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Procedures and Transactions at Editorial San Carlos

Editorial San Carlos specializes in the commercialization of stationery and office supplies, with detailed procedures outlined for inventory management, purchases, invoicing, accounting, and more. From creating warehouses to managing suppliers and customers, the system is set up to streamline operations efficiently.

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Procedures and Transactions at Editorial San Carlos

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Presentation Transcript


  1. IMPORTACIONES En la recepción de las ordenes de importación COMPRAS En la recepción de las ordenes de compra INVENTARIOS FACTURACIÓN Con la generación del documento de venta descarga stock CONTABILIDAD Se generan dos asientos, Costo de Venta y Consumo

  2. La empresa EDITORIAL SAN CARLOS se dedica a la comercialización de útiles de librería y oficina. Se realizan los siguientes procedimientos: 1. Módulo: Inventarios Opción: base de datos, almacenes Se crean los almacenes CODIGO NOMBRE ALMACEN DIRECCION 01 La Molina Los Laureles 232 La Molina 02 Santa Anita Av. Alfonso Ugarte 200 Santa Anita 2. Módulo: Inventarios Opción: base de datos, tablas de ayuda, familia Se crean las familias CODIGO NOMBRE FAMILIA 01 Cuadernos 02 Lapiceros, lápices y borradores 03 Folders 04 Calculadoras 05 Equipos menores 06 Servicios

  3. 3. Módulo: Inventarios Opción: base de datos, tablas de ayuda, unidad de medida Se crean las unidades de medida: CODIGO NOMBRE UNIDAD UND Unidad MIL Millares CAJ Caja CODIGO ARTICULO UNIDAD COD FAM 01 TIPO ART MERC CTRL STK LIBRE 4. Módulo: Inventarios Opción: base de datos, artículos Se crean los siguientes artículos SCCA4001 UND STANDFORD Cuaderno A4 - Cuadriculado STANDFORD Cuaderno A4 - Rayado ARTESCO Borrador Grande SCRA4001 UND 01 MERC LIBRE BGAA4001 UND 02 MERC LIBRE CCG23333 UND 04 MERC SER Calculadora Científica Gráfica CASIO ARTESCO Engrapador ARTESCO Perforador ARTESCO Tajador dispensador MONGOL Lápiz 2B X 3 EART31001 PART2989 TART0987 UND UND UND 05 05 05 MERC MERC MERC LIBRE LIBRE LOTE con LMO2B3001 CJA 02 MERC LIBRE

  4. CODIGO O RUC RAZON SOCIAL 5. Módulo: Inventarios Opción: base de datos, proveedores Se crean los siguientes proveedores 20505643390 TAILOY SA E0001 CASSIO COMPUTER CO LTDA 10258474193 LIBRERÍA DIAZ EIRL 6. Módulo: Inventarios Opción: base de datos, clientes Se crean los siguientes clientes CODIGO O RUC 20386175161 RAZON SOCIAL NIDO COLORES Y SONRISAS EIRL CODIGO O RUC RAZON SOCIAL CHOFER PLACA BREVETE 7. transportistas Módulo: Inventarios Opción: base de datos, transportistas Se crean los siguientes 20382567855 EDITORIAL SAN CARLOS JUAN PEREZ AGB333 A366554 10258474193 LIBRERÍA DIAZ EIRL OSCAR RAMOS CFB222 A190988

  5. 8. Módulo: Inventarios Opción: base de datos, tablas de ayuda, personal autorizado Se crean el siguiente personal autorizado CODIGO NOMBRE 01 JUAN PEREZ 9. Módulo: Inventarios Opción: base de datos, tablas de ayuda, centro de costos Se crean los centros de costo CODIGO 010101 CENTRO DE COSTO Contabilidad 010102 Finanzas 010103 Sistemas 10. Se crean los números de serie 001, y 002 para las guías de remisión de ambos almacenes respectivamente. Módulo: Inventarios Opción: base de datos, tablas de ayuda, definición de documentos.

