infotr ff planeringsledare slk 27 augusti 2013 n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Infoträff planeringsledare SLK 27 augusti 2013 PowerPoint Presentation
Download Presentation
Infoträff planeringsledare SLK 27 augusti 2013

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 21

Infoträff planeringsledare SLK 27 augusti 2013 - PowerPoint PPT Presentation


  • 150 Views
  • Uploaded on

Presentation av NEKK-projektet. Infoträff planeringsledare SLK 27 augusti 2013. Magnus Staxäng, projektledare Per Svensson, projektcontroller. Stadens intentioner & kommunstyrelsen budskap. En Stad. Kommunikations-strategi. Inköps- och Upphandlingspolicy. Bolagsöversynen.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Infoträff planeringsledare SLK 27 augusti 2013' - len-cantu


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
infotr ff planeringsledare slk 27 augusti 2013
Presentation av NEKK-projektetInfoträff planeringsledare SLK27 augusti 2013

Magnus Staxäng, projektledare

Per Svensson, projektcontroller

stadens intentioner kommunstyrelsen budskap
Stadens intentioner & kommunstyrelsen budskap

En Stad

Kommunikations-strategi

Inköps- och Upphandlingspolicy

Bolagsöversynen

Gemensam byggprocess

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Per

stadens systemflora nul ge
Stadens systemflora – nuläge

Flera olika tekniska plattformar

Flera olika drifts-lösningar

Ekonomistyrning

Hypergene

Mercur

Real

report

Olika grad av nyttjande av gem. ekonomitjänster

Excel

Cognos

planning

MicrosoftBI

VismaActit

Qlickview

XXX

Flera olika lösningarför support

Beställning till Betalning

Ekonomihantering

VismaProceedo

AgressoEFH

Gasell

Horisonten

Raindance

Agresso

Business

World

PaletteArena

JeevesEFH

BasWare

VismaControl

VismaBusiness

VismaSPCS

Flera licenser för samma produkt

IFS

E-faktura

Logica

XXX

Jeeves

IFS

XXX

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Per

bakgrund till projektet
Bakgrund till projektet

Med nytt ekonomikoncept menas en bärande idé om en helhetslösning - där system och teknik bara är en del bland flera för att åstadkomma önskvärd verksamhetsnytta. NEKK fokuserar förutom på system även på att vidareutveckla grundläggande strukturer och modeller, processer och arbetssätt som systemet ska stödja. Därutöver ska NEKK aktivt medverka till att människor, kompetenser, roller, organisation samt rådande kultur utvecklas i den riktning som gör det möjligt att få ut så mycket nytta av förändringen som möjligt. Detta synsätt påverkar genomförandet av projektet och införandet av nytt ekonomikoncept.

NEKK kommer att införas i ett flertal etapper med olika parallella aktiviteter och leveranser. Överlämning till förvaltningsorganisation sker successivt under projektets gång.

Göteborgs Stads förvaltningar har under flera år genomfört ett målinriktat arbete i syfte att samordna och effektivisera ekonomiprocesser och systemstöd, bl.a. genom samordning av fakturahantering och införandet av en gemensam huvudbok. Inom staden har därtill funnits en uttalad ambition att förbättra förutsättningarna för och kvaliteten i ekonomisk planering, uppföljning och analys. Mot denna bakgrund startades projektet Nytt Ekonomikoncept (NEKK) upp under hösten 2009.

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Per

konceptm lbild nytt ekonomikoncept
Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept

Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten

Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene)

Verksamhets-system

Personalsystem

Utdata, rapporter

Analys

Beslutsstöd

Budget

Prognos

Processtöd

Koncern-

konsolidering

Framtida behov

Modeller, strukturer och systemadm

Kvalitetssäkrad datalagring

Mötesplatsen

Verksamhet, ekonomi, inköp, personal

Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp

Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration

Beställning till betalning

(Winst 2.0, Visma Proceedo)

Ekonomihantering(Unit4 Agresso)

Huvudbok

Faktura-motor

Avtal

Beställning

Faktura-hantering

Leverantör

Anläggning

Kund

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Magnus

Modeller, strukturer och systemadm

Modeller, strukturer och systemadm

nekk s f rdplan
NEKK:s Färdplan

2011

2012

2013

2014

2015

Avtal

Överlämnat

Förberedelser

Pilot

Utrullning

Utveckling

Ekonomi-styrning(Hypergene)

Avtal

Överlämnat

Förberedelser

Pilot

Utrullning

Beställning till Betalning (Winst 2.0)

Överlämnat

Avtal

Förberedelser

Pilot

Utrullning

Ekonomisystem

(Unit4 Agresso)

