OLEH : YUSMEDI NURFAIZAL, S.SOS, MM

1. MANAJEMEN UMUM KOORDINASI , WEWENANG, DELEGASI DAN DESENTRALISASISENTRALISASI, OLEH : YUSMEDI NURFAIZAL, S.SOS, MM sig_faizal@yahoo.com

2. Koordinasi • Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (de-partemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk men-capai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi. Mereka akan mulai mengejar kepentingan sendiri, yang sering merugikan pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan (Handoko, 2001) sig_faizal@yahoo.com

3. James D. Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi : • Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir. • Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence), di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja. • Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi sig_faizal@yahoo.com

4. Saling Ketergantungan Satuan Satuan Organisasi sig_faizal@yahoo.com

5. Pendekatan Koordinasi Efektif sig_faizal@yahoo.com

6. Perbandingan Mekanisme Pengkoordinasian sig_faizal@yahoo.com

7. Rentang Manajemen : • Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Rentang manajemen juga dapat berarti jumlah bawahan yang secara langsung memberikan laporan kepada seorang manajer tertentu (Handoko, 2001) • Henri Fayol mengemukakan bahwa jumlah maksimum bawahan yang dapat dikendalikan oleh setiap pengawas produksi dalam organisasi adalah 20 – 30 karyawan, sedangkan setiap kepala pengawas dapat mengawasi hanya 3 atau 4 pengawas produksi. sig_faizal@yahoo.com

8. Hubungan Antara Rentang Manajemen dan Struktur Organisasi sig_faizal@yahoo.com

9. Rentang Manajemen Lebar Versus Sempit • Alasan digunakannya rentang manajemen yang melebar (pilihan pertama) adalah bahwa tingkatan hirarki yang semakin tinggi cenderung mengurangi kecepatan waktu penyebaran informasi dari atas ke bawah. Lebih lanjut, lebih banyak jumlah tingkatan yang harus dilalui informasi, lebih besar kemungkinan penyimpangan atau distorsi. Penambahan tingkatan manajemen juga memakan biaya, karena memerlukan penambahan gaji manajerial. Rentang manajemenyang melebar berarti penggunaan sumber daya manajer secara efisien. • Alasan digunakannya rentang manajemen yang menyempit (pilihan kedua) adalah bahwa pada umumnya moral dan produktifitas karyawan akan meningkat dalam organisasi-organisasi kecil daripa dadalam organisasi-organisasi besar. Penggunaan rentangan yang terlalu melebar berarti bahwa manajer tidak akan dapat menjalankan fongsinya dengan efektif, dan mencurahkan perhatiannya kepada seluruhbawahan secara perseorangan. Koordinasi dan kooperasi berkembangbaik, karena setiap individu harus mengelola fungsi sendiri dan de-ngan bantuan minimum dari atasan sig_faizal@yahoo.com

10. Wewenang dan Kekuasaan • Wewenang atau authority adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. • Kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut, kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian. sig_faizal@yahoo.com

11. Sumber-Sumber Kekuasaan Manajerial sig_faizal@yahoo.com

12. Batasan Wewenang dan Kekuasaan sig_faizal@yahoo.com

13. Wewenang • Wewenang Lini Wewenang Lini (line authority") adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Ini diwujudkan dalam wewenang perintah dan secara langsung tercermin sebagai rantai perintah,serta ditumnkan kebawah melalui tingkatan organisasi. • Wewenang Staf Wewenang staf (staff authority) adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia lini. Ini tidak memberikan wewenang kepada anggota staf untuk memerintah lini mengerjakan kegiatan tertentu. • Wewenang Staf Fungsional Wewenang staf fungsional (functional staff authority) adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Blla dilimpahi wewenang fungsional oleh manajemen puncak, seorang staf sig_faizal@yahoo.com

14. Bagan Organisasi Dengan Wewenang Fungsional Staff sig_faizal@yahoo.com

15. Delegasi • Delegasi dapat didefinisikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Delegasi wewenang adalah proses di mana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya. Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan : 1. Pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan. 2. Pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas. 3. Penerimaan delegasi, baik implisit atau eksplisit, menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab. 4. Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai. sig_faizal@yahoo.com