  6. 11. Se crean usuarios para cada encargado del almacén, dichos usuarios no pueden ver los datos del otro almacén. Y se crea un usuario para el encargado de la valorización el cual si puede ver ambos almacenes. Módulo: Inventarios Opción: Configuración, Crear, usuarios 12. Se configura a los usuarios ya creados para que cada uno de los encargados del almacén no tengan derecho a visualizar costos y sólo la persona autorizada de la valorización del almacén podrá verlos. Módulo: Inventarios Opción: Configuración, Crear, usuarios de costos. 13. Se configura para que la persona encargada de la valorización sea la única persona que pueda hacer ajustes al almacén. Módulo: Inventarios Opción: Configuración, Crear, usuarios para ajustes.

  7. 14. Para iniciar sus operaciones en el sistema la empresa cuenta con el siguiente stock inicial en el almacén de la Molina el cual es ingresado al sistema Módulo: Inventarios Opción: Transacciones. Notas de ingreso LOTE COSTO UNIT SOLES CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION 120 UND STANDFORD Cuaderno A4 - Cuadriculado 3.75 120 UND STANDFORD Cuaderno A4 - Rayado 3.75 10 UND ARTESCO Borrador Grande 4.80 120 UND ARTESCO Engrapador 10.00 120 UND ARTESCO Perforador 8.50 30 UND ARTESCO Tajador con dispensador 10.00 AB0099 50 CJA MONGOL Lápiz 2B X 3 7.60

  8. 15. El encargado del área de Logística ya generó una orden de Compra a la empresa TAILOY por los siguientes artículos Módulo: Compras Opción: Gestión de compras, orden de compra, emisión de orden de compras COSTO UNIT SOLES CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION 120 UND STANDFORD Cuadriculado Cuaderno A4 – 3.75 130 UND STANDFORD Rayado Cuaderno A4 - 3.75 16. Ya se aprobó la orden de compra generada Módulo: Compras Opción: Gestión de compras, orden de compra, actualizar estado de OC

  9. 17. El encargado del área de comercio exterior tramitó una Importación a CASIO COMPUTER CO LTDA por los siguientes artículos Módulo: Importaciones Opción: Transacciones, emisión de orden de importación COSTO UNIT DOLARES CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION 3 UND Calculadora Científica Gráfica CASIO 250.00 18. Ya se aprobó la orden de importación generada Módulo: Importaciones Opción: Procesos, actualiza estado de importaciones 19. Con la guía 001-00034400 del proveedor TAILOY llega al almacén de Santa Anita la mitad de los productos solicitados en la orden de compra local generada Módulo: Inventarios Opción: Transacciones, ingreso por compras, ingreso por órdenes de compra

  10. 20. Del exterior llegan las 3 calculadoras con los siguientes números de serie CAS001200, CAS001201, CAS001202, las cuales son ingresadas al almacén de la Molina. Módulo: Inventarios / Opción: Transacciones, ingreso por compras, ingreso por importación 21. Por motivos de urgencia la tienda de La Molina realiza una compra directa sin orden de compra en la LIBRERÍA DIAZ EIRL y se nos entrega la mercadería sólo con una Guía de Remisión 002- 007781, con la indicación que luego entregarán la Factura. El almacenero no tiene opción a visualizar costos. Módulo: Inventarios Opción: Transacciones, ingreso por compras, guías de compra CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION 100 UND ARTESCO Borrador Grande 10 UND ARTESCO Engrapador 9 UND ARTESCO Perforador

  11. DESCRIPCION COSTO UNIT SOLES 22. Posteriormente llega la factura 003- 998877 de la LIBRERÍA DIAZ con los siguientes costos los cuales son ingresados al sistema: Módulo: Inventarios Opción: Procesos, valorización de inventarios, valorización de documentos faltantes ARTESCO Borrador Grande 2.50 ARTESCO Engrapador 12.00 ARTESCO Perforador 10.00 DESCRIPCION CANTIDAD LOTE 23. Se necesita trasladar mercadería del local de La Molina al local de Santa Anita, de los siguientes artículos para lo cual se genera la Guía de remisión 001-00098877. Dicho traslado lo realiza el vehículo de la misma editorial. Módulo: Inventarios Opción: Transacciones, procesos de guías, guías de transferencia ARTESCO Engrapador 5 ARTESCO Perforador 4 ARTESCO Tajador con dispensador 1 AB0099

