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Administracion de Subvenciones y nuevo modelo de Subvenciones

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Administracion de Subvenciones y nuevo modelo de Subvenciones. EGD Julio Valverde B. CDLFR D - 4355. PETS Bulnes, 13 de Abril del 2013. MISION

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administracion de subvenciones y nuevo modelo de subvenciones

Administracion de Subvenciones y nuevo modelo de Subvenciones

EGD Julio Valverde B.

CDLFR D - 4355

PETS Bulnes, 13 de Abril del 2013

slide2

MISION

La misión de Rotary International, es servir a los demás, promover la integridad y fomentar la comprensión, la buena voluntad y la paz mediante las actividades de compañerismo de los líderes empresariales, profesionales y cívicos

Julio Valverde Bello CDLFR

de qu se trata este seminario
De qué se trata este Seminario…?

Nuevo Modelo de Subvenciones de LFR

01.JUL.2013

Piloto

Julio Valverde Bello CDLFR

slide4

La MISION de La Fundación Rotaria es propiciar que los rotarios impulsen la comprensión mundial, la paz y la buena voluntad a través del mejoramiento de la salud, el apoyo a la educación y la mitigación de la pobreza.

Julio Valverde Bello CDLFR

slide5

Al instituir el Plan para la Visión Futura, los fiduciarios han modificado en forma sustancial el modelo de financiamiento de las subvenciones.

El nuevo modelo de subvenciones tiene como fin

  • Concentrar las iniciativas de servicio de los rotarios en las áreas donde se logrará mayor influencia, abordando carencias mundiales prioritarias que sean relevantes para los rotarios y las comunidades.
  • Transferir a los distritos la toma de decisiones sobre La Fundación Rotaria.
  • Ampliar los conocimientos de los rotarios sobre la labor de La Fundación Rotaria y realzar la imagen pública de Rotary.

Julio Valverde Bello CDLFR

otros objetivos
Otros objetivos….
  • Maximizar el impacto de las contribuciones mediante el apoyo a proyectos sostenibles a gran escala.
  • Simplificar la lista de oportunidades de servicio y los procedimientos administrativos

Impulsar una mayor participación a nivel de clubes y de

distrito.

Julio Valverde Bello CDLFR

adem s
además…….
  • Fortalecer el sentimiento de pertenencia hacia La Fundación

Rotaria

  • Contribuir al fortalecimiento de nuestro cuadro social y

contingente de donantes.

Julio Valverde Bello CDLFR

entonces
Entonces…

El nuevo modelo de subvenciones pretende realzar la capacidad de apoyo de LFR a los proyectos humanitarios y educativos de los clubes y distritos y la búsqueda de la PAZ.

Naciones Unidas

Julio Valverde Bello CDLFR

este nuevo modelo el enfoque se centra en proyectos sostenibles y de gran impacto
Este nuevo modelo, el enfoque se centra en proyectos sostenibles y de gran impacto.
  • La “sostenibilidad” es la capacidad de cubrir las necesidades permanentes de la comunidad, una vez se hayan agotado los fondos aportados a la subvención.
  • Generalmente, un proyecto sostenible requiere que la

comunidad se interese en el éxito del proyecto a largo

plazo.

Los proyectos sostenibles aportan una proyección de

futuro y garantizan que la inversión de dinero y servicio

voluntario por parte de Rotary, reditúe mas.

Julio Valverde Bello CDLFR

en s ntesis
En síntesis…..

La Fundación reconoció que podía prestar mejor servicio a los clubes y distritos agilizando operaciones a fin de mejorar su eficiencia y su impacto, por medio de la interrelación con las seis áreas de interés de Rotary

Julio Valverde Bello CDLFR

las seis reas de inter s son
Las seis áreas de interés son:
  • Fomento de la paz y prevención/resolución de conflictos.
  • Prevención y tratamiento de enfermedades.
  • Suministro de agua y saneamiento.
  • Salud materno-infantil.
  • Alfabetización y educación básica.
  • Desarrollo económico y cívico.

Julio Valverde Bello CDLFR

cu l es la diferencia
¿ Cuál es la diferencia….?

A través del nuevo modelo

  • Se pretende que al aumentar la cuantía de recursos a nivel mundial , se ayude a más gente y así se realza la imagen pública de Rotary.

Julio Valverde Bello CDLFR

otras ventajas
Otras ventajas….

Mejor custodia de fondos y rendición de cuentas.

La tramitación de subvenciones en general se hace más eficiente y con más transparencia y los pagos se efectúan con mayor rapidez.

Mayor sentimiento de pertenencia por parte de los clubes y distritos.

Julio Valverde Bello CDLFR

slide15
El nuevo modelo de subvenciones constituye un enfoque simplificado y más flexible que abarca una amplia gama de actividades.

Se accede a través de :

  • Subvenciones Distritales
  • Subvenciones Globales
  • Subvenciones Prediseñadas

Julio Valverde Bello CDLFR

1 subvenciones distritales
1.- Subvenciones Distritales

Son subvenciones “en bloque” que permiten

a los clubes y distritos abordar necesidades

inmediatas en sus propias comunidades y/o

en el exterior.

Julio Valverde Bello CDLFR

slide17

Los distritos podrán utilizar hasta un máximo de 50 % de su FDD para una subvención anual.

  • Los clubes pueden presentar solicitudes de fondos al distrito para proyectos y actividades relacionadas con la misión de LFR, incluidos:

Julio Valverde Bello CDLFR

slide18

Proyectos de servicio.

Proyectos locales e internacionales, gastos de viajes relacionados

con la prestación de servicio voluntario o actividades de socorro

en casos de desastre.

  • Becas

Las Subvenciones Distritales ofrecen gran flexibilidad en el uso de

fondos para instituir becas educativas, ya que las administra el

distrito mismo y por tanto puede elaborar sus propios criterios de

selección de becarios. Locales, internacionales, matricula, etc.

Julio Valverde Bello CDLFR

slide19

Capacitación profesional.

Las Subvenciones Distritales pueden utilizarse para abordar las

carencias locales en materia de formación profesional o para

financiar equipos de capacitación profesional que viajan al

exterior a fin de impartir o recibir capacitación. Rotarios o No

rotarios

El distrito, con apoyo del Subcomité de Subvenciones, establece los requisitos de participación.

Julio Valverde Bello CDLFR

slide20

¿CÓMO SOLICITO UNA SUBVENCIÓN DISTRITAL?

  • Presente la solicitud directamente a la Gobernacion (no a  La Fundación Rotaria), puesto que el distrito administra y distribuye los fondos de la subvención.

Julio Valverde Bello CDLFR

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¿CÓMO SE FINANCIAN LAS SUBVENCIONES DISTRITALES?

  • Los distritos podrán usar hasta un 50 por ciento de su Fondo Distrital Designado para recibir una Subvención Distrital por año, financiamiento que reciben en una sola suma que pueden distribuir posteriormente a sus clubes. Contra proyectos

Julio Valverde Bello CDLFR

2 subvenciones globales
2.- Subvenciones Globales

Financian proyectos humanitarios internacionales

a gran escala, becas y equipos de capacitación

profesional destinados a alcanzar resultados

sostenibles y mensurables en una o más áreas de

interés.

Julio Valverde Bello CDLFR

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Las Subvenciones Globales:

  • Serán una colaboración internacional entre un club o distrito rotario en el país donde se desarrollan las actividades y un club o distrito rotario en el exterior
  • Serán sostenibles una vez agotada la subvención, e incluirán planes a largo plazo
  • Incluirán metas mensurables con informes periódicos de sus resultados
  • Coincidirán con una de las seis áreas de interés
  • Responderán a necesidades reales de la comunidad

Julio Valverde Bello CDLFR

slide24

Incluirán la participación activa de rotarios e integrantes de la comunidad

  • Tendrán un presupuesto mínimo de US$30.000
  • Cumplirán con los requisitos de admisibilidad establecidos en las condiciones de otorgación de la subvención

Julio Valverde Bello CDLFR

slide25

CONDICIONES DE OTORGAMIENTO

  • II. Criterios generales
  • Toda actividad financiada con una subvención de la Fundación deberá:
  • 1. Estar relacionada con la misión de La Fundación Rotaria.
  • 2. Contar con la activa participación de rotarios.
  • 3. No representar ninguna responsabilidad a La Fundación Rotaria ni Rotary International salvo el monto de la subvención.
  • 4. Realizarse según las leyes vigentes de los Estados Unidos y el país donde se llevará a cabo, sin causar daño o perjuicio a ninguna persona natural o jurídica.

Julio Valverde Bello CDLFR

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5. Financiar únicamente actividades que hubieran sido analizadas y autorizadas por LFR previamente a su implementación. Las subvenciones no podrán utilizarse para reembolsar a los clubes o distritos actividades ya concluidas o en curso o gastos en los que hubieran incurrido. Se alienta la planificación anticipada de actividades antes de ser aprobada la subvención, pero los patrocinadores no deberán incurrir en gastos sin previa autorización.

  • 6. Observar las tradiciones y cultura de la comunidad anfitriona.
  • 7. Cumplir con las disposiciones de la sección 7.030 del The Rotary Foundation Code of Policies, en materia de conflicto de interés.

Julio Valverde Bello CDLFR

cu nto financian
¿ Cuánto financian ?
  • Estas subvenciones ofrecen un monto mínimo de 15.000 dólares del Fondo Mundial para un proyecto de una cuantia no inferior los US$ 30.000.

Julio Valverde Bello CDLFR

3 subvenciones predise adas
3.- Subvenciones Prediseñadas

Maximizan los recursos financieros, conocimientos técnicos, experiencia y respaldo que aportan los “socios estratégicos” de La Fundación Rotaria.

Julio Valverde Bello CDLFR

otras caracter sticas
Otras características:

•Pueden utilizarse para becas, proyectos humanitarios y

equipos de capacitación profesional.

Deben ser sostenibles y apoyar las metas de una o más

áreas de interés.

•Son ideales para los clubes o distritos que cuentan con

una escasa cuantía del FDD disponible para proyectos o

cuya experiencia en el diseño de subvenciones

financiadas por LFR sea limitada.

Julio Valverde Bello CDLFR

el grado de xito del nuevo modelo de subvenciones se evaluar a medida que se utilice
El grado de éxito del nuevo modelo de subvenciones se evaluará a medida que se utilice.
  • Puede medirse a través del aumento de la participación de los rotarios en actividades patrocinadas por La Fundación.
  • El aumento de las contribuciones a La Fundación Rotaria.
  • Un mayor compromiso por parte de los clubes y mayor cobertura mediática de los proyectos patrocinados por La Fundación.

Julio Valverde Bello CDLFR

entonces1
Entonces…..
  • Con el nuevo modelo, Rotary maximizará su impacto y brindará apoyo a proyectos

humanitarios más eficaces y sostenibles.

  • Hasta el 2010 La Fundación destinaba el 20% de su presupuesto de programas a subvenciones de gran magnitud y alto impacto y el 80% a proyectos a corto plazo con menor impacto.

Julio Valverde Bello CDLFR

cual es la diferencia
¿ Cual es la diferencia ?

A través del nuevo Modelo de Subvenciones estos porcentajes se invierten, con lo que se financiarán más proyectos sostenibles de alta calidad .

Se pretende un Mayor impacto en las comunidades a nivel mundial , ayudando a más gente y realzando la imagen pública de Rotary.

Julio Valverde Bello CDLFR

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Condiciones para el otorgamiento de Subvenciones Distritales y Subvenciones Globales de La Fundación Rotaria

1. Certificación del Distrito y de los Clubes

Para recibir Subvenciones Distritales, Subvenciones

Globales y Subvenciones Prediseñadas, el Distrito y los

clubes deben completar un proceso de Certificación por

el que se comprometen a cumplir con los requisitos

financieros y de custodia de fondos prescritos en el

(MDA) Memorándum de Acuerdo.

Julio Valverde Bello CDLFR

responsables a nivel distrital
Responsables a nivel Distrital

El Gobernador en ejercicio, el Gobernador electo y

el Presidente del Comité Distrital de La Fundación

Rotaria asumirán la responsabilidad principal en

cuanto a la Certificación de los clubes y del distrito. Distrito Keith, Maggie y EGD Valverde

Julio Valverde Bello CDLFR

porqu certificar a los clubes
¿ Porqué certificar a los clubes?
  • La certificación es el proceso que deben realizar los clubes para garantizar el cumplimiento de la normativa de La Fundación,
  • Sirve para prevenir el uso indebido y la malversación de los fondos de la subvención y
  • Asegura de que sus socios cuenten con la debida capacitación y recursos.

Julio Valverde Bello CDLFR

y su objetivo es
Y su objetivo es…..
  • Contribuir a la creación de controles de custodia de fondos y habilitan a los clubes a mantener la condición de certificados. Los clubes que incumplan tales requisitos corren el riesgo de no poder participar en el programa de subvenciones de la Fundación.
  • Los Distritos y los Clubes deben renovar la condición de Certificación anualmente.

Julio Valverde Bello CDLFR

memor ndum de acuerdo mda
Memorándum de Acuerdo ( MDA)

Para recibir la certificación, los clubes deberán aceptar los términos del MDA para los clubes y enviar al menos uno de sus socios al Seminario Distrital sobre Administración de las Subvenciones de LFR.

Los clubes deberán estar certificados para recibir una Subvención Global o Prediseñada de LFR.

Julio Valverde Bello CDLFR

c mo certificarse
¿ Cómo certificarse ?

Cada distrito distribuirá entre sus clubes la versión oficial del Memorando de acuerdo para la Certificación del club (MDA), prescrito por La Fundación Rotaria (LFR) para participar en las subvenciones que otorga la organización.

Deberá realizar una jornada de capacitación a los directivos del Club antes del inicio de período rotario.

Julio Valverde Bello CDLFR

certificaci n del club
Certificación del club
  • Los clubes interesados en presentar proyectos para recibir Subvenciones Globales o Prediseñadas deberán comprometerse a cumplir e Implementar entre otros, los requisitos de índole financiera y de custodia de fondos establecidos en el Memorando de Acuerdo (MDA) de La Fundación Rotaria (LFR)

Julio Valverde Bello CDLFR

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Por su parte, los distritos podrán establecer requisitos adicionales de certificación para sus clubes y/o exigir que éstos estén certificados antes de participar en las Subvenciones Distritales de La Fundación Rotaria.

  • Conferencia distrital

Julio Valverde Bello CDLFR

por lo tanto
Por lo tanto …..

A. Tras cumplir satisfactoriamente los requisitos de

autorización, se le considerará certificado al club

durante un año rotario.

B. A fin de conservar la certificación, el club observará

todas las pautas dispuestas en el MDA, cualquier otro

requisito exigido por el Distrito y las normas de LFR que

sean pertinentes.

Julio Valverde Bello CDLFR

adem s1
Además ……..

C. El club será responsable del uso de los fondos de las

subvenciones que éste patrocine, independientemente

de quien lleve el control de tales fondos.

D. Se podrá suspender o revocar la certificación como

consecuencia del uso indebido o malversación de los

fondos de la subvención en los siguientes casos :

Julio Valverde Bello CDLFR

slide44

Fraude

  • Falsificación o adulteración de documentos
  • Situaciones que pongan en peligro la salud, el bienestar o la integridad física de los beneficiarios
  • Conflictos de interés no revelados
  • Falsificación de informes y/o sobrevaloración de precios al presentar un proyecto
  • Uso de los fondos de la subvención para gastos inadmisibles.

Julio Valverde Bello CDLFR

por lo tanto1
Por lo tanto……
  • El club deberá cooperar con toda auditoría financiera,

operativa o de la subvención que se considere necesaria.

Julio Valverde Bello CDLFR

slide46

Responsables a nivel del Club:La responsabilidad de la certificación del club y la implementación adecuada de las subvenciones de LFR recae directamente en los funcionarios del club.Responsabilidades:

Julio Valverde Bello CDLFR

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A. Delegar a un socio del club, por lo menos, la implementación,

gestión y mantenimiento de la Certificación del club.

