如何提高内审质量

1. 如何提高内审质量

2. 安全管理体系内部审核 1.审核介绍 2.审核策划 3.审核准备 4.审核实施 5.不符合报告 6.审核报告 7.不符合消除 8.审核员

3. 1.审核介绍 ◆ 定义 ◆ 分类 ◆ 审核的特点 ◆ 审核的目的 ◆ 审核的循环过程 ◆ 内审与外审的区别 ◆ 审核方法 ◆ 内审的实施步骤

4. 定 义 审核：为确保安全管理体系活动及其结果是否符合计划安排,以及这些安排是否被有效贯彻并能达到预期的目标所用的系统的、独立的检查。 内部审核：确定SMS及其各要素的安全及防止污染活动和其实施结果是否符合有关标准或文件；SMS文件中的各项规定是否得到有效的贯彻；并适合于达到安全管理目标而由公司内部审核人员所进行的系统的、独立的审查。

5. 分 类  内部审核 由一个公司或一个部门对其SMS所执行的审核  外部审核 由主管机关或其认可的机构对公司的SMS所执行的审核 注：SMS审核是法定要求的审核，即ISM/NSM规则要求的。

6. 内部审核与外部审核对照表

7. 内部审核与外部审核对照表

8. 审核特点 正式的 --必须依据正式的和特定的要求进行 --必须按正规的审核程序和检查表进行 公开的 --必须有组织和有计划地进行 --审核方与被审方的目标是一致的 --审核具有系统性，而无法做假 抽样的 --调查具有代表性的人和事

9. 审核的目的 内审 评价SMS的执行和效能 • 确定体系是否符合强制性规则和适用的建议性导则和标准 • 改进体系/提高安全管理能力 • 为外审作准备 外审 满足ISM/NSM规则 • 提高公司/船舶的安全和环保能力 • 促进公司安全管理目标的实现

10. 审核的循环过程 审核准备 审核实施 审核结果之报告

11. 内审与外审的区别 • 外 审 内 审 •  基点：评定 改进 •  目的：充分性+符合性 符合性+目标性 •  结果：证书 评价 •  审核员地位：代表主管机关 代表管理层 •  审核员角色：判官 判官+咨询 • 操作：完全正式 基本正式

12. 审核方法 • 自上而下和自下而上的审核方法 • 正向和逆向的审核方法 • 按要素和按部门的审核方法

13. 内审的基本步骤 审核策划  审核准备  审核实施  不符合报告  审核报告  纠正措施跟踪和验证  归档

14. 船舶内审的一般步骤 指定审核组 岸基地访问 制定审核计划 编写检查表 保持联络、掌握到港时间 登轮实施现场审核 提交审核报告 纠正措施的验证

15. 2.审核策划  策划形式  年度审核计划  审核组  每次审核计划

16. 两种策划形式 • 整个体系的年度审核计划 • 每次审核计划

17. 年度审核计划（1） 内部安全管理体系审核应根据所审核的活动的状态和重要性来安排日程计划。

18. 年度审核计划（2） • 认证前，必须对整个体系进行审核 • 审核对安全和防污染活动具有重要意 义的区域 • 审核含有许多不符合项的区域 • 审核有许多新雇员的区域 • 审核新船型管理，新的航线和新货种运输 • 审核受到港口主管机关投诉的区域 • 审核那些长时间以来没有审核的区域

19. 附加审核 • 年度计划指明在计划期间内审核的最少次数 • 必要时，应当进行附加/计划外审核及跟踪审核

20. 策划进行附加审核的时机 • 发生了重大安全事故或港口主管机关投诉或船舶被滞留。 • 影响SMS有效性的组织机构、安全和环境保护方针发生重大改变时。 • 公司船舶管理类型扩大，改变SMS。 • 发生严重不符合规定情况后复查SMS。 • 外部审核前。 • 领导认为需要时。

21. 年度审核计划 目的：保证内审工作在一年内能有计 划、合理的安排，以便于管理、监督和控制内审工作。 内容有：  部门/区域  范围和依据  审核组  审核日程安排

22. 年度审核计划的类型  滚动式年度审核工作计划  集中式年度审核工作计划

23. 滚动式年度审核工作计划 月份 部门 计划审核开始日期 审核进行 审核结束 纠正措施 跟踪与监督

24. 滚动式年度审核计划特点 • 适用于大、中型航运企业，设有专门内审机构或 专职人员的情况 • 审核持续时间较长； • 在一个审核周期内应保证所有体系要素及相关部门均得到审核； • 重要的体系要素和部门或安排多频次审核； • 审核和审核后的纠正行动及其跟踪陆续展开。

25. 集中式年度审核计划 月 份 部 门

26. 集中式年度审核计划特点 • 适用于中、小型航运企业，或无专职内审机构及人员的情况； • 在某计划时间内安排的集中式审核，首次审核和特殊审核及外审均适于采用； • 每次审核可针对所有体系要素及相关部门，也可针对某些要素或部门； • 审核后纠正行动及跟踪在限定时间内完成； • 此类审核具有很强的针对性，适用于附加审核。