Överlämnat

Koncern-konsolidering(Cognos)

Förberedelser

Utrullning

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Magnus

nekksus hypergene
Nekksus - Hypergene

Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten

Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene)

Utdata, rapporter

Analys

Beslutsstöd

Budget

Prognos

Processtöd

Modeller, strukturer och systemadm

Mötesplatsen

Verksamhet, ekonomi, inköp, personal

  • Delprojektet avslutat per 2013-06-30
  • Utvärderingsrapport sammanställd – bra betyg för införandet!
  • Målbild för vidareutveckling av Nekksus beslutad av styrgruppen
  • Interimslösning för utvecklingsfrågor etablerad

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Per

hur upplever du att nekk projektets inf rande av nekksus har fungerat som helhet
Hur upplever du att NEKK-projektets införande av Nekksus har fungerat som helhet?

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

best llning till betalning winst
Beställning till betalning – Winst
  • Nytt arbetssättet har under våren utformats och Winst har satts upp för att möta stadens behov och krav.
  • 9 septemberkommer Intraservice som första förvaltning att förändra sitt arbetssätt och gå över till Winst för fakturahantering och beställning.
  • 18 septemberkommer SDN Angered och Fastighetskontoret att införa det nya arbetssättet.
  • Utrullningen pågår fram till juni 2014 och då har 31 av stadens förvaltningar infört det nya arbetssättet och Winst.

Mötesplatsen

Verksamhet, ekonomi, inköp, personal

Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp

Beställning till betalning

(Winst 2.0, Visma Proceedo)

Avtal

Beställning

Faktura-hantering

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Magnus

Modeller, strukturer och systemadm

inf randet av winst 2 0
Införandet av Winst 2.0

2012

2013

2014

2013

2014

nov

aug

okt

nov

dec

jan

feb

mars

april

maj

juni

sept

okt

dec

jan

febr

mars

apr

maj

juni

juli

sept

jan

febr

mars

apr

maj

juni

juli

aug

sept

okt

nov

dec

jan

feb

mars

april

maj

juni

jul

aug

sept

okt

nov

dec

Tidplan

Över-

lämning

fas 1

Klart för

test

Pilot

Milstolpar & beslutspunkter

PILOTER

Förb. & utb.

Utr

Projektledning, förändringsledning, riskhantering, kommunikation

Projektledning

GRUPP 1

Nyttovärdering, uppföljningsmodell

Nyttovärdering

GRUPP 2

Utformning och konfigurering

Modell och process

GRUPP 3

Integrationer

Realisera integrationer

GRUPP 4

Plan och utformning av förvaltarorganisation

Förvaltarorg.

GRUPP 5

Acceptanstest

Test

Central utbildning

Central utbildning

Utrullning

Utrullning

Förb. & utb.

Utr

Förb. & utb.

Utr

Förb. & utb.

Utr

Förb. & utb.

Utr

Förb. & utb.

Utr

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Magnus

ekonomihantering unit4agresso
Ekonomihantering – Unit4Agresso

Mötesplatsen

Verksamhet, ekonomi, inköp, personal

Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration

Ekonomihantering(Unit4 Agresso)

Huvudbok

Faktura-motor

Leverantör

Anläggning

Kund

  • Unit4 Agressovaldes till nytt ekonomisystem i Göteborgs Stad!
  • Detaljplanering av införandet pågår tillsammans med systemleverantören
  • Förfrågan i nyhetsbrevet att utse lokala projektansvariga
  • Stormöte med förvaltningarna den 17 september

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Magnus

Modeller, strukturer och systemadm

slide12

Översiktligtidplan DP Ekonomihantering

2013

2014

2015

jan

febr

mars

apr

maj

juni

juli

aug

sept

okt

nov

dec

jan

feb

mars

april

maj

juni

jul

aug

sept

okt

nov

dec

jan

feb

mars

apr

maj

jun

Projektplanering.

Projekt-

ledning

Kontrakt

Upphandling

Förfrågan, förhandling

Start 2 av

Transaktions-

integrationer

Start 3 av

Transaktions-

integrationer

Start av

masterdataintegrationer

Start 1 av

Transaktions-

integrationer

Klargöra förutsättningar

för Intraservice

Förstudie (Intraservice)

Teknik &

integration

Utveckling, test & driftsättning av integrationer

Dialog med förvaltningarna

Startdag

1

Startdag

2

Startdag

3

Reservtid

Utformningsprinciper

Utf. & konfig. AR

Modell &

process

Utformning & konfigurering

Användning-

start

A

Användning-

Start

B

Användning-

start

C

Lokala

förberedelser

Utrullning (mindre fack + Intraservice)

Lokala

förberedelser

Utrullning (SDN)

