1 / 25

Hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công mới nhất

Hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công mới nhất 4.1 FPC.<br>Xem ngay tại: https://chamcongvantay.vn/

linhlinh0000
Download Presentation

Hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công mới nhất

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHẤM CÔNG ATA 4.1 FPC I. Quản lý nhân sự: 1. Quản lý các phòng ban, bộ phận: Thêm mới, sửa, xoá bộ phận Phần mềm quản lý bộ phận dưới dạng cây thư mục. Để thêm mới 1 bộ phận. Click chuột phải vào tên công ty chọn Thêm mới Bộ phận. Nhập tên bộ phận muốn thêm –Chọn Thực hiện. Thực hiện tương tự cho các bộ phận khác. Để xóa một bộ phận hiện tại, click chuột phải vào bộ phận muốn xóa, chọn Xóa bỏ - Nhấp OK. 2.Quản lý nhân viên: Thêm mới, sửa, xoá các thông tin nhân viên Hồ sơ nhân viên được quản lý với nhiều tiêu chí như họ tên, giới tính, ngày sinh, quê quán, số CMND, mã nhân viên, mã thẻ, chức vụ, phòng ban, trình độ chuyên môn, điện thoại... (các thông tin khác có thể mở rộng tuỳ theo yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp khác nhau) Để thêm mới 1 nhân viên. Chọn trên thanh menu chọn Nhân sự Chọn Nhân viên Chọn Thêm mới nhân viên, nhập các thông tin nhân viên theo mẫu. 3. Danh mục chức vụ

  2. Trên menu Nhân sự chọn Danh mục chức vụ Để thêm 1 chức vụ mới click chuột vàoô trống gõ trực tiếp tên chức vụ Chọn Lưu. 4. Quản lý luân chuyển nhân viên giữa các phòng ban, bộ phận Để chuyển 1 nhân viên từ bộ phận này sang bộ phận khác, Click chuột phải vào nhân viên muốn chuyển Chọn Chuyển bộ phận Giữ chuột trái kéo nhân viên này vào bộ phận mới và thả chuột. Chọn Thực hiện 5. Tìm kiếm thông tin nhân sự Chức năng tìm kiếm thông mình theo nhiều tiêu chí. Trên giao diện chính nhập 1 thông tin bất kỳ (mã số thẻ, tên, địa chỉ, mã nhân viên…) tại ô tìm kiếm, phần mềm sẽ lọc ra 1 cách chính xác nhất. 6. Xuất thông tin nhân viên ra exel Để kết xuất thông tin nhân sự của 1 phòng ban hoặc toàn bộ công ty. Trên thanh click menu Nhân sự Chọn Nhân viên Chọn Tìm kiếm nâng cao. Mặc định phần mềm sẽ xuất ra exel tất cả các trường thông tin nhân sự của nhân viên. Người sử dụng có thể lọc các trường để kết xuất ra exel theo ý muốn bằng cách bỏ dấu tích trong phần Thông tin kết xuất

  3. 7. Quản lý ảnh nhân viên Để hiển thị được ảnh của nhân viên khi click chuột vào nhân viên đó thực hiện các bước sau: Trước tiên tập trung tất cả ảnh của nhân viên vào 1 thư mục trên máy tính, file ảnh của nhân viên ở dạng JPG. Phần mềm quản lý theo qui luật : Tên mã nhân viên phải trùng với tên file ảnh của nhân viên Vào phần mềm, chọn Hệ thống Thay đổithư mục ảnh (mục đích là trỏ đến đường dẫn file ảnh của nhân viên). Chọn đến đường dẫn thư mục chứa ảnh của nhân viên OK để hoàn tất. Nếu thực hiện đúng các bước, khi click chuột vào nhân viên nào thì ở góc trái của phần mềm sẽ hiển thị ảnh của nhân viên đó. II. Quản lý chấm công: Các chức năng: Định nghĩa tháng chấm công, định nghĩa ca làm việc, định nghĩa ngày nghỉ lễ trong năm, định nghĩa các lý do vắng mặt (nghỉ phép, nghỉ bù, đi công tác...), định nghĩa các lý do ra ngoài trong ngày (công tác, việc riêng, học tập, hội nghị...), quản lý phân ca làm việc, quản lý đổi ca, làm thêm giờ, đăng ký vắng mặt, đăng ký ra ngoài. 1. Chức năng định nghĩa tháng chấm công: Tuỳ theo yêu cầu của từng doanh nghiệp, có thể tuỳ ý đặt ngày bắt đầu và kết thúc của tháng chấm công. Mặc định là từ ngày 01 đến ngày cuối cùng hàng tháng. Tất cả các báo cáo theo tháng sẽ tính toán dựa theo ngày bắt đầu và ngày kết thúc đã được định nghĩa ở đây.

