Безбумажный документооборот для первичных бухгалтерских / налоговых документов

1. Безбумажный документооборот для первичных бухгалтерских/налоговых документов Инга Майор, МСС Россия

2. Требования Налогового Кодекса и Закона о Бухучете: • Оригиналы первичных документов (счета-фактуры, накладные) должны: • Накладная (первичный бухгалтерский документ) должна содержать подписи и печатипечати обеих сторон (покупателя и поставщика) • Счет-фактура (первичный документ налогового учета)должен содержать подпись поставщика (печать не обязательна) • Храниться на бумаге 5 лет • Предоставляться налоговой инспекции по запросу • Следствия : • Архив исходящих документов Метро (2млндокументов * 22 магазина =44 млндокументов в год в МСС Россия) • Бумажный документооборот между компаниями • Ручной ввод входящих счетов- фактур (в случае ошибок- с/ф отправляется обратно). 5.5 млн счетов-фактур – архив. • Неэффективное управление и контроль, сложность экспансии METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia

3. Цель: • Адаптция Налогового Кодекса и Закона о Бухучете с тем, чтобы использовать для учета первичных документов современные технологии : • Электронный архив для хранения • EDI (электронный обмен данными) для обмена сообщениями (счетами-фактурами) между компаниями и с налоговыми органами METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia

4. Метро предлагает: • Пилотные проекты: • 1. Электронный архив для исходящих документов; • 2. Безбумажный обмен счетами –фактурами (посредством EDI) и электронный архив для входящих счетов-фактур Предложение: использовать результаты(отработанные схемы работы) пилотных проектов для адаптации законодательства. METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia

5. Наше предложение по технической реализации: • Проект1: Электронный архив исходящих документов • Использование третьей стороныв качестве стороны,верифицирующей трансакции в системе Метро, и подтверждающей целостность и неизменность данных (например, электронный нотариус) • Сертификация ПО, используемого Метро, на предмет целостности и неизменности данных • Использование аналогов ЭЦП • Предполагается, что если электронный архив обладает характеристикамицелостности и неизменности данных - это означает, что невозможно изменить или удалить данные в системе. • Необходимо: придать электронному архиву легальный статус как для налогового учета так и для бухгалтерского учета METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia

6. Проект 2: Входящие счета-фактуры • Получение счетов-фактур посредством EDI • Юридическая значимость каждой отдельной транзакции (отдельного счета-фактуры) может подтверждаться электронной подписью (след. слайд) • Необходим закон об ЭЦП, разрешающий использование ЭЦП в открытых системах • Необходима: адаптация налогового кодекса для признания электронного сообщения, подписанного ЭЦП , юридически значимым METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia

7. Счет-фактура по EDI Шаг 0 Контракт между поставщиком и EDI провайдером (SP1): провайдер обязуется получать от п-ка и конвертировать данные счетов-фактур в EDI стандарт ( EDI INVOIC message) без изменения значимых данных. После конвертации провайдер подписывает EDI INVOIC message своей ЭЦП. Подпись означает, что конвертация осуществлена и значимые данные не изменились. Шаг 1 Поставщик высылает провайдеру файл данных счета-фактуры из ERP системы Файл подписан ЭЦП п-ка (DS1) . Шаг 3 SP2 (возможный другой провайдер со стороны получателя) пересылает EDI INVOIC подписанныйпровайдером получателю (Metro) • Шаг 4 • Metro получает EDI INVOIC подписанный SP1 и сохраняет в архиве • EDI INVOIC загружается в ERP систему Metro • По запросу налоговой инспекции Metro отправляет стандартныйдокумент EDI INVOIC подписанный SP1. Налоговая инспекция загружает документв свою систему • Шаг 2 • SP1 (провайдер1)конвертирует файл п-ка в EDI INVOIC Message. • SP1 подписывает EDI Invoice своей ЭЦП (замещает подпись п-ка соей подписью (DS2), базируясь на контракте, шаг 0) SP1 SP 2 Загрузка в ERP файл с/ф EDI Doc. EDI Doc EDIDoc архив +DS2 +DS2 Конвертер Поставщик METRO EDI Doc +DS1 +DS2 Налоговая инспекция Загрузка в систему НИ METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia