DFI-BBF Octobre 2009

1. Gestion des opérations immobilières Déconcentration de la saisie des pré-budgets « Formation métier » 19 - 20 Octobre 2009 DFI-BBFOctobre 2009

2. SOMMAIRE 1. Les motifs de l’évolution 2. Les réponses apportées 2.1 La qualité de l’information Focus sur la nouvelle structure de l’OTP 2.2 Fiabiliser les documents budgétaires et la prévision de dépense Contrôle des pré-budgets Etat pluri-annuel des pré-budgets Contrôle des pré-budgets par rapport aux crédits répartis et délégués 3. Le nouveau circuit de gestion des opérations immobilières

3. SOMMAIRE 1. Les motifs de l’évolution 2. Les réponses apportées 2.1 La qualité de l’information Focus sur la nouvelle structure de l’OTP 2.2 Fiabiliser les documents budgétaires et la prévision de dépense Contrôle des pré-budgets Etat pluri-annuel des pré-budgets Contrôle des pré-budgets par rapport aux crédits répartis et délégués 3. Le nouveau circuit de gestion des opérations immobilières

4. SOMMAIRE 1. Les motifs de l’évolution 2. Les réponses apportées 2.1 La qualité de l’information Focus sur la nouvelle structure de l’OTP 2.2 Fiabiliser les documents budgétaires et la prévision de dépense Contrôle des pré-budgets Etat pluri-annuel des pré-budgets Contrôle des pré-budgets par rapport aux crédits répartis et délégués 3. Le nouveau circuit de gestion des opérations immobilières

5. 1. Motifs de l’évolution (1) • Description de l’existant La DFI • Construit les Organigrammes Techniques de Projet (OTP) avec un découpage par phase (études / travaux / aléas et frais financiers) • Recueille les informations budgétaires auprès des DR par le biais des enquêtes • Inscrit dans BFC après enquêtes des DR les pré-budgets en AE

6. 1. Motifs de l’évolution (2) • Critique de l’existant Ce circuit de gestion présente des faiblesses • 1 une sous-exploitation du caractère intégré de l’outil BFC Les enquêtes peuvent être évitées. • 2 une qualité et une fiabilité partielles des informations Un décalage de l’information par rapport au terrain ; Les pré-budgets crédits de paiement ne sont pas renseignés ; Les recettes ne sont pas enregistrées. Ces faiblesses ont rendu nécessaire une évolution du système qui poursuit plusieurs objectifs.

7. 1. Motifs de l’évolution (3) • Objectifs poursuivis par l’évolution • 2.1 Faire évoluer la qualité de l’information en fonction de la réalité du terrain. • 2.2 Fiabiliser la réalisation des documents budgétaires et la prévision de dépense. • 2.3Limiter les reports de crédits en nature C en fin d’exercice

8. SOMMAIRE 1. Les motifs de l’évolution 2. Les réponses apportées 2.1 La qualité de l’information Focus sur la nouvelle structure de l’OTP 2.2 Fiabiliser les documents budgétaires et la prévision de dépense Contrôle des pré-budgets Etat pluri-annuel des pré-budgets Contrôle des pré-budgets par rapport aux crédits répartis et délégués 3. Le nouveau circuit de gestion des opérations immobilières

9. 2.1 Faire évoluer la qualité de l’information en fonction de la réalité du terrain. • Une information exhaustive qui implique: • l’abandon du phasage (études / travaux / aléas) • la mise en place d’une nouvelle structure des OTP qui intègre le suivi des AE, des CP et des recettes. • la transformation des anciennes structures pour permettre de suivre tout comme les nouvelles les AE, les CP et les recettes. • Un recueil de l’information sur le terrain en fonction de l’évolution des opérationsqui implique: • Transfert de compétence en DR de saisie des pré-budgets.

10. 2.1 Faire évoluer la qualité de l’information en fonction de la réalité du terrain. • Mise en place de la nouvelle structure de l’OTP • 1 EOTP recette par financeur • il permet de suivre les recettes par partenaire. Un des partenaires étant le CNRS. • 1 EOTP dépense unique par fonds • il permet d’analyser les dépenses en fonction de l’origine des fonds

11. 2.1 Faire évoluer la qualité de l’information en fonction de la réalité du terrain. • Cette nouvelle structure est impérative pour toute opération nouvelle

12. 2.1 Faire évoluer la qualité de l’information en fonction de la réalité du terrain. • Transformation des anciennes structures (I)

13. 2.1 Faire évoluer la qualité de l’information en fonction de la réalité du terrain • Transformation des anciennes structures (II) • Le but poursuivi est la transformation des structures existantes pour atteindre la nouvelle structure souhaitée à partir de 2010. Contraintes à respecter: • Ajouter à la structure existante une nouvelle branche qui comprend un EOTP par financeur et un EOTP dépense unique par fonds. • Interdire sur l’ancienne branche la création de nouvelles commandes tout en autorisant l’enregistrement des services faits et des factures sur les commandes existantes. • Imputer les nouveaux flux de dépenses sur les EOTP de la nouvelle branche. La création des nouvelles structures des OTP et la transformation des anciennes structures rendent possible le suivi des CP et des recettes, en plus de celui des AE.

14. RAPPEL sur les libellés d’opérations Chaque libellé d’opération doit comporter les informations suivantes : a) la ville où a lieu l’opération, b) le nom de l’opération en sigle si possible, c) la nature de l’opération sur 5 caractères : - Const : pour construction - Réhab : pour réhabilitation - Exten : pour extension Cette harmonisation de libellés concerne la définition de projet, l’OTP et les éOTP.

15. SOMMAIRE 1. Les motifs de l’évolution 2. Les réponses apportées 2.1 La qualité de l’information Focus sur la nouvelle structure de l’OTP 2.2 Fiabiliser les documents budgétaires et la prévision de dépense Contrôle des pré-budgets Etat pluri-annuel des pré-budgets Contrôle des pré-budgets par rapport aux crédits répartis et délégués 3. Le nouveau circuit de gestion des opérations immobilières

16. 2.2 Fiabiliser la réalisation des documents budgétaires et la prévision de dépense. • Par la production des documents de contrôle de cohérence : A) entre les trois expressions des prévisions budgétaires (Dépenses AE et CP et recettes) L’égalité total dépenses AE =Total dépenses CP = total recettes doit être constamment vérifiée toutes années confondues. • Contrôle des pré-budgets pour les opérations immobilières • État pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes des OI B) des pré-budgets par rapport aux crédits répartis et délégués • État de contrôle de cohérence pré-budgets / répartis des OI • État de contrôle de cohérence pré-budgets / délégués

17. Contrôle de cohérence entre les trois expressions des prévisions budgétaires (I) • Contrôle des pré-budgets pour les opérations immobilières L’égalité total dépenses AE = total dépenses CP = total recettes doit être constamment vérifiée toutes années confondues. Cette vérification sera réalisée par fonds, SE et RP.

18. Contrôle de cohérence entre les trois expressions des prévisions budgétaires (II) • État pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes pour les OI Cet état permet de visualiser : par OTP et par année, les dépenses AE et CP et les recettes ; avec un sous-total par OTP ; et un total par DR. Le total SE+RP en AE, CP et Recettes, par OTP, est en lecture directe.

19. Contrôle de cohérence des pré-budgets par rapport aux crédits répartis et délégués (I) • État de contrôle de cohérence pré-budgets / répartis des OI Contrôler la cohérence par exercice entre les pré-budgets saisis par les DR et les crédits AE répartis par la DFI. En cas de différence, procéder aux ajustements pour l’exercice en cours et pour les exercices suivants. Cet état offre une visualisation par OTP et par année, avec un sous-total par OTP et un total DR. L’écart par fonds (SE et RP) est en lecture directe

20. Contrôle de cohérence des pré-budgets par rapport aux crédits répartis et délégués (II) • État de contrôle de cohérence pré-budgets / délégués des OI • Contrôler la cohérence par exercice entre les pré-budgets saisis par les DR et les crédits CP délégués par la DFI. • En cas de différence, procéder aux ajustements pour l’exercice en cours et pour les exercices suivants. Cet état offre une visualisation par OTP et par année, avec un sous-total par OTP et un total DR. L’écart par fonds (SE et RP) est en lecture directe.

21. SOMMAIRE 1. Les motifs de l’évolution 2. Les réponses apportées 2.1 La qualité de l’information Focus sur la nouvelle structure de l’OTP 2.2 Fiabiliser les documents budgétaires et la prévision de dépense Contrôle des pré-budgets Etat pluri-annuel des pré-budgets Contrôle des pré-budgets par rapport aux crédits répartis et délégués 3. Le nouveau circuit de gestion des opérations immobilières

22. 3. Le nouveau circuit de gestion des O.I.

23. 3. Le nouveau circuit de gestion des O.I. ACTEURSACTIONS Comité des infrastructures1) Prise de décision 2) Communication des résultats Délégation Régionale3) Créer ou modifier la structure OTP de l’opération immobilière 4) Créer ou modifier les programmes CB et les adresses budgétaires 5) Gérer des pré-budgets en AE, en CP et en recette 6) Créer le document contractuel de suivi logistique (contrat SD) 7) Contrôle de cohérence des pré-budgets Direction des Finances8) Constitution du BP et Vote 9) Répartition des AE et délégation des CP Délégation Régionale 10) Ajustement des pré-budgets 11) Contrôle de cohérence pré-budgets – crédits répartis et délégués 12) Mise en place des crédits

24. 3. Le nouveau circuit de gestion des O.I. Le transfert du réalisé d’un exercice clôturé sur le pré-budget en CP de ce même exercice sera automatisé. En revanche, pour les AE, la procédure est manuelle.

25. 3. Le nouveau circuit de gestion des O.I. Schéma de mise en œuvre du budget sur OIP en NC

26. 3. Le nouveau circuit de gestion des O.I. • La délégation régionale enregistre dans sa base XLAB les origines de crédits correspondant aux EOTP de dépense, afin de permettre le dialogue entre XLAB et BFC dans le cadre des opérations de mise en place des crédits et de dépense (commandes, services faits…). • La délégation régionale créée dans BFC un contrat de vente SD dont chaque poste fait référence à l’EOTP de recette associé au partenaire, afin de permettre la facturation client dans le module Recettes ainsi qu’un suivi analytique des recettes réalisées pour l’OIP. Impacts XLAB

27. 3. Le nouveau circuit de gestion des O.I. RAPPEL : La réussite de ce nouveau circuit dépend aussi d’une bonne relation entre le service financier et le service technique logistique (STL) pour l’actualisation des données et la bonne conduite budgétaire de l’opération. Une information régulière du STL de l’évolution des pré-budgets est nécessaire : elle peut se faire notamment par la transmission des reporting fournis par cette évolution.