Könyvtári állomány elemzése

1. Könyvtári állomány elemzése Bognárné Lovász Katalin

2. SZMSZ és a Gyűjtőköri szabályzat meghatározza • könyvtár fő funkció rendszerét • vállalt feladatokat • helyét a könyvtári rendszerben • Könyvtár társadalmi környezetét • részletes gyűjtési utasítások Mi ért is fontos ez?

3. Állományelemzés mint „rendszer feladata” A könyvtári állomány elemzésének eredménye elsődlegesen a gyarapítás és apasztás szempontjainak meghatározója, de mellett érvényesül az adott könyvtárnak, mint rendszernek valamennyi rendszerelemében. • Így a dokumentumtípus, a használati gyakoriság, a szakterület szerinti megoszlás befolyásolja a gyűjtemény elrendezését, esetleges különgyűjtemények kialakítását, az egyes raktárterek várható férőhely igényének megtervezését is. • A feltárás szempontjából a dokumentumok visszakeresési ismérveinek részletezettségét is ki lehet dolgozni az elemzés eredményei alapján. • Az információ- és dokumentum-szolgáltatás, vagyis a gyűjtemény használata pedig közvetlenül összefügg az állomány elemzésével, hiszen az állomány összetételének erényei vagy hiányosságai, fejlesztésének szempontjai csakis a vele kapcsolatos használói, vagy, tágabban értelmezve, az információs szükséglettel egybevetve határozhatók meg.

4. Az állományelemzések céljai • hosszú vagy rövid távú tervek megalapozása • gyűjtőköri szabályzat előkészítése • Számadás az anyagi források felhasználásáról • Az állomány mennyiségi és minőségi paramétereinek megállapítása

5. Eredménye • A gyűjteményfejlesztési politika módosítása, • segítség a gyarapítási keretekért folytatott harcban, • könyvtár erősségeinek és gyengeségeinek megállapítása – mely témákra kell hangsúlyt fektetni

6. Az állományelemzést befolyásoló tényezők • Könyvtár típusa • Önálló intézmény vagy iskola, egyetem, vállalat része • Használói kör nagysága, összetétele • Állomány nagysága – pl. csak egy állományrésznél végezzük el. • Rendelkezése álló anyagi és humán erőforrások • A munka sürgőssége • Az elérendő célok jellege

7. Kérdések • Hogyan oszlik meg az állomány tartalom és dokumentum típus szerint? • Mennyi idős a gyűjtemény – korfa (?) Milyen az állomány történeti rétegeződése, kora? • Mekkora a használói kérések kielégítetlenségének aránya? • Kielégítő-e a referensz gyűjtemény? • Hogyan viszonyul a szakterület más könyvtáraihoz?

8. Kérdések Ki végezze a vizsgálatot ? Milyen módszert alkalmazzunk? Hogyan készítsük elő az elemzést? Mikor végezzük?

9. A tervezés szempontjai • Az elemzés céljának meghatározása; a kapott információ hol és hogyan lesz felhasználva; • Vizsgál állományrész kiválasztása; • Az adatgyűjtés és analízis módszereinek meghatározása; • Az időpont és az ütemezés meghatározása • A kapott eredményeket hogyan mutatjuk be és kinek készítjük; • Más könyvtárak adatainak • Költségek becslése

10. Állományelemzés típusai

11. Mennyiségi és minőségi elemzés • A mennyiségi elemzés vonatkozhat kizárólag a vizsgált gyűjtemény belső adottságaira és kiterjedhet a külső, környezeti tényezők adataival való összehasonlításra is. • A minőségi elemzés mindig valamilyen külső, az állománytól független tényezőhöz viszonyítottan határozhatja meg az egyes dokumentumok vagy gyűjteményrészek tartalmi adottságait. A szempontok kiválasztását befolyásolja a könyvtár típusa, a könyvtári-információs rendszerben elfoglalt helye és szerepe, valamint az állomány nagysága.