  12. CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION 24. Se emite la guía de remisión 002- 000888 para recoger los siguientes productos del proveedor TAILOY 10 UND ARTESCO Perforador 6 UND ARTESCO Tajador con dispensador 25. El lápiz Mongol es necesario venderlo en unidad por lo cual se crea el siguiente producto: Módulo: Inventarios Opción: base de datos, artículos CODIGO ARTICULO UNIDAD COD FAM TIPO ART CTRL STK LMO2B1001 UND 02 MERC LIBRE MONGOL Lápiz 2B 26. Se establece como factor de equivalencia el valor de 3 entre el código LMO2B1001 y el código LMO2B3001 Módulo: Inventarios Opción: base de datos, artículos, botón equiv.

  13. 27. Para poder vender unidades, en el almacén de la Molina se traslada una caja del stock del producto LMO2B3001 al stock del producto LMO2B1001 Módulo: Inventarios Opción: transacciones, transferencia por conversión de unidades. 28. Se entrega del almacén de Santa Anita a las diferentes áreas de la empresa los siguientes artículos. Módulo: Inventarios Opción: transacciones, notas de salida DESCRIPCION CANTIDAD CENTRO DE COSTO Finanzas STANDFORD Cuaderno A4 - Cuadriculado 4 STANDFORD Cuaderno A4 – Rayado 6 Sistemas

  14. 29. Al siguiente día se hace la devolución al almacén de Santa Anita de 1 cuadernos STANDFORD A4 – Cuadriculado del área de Finanzas Módulo: Inventarios Opción: transacciones, notas de ingreso 30. Se hace una venta de los siguientes artículos al Nido Colores y Sonrisas con una guía de venta que se emite en la Molina y que se le facturará al final de la semana: Módulo: Inventarios Opción: transacciones, procesos de guías, guías de venta por facturar DESCRIPCION CANTIDAD SERIE STANDFORD Cuaderno A4 – Cuadriculado 6 STANDFORD Cuaderno A4 – Rayado 6 Calculadora Científica Gráfica CASIO 1 CAS001201

  15. DESCRIPCION CANTIDAD 32. El producto PAQUETE ESCOLAR incluirá los siguientes ítems: Módulo: Inventarios Opción: base de datos, mantenimiento de kits STANDFORD Cuaderno A4 - Cuadriculado 1 STANDFORD Cuaderno A4 – Rayado 1 ARTESCO Perforador 2 33. Se arman 5 PAQUETES ESCOLARES en la Molina Módulo: Inventarios Opción: Transacciones, manejo de kits, armado de kits 34. A la semana siguiente se desarman 3 de los 5 kit por la falta de demanda Módulo: Inventarios Opción: Transacciones, manejo de kits, desarmado de kits 35. Se consulta el stock actual de los productos en ambos almacenes Módulo: Inventarios Opción: Consultas, consulta de stock

  16. 36. Se consulta el movimiento de los productos desde inicio del sistema en ambos almacenes Módulo: Inventarios Opción: Reportes, reportes en unidades, Kardex de artículos 37. Vistas las dos consultas anteriores se definen y registran en el sistema los siguientes stock mínimos de los productos: Módulo: Inventarios Opción: Base de datos logística CODIGO ARTICULO STANDFORD Cuaderno A4 - Cuadriculado STANDFORD Cuaderno A4 - Rayado ARTESCO Borrador Grande Calculadora Científica Gráfica CASIO ARTESCO Engrapador ARTESCO Perforador ARTESCO Tajador con dispensador x 24 MONGOL Lápiz 2B X 3 UNIDAD STKMIN SCCA4001 SCRA4001 BGAA4001 CCG23333 EART31001 PART2989 TART0987 LMO2B3001 UND UND UND UND UND UND UND CJA 07 07 02 01 03 02 01 06