  4. 2. Chức năng định nghĩa ca làm việc: Hệ thống cho phép định nghĩa thời gian làm việc theo mốc thời gian áp dụng (từ ngày bất kỳ nào đó). Có thể định nghĩa được rất nhiều ca và mỗi ca làm việc sẽ được hiểu dưới dạng: -Ngày bắt đầu hiệu lực (từ ngày) -Giờ đến, giờ về -Giờ vào ra riêng cho ngày thứ 7, chủ nhật (nếu không định nghĩa thì sẽ áp dụng giờ vào ra giống như ngày thường) -Nghỉ giữa ca (giờ ra, giờ vào) -Quy định thời gian cho phép đi muộn, về sớm, được hiểu là số phút xê dịch cho phép nhân viên đi muộn, và số phút cho phép nhân viên về sớm. -Quy định mốc bắt đầu tính làm thêm giờ được định nghĩa trong Ngưỡng tính làm thêm trước ca và sau ca. Đây được hiểu là nếu vượt qua số phút này thì mới được tính làm thêm. VD: Nếu đặt mốc trước ca là 30 phút và ca làm việc là từ 06:00 đến 14:00 thì nhân viên quẹt thẻ sau 14:30 mới được tính làm thêm (thời gian làm thêm được tính từ 14:00) và tất nhiên là nhân viên này phải được đăng ký trong phần đăng ký làm thêm. Còn nếu không đăng ký thì cho dù nhân viên này quẹt thẻ vào lúc 18:00 thì cũng không được tính thời gian làm thêm. 3. Chức năng Đăng ký ca làm việc bất thường (Quản lý đổi ca làm việc) - Chức năng này đơn thuần là việc phân ca cố định cho từng người hoặc từng bộ phận một cách thông thường nhưng sẽ không làm cách thủ công này cho việc phân ca mà sẽ làm một cách tự động trong chức năng đăng ký ca làm việc tại mục 4. - Khi sử dụng chức năng phân ca tự động tại mục 4 vẫn có thể sử dụng chức năng này trong trường hợp trong 1 hoặc vài ngày nhân viên xin phép đi làm khác với ca mà mình đã đăng ký tự động ta có thể gán cố định ca làm việc cho nhân viên.

  5. 4. Chức năng quản lý phân ca làm việc: a.Nếu không sử dụng chức năng này thì hệ thống mặc định hiểu nhân viên đi làm theo ca hành chính. b. Nếu một bộ phận hoặc 1 nhân viên đi làm 1 ca -Tạo 1 nhóm làm ca bằng cách click chuột phải vào cửa sổ nhóm làm ca và đặt tên cho nhóm đó Vd: Chế độ 1h ca 1 -Định nghĩa tên ca tại cửa sổ Chu kỳ làm ca. Nhập thông tin + Từ ngày + STT + Tên ca : Nháy kép chuột trái và chọn ca muốn gán VD: Chế độ 1h ca 1 + Số ngày thực hiện có thể điền 1 vì đang tạo1 nhóm những người chỉ làm 1 Ca duy nhất mà không có sự thay đổi liên tục - Sau khi có nhóm làm ca bắt đầu đưa những nhân viên làm ca vào nhóm nàybằng cách nhập thông tin vào cửa sổ Từ ngày trong cửa sổ Những nhân viên thuộc nhóm -Xuống cửa sổ lọc theo nhânviên, chọn bộ phận và gắp những nhân viên làm ca rồi kéo lên cửa sổ “Những nhân viên thuộc nhóm làm ca” -Đóng c. Trường hợp các nhân viên đi làm có tính chất thay đổi tuần hoàn giữa các ca, kíp (ví dụ: 1 tuần làm sáng, 1 tuần làm đêm, 1 tuần làm chiều...): Gộp các nhân viên này lại thành từng nhóm làm ca, nhập thông tin chu kỳ ca gồm: + Thời gian bắt đầu áp dụngchu kỳ ca + Danh sách các ca, số ngày thực hiện ca 5. Chức năngquản lý làm thêm giờ - Để tránh trường hợp nhân viên ở lại làm việc riêngđến quá giờ làm việc mới quẹt thẻ mà vẫn hưởng lương làm thêm, hệ thống chỉ thực sự cho phép tính giờ làm thêm khi có đăng ký.

