¿QUE ES EL EMPALME?

1. GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIADEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓNSISTEMA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓNINFORME DE GESTIÓN - EMPALME PLAN DE ACCIÓN 2.008GESTIÓN ZONA CARTAMACaramanta, Jericó, Montebello, La Pintada , Pueblorrico, Támesis, Tarso, Santa Bárbara, Valparaíso.

2. ¿QUE ES EL EMPALME? Es un proceso de interacción entre los mandatarios saliente y entrante, en el cual el primero hace entrega de la Administración al segundo. Para ello, además de las diferentes reuniones que deben hacer los dos equipos de gobierno, la Administración saliente debe hacer entrega de manera detallada, oportuna, clara y transparente de todos los aspectos relacionados con la gestión de los recursos financieros, humanos, tecnológicos y administrativos y sus resultados en términos de los bienes y servicios prestados a la comunidad.

3. ¿Cuándo se inicia – Cuando finaliza? El proceso debe iniciarse en el momento en que es elegido el nuevo mandatario y éste define, de común acuerdo con la Administración saliente, la estrategia para llevar a cabo el empalme: programación de reuniones, entrega de bienes muebles e inmuebles, presentación de informes, etc. El proceso finaliza con la realización de un acto formal en donde las partes firman el Acta de Informe de Gestión. No obstante, el mandatario saliente debe atender las citaciones que los organismos de control demanden con posterioridad a tal fecha.

4. Normatividad Jurídica sobre el proceso de Empalme e Informe de Gestión • Constitución Política de Colombia Art. 6. • Ley 152 de 1.994 Plan de Desarrollo(“una vez elegido el alcalde todas las dependencias de la administración territorial y en particular, las autoridades y organismos de planeación, le prestarán a los candidatos electos y a las personas que éstos designen para tal efecto, todo el apoyo administrativo, técnico y de información que sea necesario para la elaboración del nuevo plan”. • Resolución Orgánica # 5544 de 2.003 - Contraloría General de la Republica. Reglamenta la Rendición de cuentas. • Ley 951 de 2.005 Establece la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado, al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, presenten un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones. • Resolución Orgánica 5674 de 2.005 Contraloría General de la Republica. Reglamenta la Metodología para elaborar el Acta del informe de Gestión

5. ¿Qué es un Acta de Informe de Gestión? Es un documento escrito, el cual debe ser elaborado por todos los representantes legales que administraron fondos o bienes del Estado para el ejercicio de sus funciones, tal es el caso de los alcaldes y gobernadores. De acuerdo con la Resolución 5674, el Acta de Informe de Gestión debe elaborarse cuando: Tiene lugar una separación del cargo al funcionario. Termina el período de la Administración. En este documento se debe relacionar la información alusiva a la gestión y estado de los recursos territoriales, tal como lo dispone el Artículo 10 de la Ley 951 de 2.005 : Recursos Materiales y Financieros – Recursos Humanos Recursos Administrativos (Desagregada por vigencias fiscales) Información sobre Gestión Territorial y Procesos Jurídicos

6. ¿Cuál es la Estructura del informe de Gestión? En el Acta de Informe de Gestión se debe presentar la información de la siguiente manera: 1. Informe ejecutivo de la gestión de la Administración saliente: principales logros, programas, proyectos, actividades y resultados. 2. Situación de los recursos de cada una de las vigencias fiscales que cubren el período de gobierno del mandatario saliente, con la identificación de: a. Recursos financieros. b. Bienes muebles e inmuebles (se debe adjuntar un inventario y los responsables). 3. Estructura actual de la planta de personal de la entidad territorial. 4. Relación de los principales programas, estudios y proyectos que se vienen adelantando en la entidad territorial. 5. Obras públicas, se debe señalar si está ejecutada o en proceso de ejecución. Si la obra pública terminó en condiciones anormales (terminación anticipada, caducidad, etc.), se debe efectuar el respectivo comentario en la columna de observaciones. 6. Ejecuciones presupuestales. 7. Contratación . 8. Reglamentos y manuales vigentes. 9. Concepto general de la situación administrativa y financiera.

7. ¿Cuándo debe entregarse el Acta de informe de Gestión? De acuerdo con la Resolución Orgánica número 5674 de la Contraloría General de la República, los mandatarios salientes están en la obligación de presentar el Acta de Informe de Gestión dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a finalización de su administración. Dicha entrega debe ser realizada mediante un acto formal. El mandatario entrante, está obligado a realizar una revisión y verificación del contenido del Acta de Informe de Gestión, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la entrega y recepción del despacho; período durante el cual el funcionario saliente puede ser requerido para que haga las aclaraciones y proporcione la información adicional que le soliciten, salvo que medie caso fortuito o fuerza mayor. En el evento de que el servidor público entrante detecte irregularidades en los documentos y recursos recibidos, debe de inmediato informar a los órganos de control, para que ejerzan las acciones de su competencia.