B. Velar por el cumplimiento de las medidas de custodia de fondos

y las debidas prácticas administrativas en todas las actividades

financiadas con subvenciones de LFR.

C. Garantizar que las actividades de toda persona participante en

una subvención no refleje ningún tipo de conflicto de interés,

sea real o percibido.

Julio Valverde Bello CDLFR

de modo que
De modo que …..
  • El Club deberá asignar la gestión de la implementación del MDA del club por lo menos a un socio del club.
  • Los funcionarios del club tienen, además, el deber de prevenir y revelar todo posible conflicto de interés.
  • De no cumplirse con esta disposición, La Fundación

y los rotarios estarían expuestos a un mayor riesgo

en cuanto al uso indebido de fondos.

Julio Valverde Bello CDLFR

requisito adicional
Requisito adicional:

A fin de que los fondos de las subvenciones se

administren coherentemente, el club deberá

contar con un Plan de gestión financiera escrito.

Julio Valverde Bello CDLFR

slide50

Su elaboración e implementación es esencial para supervisar debidamente la subvención, establecer buenas prácticas de custodia de fondos y administrar los fondos de las subvenciones de manera coherente.

  • El plan de gestión financiera debe incluir los procedimientos que establezca el club, los cuales

deben ser revisados periódicamente.

Julio Valverde Bello CDLFR

medidas que debe incluir el plan de gesti n financiera
Medidas que debe incluir el Plan de gestión financiera:
  • Mantener una cuenta Bancaria con un registro completo de

todos los ingresos y egresos de los fondos de la subvención.

  • Desembolsar los fondos de la subvención de manera

apropiada.

C . Mantener por separado las funciones en materia de manejo

de fondos.

  • Establecer un sistema de inventario de equipos y otros bienes

adquiridos o financiados con los fondos .

Julio Valverde Bello CDLFR

la cuenta deber
La cuenta deberá :

1.Tener como signatarios a dos socios del club, como mínimo,

para retirar fondos.

2. Devengar intereses bajos o nulos.

El club deberá establecer una cuenta individual para cada

subvención que patrocine, en cuyo nombre debe indicarse

claramente el propósito de los fondos.

Gastos administrativos

Julio Valverde Bello CDLFR

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Los fondos de la subvención NO deberán depositarse en

cuentas de inversiones, fondos mutuos, certificados de

depósitos, bonos o acciones.

Los extractos bancarios deberán justificar los ingresos

y egresos de los fondos de la subvención de LFR.

Julio Valverde Bello CDLFR

slide54

El club deberá elaborar un plan por escrito para transferir

el control de las cuentas bancarias cuando se produzca

un cambio de signatarios.

Julio Valverde Bello CDLFR

por ltimo
Por último…
  • La presentación de informes es un aspecto importante de la administración de las subvenciones y custodia de fondos.

Los clubes deben establecer un sistema de conservación

de documentos relacionados con el proceso ANUAL de

Certificación y de las subvenciones de LFR.

  • Los registros del club deben ser accesibles y estar a disposición de los socios del club y del distrito.
  • Los documentos se conservarán durante un mínimo de cinco años, o más tiempo si lo requieren las leyes locales.

Julio Valverde Bello CDLFR

como postular al programa
COMO POSTULAR Al PROGRAMA

Presentación de solicitudes

  • Subvenciones Distritales : al Distrito
  • Subvenciones Globales y Prediseñadas :

Las solicitudes se efectúan en línea a través de

Ingreso/Rotarios

Julio Valverde Bello CDLFR

slide57

En el caso de las Subvenciones Globales, los distritos deberán haber Certificado a todos los clubes participantes.

  • Se exige, además, que todos los distritos, clubes e integrantes del Comité de Subvenciones se encuentren al día en sus obligaciones para con R.I. y LFR (sin informes de subvenciones pendientes)

Julio Valverde Bello CDLFR

cabe recordar que
Cabe recordar que ….
  • La Fundación Rotaria administra las Subvenciones Globales mediante un proceso en dos fases (propuesta* y solicitud).

