第四讲项目定义

第四讲项目定义

本讲内容 • 案例讨论：Jones & Shephard会计事务所 • 项目目标的定义 • 项目范围的定义 • 项目目标文件 • 项目建议书 • 项目立项 • 项目章程 • 项目启动会议

4.1 项目目标的定义 项目目标有两个层次: • 使命（Mission）: 说明为什么做该项目 • 目标（Goal）: 说明该项目要达到什么样的结果

项目目标练习 根据小组选择的项目列出： • 项目名称？ • 项目使命？ • 项目目标？

描述项目目标的准则应该不应该 定量的、可度量的现实的确切描述的简单的结果导向的使每个项目成员都能清楚认识的定性的、不可度量的理想化的模糊的复杂的成本导向的与项目成员无关

项目目标应该满足 SMART原则 • Specific & Clear • Measurable • Agreed • Realistic and Achievable • Time & Cost Target

有关项目目标设定的自查问题 • 项目目标陈述是否表述为一个最终结果？ • 项目目标陈述是否支持项目使命陈述？ • 项目使命陈述中是否包含自相矛盾的目标？ • 是否有某些目标优于其它目标？

项目目标具有如下特点： • 多目标性 • 优先性 • 层次性

项目目标举例 项目:北京电信163网络的扩展项目背景及问题: • 北京电信是北京地区最大的 ISP供应商 • 目前有超过3000线的电话接入线 • 目前有将近40,000 个拨号用户 • 信息产业部调整了资费标准 • 每月拨号用户以3000-4000户的速度增长 • 拨号接通率低于 85%

项目目标举例（续） • 使命: 维持北京电信在ISP服务方面领先的地位 • 目标: 增加9000 线的接入线并保证接通率高于 • 92% • 范围： • 在6月底前完成 • 投入金额1亿元 • 参与人员为北京电信的技术及工程人员

项目目标管理（MBO） • 由杜拉克（Drucker）于1954年在其著作The Practice of Management中首次提出 • 目标管理的过程是一个参与式的过程，高层管理人员设定总体目标，该目标作为下属制定各自工作计划的依据，下属员工根据该目标和各自的期望相应地确定每个人的职责范围和工作结果，经理人员定期对工作结果进行评价

项目目标管理的优点 • 激励员工的有效方式 • 结果导向的 • 提供了一种有效的沟通方式 • 目标导向的 • 使各层次的目标统一起来

4.2 项目范围的定义 在项目环境下，“范围”一词可能指： • 产品范围：一个产品或一项服务所应包含的特征和功能。 • 产品规范(specification)：即产品是怎样的。 • 项目范围：即指为了交付具有所指特征和功能的产品所必须要做的工作。

项目范围的确定 • 项目范围的确定：就是定义管理项目的工作边界，确定项目的目标及项目的可交付成果。简单地说就是为项目界定一个界限，确定哪些是属于项目应该做的，而哪些不应该包括在项目内 • 项目范围的定义：是把主要的项目可交付成果分解成较小的且更易管理的单元，以达到如下目的: • 提高对成本、时间及资源估算的准确性 • 为绩效测量与控制定义一个基准计划 • 便于进行明确的职责分配

项目范围定义不当导致的问题 • 项目范围定义不当导致的问题 • 项目实际要求的、但没有明确定义的工作将不能得到有效执行，进而危害项目最终目标的满足 • 不在项目工作范围内的工作内容被执行，或项目范围盲目扩大，进而危及项目的预算 • 当范围定义不明确时，变更就不可避免地出现，并破坏项目的节奏、造成返工、延长项目工期、降低工作人员的生产效率和士气，从而造成项目最后的成本大大超出预算

项目范围管理是否健康？ • 项目是否拥有支持项目启动的正式文本（如合同书、授权书） • 是否有正规的项目目标说明的文档？ • 是否定义了工作分解结构？ • 是否有正式的项目范围变更程序？

项目范围检查表 • 项目目标 • 可交付物 • 里程碑 • 技术要求 • 限制和排除 • 客户检查

项目范围说明 • 把所确定的项目目标和项目范围结合起来而形成的一个文件 • 范围说明通过确定项目目标和主要的项目可交付成果，为项目团队与顾客间达成协议奠定了基础 • 在项目干系人之间确认或建立一个对项目范围的共识，作为未来项目决策的文档基准 • 随着项目进展，项目范围说明可能需要根据项目范围的变更而进行修改或细化

