Portail NOUBA Module Carte achat pour les gestionnaires ROP en Délégation

1. Portail NOUBA Module Carte achat pour les gestionnaires ROP en Délégation Direction des Systèmes d’Information

2. SOMMAIRE • Préambule • Description du processus • 3 concepts à retenir • Une séquence d’utilisation • Quelques cas particuliers • Quizz • Conclusion

3. PREAMBULE • L’enjeu : simplifier l’acte d’achat sans complexifier la gestion • La carte achat • Rappel : une CB classique, seuls les retraits sont bloqués • Pas de TVA, pas de références clients saisissables (≠ carte logée)  Comment rapprocher transactions et commandes pour créer automatiquement les factures ? • La réponse des opérateurs bancaires : • Enrichissement manuel sur leur site Internet • Délai de 7 jours (après télé collecte) à respecter • La réponse du CNRS • Le rapprochement automatique dans Nouba

4. UN PETIT DESSIN VAUT MIEUX QU’UN LONG DISCOURS

5. NOUVEL OUTIL D’ENRICHISSEMENT DES ROPS • Comment associer automatiquement les commandes et les transactions • Critères de recherche : code division, n° de carte, date de fin de validité, nom porteur, montant TTC exact, SIRET (si présent)  Nécessité d’une commande Xlab bien renseignée (montant exact + associée à la bonne carte) • Permet de : • consulter toutes les transactions carte d’achat • D’associer automatiquement les commandes et les transactions • Sinon propose une liste de commandes pour rapprochement (DR uniquement) • Enrichir automatiquement le ROP (n° de commande Xlab et TVA) • Transmettre le ROP à BFC pour intégration (DR uniquement) • Communiquer entre le labo et la DR • Traitement automatique ou choix dans une liste : aucune saisie manuelle

6. 3 CONCEPTS A RETENIR • Rapprochement pour information : • Lancement automatique et journalier • Action du laboratoire dans Xlab • Rapprochement pour transfert : • Lancement manuel et en fin de mois • Action du SFC dans ROP2 (et/ou contact avec le laboratoire) • Les identifiants cartes : • On saisit les cartes dans Xlab (Nom, n° carte, date fin validité) • Nom sur 10 caractères max, 4 derniers chiffres du numéro de carte et date de fin de validité MMAAAA • A chaque commande Xlab on associe un identifiant carte (depuis la liste)

7. CHAINE COMPTABLE DE TRAITEMENT DU ROP : QUI FAIT QUOI ?

8. UNE SEQUENCE D’UTILISATION • Accueil • Le rop du mois en cours • Le rapprochement pour information (comment le contrôler !) • Détail de la commande Xlab • Saisir une note • Le rapprochement pour transfert : • Automatique • Manuel • Suppression  En cours de mois : pilotage et suivi  En fin de mois : compléter et intégrer

9. ACCUEIL

10. LE ROP DU MOIS EN COURS : Analyse globale

11. LE ROP DU MOIS EN COURS : Analyse détaillée

12. LE RAPPROCHEMENT POUR INFORMATION

13. DETAIL DE LA COMMANDE

14. SAISIE D’UNE NOTE

15. SAISIE D’UNE NOTE

16. LE RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT • Disponible le 5 du mois suivant (5 mai pour le rop d’avril) • En délégation uniquement • Automatique : cela valide les rapprochements pour information • Manuel : pour compléter au dernier moment • Le rapprochement manuel pour transfert est à utiliser avec parcimonie : • C’est le laboratoire qui doit faire l’effort • Les rapprochements manuels sont défaits par un nouveau rapprochement automatique • Uniquement la veille du paiement

17. RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (AUTOMATIQUE)

18. RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (AUTOMATIQUE)

19. RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (AUTOMATIQUE)

20. RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (MANUEL)

21. RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (MANUEL)

22. LES LIMITES DU RAPPROCHEMENT MANUEL • Le rapprochement manuel pour transfert est à utiliser avec parcimonie • C’est le laboratoire qui doit faire l’effort • Les rapprochements manuels sont défaits par un nouveau rapprochement automatique • Ne sont proposées que les commandes : • Transférée, sur le bon porteur, … où seul le montant n’est pas bon Uniquement la veille du paiement

23. LES LIMITES DU RAPPROCHEMENT MANUEL • Les rapprochements pour information et pour transfert sont indépendants

24. RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (SUPPRESSION)

25. RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (SUPPRESSION)

26. QUELQUES CAS PARTICULIERS • SIRET fournisseur ≠ SIRET commande • Signalisation des demandes d’achat • 2 transactions de même montant • La gestion des avoirs • Un exemple tordu

27. SIRET FOURNISSEUR ≠ SIRET COMMANDE • L’outil alerte l’utilisateur • Si le Siren correspond … • Attention aux achats avec Paypal (ce n’est pas le fournisseur !)

28. SIGNALISATION DES DEMANDES D’ACHAT • La commande est bloquée au statut demande d’achat • Le fournisseur n’est pas encore créé dans BFC • Le laboratoire doit transmettre à la DR les éléments permettant la création du fournisseur : • Raison sociale • SIRET ou TVA Intracommunautaire • Le RIB est optionnel

29. 2 TRANSACTIONS DE MEME MONTANTS • L’algorithme alloue aléatoirement une commande : • De montant exactement égal • Prioritairement si le SIRET est bon • L’algorithme ne peut JAMAIS rapprocher une commande n’étant pas destinée au bon porteur

30. 2 TRANSACTIONS DE MEME MONTANTS : EXEMPLE • L’alerte est levée même si la deuxième (ou 3ième ou …) commande n’est pas encore rapprochée

31. LA GESTION DES AVOIRS (1/4)

32. LA GESTION DES AVOIRS (2/4)

33. LA GESTION DES AVOIRS (3/4)

34. LA GESTION DES AVOIRS (4/4)

35. EXEMPLE TORDU DE RAPPROCHEMENT POUR INFORMATION • Le 7 mai j’achète pour 100 euros chez le fournisseur Alpha et pour 100 euros chez le fournisseur Béta • Saisie dans Xlab       • Affichage dans ROP Carte Achat   • Y-a-t-il un problème ? • Si oui intervention manuelle par la DR en fin de mois

36. CONCLUSION • Plus le rapprochement est fait en amont moins il est « couteux » • Pour information par le laboratoire • Pour transfert manuel si urgence • En comptabilisation manuelle • Facture FI pour payer en urgence • Demande un suivi au fil de l’eau mais facilite l’intégration automatique dans BFC. • Gestion des ROP c’est un métier d’avenir … • Pour tout problème assistance utilisateur DSI : 05 62 24 25 31 ou assistance@dsi.cnrs.fr  Merci pour votre attention !