مقدمة

2. مقدمة تعتبر عملية ادارة المشاريع أحد أهم المهارات الواجب امتلاكها من قبل الافراد العاملين فى المؤسسات و خاصة الاهلية منها وذلك لاعتمادها على التمويل المقدم من جهات متعددة مما يساهم فى قدرة تلك المؤسسات على تنفيذ مشاريعها و نشاطاتها و تفعيل عملية التنمية على مستوى المجتمع الفلسطينى

3. أهداف التدريب أهداف التدريبالتعرف على: • الأسس المهنية لإدارة المشاريع • المشروع ضمن تسلسل عناصر الخطة الاستراتيجية للمؤسسة • تعريف المشروع • تعريف البرنامج • مقارنة بين البرنامج و المشروع • إدارة المشـــاريع • الأدوات المستخدمة فى إدارة المشاريع • دورة حياة المشروع • مخطط مقترح المشروع • خطوات دراسة الممولين

4. الأسس المهنية لإدارة المشاريع • تعمل المؤسسة على تطوير خطة استراتيجية لمدة ثلاثة سنوات • تعمل المؤسسة على ابتكار أفكار مشاريع تستجيب لاحتياجات الفئات المستهدفة، وتقيَم هذه الأفكار وتختار اكثرها اولوية وأهمية، وتعرض المؤسسة مبرراتها لاختيار فكرة المشروع وتناقشها مع كافة المعنيين. • تعمل المؤسسة، وبجهد جماعي، على ترجمة فكرة المشروع الى خطة مكتوبة تحدد الأهداف و النتائج التي تسعى الى تحقيقها من المشروع، والأنشطة التي ستنفذها في إطار المشروع، والفئات المستهدفة من هذا المشروع، وتحدد بشكل دقيق الاجراءات والمهام الواجب اتخاذها للإعداد ولتنفيذ المشروع.

5. الأسس المهنية لإدارة المشاريع • تعمل المؤسسة على تحديد الوظائف الرئيسية في المشروع والمهارات والخبرات الواجب توافرها في من يشغل هذه الوظائف • تعتمد المؤسسة نظام عمل يحقق الانتاجية والفعالية في أداء الموظفين، وذلك من خلال تحديد مهامهم، والجهد الذي يحتاجونه لتنفيذها، والوقت المخصص لهم لإنجازها. وتعمل المؤسسة على متابعة وتقييم أداء الموظفين بالاعتماد على مؤشرات نظام العمل والوصف الوظيفي الخاص بكل وظيفة. كما تعمل المؤسسة على وضع موازنة مفصلة لتنفيذ المشروع وتحدد المعدات والأجهزة التي يحتاجها الموظفون لتنفيذه.

6. الأسس المهنية لإدارة المشاريع • تعمل المؤسسة على متابعة وضبط سير المشروع اثناء تنفيذه، وذلك من خلال خطة متابعة تشمل حسن تطبيق المشروع وكافة انشطته وخدماته، والتأكد من إدارة موارد المشروع المالية، ومدى التزام فريق العمل بأداء ادوارهم بفعالية، ومدى استعدادهم لتنفيذ الأنشطة المتبقية، ومعالجة المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع اثناء تنفيذه. • تعمل المؤسسة على اتخاذ الخطوات الادارية والمالية اللازمة لإنهاء المشروع وتعمل على توثيق ما انجزته في تقارير خاصة، وتعمل على تقييم المشروع والاستفادة من نتائج التقييم في تحسين أدائها.

7. المشروع ضمن تسلسل عناصر الخطة الاستراتيجيةللمؤسسة الرؤيا الرسالة الأهداف الاستراتيجية العامة المشروع المدخلات والموارد اللازمة البرامج الأنشطة

8. تعريف المشروعالمشروع: عبارة عن مجموعة من الفعاليات/ الأنشطة المخططة والمبرمجة والمتناسقة فيما بينها تعمل على تحقيق هدف معين في خلال فترة محددة من الزمن وبموازنة محددة وضمن محددات و مخاطر معينة. محددات سياسية و قانونية و اجتماعية و اقتصادية و تكنولوجية مدخلات و موارد الفريق المعرفة و الخبرة رأس المال الوقت التكنولوجيا الماد الخام المشروع نتائج لتلبية الاحتياجات الآليات و الانظمة: الادوات و الطرق السياسات المالية والإدارية

9. المكونات الأساسية للمشروع المجال أهداف ونتائج إدارة المشروع التكلفة الزمن

10. وحدانية المشروعUniqueness • رغم اشتراك المشاريع في العديد من العمليات الجزئية إلا أن كل مشروع يتصف بالتفرد وعدم وجود مشروع مماثل له تماماً. • تنطوي المشاريع على درجات مختلفة من المخاطرة. • إدارة المشروع هي استخدام الخبرات المتراكمة لتحقيق أهداف المشروع.