Utrullning

Utrullningsstrategi

Lokala

förberedelser

Utrullning (Fack)

Utbildning

Utbildningsstrategi

Utb. För olika användargrupper

Överlämning

Avvecklingsstrategi

Överlämning ek.applikationer

Användning-

start

D

Leveranskontroll

2

Krets & VA

Anslutningsstrategi

Utformning & konfigurering

Lokala

förberedelser (Krets/VA)

Utrullning

Leveranskontroll

1

Test

Teststrategi

Acceptanstest

Acceptanstest

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Magnus

agenda vid informationsm te med bolagen 21 maj
Agenda vid informationsmöte med bolagen 21 maj

Inledning och bakgrund

Möjligheter

Systempresentation Hypergene

Fika (ca kl 10.00)

Systempresentation Visma Proceedo

Erfarenheter

Förutsättningar

Dialog – möjligheter och förutsättningar

Avslutning

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Magnus

m jligheter
Möjligheter
  • Nyttjanderätt för stadens samtliga förvaltningar och bolag
  • Ingen upphandling behövs
  • Sannolikt lägre nyttjanderättskostnader
  • Tillvarata tidigare erfarenheter
  • Standardprodukter
  • Egna anpassningar i modeller och processer
  • Gemensam support
  • Gemensam eller egen driftslösning (Hypergene)
  • Molntjänst (Visma Proceedo och nytt ekonomisystem)

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Magnus

1 vilka m jligheter ser vi

Bruttodokumentation från dialogen

1. Vilka möjligheter ser vi?

NEKK som helhet

Specifikt Winst 2.0

  • Kunna nyttja de avtal som finns
  • Slipper egen upphandling
  • Samma uppdateringar och releaser som staden
  • Nyttja Göteborgs idéer för vår organisation
  • Dra nytta av erfarenheter och idéer från införandet i Nekk – både vad gäller själva projektet och utformningen av systemlösningarna
  • Återanvända integrationslösningar som utformats i NEKK
  • Använda avtal och istället kunna fokusera mer på den egna kärnverksamheten
  • Ta del av och tillgodogöra oss Göteborgs Stads upphandlingsarbete av konceptet
  • Samordning och kostnadseffektivitet
  • Gemensam drift och support (skalfördelar)
  • Fler användare och bättre support
  • Färre system
  • Bättre kontroll
  • Moderna system
  • Kompetensåterföring
  • Erfarenhetsutbyte inom ekonomi, IT och inköp
  • Gemensam kunskapsbank
  • Helhet, del av en större verksamhet
  • Kostnadseffektivt och
  • Lättare att möjliggöra en förändring
  • Benchmarking
  • Förbättrad och utvecklad intern kontroll
  • Avtalstrohet
  • Förbättrad inköpsstatistik
  • Effektivare inköpsprocess
  • Order/fakturamatchning
  • Standardisering

Specifikt Hypergene

  • Förbättrad budgetering, planering, rapportering och uppföljning
  • Bättre analys
  • Snabbare beslut och effekt
  • Standardisering: rapportering styrning och uppföljning
  • Bättre uppföljning av verksamhetsmål
  • Bättre kostnadskontroll

Specifikt Nytt ekonomisystem

  • Mer effektiva processer (ex. bokslut)
  • Standardisering

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Magnus

2 vilka fr gor beh ver besvaras

Bruttodokumentation från dialogen

2. Vilka frågor behöver besvaras?
  • Hur ser ekonomi-/finansieringsmodellen ut?
  • Vad kostar det för oss?
  • När kan vi börja?
  • Hur skall vi prioritera/upprätta tidsplan?
  • Tidshorisont för uppstart?
  • Hur skall projektorganisation se ut/projektledning?
  • Hur tar vi oss igenom projektet? (idé checklista vad vi behöver göra)
  • Möjlighet till integration med övriga/andra beställningssystem, ex vis Fastighetssystem (reparationer, inre underhåll)?
  • Möjligheter till konsulthjälp (separat upphandling)?
  • Finansiering?
  • Krav på teknik?
  • Krävs tillgång till stadsnätet?
  • Hur göra vid leasingbeställning?
  • Historik? (ex. Kommunleasing)
  • När stängs program?
  • Inköpsprocessen!
  • Hur hantera stadens process kontra verksamhetskrav?
  • Hur ser den långsiktig målbild kopplat till hela staden perspektivet ut?
  • Hur vill vi jobba?
  • Vilka processer stödjer systemen?
  • Vilka faser behöver gås igenom i ett projekt?
  • Hur ser arbetsmodellen ut?
  • Vilka processer behöver gås igenom och hur görs detta bäst?
  • Vilket regelverk gäller?
  • Gränssnitt Winst/Beställningsportalen?
  • Översyn av nuvarande system?