12. Állományra és használatra orientált és szimulációs vizsgálatok

13. Állományra orientált vizsgálatok • Bibliográfiákkal, katalógusokkal és jegyzékekkel való összehasonlítás • Gyűjtemény közvetlen vizsgálata – fizikailag vizsgálja az állományt a polcokon egy a témában jártas szakember – kisebb könyvtárak, állományrészek vizsgálata – selejtezéssel egybekötve • Összehasonlító statisztikák szerkesztése

14. Állományra orientált vizsgálatok Összehasonlító statisztikák szerkesztésével vizsgálhatjuk: • Állomány vagy állományrészek nagyságát • A növekedés mértékét – összehasonlítva a kölcsönzési adatokkal • Állomány átfedései

15. Használatra orientált vizsgálatok • Kölcsönzési vizsgálatok – Kik kölcsönöznek és milyen gyakran? magállomány meghatározása; mit kell selejtezni vagy raktárba helyezni? • Helyben használati vizsgálatok • Felhasználói véleményének vizsgálata – • Hozzáférhetőségi vizsgálatok • könyvtárközi és ODR kölcsönzések vizsgálata

16. Szimulációs vizsgálatok • Hivatkozások vizsgálata – lábjegyzetekben, bibliográfiában gyakran hivatkozott dokumentumok • Dokumentum elérhetőségi vizsga – a könyvtárosok végzik

17. Research LibraryGroupsConspectus • Out-of-Scope: The Library does not collect in this area. • Minimal Level: A subject area in which few selections are made beyond very basic works. • Basic Information Level: A collection of up-to-date general materials that serve to introduce and define a subject and to indicate the varieties of information available elsewhere. It may include dictionaries, encyclopedias, selected editions of important works, historical surveys, bibliographies, handbooks, a few major periodicals, in the minimum number that will serve the purpose. A basic information collection is not sufficiently intensive to support any courses of independent study in the subject area involved.

18. Conspectus • Research Level: A collection that includes the major published source materials required for dissertations and independent research, including materials containing research reporting, new findings, scientific experimental results, and other information useful to researchers. It is intended to include all important reference works and a wide selection of specialized monographs, as well as a very extensive collection of journals and major indexing and abstracting services in the field. Older material is retained for historical research. • Comprehensive Level: A collection which, so far as is reasonably possible, includes all significant works of recorded knowledge (publications, manuscripts, and other forms), in all applicable languages, for a necessarily defined and limited field. This level of collecting intensity is one that maintains a " special collection." The aim, if not achievement, is exhaustiveness. Older material is retained for historical research.

19. Szintek 0 = a könyvtárnak nincsen állománya ebben a témában.1 = minimum szint, csak néhány alapvető mű található a téma irodalmából.2 = alapvető információs szint, a téma általános tartalmú műveinek gyűjteménye, amelyek a téma meghatározására, bemutatására szorítkoznak, és jelzik a máshol elérhető információkat. Egyetemi tanulmányokhoz vagy önálló kutatáshoz nem elegendő az állomány.3 = oktatási szint, az állomány megfelel az egyetemi és a posztgraduális oktatás, valamint az önálló kutatás igényeinek. Tartalmazza a téma alapvető monográfiáit, a legfontosabb írók munkáinak teljes gyűjteményét, válogatásokat a másodrangú írók munkáiból, a legjelentősebb folyóiratokat, referensz műveket és az alapvető bibliográfiákat.4 = kutatási szint, az állomány disszertációk és önálló kutatásokhoz szolgál forrásul, tartalmaz minden fontos referensz művet, a monográfiák széles körét, a téma minden jelentős folyóiratát, indexeit és referáló szolgáltatásait. Végül, idegen nyelvű és régi anyagokat is.5 = átfogó szint, az adott téma teljességre törekvő gyűjtése, minden jelentős munka, minden elérhető nyelven.

20. Conspectus A számszerű mérés történhet: • a kötetek számának megállapításával; • a szerzeményezési statisztikák vizsgálatával; • a könyvtárközi kölcsönzések számának vizsgálatával; • az állomány összehasonlításával szakbibliográfiák, kiadói listák, katalógusok segítségével, mely során megállapítható, hogy a felsorolt címek közül hány van meg az állományban.