11. التضاربConflict • التنافس بين المشروع والمشروعات الأخرى. • التضارب بين إدارة المشروع والأقسام الوظيفية فيما يتعلق بتخصيص الموارد المادية والبشرية. • التضارب بين الأطراف الداخلية والخارجية في المشروع. • يزداد التضارب بازدياد حجم المشروع ودرجة تعقيده.

12. البيئة التنظيمية للمشروعProject within Organization • العلاقة بين المشروع والمشاريع الداخلية الأخرى. • العلاقة بين المشروع والأقسام الوظيفية الأخرى. • العلاقة بين المشروع والأقسام بحسب المناطق. • العلاقة بين المشروع والجهات الخارجية.

13. هيكلية إدارة المشروعProject Organization • الهيكلية الوظيفية (Functional Structure) • هيكلية المصفوفة Matrix Type Organization

14. Board of Directors Executive Manager/Local Coordinator Admin Assistant Part time accountant • 2) Supervisors for Public Schools • 1) International Researcher • 1) Local Researcher (6) Technical Advisors (6) Gov. School Teachers Project Organizational Structure p هيكلية المصفوفة لمشروع مقدم من مؤسسة لبرنامج تطويرNGOs

15. تعريف البرنامج • البرنامج: عبارة عن مجموعة من المشاريع المتناسقة فيما بينها والتي تهدف إلى تحقيق هدف استراتيجى.

16. مقارنة بين البرنامج و المشروع

17. مقارنة بين البرنامج و المشروع الاهداف الاستراتيجية برنامج 1 برنامج 2 برنامج 3 برنامج 4 المشروع 1.1 المشروع 1.2 المشروع 1.3 النشاط 1.3.1 النشاط1.3.2 النشاط1.3.3

18. مثال: مركز شئون المرأة 10برنامج التدريب وبناء المؤسسات. 1.1مشروع بناء قدرات المؤسسات النسوية (الوليدة) في مناطق مختلفة من قطاع غزة. 1.2مشروع بناء قدرات الأفراد 1.3مشروع التثقيف والتوعية

19. مثال: مركز شئون المرأة نشاطات المشروع رقم ( 1) 1.1.1تحديد احتياجات للمؤسسات النسوية الإدارية . 1.1.2اختيار مؤسسات نسوية وفق معايير محددة 1.1.3تدريب عام للمؤسسات المستهدفة 1.1.4تحديد الاحتياجات التدريبية المشتركة للمؤسسات المستهدفة 1.1.5تدريب عام ( مشترك ) للمؤسسات النسوية 1.1.6تدريب نوعي ( متخصص ) لكل مؤسسة علي حدة . 1.1.7متابعة وإشراف استشارات زيارات ميدانية

20. تعريف إدارة المشـــاريع • الادارة بشكل عام الادارة هى عملية التخطيط (التخطيط الاستراتيجى) و التنظيم (الهيكلية و الوصف الوظيفى) و السيطرة (المراقبة و التقييم و التدقيق و كتابة التقارير)0 • إدارة المشـــاريع هي بالأساس عبارة عن تنظيم عملية التغيير عبر التوظيف الأمثل للموارد المتاحة الضرورية لتحقيق هدف معين ضمن إطار زمني معلوم من خلال تنفيذ مجموعة من الأنشطة والفعاليات المخططة والمبرمجة والمتناسقة فيما بينها.