Julio Valverde Bello CDLFR

ciclo de tramitaci n
CICLO DE TRAMITACIÓN

Las solicitudes de Subvenciones Globales se aceptan en forma continua durante el año.

El trámite consta de dos pasos, ambos en línea a través de Ingreso/Rotarios.

Julio Valverde Bello CDLFR

importante
¡¡ Importante !!
  • Antes de solicitar una Subvención Global de La Fundación Rotaria, los clubes deben evaluar la prefactibilidad * del proyecto, que sea resultado de una sólida relación de colaboración, basado en la evaluación de las necesidades de la comunidad y haya sido diseñado para obtener resultados viables, mensurables y sostenibles.

Julio Valverde Bello CDLFR

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1. Primer paso

Los rotarios examinan una lista de preguntas que se les formularán en la solicitud, para asegurarse de que están preparados para llenarla.

Julio Valverde Bello CDLFR

qu considerar
¿ qué considerar?

a) Socios colaboradores

b) Evaluación de las necesidades de la comunidad

c) Plan del proyecto con soluciones sostenibles

El plan deberá incluir las tareas necesarias para

completar la actividad, quién es responsable de

éstas, cómo se desembolsarán los fondos y un

cronograma.

d) Plan Financiero ( Presupuesto, financiamiento,

Cuenta B. )

e) Emitir Informes

Julio Valverde Bello CDLFR

slide63

Este primer paso del proceso de solicitud

( La prefactibilidad del Proyecto )ofrece a los patrocinadores la

oportunidad de confirmar que su actividad cumple los requisitos

de las Subvenciones Globales.

2. El segundo Paso : hacer la solicitud

Las solicitudes de las subvenciones ya están disponibles en www.rotary.org/es/grants a partir de enero de 2013.

Julio Valverde Bello CDLFR

seg n sea el tipo de proyecto
Según sea el tipo de Proyecto
  • Solicitud para Proyecto Humanitario
  • Solicitud para Becas
  • Solicitud para Equipo de Capacitación Profesional

Julio Valverde Bello CDLFR

otras etapas
Otras etapas…

3. Pago

Una vez que la Fundación aprueba la solicitud, ambos

copatrocinadores autorizan el acuerdo y todas las

contribuciones en efectivo pertinentes hayan sido recibidas,

La Fundación emitirá el pago.

4. Presentación de informes

Los informes parciales sobre la marcha del proyecto deben

recibirse en la Fundación antes de los 12 meses a partir de

la emisión del primer pago. Prorroga

Julio Valverde Bello CDLFR

revisiones visitas y auditor as
Revisiones, visitas y auditorías
  • Además de aportar su asesoramiento técnico a los rotarios, el Equipo de Asesores Técnicos de la Fundación evalúa los proyectos de Subvenciones Globales en nombre del Consejo de Fiduciarios de La Fundación Rotaria.

Julio Valverde Bello CDLFR

cabe destacar que
Cabe destacar que ….
  • Durante el desarrollo del proyecto, podrán llevarse a cabo los siguientes tipos de

evaluaciones:

1.- Revisión técnica.

Evaluación de la viabilidad técnica de un proyecto basándose solo en la solicitud (no incluye una visita al lugar del proyecto )

Julio Valverde Bello CDLFR

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2.- Visita al proyecto

Un asesor técnico visita la sede del proyecto y se reúne con los patrocinadores y representantes de la comunidad beneficiada. Sostenibilidad

3.- Auditoría

Evaluación de la administración financiera y la custodia de los fondos de la subvención.

Julio Valverde Bello CDLFR

finalmente
Finalmente…..

Si les han quedado ….? ? ? , no duden en solicitar ayuda al Presidente del Comité Distrital de LFR

Su amigo rotario :

EGD Julio Valverde Bello

Cel. 98853514

e-mail : jvalverdebello@hotmail.com

Julio Valverde Bello CDLFR

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MUCHAS GRACIAS

Julio Valverde Bello CDLFR