UPJ-koulutus uusille esimiehille

1. UPJ-koulutus uusille esimiehille 5.3.2008 Henkilöstö- ja lakiasiain osastoHeidi LassilaJaana SirkiäEmmi Tammiluoma

2. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

3. Henkilökohtaisen työsuorituksen arviointi ESIMIES JA TYÖNTEKIJÄ ESIMIES YKSIKÖN JOHTAJA TYÖNANTAJA Arviointi-lomakkeen tarkistus ja lomakkeen allekirjoitus Arviointilomakkeen avaaminen ja työsuorituksen arviointi Työsuorituksen arviointi PALKANMAKSU PERUSTE Työsuori-tuksen vahvistus Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

4. Uuden työntekijän rekrytointi • Kaikki hakuilmoitukset hakuilmoitus@helsinki.fi -osoitteen kautta. • Muun henkilöstön puolella vaativuustaso vahvistettava ennen avoimeksi julistamista (sitomaton tehtävänkuvaus) • Määritellään alustava suoritustaso. • Opetus- ja tutkimustehtävät voi julistaa haettavaksi vaativuustasovälillä. • Määritellään alustavat vaativuus- ja suoritustasot. • Tehtävänkuvaus tuodaan arviointiryhmän arvioitavaksi henkilöön sidottuna. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

5. Vaativuustason vahvistaminen • Opetus- ja tutkimushenkilöstön järjestelmä tasot 1 – 11. • Muun henkilöstön järjestelmä tasot 2 – 15. • Tehtävänkuvauksen laatiminen uudelle työntekijälle • Budjettirahoitteiselle henkilöstölle 3kk kuluessa palvelussuhteen alkamisesta. • Täydentävän rahoituksen henkilöstölle 6 kk kuluessa palvelussuhteen alkamisesta. • Työntekijällä sopimuksen mukaan oikeus em. aikarajoihin. • Palvelussuhteessa jo olevien työntekijöiden työtehtävien muuttuessa selkeästi. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

6. Opetus- ja tutkimushenkilöstön neliportainen virkarakenne • Ohjeet opetus- ja tutkimuspuolella käytettävistä virkatyypeistä ja nimikkeistä. • Ohje Almassa https://alma.helsinki.fi/doclink/100048 • Arviointiryhmän 10.10.2007 kokoama ohje opetus- ja tutkimushenkilöstön tehtävänkuvauksien laatimisesta. • Ohje Almassa https://alma.helsinki.fi/doclink/107601 • Muut tehtävät ja nimikkeet kuuluvat muun henkilöstön järjestelmään. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

7. Palvelussuhteessa jo olevien työntekijöiden tehtävien vaativuustason muuttuessa • Uusi tehtävänkuvaus laaditaan heti tehtävien muuttuessa. • Lomakkeelta käytävä ilmi miten ja milloin tehtävät ovat muuttuneet: miksi vaativuustasoa pitäisi nostaa. • Jos tehtävät muuttuvat vain hieman (ei vaikuta vaativuuteen), ei uutta tehtävänkuvausta tarvitse laatia. • Vaativuustason mahdollinen muutos maksuun työnantajan hyväksymiskuukautta seuraavan kuun alusta. • Jos vaativuustaso nousee yhdellä • Varsinainen suoritustaso arvioitava mahdollisimman pian, kuitenkin väh. 6 kk sisällä siihen asti maksussa vanha suoritustaso. • Jos vaativuustaso nousee kahdella • Alustava suoritustaso ilmoitettava palvelukeskukseen heti. • Varsinainen suoritustaso arvioitava 6 kk sisällä. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

8. Suoritustason vahvistaminen • Opetus- ja tutkimushenkilöstön järjestelmä tasot 1 – 9. • Muun henkilöstön järjestelmä tasot 1 – 9. • Suoritustason arvioiminen uudelle työntekijälle • Muu henkilöstö sekä opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 1-4) 6 kk kuluessa palvelussuhteen alkamisesta. • Opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 5-11) 12 kk kuluessa palvelussuhteen alkamisesta. • Suoritustason arvioiminen palvelussuhteessa jo oleville työntekijöille • Tehtävän vaativuustason muuttuessa 6 kk kuluessa muutoksesta. • Vuotuisella arviointikierroksella Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

