ניהול מידע אישי

1. ניהול מידע אישי ד"ר עופר ברגמן אוניברסיטת בר-אילן

2. סדר יום • ניהול אוספים שונים • דוא"ל • קבצים • עמודי ווב • הגישה הסובייקטיבית-למשתמש

3. דואר אלקטרוני Wittaker, S., Bellotti, V., & Gwizdka, J. (2007). Everything Through Email. In Jones, W., & Teevan, J. (Eds.), Personal information management: University of Washington Press

4. דוא"ל • דרך התקשורת החשובה ביותר לעבודה • פותחים אימייל בבוקר והוא נשאר פתוח ופעיל כל זמן העבודה ולעיתים אחריו • "חיים בתוך אימייל" • נועד לתקשורת בין אנשים אבל משמש לצרכים אחרים כגון: • חזרה לאימיילים שנקראו • ניהול משימות • תיעוד • מקום לאחזור קבצים • פריטי המידע באים ממקום חיצוני ללא שליטה שלנו (בניגוד לקבצים וווב)

5. ראשית הימים Malone, T. W. 1983. How do people organize their desks? Implications for the design of office information systems. ACM Transactions on Office Information Systems 1, 99-112

6. האינבוקס האינבוקס הוא ערימה • שומרים הודעות כתזכורות • שמים בתיקיות כדי "לפנות את השטח" להודעות התזכורת • שלא תרגישו רע עם עצמכם • מיצוע של 8 מחקרים בתחום מראה: • 1,424 הודעות באינבוקס • 49% מההודעות באינבוקס • ?? • הטיפול בהודעות אינו one touch אלא לעיתים קרובות: • מורכב • נדחה • תלוי באנשים אחרים • יש פתרונות (דגלים, סימני קריאה, הפיכה ל unread) אבל הם לא מספקים • כי סידור ההודעות הוא באופן טבעי ע"פ תאריך

7. קבצים

8. מנועי חיפוש משופרים והעדפת ניווט בניהול מידע אישי Bergman, O., Beyth-Marom, R., Nachmias, R., Gradovitch, N., & Whittaker, S. (2008). Advanced search engines and navigation preference in personal information management. Special Issue of ACM TOIS on Keeping, Re-finding and Sharing Personal Information 26(4): pp. 1-24.

9. חיפוש לעומת ניווט • חיפוש הוא התקווה הגדולה של ניהול מידע אישי • Cutrell, E., Dumais, S. T., & Teevan, J. (2006). Searching to eliminate personal information management. Communications of the ACM, 49(1), 58-64. • מחקר ארוך טווח (6 חודשים) ומחקר רב משתתפים (N=589) מראים ש: • אין למנועי חיפוש משופרים (Google Desktop ו Apple Spotlight) השפעה על אחוז השימוש בחיפוש • מחפשים רק כשאין ברירה ( 10-15% מהאחזורים) • מנווטים כברירת מחדל (מעל מחצית האחזורים) • למה? מחקרים "בתנור": • CogniPIM • NeuroPIM • תוצאות בכנס טלדן הבא • אם ניווט היא הדרך הראשית לקבצים אולי כדאי לחקור אותה

10. השפעת ארגון התיקיות על ניווט לתיקיות Bergman, O., Whittaker, S., Sanderson, M., Nachmias, R., & Ramamoorthy, A. (2010). The effect of folder structure on personal file navigation. Journal of the American Society for Information Science and Technology, 61(12), 2426–2441.

11. מטרות המחקר לבדוק • איך משתמשים שומרים קבצים? • נחקר קצת בעבר • איך משתמשים מנווטים אל קבצים? • לא נחקר • מה הקשר בין אופן השמירה לניווט? • לא נחקר

12. שיטה • אחזור מתוך רשימת קבצים האחרונים • צילום בוידיאו • ניתוח מדוקדק תמונה אחרי תמונה • מחקר גדל מימדים: • 296 משתתפי מחקר • 1,131 אחזורים • 5,035 צעדי ניווט

13. הנשק הסודי שלנו

14. תוצאות

15. ארגון קבצים • בניגוד ל Goncalves & Jorge (2003) שמצאו עומק ממוצע של 7 תיקיות הממצאים שלנו הראו על היררכיה: • שטוחה (עומק של 2.86 תיקיות בממוצע) • עם מעט קבצים בתיקיה (11.82 בממוצע) • והרבה תת-תיקיות (10.64 בממוצע)

16. גודל התיקיות קטן עם העומקאבל הפרופורציות בין קבצים לתת תיקיות נשארת

17. התפלגות אחוזי תתי התיקיות בתיקיה

19. אחזור קבצים • מצאו 94% מהקבצים • תוך 15.76 שניות בממצע

20. השפעת המבנה על האחזור

21. מתאם חיובי בין מספר פריטי מידע ובין זמן האחזור (r(848)=0.14, p< 0.01

22. מציאת האיזון בין עומק לגודל • רגרסיה לינארית מראה ש: Retrieval Time = 4.956 + 2.236 * Depth + 0.106 * Folder Size • ולכן 2.236 / 0.106 = 21.09 כלומר אחרי 21 קבצים כדאי לפתוח עוד רמה של תת תיקיות • המשתמשים חשים בזה: גודל חציוני של 16 פריטים בתיקייה

23. חשוב מכך • האסטרטגיה שמצאנו של גדילה "לרוחב" נכונה • מאפשרת שטיחות + תיקיות קטנות • לקח: לא להתנשא על המשתמשים ולנסות "ללמד" אותם מה טוב בשבילם...