27. 部门/区域 • 部门/办事处 • 船舶 • 文件审核 • 记录审核 • 操作过程审核

28. 范 围 指明审核所覆盖的内容，诸如： ISM/NSM规则要求  SMS要求

29. 内部SMS审核员的能力要求 • 海上操作的实践经验 • 适当的船舶类型的实践知识 • ISM/NSM规则知识 • 公司和/或船舶SMS知识 • 审核经历和培训

30. 内审员的选择（1） • 公司应保证内部SMS审核员符合公司的能力要求 • 作为公司SMS内审员，可以来自： • 公司管理者（经理人员） • 船长、轮机长和高级船员 • 第三方SMS审核员

31. 内审员的选择（2） • 内审员应尽可能不从属于被审核部门 • 公司岸上的内审可由公司有关管理人员执行 • 船舶内审可由本船船长、轮机长或其他高能船员执行 • 若条件允许，公司可安排船与船之间进行交叉内审或专门组织人员对所管理船舶进行内审 • 公司岸上及船舶内审员应经过培训合格且持有内审员证书或能出示公司所发证明为公司内审员的正式文件 注：摘自交通部安监字[1997]404号《航运公司审核若干准则（第一部分）》

32. 内审组长 • 经过培训、公司任命、较深资格的内审员 • 熟悉被审方业务，熟悉船舶操作，熟悉公司管理 • 与被审的船舶、部门无直接责任关系的人员 • 内审组长能起到协调、团结合作 • 内审组长还应有管理整个审核组工作的能力

33. 内审组必须 • 有资格从事审核工作 • 了解被审核区域 • 独立于被审核区域之外

34. 每次审核的计划 内容包括： • 本次审核的目的； • 审核的范围（要素或区域）； • 审核依据的文件（ISM/NSM规则、手册及程序等）； • 审核组成员名单及分工情况； • 审核时间、地点，受审核的部门； • 首次会议、末次会议以及审核过程中需要安排与受审部门领导及有关人员交换意见的会议安排； • 各项主要审核活动的预计日期和持续时间； • 审核报告的分发范围及发布日期。

35. 3.审核准备 ◆ 通知 ◆ 熟悉文件 ◆ 制定检查清单 ◆ 审核组必备文件

36. 通 知 提前一周 --通知到被审部门/船舶 --通知审核员

37. 熟悉文件 • 手册 • 通用性文件 • 被审部门/船舶/活动的相关或专用文件 • 适用的强制性规则规定和建议性规范、标准

38. 制定检查表（1） 检查表的作用： • 明确与审核目标有关的样本 • 促使现场审核规范化 • 保持审核目标和审核进度 • 减少审核偏见并减轻工作量 • 树立内审员专业化的形象 • 作为内审记录存档

39. 制定检查表（2） 由审核员依据下列因素编制： • 以前的审核报告 • 不符合项/投诉 • 专业知识 • 程序/须知 • 新录用/新上船的人员 • 适用的强制性规则，包括船旗国政府的特别要求

40. 制定检查表（3） • 对照ISM/NSM规则和SMS文件要求 • 选择典型的安全和防污染活动 • 结合受审部门/船舶的特点 • 抽样应有代表性 • 应有可操作性，明确检查什么、检查什么样本 • 时间要留有余地

41. 制定检查表（4） • 审核员的审核手段 • 不应是个谈话提要一览表，而应仅作审核“指南”用 • 与有经验的审核员相比，新审核员需要范围更宽的审核清单 • 有些公司为每个区域分别制定标准的检查清单

42. 制定检查表（5） • 你在审核过程中检查公司对程序文件中加以确认存在的事情。 请记住，文件应能反映公司的实际工作情况

43. 制定检查表（6） 对于程序文件，应确定。 • 具体活动和活动顺序 • 记录 • 具体要求 • 职责和权限

44. 检查表格式

45. 审核组必备文件  手册和有关的程序性文件  审核计划和通知  各种审核用的表格 --会议签到表、检查表、审核记录表 --不符合记录表

46. 4.审核实施  审核方式  记录  审核的重要原则  审核实施程序

47. 审核方式  观察 --结果不能证实/评论（建议）/能证实（不符合项）  提问/面谈  查阅……寻求客观证据

48. 观 察 观察公司SMS文件如何规定进行具体活动和操作的详细步骤和顺序以及指派给具体人员的职责。

49. 观 察 例1 可能有一个船上工作许可证制度，它要求使用特定的表格以标识和记录在进行危险任务时所应采取的保护措施。在审核时，审核员可能希望观察到提出、实施和停止工作许可的过程。他可能还希望对已发放的许可证实施现场检查以确定所有标识的保护措施都得以切实遵守。如果审核员观察到没有采取保护措施，那么审核员应对涉及此项工作的人员和负责实施工作许可证制度的人员指出这个问题。这种观察结果可导致不符合规定的情况的提出。

50. 观 察 例2 可能有一个在装卸货物时船上吊机的使用程序。这可能要求负责甲板和货物操作的高级船员召开一个简短的由操作吊机的船员和码头装卸工人参加的会议。会议将讨论安全操作程序，例如确定所涉及人员的责任、信号传递方法、核查起重设备是否合格并适用等。在实施审核时，审核员可能希望审核该甲板部高级船员是否切实遵守了程序并召开了简短的会议。疏于按此去做可能导致不符合规定情况的提出。