21. Mi is mérünk? • ExistingCollectionStrenght=ECS • CurrentCollectingIntensity=CCI • DesiredCollectingIntensity= DCI • a meglévő állomány mennyisége és mélysége • a gyarapításintenzitása • távlati gyűjtési tendencia meghatározását

22. Conspectus előnyei Állománybecslési módszerként • megmutatja az állomány erős és gyenge pontjait; • jó alapot szolgáltat az állományfejlesztéshez; . • segíti a speciális gyűjtemények feltérképezését helyi, regionális és országos szinten; • segíti a tájékoztató szolgáltatásokat azzal, hogy a kutatókat a legjobb forrásokhoz irányítja; • segíti a könyvtárközi kölcsönzést és a dokumentumszolgáltatást. Állományfejlesztési módszerként • eszközt biztosít a kurrens gyűjtés értékeléséhez; • felhasználható az állományfejlesztés profiljának részletes megrajzolásához; • az egyetemi könyvtárak esetében keretül szolgál az egyetemi oktatás szükségleteinek megfelelő állományfejlesztési irányelvek elkészítéséhez. Az együttműködésen alapuló állományszervezés eszközeként • a helyi, regionális és nemzeti szintű állománygyarapítás összehangolását szolgálja; • keretet biztosít az osztott katalogizálással kapcsolatos megállapodásokhoz; • segíti az összehangolt megőrzést, megóvást és a selejtezést; • segíti az összehangolt állományszervezés pénzügyi forrásainak hatékonyabb kihasználását; • regisztrálja az egyes könyvtári állományok erősségében és a gyűjtés intenzitásában beállott változásokat, s ezzel az országos dokumentumállományról szóló információkat naprakészen tartja. Dömötör Lajosné

23. Külső tényezőkkel összekapcsolt mennyiségi elemzés Az állomány összetételére vonatkozó mennyiségi adatok akkor válnak érdemben értékelhetővé, ha azokat nem pusztán elszigetelten, önmagukban vizsgáljuk: • a szakterület képviseltségének szerkezete: az egyes szakterületek éves gyarapodása egybevetve ugyanazon szakterület viszonylag teljes (egyetemes vagy nemzeti) éves dokumentumtermésével; • a dokumentumtípus képviseltségének szerkezete: az egyes dokumentumtípusok éves gyarapodása egybevetve ugyanazon dokumentumtípus viszonylag teljes (egyetemes vagy nemzeti) éves mennyiségével; • a könyvtári rendszerre vonatkozó szerkezet: egyes szakterületeknek a vizsgált könyvtár állományán belüli aránya egybevetve ugyanazon szakterületeknek az együttműködő többi könyvtár állományában képviselt arányával;

24. a gazdaságossági szerkezet: egy szakterület/dokumentumtípus éves vagy többéves gyarapításának pénzügyi ráfordítási aránya (a teljes gyarapítási keretből az adott szakterülethez tartozó dokumentumok vételárának százaléka) összevetve ugyanazon szakterületnek ugyanabban az időszakban jelentkező használati arányával (a használati szerkezet vizsgálatának eredményével). • a használati szerkezet: egyes szakterületek/dokumentumtípusok állományi (vagy éves gyarapodási) aránya egybevetve ugyanazon szakterületek/dokumentumtípusok használati arányával. Ez utóbbi a kölcsönzési nyilvántartások ill. a helyben olvasás kérőlapjainak az állományelemzéssel azonos szempontú csoportosítását, majd a két elemzés összehasonlítását jelenti

25. Az elemzés több, egymással párhuzamosan érvényesülő szempontot vehet figyelembe. A leggyakrabban alkalmazott szempontjai lehetnek: • szakterületi (illetve egy-egy szakterületen belül a részterületek szerinti), • a dokumentumok megjelenésének helye szerinti, • nyelvi, • kronológiai, vagyis a publikálás ideje szerinti, • dokumentumtípus (ezen belül kiadványtípus, kiadványműfaj) szerinti megoszlás.