8. ¿A quien debe presentarse el informe de Gestión? Se debe presentar ante: - Los mandatarios entrantes o Alcaldes electos. - La Oficina de Control Interno de la Entidad. - La Contraloría General de la República.(Medellín Carrera 46 # 52 - 36 Piso 8. Teléfono : 2 51 86 47) - Al Concejo Municipal saliente y entrante.

9. PROCESO DE EMPALME Que pasos comprende el proceso de empalme 1. Los mandatarios saliente y entrante se reúnen y designan un equipo coordinador del empalme. 2. El equipo coordinador asume las responsabilidades asignadas. Reuniones con las diferentes dependencias y funcionarios. Se realizar un Consejo de Gobierno ampliado (Administración saliente y la entrante) para: Efectuar un análisis detallado de la situación de la entidad territorial. Resolver inquietudes frente a la gestión y los recursos públicos. Brindar recomendaciones en cuanto a políticas, programas y proyectos estratégicos que demandan continuidad. 3. La administración saliente debe producir el Acta de Informe de Gestión y realizar el acto formal de entrega y recepción.(Fecha Limite 23 de Enero de 2.008) 4. En la medida de lo posible procurar una reunión abierta para la rendir cuentas frente a los ciudadanos y la nueva administración. 5. La nueva administración debe revisar el contenido del acta y verificar el estado (Fecha Limite 5 de Marzo de 2.008)

10. PROCESO DE EMPALME INFORMACIÓN DE GESTIÓN TERRITORIAL Evaluación del Plan de Desarrollo Actual. Nivel de Ejecución de Programas y Proyectos. Indicadores Iniciales y Finales. Líneas Base para el nuevo Plan de Desarrollo. Acuerdo que adopto el Plan de Desarrollo. Evaluación del PBOT – EOT. Indicar si ya se realizo la revisión y cuales son las tendencias y coyunturas que están dinamizando el Desarrollo Territorial Municipal. Presentar los proyectos estructurales del PBOT que la administración saliente ejecuto y cual es la línea de continuidad. Banco de Programas y Proyectos. Proyectos en Ejecución. Proyectos Ejecutados por etapas que requieren continuidad. Acuerdo de Creación. Plan Operativo y de Inversiones para el año 2.008. Plan de Acción para el año 2.008 Estratificación Municipal. Acuerdo que la adopto. Situación Actual - Tendencias. Sistema de Identificación y Clasificación de potenciales beneficiarios para programas sociales (Sisbén). Entrega de Sistemas de Información: Planes Sectoriales. Indicadores de Desarrollo. Archivo. Planoteca y Cartografía.

11. PROCESO DE EMPALME INFORMACIÓN FISCAL, FINANCIERA Y PRESUPUESTAL Marco Fiscal de Mediano plazo (Ley 819 de 2.003). Plan Financiero. Ingresos Tributarios y no Tributarios. Sistema General de Participaciones: Asignaciones y destinaciones de acuerdo con la legislación actual. Plan Plurianual de Inversiones. Plan Operativo anual de inversiones del año 2.007 y el formulado para el año 2.008. Informe sobre los procesos de Ajuste y Saneamiento Fiscal y sus resultados a la fecha. Estado de la Deuda de Corto, Mediano y Largo plazo, relación de créditos desembolsados y en tramite. Informe sobre los acuerdos de reestructuración de la deuda cuando la entidad se encuentre en Ley 550(Intervención Económica) Acuerdo o Proyecto de Presupuesto para el año 2.008 que este discutiendo el Concejo Municipal. Plan Mensualizado de Caja (PAC) para establecer los compromisos de pagos que tendrá la entidad al finalizar el año y la disponibilidad de recursos de tesorería. Bases de contribuyentes (histórico, tarifas, censo de contribuyentes por tipo de impuesto).

