PROCEDURES GENERALES DE PASSATION DES MARCHES ET COMMANDES - PowerPoint PPT Presentation

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PROCEDURES GENERALES DE PASSATION DES MARCHES ET COMMANDES

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  1. DIRECTION GENERALE Fonction Juridique PROCEDURES GENERALES DE PASSATION DES MARCHES ET COMMANDES

  2. PRELIMINAIRE • Les procédures générales de passation des marchés, commandes, lettres de commande et achats ont fait l’objet d’une Directive n°6 et décrites dans deux sections: • la Section « A » intitulée « Procédures générales de passation des marchésde la Société» • la Section « B » intitulée « Procédures générales de passation des commandes, lettres de commande et achats de la Société » Elles visent à : • adapter la réglementation des marchés au nouveau cadre juridique et organisationnel du groupe SONELGAZ, • promouvoir laconcurrence et l’efficacité dans la passation des marchés.

  3. Elles : • S’appliquent à l’ensemble des marchés,commandes, lettres de commande et achats réalisés par les entités du groupe SONELGAZ. • S’appliquentàl’ensembledesentitésdugroupeSONELGAZ (maison mère et filiales). • Ne peuvent être modifiéesoucomplétées que par Directive.

  4. LA DIRECTIVE N°6 • Oblige chaque filiale au respectdes nouvelles procédures tout en permettant à leur PDG de définir les modalitéspratiques pour leur application. • Précise que les supportscontractuels et actes de gestionet de suivi des marchés : • Doivent être mis en place au sein de chaque filiale et libellés en leur nom avec identification des structures contractantes internes • que leur contenu sera adapté en fonction de la nature de l’opération envisagée (travaux, fournitures et prestations de services).

  5. Les filiales sont habilitées à définir les critères, conditionset/ouprocéduresdequalification sous réserve qu’ils soient précisés dans les documents de l’appel d’offres et portésàlaconnaissance de l’ensemble des candidats, • Les filiales déterminent, sous leur responsabilité, les conditions et formes d’authentification et de vérification des documents et pièces fournis par les soumissionnaires justifiant leurs qualifications. • Les filiales définiront les procédures de contrôle a priori et/ou a posteriori appropriées en matière de passation des marchés et/ou commandes. • SONELGAZ. Spa exerce ses prérogatives de contrôle par l’exploitation des reporting qui lui sont transmis dans le cadre du système d’information et d’audit.

  6. DEFINITIONS • MARCHE : Contrat d’acquisition de biens ou de services dont le montant est supérieur à trois millions de dinars (3000. 000 DA); • COMMANDE : Opération d’acquisition de biens ou de services dont le montant est inférieur ou égal à trois millions de dinars (3000. 000 DA) et supérieur à cinq cent mille dinars (500.000 DA); • LETTRE DE COMMANDE: Opération d’acquisition de biens ou de services dont le montant est inférieur ou égal à cinq cent mille dinars (500 000 DA) et supérieur à cent mille dinars (100.000 DA); • ACHAT : Opération d’acquisition de biens ou de services dont le montant est inférieur ou égal à cent mille dinars (100.000 DA).

  7. LES MARCHES

  8. RAPPEL DE QUELQUES PRINCIPES FONDAMENTAUX EN MATIERE DE PASSATION DES MARCHES Aboutir à un maximum d’efficacité dans la passation des marchés, Promouvoir la concurrence, Garantir l’égalité de traitement des soumissionnaires, Assurer la transparence des procédures.

  9. REDACTION DU CAHIER DES CHARGES Préalablement au lancement d’un appel d’offres, la structure contractante doit constituer un dossier comprenant un C.C relatif à l’opération à engager. • Le Cahier des Charges est constitué, notamment, des documents suivants : • les Instructions aux candidats, • le cahier des clauses administratives, juridiques et financières, • le cahier des prescriptions communes , • le cahier des prescriptions spéciales, • le bordereau des prix et plans d’exécution (s’il y a lieu).