21. ملامح إدارة المشـــاريع • مدير المشروع مسئولعن التخطيط و التنظيم و السيطرة من أجل تحقيق الاهداف • الفريق يساعد مدير المشروع فى تحقيق الاهداف • الانظمة التى تضمن الانتقال من الوضع الحالى (المشكلة) الى الوضع المستقبلى المرغوب فيه (الحل) وتشمل: نظام أهداف ونتائج، و نظام الموارد، و نظام الإجراءات والعمليات. ففي اي مرحلة من مراحل المشروع تقوم المؤسسة على إدارة هذه الأنظمة الثلاثة0

22. مواصفات مدير المشروع • مهارات التواصل و الاتصال (الاستماع و الاقناع) (84%) • مهارات التنظيم و التخطيط (75%) • مهارات بناء الفريق (72%) • مهارات قيادية (68%) • مهارات التأقلم و الصبر و الاصرار و المرونة و الابتكار (59%) • مهارات تكنولوجية و الخبرة(46%)

23. إدارة المشاريع…. Work Smart ………….. Not Hard!!!

24. عواقب عدم الالتزام بإدارة المشاريع التأخير في العمل التكلفة الزائدة هدر الموارد تدنى نوعية الخدمات المقدمة عدم رضا المستفيدين تضرر سمعة المؤسسة و صورتها فى المجتمع و عند المانحين

25. الأدوات و الوسائل المستخدمة فى إدارة المشاريع • المؤشرات • الاطار المنطقى للمشروعLogical Framework Approach • تحليل SWOT • أساليب المشاركةParticipatory Approaches • معايير تقييم النوعية Quality Assessment Criteria • تقييم قدرة المؤسسة Institutional capacity Assessment • نطاق الصلاحية للخدمات الاستشارية Terms of Reference 08التوريد و التعاقد

26. 01المؤشرات • المؤشرات هى أدوات قياس لظاهرة ما • تستخدم المؤشرات فى توضيح المشكلة و تحديد الهدف • اصبحت المؤشرات ادوات للحوار • المؤشر يجب ان يشرح: الكمية و النوعية و الفئة المستهدفة والزمان و المكان مثال: يتم تطوير قدرات ومهارات ادارة المشاريع ل 20 امرأة عاملة في المؤسسات النسوية سنويا فى قطاع غزة

27. 01المؤشرات • مواصفات المؤشرات تشمل: • يمثل الظاهرة التى يعكسها • واضح • بسيط • سهل الفهم • مستقل • تم تطويره ضمن سلسلة السبب و التأثير • محدودة العدد • تعتمد على معلومات موجودة أو يمكن توفرها بسهولة

28. 01المؤشرات • تمرين عملي بعد أن تعرفت علي مفهوم المؤشرو كيفية تصميمه, قم بالعمل مع مجموعتك علي تصميم صياغة مؤشر تقترحه المجموعة

29. 02الاطار المنطقى للمشروع • تم تطويره بواسطة وكالة التنمية الامريكية عام 1969 • طريقة لهيكلة العناصر الرئيسية للمشروع و توضيح الروابط المنطقية بين الهدف العام و الاهداف المحددة و النتائج و الأنشطة و الموارد اللازمة • تم تطويره لتحسين نوعية المشاريع • يرتكز على المشاركة الواسعة للجهات ذات العلاقة • أداة إدارية فعالة مبنية على المؤشرات • يعتبر خطا مرجعيا خلال دورة حياة المشروع. • يأخذ بعين الاعتبار المخاطر المحتملة • يسهل الاتصال و التواصل مع الجهات ذات العلاقة

30. 02الاطار المنطقى للمشروع 8 1 9 11 7 2 10 3 12 6 13 5 4

31. 02الاطار المنطقى للمشروع National/Sector area National/Sector area Overall objective/Goal Purpose/immediate objectives Project area Projectarea Activities Results/ Outputs Inputs Present situation Future situation

32. 02الاطار المنطقى للمشروع

33. 02الاطار المنطقى للمشروع • تمرين عملي بعد أن تعرفت علي مفهوم الإطار المنطقي للمشروع و مكوناته و كيفية تصميمية, قم بالعمل مع مجموعتك علي تصميم اطار منطقي لفكرة مشروع تقترحها المجموعة

34. 03تحليل SWOT • تحليل نقاط القوة و الضعف الداخلية و الفرص و المخاطر الخارجية للمؤسسة و مدى قدرتها على ادارة المشروع • يعتمد على المشاركة الواسعة للموظفين داخل المؤسسة وجميع المؤسسات ذات العلاقة • المشروع يرتكز عادة على نقاط القوة الداخلية و الفرص الخارجية و يعالج نقاط الضعف و يأخذ بعين الاعتبار المخاطر المحتملة