12. PROCESO DE EMPALME INFORMACIÓN CONTABLE Entrega del Sistema de Información Contable con todos los elementos que lo integran . Libros de Contabilidad Principales y Auxiliares. Correspondencia entre la entre la Contaduría General de la Nación y la entidad contable territorial. Cálculos Actuariales y las Amortizaciones. Recursos destinados al pago de estos pasivos . Situaciones especiales que afectan los procesos y reclamaciones a l a entidad territorial. Estados Contables Básicos Certificados, Junto con sus notas, elaborados con corte al ultimo día del mes anterior a la fecha en que entrega el cargo. Informe de Control Interno Contable, preparado conforme a la normatividad vigente, elaborado por el jefe de Control interno o quien haga sus veces. Claves de Acceso al Aplicativo Local – Claves de Acceso a la pagina Web www.chip.gov.co (sobre cerrado – lugar seguro) Cuentas Bancarias y de Ahorros. Calculo Actuarial de Pensiones y Obligaciones Laborales. Acreedores.

13. PROCESO DE EMPALME ESTRUCTURA ORGANICA Y RECURSOS HUMANOS Organigrama de la estructura de la entidad territorial. Listado de las Dependencias de la Administración y relación Jerárquica entre ellas. Manuales de Funciones por dependencia y cargo. Planta de Cargos vigentes detallando su experiencia y nivel de profesionalización. Listado de cargos de carrera que se encuentran vacantes. Nomina de Pensionados y Trabajadores Oficiales. Relación de Contratos de prestación de servicios y consultoria vigentes. Manuales de Procedimientos y Funciones. Sistema de Desarrollo Administrativo (Decreto 3622 de 2.005) Sistema de Control Interno. (Ley 87 de 1.993 – Ley 489 de 1.998) Sistema de Gestión de la Calidad.

14. PROCESO DE EMPALME RECURSOS FISICOS Y ADMINISTRATIVOS Bienes Muebles: Listado de Bienes por dependencia o entidad. Fecha de Adquisición. Condiciones de mantenimiento y estado de los bienes. Aseguramiento Bienes Inmuebles. (Consulte el registro que reposa en el departamento de Contabilidad. Certificados de Tradición. Escrituras) Ubicación y extensión. Situación Jurídica. Valor Catastral y Comercial, Utilización y Aseguramiento. Plan de Compras. 2.007 – Propuesto para el 2.008. Plan Estratégico de Informática y Telecomunicaciones. Proyectos de Red. Conectividad y Acceso a Internet. Programas propios y licencias. Proyectos futuros.

15. PROCESO DE EMPALME INFORMACIÓN JURIDICA Contratación: Relación de Contratos en curso, prorrogas y adiciones existentes, estado en que están las garantías. Incumplimiento de Contratistas. Reclamaciones pendientes. Convenios con La Nación, El Departamento de Antioquia y Corantioquia que están en proceso – obligaciones y Plazos. Procesos Judiciales: Inventario e información detallada de los procesos que cursan en contra de la administración, especialmente embargos y conciliaciones. Inventario e información detallada de los procesos interpuestos por la Administración

16. PLAN DE ACCIÓN 2.008 - INVERSIONES PRIORIDADES • Revisión y Ajuste del Esquema de Ordenamiento Territorial (Disponer Recursos para este propósito) • Formulación del Plan de Desarrollo 2.008 – 2.011(Disponer recursos para este propósito). El año 2.008 es para Planear y Diseñar Los Programas y Proyectos para ejecutar al 2.011, por esto en cada rubro de inversión se deben destinar recursos para formulación de proyectos; planos y diseños; presupuestos y programaciones de obra. • Concluir los proyectos y las Obras Públicas que se encuentran en proceso (Proveer la reserva presupuestal para el año 2.008) • Concluir o dar continuidad a los Convenios con la Nación y el Departamento de Antioquia que estén en proceso (Proveer la reserva presupuestal para el año 2.008)

17. PLAN DE ACCIÓN 2.008 - INVERSIONES PRIORIDADES Atender Funcional y Presupuestalmente los Procesos - Proyectos de Bienestar Social y Mantenimiento de la Infraestructura Pública como: • Atención a la Población Vulnerable (Restaurantes Escolares, Niñez, Juventud y Tercera edad). Sistema Educativo – Sistema de Salud (Régimen Subsidiado) • Provisión de Servicios Públicos (Acueducto, Alcantarillado, Energía, Alumbrado Público, Recolección y manejo de Residuos Sólidos) • Mantenimiento de Vías Terciarias. Mantenimiento de Instituciones Educativas. Mantenimiento de las Edificaciones Administrativas. Mantenimiento del Espacio Público. • Funcionamiento de la Administración Municipal. Procesos de Ajuste Fiscal, Obligaciones Financieras, Obligaciones Laborales, Cumplimiento de fallos Judiciales.

18. !Muchas Gracias¡