  10. ETUDE DU CAHIER DES CHARGES • Avant sa remise aux candidats, le Cahier des Charges est étudié par la Commission d’examen des cahiers des charges (CECC) qui procède : • A la VERIFICATION de sa conformité par rapport aux documents types du dossier de l’appel d’offres, • A l’EXAMEN de son contenu pour s’assurer que les aspects techniques, commerciaux et juridiques, répondent aux exigences de d’appel d’offres, • Aux AJUSTEMENTS et/ou MODIFICATIONS pour complément du dossier d’appel d’offres (qui seront consignés dans un mémorandum annexé au PV de réunion et notifié à la structure contractante)

  11. LANCEMENT DE L’APPEL OFFRES ET RECEPTION DES PLIS • Après approbation du cahier des charges par la CECC, la structure contractante : • LANCE l’avis d’appel d’offre • PROCEDE à sa PUBLICATION au BAOSEM • REÇOITles plis relatifs aux offres techniques et les TRANSMET à la COPAM

  12. OUVERTURE DES PLIS RELATIFS AUX OFFRES TECHNIQUES • REUNION de laCommission d’ouverture des plis et d’attribution des marchés (COPAM) en présence des soumissionnaires ou de leur mandataire, • SIGNATURE de la feuille de présence par l’ensemble des participants, • OUVERTURE publique des plis • EXAMENdes offres techniques reçues et DECLARATIONde leur recevabilité, • SIGNATURE du PV par les soumissionnaires (ou leur mandataire). • TRANSMISSION des offres techniques déclarées recevables au Comité d’évaluation des offres (CEO)

  13. EVALUATION DES OFFRES TECHNIQUES • Elle se fait par leCEO qui procède à : • A la VERIFICATION de la conformité des offres par rapport au dossier d’appel d’offres (offre complète, en bon ordre, signée, contrat-type et annexes techniques dûment paraphés, etc…), • A l’EXAMEN de la conformité des offres par rapport aux exigences techniques, commerciales et juridiques définies dans le dossier d’appel d’offres, • A la TENUE de réunion(s) avec les soumissionnaires, • Au CHOIX des soumissionnaires retenus et éligibles à la phase de l’offre commerciale.

  14. Préalablement à l’invitation à la remise d’une offre commerciale, la CECC : • EXAMINE les projets de contrat transmis par la structure contractante, • APPRECIE les amendements et/ou modifications opérés au CC par le CEO lors de la phase d’évaluation technique. • Pour faciliter l’examen des documents par la CECC, le CEO doit préciser par écrit les amendements et/ou modifications convenus avec les soumissionnaires. • S’ASSURE que la méthode d’évaluation est conforme au C.C et a été communiquée aux soumissionnaires et que ceux-ci n’ont formulé aucune réserve , • S’ASSUREque les projets de contrats ont été paraphés par tous les soumissionnaires retenus pour une remise d’une offre commerciale, • APPROUVEla liste des soumissionnaires retenus

  15. DEPOT DES PLIS RELATIFS AUX OFFRES COMMERCIALES • DEPOTpar les soumissionnaires retenus des plis relatifs aux offres commerciales auprès de la structure contractante dans les délais fixés.

  16. RECEPTION ET OUVERTURE DES PLIS RELATIFS AUX OFFRESCOMMERCIALES • La COPAM : • RECOIT les offres commerciales en séance publique et fait SIGNER la feuille de présence par l’ensemble des participants, • OUVREpubliquement les plis en présence des soumissionnaires ou de leur mandataire pour vérification • DECLARE la recevabilité des plis • REMET au CEO les offres déclarées recevables pour une évaluation, séance tenante, • Fait SIGNER, par les soumissionnaires ou leur mandataire, la feuille d’observations.

  17. EVALUATION COMMERCIALE • Elle se fait, sur la base d’une méthodologie d’évaluation décrite dans le C.C et portée à la connaissance des soumissionnaires, séance tenante, par le CEO qui : • AFFICHE les résultats • CLASSE les offres commerciales,

  18. La COPAM : • PROCLAME les résultats • DECLARE le soumissionnaire retenu sous réserve de vérification ultérieure de la conformité des documents remis, • Fait SIGNER les soumissionnaires ou leur mandataire la feuille d’observations relative au choix. • ATTRIBUE par notification écrite le marché au soumissionnaire retenu dans les délais de validité de l’offre, • PUBLIE les résultats et l’attribution du marché dans le BAOSEM. N.B / La réception des offres commerciales, l’ouverture des plis, l’évaluation et la déclaration du choix du soumissionnaire retenu se déroulentenUNE SEANCE UNIQUE