  6. 6. Chức năng định nghĩa lý do vắng mặt - Định nghĩa các lý do nghỉ việc (ví dụ: nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ không lương, thai sản, con ốm...) - Mỗi lý do nghỉ được quy định có được hưởng lương công ty, hưởng lương bảo hiểm hay không được hưởng lương 7. Chức năngđăng ký lý do vắng mặt - Cập nhật thông tin nhân viên xin phép nghỉ việc, lý do xin phép nghỉ (dựa theo phần định nghĩa lý do vắng mặt) - Báo cáo chấm công tháng sẽ dựa theo thông tin đăng ký vắng mặt để xác định số ngày nghỉ được hưởng lương, hoặc không được hưởng lương 8. Chức năngđịnh nghĩa lý do ra ngoài - Định nghĩa các lý do ra ngoài (ví dụ: việc riêng, hội nghị, gặp khách hàng...) - Mỗi lý do ra ngoài được quy định có hợp lệ hay không: Nếu lý do hợp lệ khi chấm công sẽ không trừ thời gian ra ngoài, ngược lại thời gian ra ngoài sẽ bị trừ

  7. 9. Chức năngđăng ký lý do ra ngoài - Cập nhật thông tin nhân viên xin phép ra ngoài, lý do ra ngoài(dựa theo phần định nghĩa lý do ra ngoài) - Báo cáo chấm công tháng sẽ dựa theo thông tin đăng ký ra ngoài để quyết định có trừ thời gian ra ngoài hay không 10. Chức năngsửa lỗi quẹt thẻ Do các nguyên nhân khách quan (mất điện) mà nhân viên có thể không quẹt thẻ hoặc quên không quẹt thẻ, khi đó báo cáo chấm công tháng sẽ không có căn cứ để tính ngày công cho nhân viên. Chức năng này sẽ sửa hoặc thêm trực tiếp giờ vào ra cho nhân viên. Cụ thể: -Chọn bộ phận của nhân viênmuốn sửa. -Chọn khoảng ngày mà nhân viên đó quẹt thẻ lỗi -Sau đó ấn Nạp -Trong cửa sổ sẽ hiện ra danh sách nhân viên trong bộ phận đó theo khoảng thời gian đã chọn. - Có thể sửa hoặc thêm giờ cho nhân viên bằng cách click chuột vào ô “Giờ vào” hoặc “Giờ ra”. - Sau khi sửa xong ấn Lưu. Khi đó giờ vào ra của nhân viên đã được sửa hoặc thêm mới.