26. Ezeknek a mennyiségi mutatóknak a jellemzői • csak a vizsgált gyűjtemény belső adatait tükrözik, környezeti tényezőiktől elkülönítve (vagyis pl. a magyar történelmi tárgyú dokumentumok arányát csak a vizsgált gyűjteményhez képest határozza meg és nem az összes ilyen tárgyú publikációhoz viszonyítja); • csak számszerűséget fejeznek ki, az adatok mögött lévő tartalmi vagy informatív érték szerinti megoszlást nem jelölik; • csak egy dimenziós vizsgálódásra alkalmasak, több dimenzió kifejezésére már ismételt elemzésre van szükség.

27. Folyamat vs. állapot

28. Szépirodalmi gyűjtemények elemzése • a szerző ismertsége, népszerűsége, megbízhatósága • a mű stílusának, olvasmányosságának színvonala • a téma aktualitása, igazságtartalma, morális értéke • a cselekmény mondanivalójának fontossága, hatása • a cselekmény megértéséhez szükséges környezeti információk leírása • a mű szereplőinek reális jellemformálása • a műről megjelent ismertetések, kritikák. (Ferenczy, 1998)

29. Szépirodalmi gyűjtemények elemzése

30. SWOT elemzés

33. Bradford-féle szóródás törvény: Azon a megfigyelésen alapszik, hogy egy téma szakirodalma nem véletlenszerűen szóródik szét a szakfolyóiratokban. Segítségével a különböző ismeretkörök jellemző előfordulási helyét lehet meghatározni. Valóban a gyűjtőkörébe tartozó legfontosabb (szak)folyóiratokat rendelte-e meg a könyvtár. Lényege, hogy bizonyos szakterület információs anyagának fellelhetőségét három csoportra tagolja: • az első csoportba a témában jelentősen sok címmennyiséget tartalmazó, az ún. magfolyóiratok tartoznak • a második csoportba a tudományhoz csatlakozó területek folyóiratai tartoznak • − a harmadik csoportba a témától már sokkal távolabbi profilú folyóiratok kerülnek

34. Hivatkozások vizsgálata • A folyóiratokban hivatkozott szakirodalomból kiindulva is fel lehet térképezni az állományban fellelhető szakirodalom információs értékét. • Az SCI (Science Citation Index = Tudományos Idézetek Indexe) a philadelphiai Institu-teforScientificInformation 1963-ban elindított kezdeményezése, amely a tudományos publikációkban előforduló hivatkozásokat regisztrálja folyamatosan. • Visszakeresési szempontjai: • idézetek szerzői és címei (megmondja hol és hányan hivatkoztak az illető mű-re/szerzőre) • a források (az indexben feldolgozott folyóiratok) • intézmények (a források létrejöttének műhelyei)

35. Az impactfactor A folyóiratok hatástényezőjének vizsgálata, melyből megtudhatjuk, hogy egy bizonyos időszak alatt egy folyóiratban meg-jelent tanulmányt hányszor idéztek.

36. Felezési idő • A tudományos publikációk jellemzője, hogy megjelenésük után nő az idézettségük, majd egy idő után csökken. • Az ún. felezési idő (half-life) megállapítása során azt figyeljük, hogy egy adott dokumentum/téma iránti igény mennyi idő alatt csökken a felére. Ha feleződik az érdeklődés, az azt jelenti, csökkent a téma iránti igény, túlhaladottá vált (ami nem jelent feltétlenül egyet a tartalom elavulásával!). • A felezési idő tehát egyaránt vonatkoztatható témára, dokumentumra és könyvtári gyűjteményre.

37. Ajánlott irodalom • Dömötör Lajosné: Állománybecslés magyar felsőoktatási könyvtárakban: Conspectus típusú állománybecslés végrehajtásának lehetősége. In: Könyvtári figyelő. 1995. 3. sz. • Ferenczy Endréné: Gyűjtemény szervezés. Bp.:OSZK, 1998. • Bushing, Mary C.:The Evolution of ConspectusPracticeinLibraries: The Beginnings and thePresentApplications. http://klement.nkp.cz/Caslin/caslin01/sbornik/conspectus.html