9. Suoriutumisen arviointi vaativuustason muututtua • Jos tehtävän vaativuustaso on muuttunut • Laaditaan muuna ajankohtana tehtävä suoritustason arviointi mahdollisimman pian (kuitenkin noudattaen sopimuksen aikarajoja). • Vuotuista suoritusarviointia ei tehdä. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

10. Vuotuinen suoritusarviointi • Arvioidaan keväällä • Muu henkilöstö + opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 1-4) vuosittain. • Opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 5-11) vähintään kolmen vuoden välein. • Suoritustason aleneminen • Ryhdyttävä työsuorituksen parantamista tukeviin toimenpiteisiin. • Uusi arviointi 6 kk kuluttua, OPT tasot 5 -11 12 kk kuluttua. • Mikäli suoriutuminen ei ole parantunut ennalleen, tarkistetaan suoritustaso uutta arviointia vastaavaksi. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

11. Erimielisyyskäsittely • Työntekijän ja esimiehen ollessa eri mieltä tehtävän vaativuustasosta tai suoritustasosta • Lomakkeelle merkitään ja perustellaan työntekijän eriävä mielipide. • Työntekijän ollessa eri mieltä työnantajan kanssa lopullisesta tehtävän vaativuustasosta tai suoritustasosta • Työntekijä voi halutessaan käynnistää erimielisyysprosessin (mahdollisimman pikaisesti vaativuustason vahvistamisen jälkeen). • Ohje Almassa https://alma.helsinki.fi/doclink/100253 Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

12. Sopimuksen erityispiirteitä 1 • Sovelletaan kaikkiin sopimuksiin, jotka kestävät yhdessä osassa tai toisiinsa keskeytyksettä liittyvissä osissa yli 6 kuukautta. • Huom. Keskeytys ei ole 30 päivän/ 1 kalenterikuukauden katkos tai 180 päivän / 6 kalenterikuukauden apurahakausi, yliopistossa tapahtuvan jatko-opintojen tai tutkimustyön takia. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

13. Sopimuksen erityispiirteitä 2 • Mahdollinen takuupalkka määräytynyt käyttöönottoajankohdan palkan mukaan 1.1.2006 tai 1.1.2007 • Vakinainen palvelussuhde. • Määräaikainen palvelussuhde: oikeus säilyy niin kauan kuin henkilö on keskeytyksettä saman yliopiston palveluksessa vähintään samalla vaativuustasolla. • Jos hakeutuu itse tehtäviin, joiden vaativuustaso on alempi, pienenee takuupalkka samassa suhteessa. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

14. Vuoden 2008 vuotuisten henkilökohtaisen suoriutumisen arviointikeskustelujen aikataulu Muun henkilöstön järjestelmä • 1.2. - 20.3.2008           Esimies ja työntekijä käyvät arviointikeskustelun ja laativat uuden henki-lomakkeen UPJWebissä. • 25.3. - 11.4.2008        Yksikön johtaja allekirjoittaa ja työnantajan edustaja vahvistaa arviointilomakkeen. • 14.4. - 23.4.2008         Muuttuneet suoritustasot tarkistetaan ja tallennetaan palkanlaskentajärjestelmään. • 1.5.2008Muuttuneet suoritustasot tulevat voimaan. • 15. tai 31.5.2008Muuttuneet suoritustasot maksetaan työntekijälle palkassa. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

15. Vuoden 2008 vuotuisten henkilökohtaisen suoriutumisen arviointikeskustelujen aikataulu Opetus- ja tutkimushenkilöstön järjestelmä • 1.2. - 16.5.2008          Esimies ja työntekijä käyvät arviointikeskustelun ja laativat uuden henki-lomakkeen UPJWebissä. • 19.5. - 20.6.2008        Yksikön johtaja allekirjoittaa ja työnantajan edustaja vahvistaa arviointilomakkeen. • 23.6. - 25.7.2008          Muuttuneet suoritustasot tarkistetaan ja tallennetaan palkanlaskentajärjestelmään. • 1.8.2008Muuttuneet suoritustasot tulevat voimaan. • 15. tai 31.8.2008Muuttuneet suoritustasot maksetaan työntekijälle palkassa. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