35. 04أساليب المشاركةParticipatory Approaches أهداف المشاركة: • تمكين الفئات المستهدفة و المهشمةفى المشاركة فى عملية التنمية • تعزيز القدرات الفنية و الادارية للفئات و المؤسسات المستهدفة و المهشمة • زيادة فعالية مشاريع التنمية (Effectiveness) • زيادة كفاءة مشاريع التنمية (Efficiency)

36. 04أساليب المشاركةParticipatory Approaches مبادئ المشاركة: • المشاركة هى عملية تعليمية أكثر منها الوصول للنتائج • المشاركة ليست مجرد حضور و انما التأثير فى السياسات و القرارات • احترام كل مشارك\ة و اعطائها الفرصة فى التعبير عن رأيه\ا

37. 04أساليب المشاركةParticipatory Approaches درجة المشاركة: أربعة مستويات لدرجة المشاركة: • ابلاغ الجهات المعنية فقط و هذا أقل مستوى فى المشاركة Information sharing • حوار فى اتجاهين و لكن لا يؤثر فى اتخاذ القرارات Consultation • المشاركة تصل الى مستوى أعلى فى صنع القرار Decision making • أعلى مستوى فى المشاركة حيث اصبح للمشارك\ة القدرة الفنية و الادارية و الثقة بالنفس لأخذ الاجراءات اللازمة Initiating action

38. 05معايير تقييم النوعية Quality AssessmentCriteria تهدف الى تحسين جودة المشروع فيما يتعلق بالمعايير التالية: • الارتباط Relevance • هل تساهم أهداف المشروع في تعزيز مفاهيم حقوق الإنسان و الحكم الصالح, الحد من نسبة الفقر, تقديم خدمات مجتمعية, بني تحتية, تدريب و تطوير كوادر بشرية, إغاثة...الخ • هل تم تحديد الفئات المستهدفة بوضوح؟ من هم؟ • هل تم تصنيف الفئات المستهدفة: مستفيدين, متضررين, مناصرين, معرضين, جهات مساعدة...الخ • هل تم توضيح المشكلة التي تعاني منها الفئة المستهدفة؟ • هل تم تحليل المشكلة بشكل واضح؟ • هل يساعد الهدف العام من المشروع في إيضاح مدي أهمية تنفيذ المشروع المقترح لتحقيق المنفعة للفئات المستهدفة؟

39. 05معايير تقييم النوعية Quality AssessmentCriteria • جدوى المشروع Feasible • هل تساهم الاهداف الخاصة للمشروع في تحقيق الهدف العام له؟ • هل ستتحقق الأهداف الخاصة للمشروع بتحقق المخرجات المتوقعة من تنفيذ أنشطة المشروع؟ • هل يمكن تحقيق الأهداف الخاصة و المخرجات المتوقعة حسب الوسائل المقترحة بالمشروع ( الأنشطة)؟ • هل هناك إمكانية لقبول صحة الافتراضات و تحققها؟ • هل سيتمكن أطراف / شركاء المشروع من تنفيذ المشروع؟ • الكفاءة و حسن الادارةEffective and well managed

40. 06تقييم قدرة المؤسسة Institutional capacityAssessment يشمل تقييم: • مجلس الإدارة • أداء الإدارة والموظفين • توثيق البرامج والمشاريع • تنمية الموارد البشرية • عمل المؤسسة • الرواتب والمستحقات • الموارد المالية • العلاقات الخارجية • التعاون مع الممولين • العلاقات العامة والإعلام

41. 07نطاق الصلاحية للخدمات الاستشارية Terms of Reference 1. Background to the assignment خلفية 2. Study/mission objectives أهداف الدراسة 3. Issues to be studied مواضيع الدراسة 4. Methodology الطريقة 5. Expertise required الخبرة المطلوبة 6. Reporting requirements التقارير المطلوبة 7. Work plan and timetable خطة العمل

42. 08التوريد و التعاقدProject Procurement • التعاقد مع الاستشاريين والمقاولين والمنتجين الصناعيين والموردين على توريد السلع وتنفيذ الأشغال وتقديم الخدمات بغرض مساندة تنفيذ المشاريع • الخطوات المتعلقة بعملية التوريد (المشتريات)، وتشمل : إعلان المناقصات، وتقييم التأهيل المسبق (سابقة الأعمال)، وإعداد وثائق ومستندات التقدم بالعطاءات، وتقييم العطاءات، وإرساء العقود.