项目范围说明应包含的内容 • 项目的合理性说明 • 项目目标 • 项目可交付成果

4.3 项目目标文件 P.O.D. (Project Objectives Document)是一种详细描述项目目标、项目范围及其实施计划的文件。

为什么需要项目目标文件? • 为拒绝或接受该项目建议提供相关的项目 • 基本信息 • 在项目开始之前明确有关人员的责任角色 • 事先明确项目成功完成的标准

P.O.D.应包括如下几项内容： • 项目背景介绍 • 项目目标 • 项目有关假设（前提） • 项目组结构，项目组成员的角色和责任分配 • 项目主要产品 • 项目成功的标准 • 预计的项目进度计划 • 预计的成本

项目目标文件规划举例

4.4 项目建议书（Project Proposal） • 项目建议书是递交给相关部门（顾客）、用于对项目进行评价的一套文档 • 可以很简洁，也可以包含较广泛的内容 • 可以是组织内部的，也可以是提交给外部顾客的 • 项目建议书之前的相关文档： • RFP: Request for Proposal • TPF: Technical Proposal Requirements

项目建议书的格式 • 遵循TPR或RFP的指南要求 • 执行摘要（Executive summary）: 摘要说明所建议项目的基本要点及期望收益 • 封面信函（Cover letter）: 用于营销宣传的文档

项目建议书的内容 应包括如下基本内容: • 技术问题与方法 • 项目实施计划，包括里程碑、进度安排和预算 • 项目后勤支持及行政管理计划 • 项目团队成员介绍

项目里程碑 • 项目里程碑(Project Milestones)是设立在项目某一阶段的目标，用来表明项目所取得的进展 • 里程碑是事件，不是任务

项目建议书举例

4.5 项目立项 • 项目的立项是正式认可一个新项目开始 • 项目立项的核心是要公司的管理机构认可项目的确立。被认可的原则是项目必须与公司短期或长期的战略目标相一致

项目立项过程

项目的可行性分析 • 技术可行性 • 成本可行性 • 规章制度可行性 • 进度安排可行性 • 所设定的项目进度是否合理可行 • 是否存在关键时间指标 • 营运可行性 • 考虑项目实施是否会给公司带来负面影响

项目的筛选 • 可行性研究报告首先解决了什么项目可以做，至于到底做哪个项目，则还要对项目进行筛选 • 对于较复杂的项目而言，项目的筛选要用到工程技术经济学、运筹学等领域的相关知识和技术 • 就一般项目而言，专家判断或决策者主观分析较为普遍

项目立项结束的标志 • 项目章程（Project Charter）的编制 • 项目经理的任命 • 项目经理应当尽可能早地被任命，如在可行性论证阶段。

4.6 项目章程 • 在项目环境中，三个术语广泛应用： • 项目章程(Project Charter)，通常由项目发起人发布 • 项目摘要(Project Brief)或项目建议书(Project Proposal)，在项目被批准之前提出 • 项目计划(Project Plan)，为项目执行制定

项目章程 • 项目章程是正式确认项目存在的文档，它向项目经理提供在项目活动中应用组织性资源的权利 • 项目章程应包括 • 项目所要解决的业务需要 • 预算范围、资源、项目经理责任与授权 • 被资深管理层或投资方批准 • 项目所产生的产品或服务特征描述

项目章程 • 当项目在合同情况下执行时，项目章程往往被所签订的合同所省略 • 项目章程作用 • 给项目经理授权 • 正式认可项目成立 • 提出项目目标 • 由高层管理者而不是项目经理或项目团队来编制 • 在项目启动阶段编写

4.7项目启动会议 • 是在项目正式开始前2到3周，由项目经理召集并主持，由项目有关人员参加的项目准备会议。

项目启动会议的目的 • 沟通 • 相互理解 • 达成共识

项目启动会议之前的准备活动 • 准备项目有关文件 • 与客户方项目经理会面，确定一些共 • 同关心的问题 • 制定项目工作计划 • 确定项目组成员 • 创造项目组的工作环境 • 准备项目定位文件包（Project orientation packages）

项目定位文件包具体内容 • 项目目标文件 • 项目组织（组织结构图，项目组成员角色与责任陈述，明确与项目有关的关键人物） • 项目会议（时间、地点、参加人员、会议日程） • 沟通（确定报告的途径） • 问题处理程序（如何报告和处理问题、报告的形式、确定有关责任人） • 变化控制（程序、表格形式）

项目定位文件包具体内容 • 每周状况报告约定（项目进展情况、存在问题、计划、时间及成本花费） • 行政管理（工作时间规定、后勤支持、办公人员的支持、紧急情况的处理规定、联系电话） • 文档管理（文档的标准化规定）

课后小组作业： • 选择一个项目 • 完成项目建议书（不超过3页）

第四讲 项目定义