  8. 11. Chức năng đăng ký số giờ làm thêm tối đa Đặt ra hạn mức số giờ làm thêm cho 1 nhân viên hoặc 1 bộ phận. Trường hợp số giờ làm thêm thực tế của nhân viên vượt qua sốgiờ hạn mức được gán thì trong báo cáo chỉ in ra số giờ hạn mức đó. Trường hợp nhỏ hơn số giờ hạn mức thì báo cáo sẽ in ra số giờ làm thêm thực tế của nhân viên đó. Để đăng ký cho số giờ làm thêm tối đa cho cả phòng trong tháng, giữ chuột bôi đen một hoặc toàn bộ nhân viên, sau đó chọn ô đăng ký/hủy đăng ký, chọn số giờ làm thêm tối đa muốn gán  chọn Lưu để hoàn tất. Tương tự cho việc hủy đăng ký, bôi đen những ô cần hủy, nhấn phím DEL trên bàn phím để hủy, chọn Lưu để hoàn tất 12. Xuất / Nhập dữ liệu chấm công Chức năng này được áp dụng trong mô hình chấm công quản lý tập trung. Chẳng hạn như có rất nhiều chi nhánh của công ty ở cách xa nhau, và muốn dữ liệu chấm công tập trung về chi nhánh tổng.Dữ liệu tại mỗi chi nhánh sẽ được xuất ra 1 file, file này sẽ được gửi về chi nhánh chính, phần mềm chấm công tại đây sẽ tiếp nhận tất cả các file dữ liệu tại mỗi chi nhánh, tổng hợp và cho ra 1 bảng chấm công của toàn bộ công ty. Để thưc hiện Xuất dữ liệu chấm công ra file. Chọn Chấm công Xuất dữ liệu chấm công ra file Chọn khoảng thời gian muốn xuất dữ liệu (nên chọn từ đầu tháng đến cuối tháng) Chọn đường dẫn muốn lưu OK để hoàn tất

  9. Để nhập dữ liệu chấm công từ file. Chọn Chấm công Nhập dữ liệu chấm công từ file. Chọn đến file lưu dữ liệu chấm công Chọn OK để hoàn tất Chú ý:Tại chi nhánh tổng phải có dữ liệu về nhân sự bao gồm tên, mã nhân viên, mã thẻ … của toàn bộ các chi nhánh III. Các báo cáo 1. Báo cáo nhân viên đi làm từng ngày Thể hiệnthông tin về nhân viên đi làm trong ngày. Tổng số nhân viên đi làm trong ngày. Những nhân viên nào có mặt, có đi làm thì trong cột “Đi làm” sẽ được tích dấu X, ngược lại những nhân viên nào không đi làm sẽ không được tích dấu X

  10. 2. Báo cáo nhân viên nghỉ việc trong ngày

  11. 3. Báo cáo giờ vào ra chi tiết Thể hiện giờ ra vào chi tiết của nhân viên trong một khoảng thời gian tùy chọn 4. Báo cáo nhân viên đi muộn, về sớm Thể hiện thông tin về số phút đi muộn/về sớm từng ngày, tổng hợp số lần và tổng thời gian đi muộn/về sớm trong tháng cho từng nhân viên 5. Báo cáo chấm công tháng Thể hiện thời gian làm việc trong từng ngày, tổng hợp tổng số ngày làm việc, tổng số ngày nghỉ có lương, ngày nghỉ không lương, tổng số giờ làm thêm, tổng số giờ làm chủ nhật, ngày lễ của từng nhân viên

  12. 6. Báo cáo tình hình nghỉ phép 7. Báo cáo danh sách nhân viên mới

  13. 8. Báo cáo danh sách nhân viên thôi việc

  14. 9. Báo cáo lịch phân ca làm việc IV. Các chức năng hệ thống: 1. Tải dữ liệu quẹt thẻ từ đầu đọc vào hệ thống Mặc định tất cả dữ liệu thờigian vào ra sẽ được lưu trên thiết bị, chỉ đến khi người quản trị dùng chức năng Nhận dữ liệu từ đầu đọc thì dữ liệu mới hiển thị trên phần mềm. 2. Quản lý người sử dụng hệ thống: Tạo người dùng gồm tên đăng nhập, mật khẩu Quản lý phân quyền cho người sử dụng: người sử dụng chỉ được sử dụng các chức năng mà mình đã được cấp phát. Để thêm mới 1 user đăng nhập vào phần mềm, chọn Thêm mới -> Nhập tên đăng nhập và mật khẩu. Bên dưới tích vào những quyền muốn cấp cho người sử dụng này, chọn Lưu để hoàn tất 3. Quản lý sao lưu dữ liệu: Giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu trên máy tính