  19. SIGNATURE ET NOTIFICATION DU CONTRAT • SIGNATURE du contrat par le responsable habilité sur présentation des PV de la CECC et de la COPAM, • NOTIFICATIONdu contrat par la structure contractante concernée au soumissionnaire retenu

  20. LES COMMANDES LETTRES DE COMMANDES ET ACHATS

  21. Consultation restreinte est obligatoire pour la commande Après la consultation écrite • Dépôt des offres techniques et commerciales par les soumissionnaires dans les délais • La Commission d’ouverture des plis et d’évaluation des offres (COPEO) • Ouvre publiquement les plis relatifs aux offres techniques et commerciales, en présence des soumissionnaires ou de leur représentant • Examine et vérifie la conformité les offres reçues par rapport au dossier de consultation, • Evalue les offres et procède à leur classement,

  22. Proclame les résultas et choisit, séance tenante, le soumissionnaire le «moins disant », • Attribue la commande ou la lettre de commande au fournisseur retenu • Acquisitions se font par l’établissement d’une lettre de commande oud’un bon de commande signé par le responsable habilité dans la limite de ses pouvoirs • Le bon de commande doit préciser le montant HT ou TTC, les quantités, les prix unitaires et les délais

  23. L’établissement d’une facture définitive est obligatoire, • Les menus achats doivent être justifiés par un bon de commande ou une facturedéfinitive.

  24. PROCEDURE DE PREQUALIFICATION Obligatoire pour les commandes et lettres de commande Chaque Unité doit arrêter une liste d’au moins 5 fournisseurs sur la base d’une procédure de préqualification publiée au BAOSEM En cas de réception de 5 offres et plus, la structure contractante consulte les fournisseurs listés et les sélectionne sur la base des critères : Rapport qualité/prix Établissement d’un TCO Établissement de facture et bon de livraison

  25. PROCEDURE D’EXAMEN DES AVENANTS Tout AVENANT à un contrat devra être soumis à l’examen de la CECC et fait l’objet d’uneprocédure détaillée.

  26. BILANS DES CONTRATS • Les contrats doivent faire l’objet: • d’un bilan provisoire faisant apparaître les éléments physiques et financiers • d’une réceptionprovisoire • d’un décompte général et définitif • d’une réceptiondéfinitive • d’un avenant de clôture, s’il y a lieu, dont l’objet est de solder d’un commun accord le contrat auquel il se rapporte.

  27. DISPOSITIONS PARTICULIERES POUR LA DISTRIBUTION • Les contrats relatifs aux travaux et prestations portant sur les raccordementsgaz et/ou branchementsélectricité peuvent être établis après mise en œuvre d’une procéduredepréqualification publiée au BAOSEM • Établissement de la listedesentreprisespréqualifiées après évaluation, par le CEO et signature par le responsable habilité (liste actualisée périodiquement) • Concernent les opérations dont le montant est égal ou inférieur à 8 000.000 DA

  28. DEROULEMENT DE LA 1ère PHASE Service contractant Rédaction du projet de cahier des charges Appel d’offres Réception des offres techniques Lancement de la 2ème étape CECC Examine & Approuve le CC • COPAM • Recevabilité des offres • Classement • Apprécie ajust. CEO • S’assure paraphe des contrats • CEO • Évaluation • Etude projet contrat • Ajustement CC

  29. DEROULEMENT DE LA 2ème PHASE • Notification du contrat • au soumissionnaire • Signature du contrat Service contractant Réception des offres commerciales • COPAM • Vérification de l’évaluation • Proclamation des résultats • Attribution du marché • COPAM • Ouverture des plis • Recevabilité des offres CEO Évaluation des offres

  30. Acquisition directe chez le fournisseur par établissement d’un BC ou L.C DEROULEMENTDE LAPROCEDURE DE PASSATION D’UNE COMMANDE Lancement d’une consultation restreinte Structure contractante Dépôt des offres techniques et commerciales par les fournisseurs • COPEO • Ouverture des plis • Évaluation des offres • Proclamation des résultats • Attribution de la commande

  31. Merci pour votre attention