16. Sentralisasi VS Desentraliasi • Delegasi biasanya berhubungan dengan seberapa jauh manajer mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada bawahan yang secara langsung melapor kepadanya, desentralisasi adalah konsep yang lebih luas dan berhubungan dengan seberapa jauh manajemen puncak mendelegasikan wewenang ke bawah ke divisi-divisi, cabang-cabang atau satuan-satuan organisasi tingkat lebih bawah lainnya. • Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi. Desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan keputusan ketingkatan-tingkatan organisasi yang lebih rendah. • Keuntungan-keuntungan desentralisasi adalah sama dengan keuntungan-keuntungan delegasi, yaitu mengurangi beban manajer puncak, memperbaiki pembuatan keputusan karena dilakukan dekat dengan permasalahan, meningkatkan latihan, moral dan inisiatif manajemen bawah, dan membuat lebih fleksibel dan lebih cepat dalam pembuatan keputusan. Keuntungan-keuntungan ini tidak berarti bahwa desentralisasi "baik" dan sentralisasi "jelek", karena tidak ada organisasi yang sepenuhnya dapat disentralisasi atau di desentralisasi. Oleh sebab itu, pertanyaannya adalah bukan apakah organisasi harus didesentralisasi, tetapi sampai seberapa jauh desentralisasi perlu dilakukan. sig_faizal@yahoo.com

17. Pengorganisasian Sistem Informasi sig_faizal@yahoo.com

18. Pusat Sistem Informasi : Mainframe/Minicomputer) Model Sentralisasi sig_faizal@yahoo.com

19. Struktur Organisasi Model Sentralisasi (1) sig_faizal@yahoo.com

20. Struktur Organisasi Model Sentralisasi (2) Sentralisasi Otonom sig_faizal@yahoo.com

21. Struktur Organisasi Model Sentralisasi (3) Sentralisasi Staf sig_faizal@yahoo.com

22. Alasan Sentralisasi: • Ingin memperoleh skala ekonomi. Biaya yang terjadi akibat tidak menggunakan komputer dapat dikurangi dengan struktur yang sentralisasi karena dengan struktur ini kemungkinan komputer menanggur sangat kecil. • Perangkat keras lebih canggih. Struktur yang tersentral membutuhkan hardware yang mempunyai kapasitas, kecepatan, dan kemampuan on-line yang lebih canggih. • Pengembangan sistem yang lebih berkualitas. Dengan struktur terpusat, akses data lebih mudah, pengembangan sistem dan prosedur cukup dilaksanakan sekali saja an tidak berulang-ulang. Jika struktur berdiri sendiri, kemungkinan dilakukan lagi oleh unit lain sehingga memboroskan waktu, tenaga, dan biaya. sig_faizal@yahoo.com

23. Model Desenralisasi sig_faizal@yahoo.com

24. Struktur OrganisasiModel Desentralisasi sig_faizal@yahoo.com

25. Alasan Desentralisasi • Alasan ekonomis. Apabila sistem pengolahan datanya sederhana struktur ini lebih ekonomis. Kemajuan IT khususnya PC dalam kapasitas dan kecepatan pengolahan data, memberi peluang bagi perusahaan untuk menggunakan PC daripada mainfrmae yang harganya jau lebih mahal. • Pengembangan sistem yang lebih berkualitas. Apabila pengembangan sistem menayangkut spesialisasi aplikasi tertentu yang hanya ada pada salah satu unit, struktur yang desentralisasi dapat memberikan pengembangan sistem yang lebih berkualitas sebab unit yang bersangkutan lebih menguasasu aplikasinya. sig_faizal@yahoo.com

26. Pusat Sistem Informasi : Mainframe/Minicomputer) Model Distribusi Gabungan antara struktur sentralisasi dan desentralisasi dimana masing-masing unit dapat mengembangkan sistem pengolahan datanya sendiri disamping terdapat sistem pengolahan data secara terpusat sig_faizal@yahoo.com

27. Struktur OrganisasiModel Distribusi sig_faizal@yahoo.com