43. Major Contract Types • Fixed-price contracts - Firm-fixed-price - Fixed-price-incentive fee (incentive if defined performance criteria are met) • Cost-reimbursable contracts - Cost-plus-fixed fee (fixed amount of profit) - Cost-plus-incentive fee • Time & materials (negotiated price per unit of time plus cost of materials)

44. خطوات دراسة الممولين • اكتشاف مصادر التمويل. • البحث عن مجالات اهتمام الممولين. • البحث عن القيم المحركة و دوافع للجهات الممولة. • دراسة أنماط وشروط التمويل الخاصة بالممولين.

45. خطوات دراسة الممولين • اكتشاف مصادر التمويل : - الأفراد. - المؤسسات. - الهيئات الحكومية. - المنظمات والوكالات الدولية. - الشركات.

46. خطوات دراسة الممولين • البحث عن مجالات اهتمام الممولين. - إذا أردت أن تحدد الممولين المحتملين لمنظمتك ، فأن عليك أن تفعل أكثر من مجرد معرفتهم كمصادر تمويل ، بل يجب أن تسأل نفسك مالذي يجعل جهة التمويل هذه تقدم تمويلا لمنظمتك حول مشروع أو برنامج ما ويمنع جهة أخري من تقديم التمويل ؟ - ماهي الجوانب والقضايا التي يمكن أن تجذب هذا الممول أو ذاك ؟ وبإجابتك علي هذين السؤالين تدرك تماما بأنه كما أن لمنظمتك مجالات اهتمام معينة ، فان لجهات التمويل أيضا مجالات معينة تهتم بتمويلها ، ولا تستطيع أي منظمة ممولة التركيز علي كافة مشاكل وقضايا البشر ، ولذلك فأن كل منها تركز علي موضوع واحد أو علي الأكثر علي عدد قليل من الموضوعات

47. خطوات دراسة الممولين • البحث عن القيم المحركة و دوافع الجهات الممولة. الاهتمام Concern : فالاهتمام بموضوع ما كالبيئة مثلا ، أو بقضية معينة كاللاجئين أو العنف ضد الأطفال .. يدفع الأفراد أو المنظمات المهتمة لعمل شئ ما تجاه القضية التي تؤمن بها ، ويعد هذا الدافع من أهم الدوافع لمنح المال . القيام بالواجب Duty : يأتي هذا الدافع في المرتبة الثانية من دوافع منح المال ، ففكرة أننا أغنياء والآخرون فقراء، أو الشعور بان الحياة جيدة بالنسبة لنا لامتلاكنا منزلا ، أو لأنه لدينا عملا ودخلا جيدا وحياة مريحة بينما ليس لدى الآخرين ذلك ، لذا فمن واجبنا كأغنياء مساعدة الفقراء أو من هم بحاجة إلى دعمنا ومساندتنا ، ويعزز هذا الدافع القيم الدينية والإنسانية لدى الأفراد .

48. خطوات دراسة الممولين الخبرة الشخصية Personal Experience : عندما يصاب شخص بمرض ما ، أو أحدا من أفراد عائلته أو من المقربين لديه بذلك المرض ، يصبح لديه دافعا أقوى لمنح المال لشخص ما أو لجهة معينة بمكافحة هذا المرض . الفائدة الشخصية Personal Benefit : بعض الأشخاص أو الجهات تلجا لمنح المال لتحقيق مصلحة ما أو فائدة معينة كإقامة علاقة شخصية مع علاقة مرموقة في المنظمة تأمل من وراء ذلك تحقيق مصالح معينة ، أو مثلا ذكر اسم الممول كشخص أو كجهة على مطوية المنظمة أو أي من المطبوعات التي تصدرها المنظمة . الضرائب Tax : لاتعد الضرائب من الدوافع الأساسية لمنح المال ولكنها إحدى العوامل التي تشجع الأشخاص والمنظمات على منح المال للأشخاص أو المنظمات الخيرية أملا من الإعفاء من الضرائب أو التخفيف منها .

49. خطوات دراسة الممولين • دراسة أنماط وشروط التمويل : تعرف منها متطلبات وشروط كل ممول0بناء عليه يتم: • اختيار أفضل الجهات الممولة • تهيئة جهات التمويل المختارة • بناء علاقة شخصية مع الممولين

50. خطوات دراسة الممولين