24. חזרה לעמודי ווב Jones, W. (2008). Keeping Found Things Found: The Study and Practice of Personal Information Management Seattle: Morgan Kauffman.

25. חזרה לעמודי ווב • לא מייצרים (בניגוד לקבצים) ולא נדחפים אלינו (בניגוד לאימיילים) • ג'ונס ושותפיו ל KFTF: • שימוש במגוון דרכים לשמור עמודי ווב ובינהן: • אימייל לעצמי • אימייל לאחרים • הדפסת העמוד • שמירת העמוד כקובץ • שמירת לינק במסמך • מועדפים • שמירת קיצור דרך • מציאה מחדש של העמוד כגון: • הקלדת כתובת • הגעה דרך עמוד אחר • חיפוש מחדש

26. הגישה הסובייקטיבית - למשתמש

27. בעיות בניהול מידע אישי בעיות עם • קבצים (Barreau & Nardi, 1995) • דוא"ל (Whittaker & Sidner, 1996) • מועדפים(Jones, Bruce, & Dumais, 2001) • “We were often surprised at the vehemence expressed regarding PIM-related problems, and have coined the term bugbear for recurring problems that frequently or seriously affect users. Since PIM is an ongoing and often repetitive everyday activity, we found that even relatively minor bugbears can build up and have a negative impact on productivity and/or user experience” (Boardman, Spence, & Sasse, 2003) • רגשות אשם (Bellotti & Smith, 2000)

28. בדרך כלל בניהול מידע

29. בניהול מידע אישי

30. ניהול מידע אישי כתקשורת תוך-אישית

31. הגישה הסובייקטיבית-למשתמש על מערכות PIM לאפשר שימוש במאפיינים סובייקטיביים של פריט המידע תוך כדי אינטראקציה איתו כדי להקל על אחזור עתידי

32. לדוגמא החשיבות של פריט מידע היא סובייקטיבית

33. עקרון החשיבות הסובייקטיבית הבלטה – על פריטי מידע בעלי חשיבות גבוהה להיות בולטים ונגישים הצנעה – פריטי מידע בעלי חשיבות נמוכה צריכים להיות פחות בולטים אך נגישים במידה שבכל זאת יש בהם צורך. דרך ביניים בין שמירה למחיקה שמכילה את היתרונות של שניהם.

34. בדיקה במערכות קיימות Bergman, O., Beyth-Marom, R., & Nachmias, R. (2008) The user-subjective approach to personal information management: evidence and implications. Journal of the American Society for Information Science and Technology 59(2): pp. 235-246. Best JASIST Paper Awardfor 2009

35. בדיקת עקרון החשיבות הסובייקטיבית • משתתפי המחקר השתמשו בכלים שהמערכת נתנה להם כדי להגיע לפריטי מידע בעלי חשיבות גבוהה • בממוצע, המשתתפים העריכו שהם השתמשו בקיצורי דרך או ברשימת קבצים אחרונים ב- 30% מהאחזורים שלהם. • בקשר לפריטי מידע בעלי חשיבות סובייקטיבית נמוכה: המערכת לא הציעה אפשרות להצניע אותם ולכן הם מצאו דרכי הצנעה חלופיות • 79% מהמשתתפים השתמשו בדרכים חלופיות כדי להצניע קבצים בעלי חשיבות נמוכה

39. בדיקות היישומים GrayArea ו DMTR Bergman, O., Tucker, S., Beyth-Marom, R., Cutrell, E., & Whittaker, S. (2008). It's not that important: Demoting personal information of low subjective importance using GrayArea. To appear in Proceeding ofCHI 2009 Conference on Human Factors and Computing Systems. Bergman, O., Komninos, A., Liarokapis, D., Clarke, J. (In print). You never call… Demoting unused contacts on mobile phones using DMTR. Personal and Ubiquitous Computing.

40. ממצאים בניה של המערכות הללו ובדיקות עם משתמשים בפועל • יעילות: • השימוש ב GrayArea גרם להפחתת הבלגן בתיקיות • השימוש ב DMTR גרם לאחזור מהיר יותר של הטלפונים תוך לחיצה על פחות כפתורים • נוחות שימוש: • ב GrayArea קל יותר להצניע מאשר למחוק • האחזור עם DMTR נוח יותר • עמדות המשתתפים: • מרבית המשתתפים היו רוצים להשתמש במערכות אלו לו היו קיימות בעתיד

41. מחקרי המשך • מחקר בסיסי (CogniPIM, NeuroPIM) • בדיקת גישות אלטרנטיביות (תגיות, סיווג אוטומטי) • פיתוח ובדיקה של עיצובים סובייקטיביים-למשתמש (Single Hierarchy)

42. תודה רבה!