  15. Chọn Thay đổi thư mục sao lưu để lưu file backup của dữ liệu chấm công rồi chọn Thực hiện sao lưu chọn OK để hoàn tất. 4. Quản lý cấu hình thiết bị: Thiết lập, chỉnh thời gian đầu đọc thẻ… Vào hệ thống Chọn Thiết lập đầu đọc Chọn Lấy thời gian từ đầu đọc, thời gian của đầu đọc sẽ được hiển thị, đề thiếp lập thời gian cho đầu đọc, sửa trực tiếp trên các ô Ngày, tháng, năm  Chọn Đặt thời gian cho đầu đọc. Chức năng này là mộtcách để kiểm tra kết nối từ máy tính tới đầu đọc Trường hợp nếu lấy được thời gian về là kết nối giữa máy tính và đầu đọc thông nhau Ngược lại phải kiểm tra lại đường dây từ máy tính tới đầu đọc. V. Các tiện ích khác Nhắc nhở danh sách sinh nhật của nhân viên trong công ty theo từng tháng VI. Trợ giúp 1. Nội dung trợ giúp

  16. Hiển thị toàn bộ nội dung trợ giúp của phần mềm, phần cứng 2. Thiết lập hệ thống Thiết lập thông số đầu đọc trên phần mềm để phần mềm có thể nhận được dữ liệu từ đầu đọc Nhập vào tên công ty, địa chỉ, chọn Lưu, thông tin này sẽ được hiển thị trên báo cáo khi in ra Thiết lập đầu đọc:Nhập trực tiếp -ReaderID: Số thứ tự, trường hợp có nhiều đầu đọc, hãy nhập theo thứ tự tăng dần từ 1 -Type: Tùy theo tên đầu đọc sử dụng, VD: 3000T, F7, 5000T, 3000TID, 5000A…. - Comport: 4370 - Polling Time: 60 - Compress: Tích Sau đó nhấn Cập nhật để hoàn tất

  17. PHỤ LỤC I. Hướng dẫn cài đặt tiếng Việttrong trường hợp phần mềm không hiển thị tiếng Việt 1. Cài đặt VietKey đầy đủ cả Font hệ thống (System Font), Unicode... Vào Vietkey2000\DISK1, nháy đúp chuột chạy Setup.exe Chọn Nextcho đến lúc hiển thị hình dưới Chọn Custom, chọn Next Chọn tất cả các lựa chọn như trên rồi chọn Next Kết thúc cài đặt, chọn khởi động lại máy tính. 2. Sau khi cài đặt xong VietKey, để phần mềm hiển thị đúng Font chữ tiếng Việt, nháy phải chuột vào màn hình Desktop, chọn Properties Chọn Appearance->Advance

  18. a) Bấm vào Active Windows Ở mục Font, chọn font MS Sans Serif b) Tương tự, lần lượt bấm chuột vào Message Box, Message Text, ở mục Font đều chọn font MS Sans Serif c) Trong Item, chọn ToolTip ở mục Font cũng chọn font MS Sans Serif

  19. II. Hướng dẫn cài đặt phần mềm chấm công 1. Cài đặt phần mềm Chạy ATA-Setup.exe để cài đặt Chọn Next Chọn mục I agree to the items...

  20. Bấm chọn Nextcho đến lúc hiển thị hình dưới Tiếp tục chọn Next và sau cùng chọn Finish để hoàn tất việc cài đặt, không cần phải khởi động lại máy.

  21. 2. Copy thư mục Du lieu cham cong trong bộ cài đặt, paste vào 1 thư mục nào đó trong máycủa bạn (Nên để ổ đĩa D:\Du lieu cham cong) 3. Đăng ký tệp thư viện cho Window Nếu sử dụng đầu đọc vân tay thì phải Copy toàn bộ các file dll trong thư mục SDK vào thư mục C:/Windows/System32 Sau đó quay lại thư mục SDK chạy file register.txt. Copy nội dung của file này Nhấn vào nút Start của Windows - Chọn Run (Hoặc ấn tổ hợp phím lá cờ+R). Paste nội dung vừa cop vào và ấn Enter. Mục đích là đăng ký tệp thư viện với Window 4. Chạy phần mềm, thiết lập dữ liệu đăng nhập với Người sử dụng là Admin, mật khẩu mặc định là 1 Vào menu Hệ thống\Thay đổi tệp cơ sở dữ liệu

  22. Bấm vào mũi tên trong phần Look in chọn D:\Du lieu cham cong\Database, chọn file ATA.mdb, chọn Open. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn phải đăng nhập lại để sử dụng đúng dữ liệu bạn vừa chọn.

