HANDVORSCHUSS

1. HANDVORSCHUSS Abrechnung der Handkasse Die folgende Anleitung soll Ihnen bei der Abrechnung Ihrer Handkasse behilflich sein. Bei ergänzenden Fragen können Sie sich selbstverständlich an die Regionalverwaltung Oberhessen wenden. Als Ansprechpartner stehen Ihnen Dienststelle Gießen: Frau Rohrbach (Telefon: 0641 / 30020-125) oder Herr Schnell (Telefon: 0641 / 30020-120) Dienststelle Alsfeld: Frau Hansel, bzw. Frau Spahn (Telefon: 06631/9600-0) zur Verfügung.

2. Wie rechne ich die Handkasse ab? • Erstellen der Abrechnung mit Hilfe der beiliegenden Datei • Kontrolle des Bestandes • Abrechnungsunterlagen zusammenstellen (mit allen Anlagen und Belegen) • Versand an die RV Oberhessen (Dienststelle Gießen, bzw. Alsfeld) 5. Vorbereitung der nächsten Abrechnung

3. Öffnen der Abrechnungsdatei Beim Öffnen der Datei muss folgende Makro-Abfrage erscheinen: Sollte die Abfrage fehlen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder die Regionalverwaltung. Wichtig!!! Makros dieser Datei immer aktivieren.

4. Aufbau der Abrechnungsdatei:Kopfzeile Allgemeine Angaben zur Gemeinde, Verwendung der Handkasse, verantwortliche Person (einmalig einzutragen) Abrechnungszeitraum

5. Abrechnungsteil 1 Regel-Kassen-Bestand In diese Spalte ist eine Kurzbeschreibung der Einnahme oder Ausgabe einzutragen. Tragen Sie hier das Datum des Kassenbons ein. Einnahmen in die linke Spalte und Ausgaben in die rechte Spalte eingeben. Jede Eingabe wird sofort rechnerisch erfasst. Sie haben somit immer einen Überblick über den Bestand Ihrer Kasse.

6. Abrechnungsteil 2 In diesem Bereich ordnen Sie die Einnahmen und Ausgaben konkreten Haushaltsstellen zu. Im ersten Feld geben Sie die Gliederungsziffer (4-stellig) ein: Sie legt den Bereich der Einnahme oder Ausgabe fest (z.B. 0110 bei Ausgaben für den Gottesdienst) Im mittleren Feld wird die Objektziffer (2-stellig) erfasst. Im hinteren Feld wird die Gruppierungsziffer (4-stellig) eingegeben:Sie legt die Einnahme- bzw. Ausgabeart fest. Achten Sie darauf, dass Sie die Haushaltsstelle vollständig erfassen! Der automatisch erzeugte Buchungsbeleg funktioniert nur, wenn jeweils alle 3 Felder ausgefüllt werden.

7. Vorbereitung zum Versand an die Regionalverwaltung Nachdem alle Bewegungen der Handkasse in die Abrechnung eingetragen wurden, sind die Unterlagen an die Regionalverwaltung weiterzuleiten. Vorab sollte der Kassenbestand überprüft werden.

8. Kontrolle der Abrechnung Derzeitiger Bestand des Girokontos Summe der abgerechneten Belege Summe Bargeld Zur Kontrolle: Die Summe aus Giro-Bestand, Bargeld und die abgerechneten Belege ergeben den Regelkassenbestand.

9. Die Abrechnung kann nun gedruckt werden.

10. Seitenansicht Über diese Schaltflächen wird die Abrechnung gedruckt. Den Ausdruck bitte immer über die Schaltflächen erzeugen. Neben der Abrechnung wird automatisch auch der Buchungsbeleg gedruckt. Je nachdem, wie viele Seiten zur Abrechnung ausgefüllt wurden, ist der entsprechende Button anzuklicken.

11. Der automatisch erzeugte Buchungsbeleg sieht wie folgt aus:

12. Buchungsbeleg

13. Die Kassenbons und sonstigen Belege sind in der Reihenfolge der lfd. Nummerierung auf einem gesonderten Beiblatt schuppenförmig aufzukleben. Dieser Buchungsbeleg ersetzt nun die einzelnen Ausgabe-Anordnungen!

14. Was ist noch zu tun? • Abrechnung Kontrollieren und Unterzeichnen. • Kassenzettel / Belege schuppenförmig auf einem gesonderten Blatt aufkleben. • Kopie des Giro-Konto-Auszuges anfertigen. • Alle Unterlagen (Abrechnung, Buchungsbeleg, aufgeklebte Belege und Kopie des Kontoauszuges) an die Regionalverwaltung Oberhessen (Giessen, bzw. Alsfeld) weiterleiten.

15. Vorbereitung für nächste Abrechnung Über diese Schaltfläche werden Ihre Eingaben im Abrechnungsteil gelöscht. Die Datei steht wieder zur nächsten Abrechnung bereit.