד ספציפי בכדי להוכיח התאמה לנהלים מוגדרים • בחוזים גדולים, אתה עשוי לרצות שהספק ייתן פרטים על תהליכים ספציפיים, בקרות, נוהלי בחינה ובדיקה, על הספקים שלו ועל התיעוד שלו. • לעיתים, פרטים בתוכנית איכות ספציפית לחוזה / הזמנה. הדרישות לתוכנית איכות חייבות להיכלל בהזמנת הרכש.

17. פעילות הספק בהתאם לדרישות איכות (המשך) • חלק מהלקוחות החיצוניים עשוי לאפיין דרישות המיועדות לספקים שלך. לדוגמא- לקוח עשוי לדרוש שלכל הספקים תהיה מערכת איכות מוכרת ומוכחת, או שהם ידרשו זכות לנקוט פעולות בחינה אצל הספקים שלך. מערכת ניהול האיכות שלך אמורה להכיר את הדרישות הספציפיות של הלקוחות, ולהבטיח שהן נכללות בהזמנות הרכש שלך. • הקריטריונים של הקבלה מגדירים את הדרך שבה נמדדת ההתאמה לדרישות. זה מבטיח שהרכש והספק קובעים את הקבלה לפי אותם קריטריונים. זה מונע בעיות שעלולות להתעורר אם הלקוח והספק משמשים בשיטות שונות.

18. איך בוחרים ספק ? • ניתן לחלק את תהליך הבחירה לארבעה שלבים עיקריים: • שלב הסקר • שלב החקירה • שלב המשא ומתן והבחירה שמוביל להזמנה ראשונה • שלב הניסיון

19. בחירת הספקים- השיטה השיטה שבה אתה משתמש בכדי לבחור את ספקיך, צריכה להישקל בזהירות ולהיות מתועדת כחלק ממערכת ניהול האיכות. תהליך הבחירה עשוי לערב מספר פונקציות בתוך העסק. • כספים- כדי להעריך את האיתנות הפיננסית של הספק • רכש- כדי לנהל משא ומתן לגבי ההסכם

20. בחירת הספקים- השיטה (המשך) • הנדסה- בכדי להבטיח שלספק יש את היכולת לממש את הדרישות הטכניות • ייצור- בכדי לוודא את היכולת של הספק לייצר את המוצר בהתאם לדרישותיך • אבטחת איכות- בכדי לוודא שמערכת האיכות של הספק, מסוגלת להבטיח שמוצרים מתאימים ייווצרו באופן עקבי

21. בחירת הספקים- השיטה (המשך) יש מספר קריטריונים שונים, שבהם ניתן להשתמש כבסיס לבחירת ספקים- • ביצועי העבר • הערכת מערכת האיכות שלהם • הערכת המוצרים והשירותים שלהם • ספקים מאושרים

22. הערכת מערכת האיכות הערכת מערכת האיכות- הערכה זו יכולה להיות שימושית בקביעת היכולת הפוטנציאלית של הספק, להבין ולממש את דרישותיך. ארגונים רבים משתמשים ברשימות שונות, בכדי לוודא שבידי הספקים שלהן ההסמכות הדרושות של מערכת האיכות, כגון 9002 ISO. חשוב לבדוק שההסמכה בתוקף ושטווח ההסמכה מכסה את המוצרים או השירותים אותם רוצים לקנות.

23. הערכת ספקים המבחן האמיתי של בחירת ספק, הוא כמובן ניסיון או תפקוד משביע רצון של הספק, כאשר ההזמנה מבוצעת. זה הגורם שיכריע אם החברה תמשיך לעבוד עם הספק- או תעבור לספק אחר. מדובר על הערכה אובייקטיבית ובדירוג של תפקוד הספק.

24. תוכנית פעולה תוכנית פעולה- הבקרה של פעילות הרכש היא מסובכת. ישנם שישה צעדי מפתח ליצירת מערכת רכש אפקטיבית- • וודא שדרישות הרכש מתועדות במלואן בטרם ניתן להוציא הזמנה. וודא שהזמנות הרכש מגדירות את דרישותיך בתחום הטכני, תחום האיכות, המשלוח, התחום המסחרי והעלויות. • וודא שאתה בוחר בזהירות את הספקים שלך. כאשר אתה נאלץ להשתמש בספקים שאינם עונים לקריטריונים של הבחירה שלך, וודא שאתה מקיים את נהלי האימות ההכרחיים בכדי למזער את הסיכונים לקבלת מוצר לא מתאים.

25. תוכנית פעולה (המשך) • קבע את הסוג והרמה של האימות בהם תשתמש לכל ספק ולכל פריט נרכש. וודא שמערכת זו ממזערת את העלות הכוללת על ידי שמירת איזון בין עלות האימות לבין עלות אי הגילוי של פגמים- מוקדם מספיק. וודא שהמערכת גמישה כך שניתן לבצע בה שינויים ברמה ובסוג האימות כאשר משתנות הנסיבות. • תעד את ביצועי הספקים. השתמש בנתונים אלה בכדי לגזור את השיפורים אצל הספקים וקבל החלטות הגיוניות לגבי סוג ורמת האימות הנדרשים. יש להשתמש בנתונים גם כדי לגלות נקודות תורפה במערכת האיכות שלך וליישם שיפורים.

26. תוכנית פעולה (המשך) • עבוד ברציפות עם ספקים בכדי לשפר את ביצועיהם וכדי להבטיח שמערכת הרכש שלך מתאימה את עצמה לשינויים אצל ספקים. • תעד את מערכת הרכש שלך, תוך התחשבות בכל הנ"ל. התיעוד הוא קריטי. אם לא יהיו לך נהלים כתובים- אך אחד לא יבצע אותם, ומערכת ניהול האיכות לא תהייה אפקטיבית. התיעוד שלך צריך לכלול- • לתאר את התהליך • לקבוע את ההחלטות שיש לקבל במהלך התהליך • לקבוע את הנתונים עליהם יבוססו ההחלטות • לתאר את התיעוד שיש לשמור כגיבוי להחלטות המתקבלות וכדי להבטיח את פעולתה של מערכת ניהול האיכות

27. נתוני רכש • האם יצרת מערכת מתועדת לרכש של סחורות ושירותים ? האם מערכת זו מבטיחה שכל דרישותיך מאופיינות במלואן ? • האם המערכת שלך מבטיחה שקריטריוני הקבלה שלך מאופיינים ? • איך מבטיחה המערכת שלך שכל דרישה רלוונטית של לקוחותיך תמצא את ביטויה בהזמנות מספקיך ? • האם המערכת שלך מבטיחה שכאשר דרושים תקני איכות מתאימים, הם ישמשו לבדיקת ההזמנה ? • איך מועברים שינויים בהזמנות אל הספקים שלך ?

28. בחירת ספקים • איך אתה בוחר את הספקים שלך ? • האם קריטריוני הבחירה מכסים קריטריונים טכניים בתחום האיכות, המשלוח, הפיננסי והמסחר ? • האם יש בידך רשימה של ספקים מאושרים ? • איך נסרקת רשימה זו, מעודכנת ומועברת לידיעת מי שמוציאים הזמנות רכש ? • איך אתה מונע הוצאת הזמנות לספקים שאינם ברשימה ? • אילו נתונים אתה שומר בכדי לגבות את בחירת הספקים ?

29. אימות • באיזו מערכת אתה משתמש בכדי לקבוע את הרמה והסוג של האימות הדרוש ? • האם אתה אוסף מידע על ביצועי הספק ? • האם אתה מנתח את הנתונים האלה ומשתמש בהם בכדי לשנות את הרמה או הסוג של האימות הקיים ?

30. "צמצום בסיס הספקים" תהליך פסילת הספקים, ידוע גם כ- "צמצום בסיס הספקים", כלומר- העסק יעבוד עם מספר ספקים קטן, בעוד שקודם לכן היו כמה עשרות ספקים. כפי שמנהל אחד אמר- "עדיפים לנו שלושה או ארבעה ספקים, מאשר עשרים, שאף אחד מהם לא אכפת מספיק מאיתנו, בכדי לתת לנו את האיכות וההובלה שאנו צריכים".

31. "צמצום בסיס הספקים" (המשך) עם ספקים שעליהם ניתן לסמוך, פונים הקונים יותר ויותר לחוזים ארוכי טווח, משנה אחת עד לעשר שנים. שני הצדדים מרוויחים: הקונה מקבל מחיר טוב יותר עכב נפח הכמות המוזמנת, ובנוסף, אבטחת ההספקה- למוכר יש ביטחון של נפל כמויות וסיכוי לתכנן את הייצור בצורה יותר הגיונית. במקרים רבים, צמצום בסיס הספקים מביא לכך שכל הצרכנים מסופקים ע"י ספק אחד בלבד.

32. המדריך לספק המדריך לספק יכלול את הפרטים הבאים (שיעודכנו ברציפות)- • סוגי המוצרים שהחברה רוכשת או מעוניינת לרכוש • מיהם הקניינים האחראים לכל קבוצת מוצרים • דרישות סף וספציפיקציות שונות למוצרים שונים • ספציפיקציות פורמאליות על האופן בו ספקים וספקים פוטנציאליים יגישו את הצעותיהם (יקל על ההשוואה בין ההצעות)

33. תוכנית להקטנת עלויות שילוב הרכש בתוכנית להקטנת עלויות ע"י אימוץ הכללים הבאים- • לשנות את המוסכמות • לשאוף לניהול יוזם של הרכש ולא לרכש מגיב • להגדיר מחדש את הקריטריונים לבחירת ספקים • לפתח יחסים ארוכי טווח עם הספקים

34. תוכנית להקטנת עלויות (המשך) • להקנות לספקים את הידע בגישת JIT • לארגן כנס ספקים במפעל • לפעול לקראת הפעלת EDI • להוות גורם שינוי בתוך כלל המפעל