  23. III. Những câu hỏi thường gặp 1. Không thể tảidữ liệu chấm công từ đầu đọc Kiểm tra kết nối của đầu đọc với máy tính bằng cách vào menu Hệ thống - Chọn Thiết lập đầu đọc - Chọn Lấy thời gian từ đầu đọc. Nếu lấy được thời gian từ đầu đọc thì kết nốiđã thông, còn ngược lại sẽ báo lỗi “Có lỗi truy cập đầu đọc” Nguyên nhânvà Cách giải quyết: a. Do kết nốitừ thiết bị tới máy tính cài phần mềm. Kiểm tra dây kết nối của thiết bị tới máy tính, hoặc dây mạng từ thiết bị tới Swich mạng. Trong trường hợpthiết bị kết nối qua Swich, thử kết nối tới đầu đọc bằng cách vào Start chọn Run và gõ lệnhPing địa chỉ IP của đầu đọc (cách thiết lập IP cho đầu đọc được đề cập trong phần hướng dẫn sử dụng đầu đọc). Nếu kết nối thông suốt sẽ có kết quả trả về và báo như sau Nếu kết nối không thông thì sẽ báo như sau: Trường hợp ping không thông có 2 lý do, có thể do địa chỉ IP của thiết bị trùng với IP của 1 máy tính trạm nào đó trong mạng LANhoặc dây mạng cắm bị lỏng. b. Do sai đường dẫn cơ sở dữ liệu ChọnHệ thống –Thay đổi tệp cơ sở dữ liệu và chọn lại đường dẫn cơ sở dữ liệu thường dung (Mặc định D:/Du lieu cham cong/Database/ATA.mdb)

  24. 2. Không hiển thị thông tin nhân viên. Nguyên nhân và cách giải quyết: Ngày vào bộ phận hoặc ngày hết hạn hợp đồng của nhân viên đó đã bị quá hạn so với thời gian hiện tại trên máy tính.Cần sửa hoặc xóa trường Ngày hết hạn hợp đồng. Trên giao diện chính chương trình. Tích vào nhân viên cần sửa, click chuột phải chọn sửa đổi. Tìm đến ô ngày chấm dứt, sửa hoặc xóa, chọn lưu. OK 3. Không thể click chuột vào phần thiết lập đầu đọc Do trong quá trình cài phần mềm, chưađăng ký thư viện SDK cho Window. Xem lại phần đăng ký SDK ở phần cài đặt phần mềm. 4. Đăng ký sử dụng Khi cài phần mềm, sau 30 ngày dùng thử phần mềm sẽ hỏi mã đăng ký sử dụng. Từ giao diện chính của chương trình chọn Hệ thống –Đăng ký sử dụng. - Chọn tab In/Xuất phiếu yêu cầu ra file. Điền đầy đủ các thông tin theo mẫu Có 2 cách để đăng ký sử dụng: -Xuất ra file yêu cầu đăng ký sử dụng, gửi file này đến mail support@hanoicta.com.vn. Sau đó CTA sẽ gửi lại 1 file đăng ký sử dụng. Hãy dùng file này để đăng ký sử dụng chương trình bằng cách click chuột vào tab Đăng ký từ file. Chọn đường dẫn đến file đăng ký mà CTA cấp để đăng ký và sử dụng chương trình mãi mãi.

  25. -In phiếu yêu cầuvà gửi văn bản đến công ty CP Công nghệ CTA để được cấp mã và nhập trực tiếp mã đăng ký sử dụng vào chương trình

More Related