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Magnus

3 vilka krav st lls p oss eller p staden som helhet

Bruttodokumentation från dialogen

3. Vilka krav ställs på oss eller på staden som helhet?

OSS

  • Översyn och utvärdering av befintliga system och processer
  • Översyn av befintliga avtal i nuvarande system
  • Modell och processutformning viktig för att systemen ska fungera (ex. Hypergene)
  • Viktigt att göra sin hemläxa
  • Hur involvera verksamheterna i förändringsarbetet?
  • Kommunikation och information internt
  • Skapa trygghet
  • Fundera igenom sin strategi relaterat till dagens system och de möjligheter NEKK erbjuder
  • Avveckling av egna system
  • STADEN
  • Besvara frågan när vi kan dra igång
  • Tydligare kommunikation och information – vilka möjligheter finns och när?
  • Prioriteringsordning/turordning för införandet; många bolag samtidigt
  • Synka med styrmodell 2.0
  • Avveckling av gemensamma system
  • Tydligt kommunicera vilken styrning staden har relaterat till användandet av NEKK-systemen, frivilligt eller obligatoriskt?
  • Behov av en kontaktperson för respektive system
  • Erfarenhetsutbyte och möjlighet att göra studiebesök
  • Viktigt med tillgång till bra supportfunktion (tillgänglighet och pris)
  • Vi behöver veta de långsiktiga förutsättningarna
  • Tydliggöra erbjudandet för produkterna (inkl prismodell)
  • Viktigt att det är enkelt för oss att bedöma om det är ett alternativ för oss

NEKK | Informationsträff för bolagen | 2013-05-21

Magnus

enk tunders kning v ren 2013
Enkätundersökning – våren 2013
  • Bakgrund: I syfte att skapa en bättre förståelse för dagens systemlösningar i staden, eventuella behov och ambitioner att använda de system (och tjänster för ex. drift) som upphandlats genom NEKK-projektet genomfördes en webbenkätundersökning, vilket också informerades om på mötet den 21 maj. Enkäten riktade sig till ekonomichef, administrativ chef, IT-chef eller motsvarande för samtliga bolag och kommunalförbund i staden.
  • Syfte: Att få en bild av nuläget av stadens systemlösningar inom de systemlösningar som omfattas av nytt ekonomikoncept.
  • Målgrupp: Boplats, Bostadsbolaget, Business Region Göteborg AB, Familjebostäder, Framtiden, Gatubolaget, go:teborg&co, Got Event, GotaLejon, Grefab, Gryaab, Gårdstensbolaget, Göteborg Energi, Göteborgs Egnahems AB, Göteborgslokaler, Göteborgsregionens tekniska gymnasium AB, HIGAB, Kommunleasing, Lindholmen Science Park, Liseberg, Parkeringsbolaget, Portgot (Gbg Hamn AB), Poseidon, Renova, Räddningstjänsten, Spårvägen, Stadsteatern, Störningsjouren, Upphandlingsbolaget, Utveckling i Nordost AB, Älvstranden, Utveckling AB
  • Svarsfrekvens: 100%. Samtliga 31 tillfrågade bolag har svarat

NEKK | Bolagsenkät

Per

enk tresultatet i korthet 31 av 31 svar
Enkätresultatet i korthet (31 av 31 svar)

* Budget, uppföljning, prognos

NEKK | Bolagsenkät

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Per

reflektioner det spretar
Reflektioner – ”Det spretar!”
  • Många olika system inom samma applikationsområde
  • Många leverantörer inom samma applikationsområde
  • Egna bolagsspecifika uppsättningar (låg grad av samordning)
  • Många relationer med systemleverantörer
      • Ex. Visma (13 olika installationer, 3 olika typer av ekonomisystem, 3 olika typer av leverantörsfakturahanteringssystem)
      • Ex. ”lokalklustret” (5 bolag, 4 olika typer av ekonomisystem, 3 olika typer av leverantörsfakturasystem, 3 olika typer av ekonomistyrningssystem)
  • Flera olika system inom resp. ”bolagskluster”
  • Varierande driftslösningar (egen regi, Intraservice, externt)
  • Tre bolag måste byta ekonomisystem
  • Åtta bolag ”måste” byta system för leverantörsfakturahantering
  • Många saknar helt systemstöd för ekonomi-/verksamhetsstyrning
  • Störst visat intresse för beställning och leverantörsfakturahantering (Winst 2.0)

NEKK | Bolagsenkät

Per

slide21

Kontakt och mer information

Nyhetsbrev

nekk@stadshuset.goteborg.se

https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27