  17. 38. Se consulta si actualmente algún artículos está por debajo del stocks mínimo Módulo: Inventarios Opción: Reportes, logísticos, alerta logística. 39. Se consulta la información de los consumos por centro de costos. Módulo: Inventarios Opción: Reportes, salidas y consumos por centro de costo, consumo por artículos y centro de costo. 40. Se busca en el sistema la guía de venta emitida al nido colores y sonrisas para verificar cuantos cuadernos se le vendió. Módulo: Inventarios Opción: Consulta, consulta de documentos

  18. 41. Se modifica la nota de salida del punto 27, ya que se entregaron 5 y no 4 unidades del producto STANDFORD Cuaderno A4 – Cuadriculado Módulo: Inventarios Opción: Procesos, Corrección de documentos, modificación de documentos. 42. Se anula la guía de remisión 002-000888 porque por cuestiones de tiempo no se pudo recoger la mercadería en el día indicado. Módulo: Inventarios Opción: Procesos, Corrección de documentos, anulación de guías. 43. Se realiza un inventario físico en la empresa y para dicha labor se emiten hojas de trabajo del sistema que sirvan para el trabajo del conteo manual. Módulo: Inventarios Opción: Procesos, inventarios físico, diferencias de inventario físico.

  19. 44. Se ingresa el conteo del inventarios físico al sistema Módulo: Inventarios Opción: Procesos, inventarios físico, diferencias de inventario físico. 45. Se consulta la diferencia entre el conteo y el stock actual del sistema Módulo: Inventarios Opción: Procesos, inventarios físico, emisión de diferencias de inventario. 46. Se realiza el ajuste por las diferencias entre el inventario físico y el stock del sistema Módulo: Inventarios Opción: Transacciones, notas de ajuste

  20. 47. Se recibe una nota de crédito por 50 soles del proveedor LIBRERÍA DIAZ correspondiente a la FT 003-998877 por error en el precio del producto ARTESCO Borrador Grande. Se hace un ajuste en valor en el sistema al producto mencionado. Módulo: Inventarios Opción: Transacciones, notas de ajuste 48. Se verifican que no hayan documentos pendientes de valorización Módulo: Inventarios // Opción: auditoría, documentos sin valorizar 49. Se verifica que no hayan productos con saldos en negativo al final de un mes Módulo: Inventarios // Opción: auditoría, artículos con saldo negativo 50. Se corre el proceso de revalorización total de inventarios ya que las transacciones no fueron registradas de manera ordenada cronológicamente. Módulo: Inventarios Opción: procesos, valorización e inventarios, revalorización total de inventarios.

  21. 51. Se imprime el reporte de Kardex valorizado del mes para verificar los costos de los productos en el sistema Módulo: Inventarios Opción: reportes, inventario valorizado, inventario valorizado por empresa 52. Se verifica el correcto costeo de los productos y en seguida se procede con el cierre del mes para que no se sigan registrando transacciones en el sistema. Módulo: Inventarios Opción: procesos, valorización de inventarios, cierre mensual valorizado. 53. Se configuran las cuentas contables para el asiento de costo de venta. Módulo: Inventarios Opción: 1) Base de datos, configuración de cuentas por familia. (69) 2) Base de datos, tablas de ayuda, familia de artículos. (2)

  22. 54. Se configuran las cuentas contables para el asiento de consumo. Módulo: Inventarios Opción: Base de datos, tablas de ayuda, familia de artículos 55. Se genera el asiento de costo de venta para contabilidad Módulo: Inventarios Opción: Procesos, contabilización, asiento de costo de venta 56. Se genera el asiento de consumo para contabilidad. Módulo: Inventarios Opción: Procesos, contabilización, asiento de costo de venta

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