16. Palkanmaksu ja palvelukeskuksen rooli • Vahvistetut UPJ-arviot tallennetaan käsin ilman erillistä ilmoitusta palvelukeskuksessa, ei automaattista tiedonsiirtoa järjestelmästä toiseen. • Sitomattomina tehdyt tehtävänkuvaukset ongelmallisia • Ilmoitus vahvistetuista tasoista tarvittaessa lomakkeella. • UPJ-arvioiden vahvistamista seurataan tiedekunnissa/laitoksilla ajettavilla raporteilla. • Palvelukeskukseen lähetetyt lomakkeet tulisi tiedekunnan /laitoksen henkilöstöasioiden hoitajan tarkistaa ennen palvelukeskukseen lähettämistä. • Nopeuttaa palkanmaksua. • Tieto milloin aineiston on oltava palveluskeskuksessa löytyy Almasta https://alma.helsinki.fi/doclink/109030 Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

17. UPJWeb-järjestelmä • HY:n oma tietojärjestelmä, joka on luotu helpottamaan UPJ-dokumentointia. • https://www-hotel1.it.helsinki.fi/upj2006 • Kirjautuminen yliopiston pääkäyttötunnuksilla. • Kaikki tehtävänkuvaukset ja henkilökohtaisen suoriutumisen arviot laaditaan UPJWebissä. • Sopimustiedot siirtyvät UPJWebiin automaattisesti henkilötietojärjestelmä Personec F.V:stä. • Jos ei sopimusta voimassa, ei myöskään tietoja UPJWebissä. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

18. EM-sivun näkymä UPJWebissä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

19. Tehtävänkuvauksen laatiminen • Esimiessivulla (EM sivu) • Laadi uusi luonnos (uusi luonnos), huom. tehtäväala • Määritä luonnoksen nimi, tehtävän nimike ja sijoitusyksikkö • Tallenna • Sido henkilöön (jollei avoin tehtävä jota ei voi laittaa hakuun vaativuustasovälillä) • Tehtävänkuvauksen laatiminen (työntekijä) • Vaatitasojen tallentaminen (esimies ja työntekijä) ja mahdolliset perustelut • Lomakkeen allekirjoittaminen (esimies ja työntekijä) • Lomake siirtyy automaattisesti yksikön johtajan käsittelyyn • Huom! Jos lomaketta ei sidota työntekijään ennen esimiehen allekirjoitusta, voi lomakkeen sitoa vasta kun lomake on työnantajan hyväksymä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

20. Henkilökohtaisen suoriutumisen laatiminen – muu henkilöstö • Esimiessivulla (EM sivu) • Avaa hyväksytty, voimassa oleva sidottu tehtävänkuvauslomake • Suoritusarvioinnin laatiminen - painonappi • Vuotuinen vai muuna ajankohtana tehtävä arviointi (muu ajankohta = uuden työntekijän 1. arvio tai vaativuustason muuttuessa tehtävä arvio) • Arvioi kaikki lomakkeen kohdat • Kirjoita perustelut (esimies) - perustelut näkyy YJ:lle ja TA:lle • Tallenna • Lomakkeen tarkistus (esimies ja työntekijä) • Työntekijän mielipide ja mahdolliset perustelut • Lomakkeen allekirjoitus (esimies ja työntekijä) • Lomake siirtyy automaattisesti yksikön johtajan käsittelyyn Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

21. Henkilökohtaisen suoriutumisen laatiminen – opetus- ja tutkimushenkilöstö • Esimiessivulla (EM sivu) • Avaa hyväksytty, voimassa oleva tehtävänkuvauslomake. • Suoritusarvioinnin laatiminen -painonappi • Vuotuinen vai muuna ajankohtana tehtävä arviointi (muu ajankohta = uuden työntekijän 1. arvio tai vaativuustason muuttuessa tehtävä arvio) • Määritä arviointiajanjakso • Tallenna • Arviointitekijöiden painotuksen määritys (esimies/työntekijä) • Ansioiden dokumentointi (työntekijä) • Tallenna (työntekijä) • Pääkriteerien suoritustason määritys (esimies) Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

22. Jatkoa… Henkilökohtaisen suoriutumisen laatiminen – opetus- ja tutkimushenkilöstö • Kirjoita perustelut (esimies) - perustelut näkyy YJ:lle ja TA:lle • Tallenna • Lomakkeen tarkistus (esimies ja työntekijä) • Työntekijän mielipide ja mahdolliset perustelut • Lomakkeen allekirjoitus (esimies ja työntekijä) • Lomake siirtyy automaattisesti yksikön johtajan käsittelyyn Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

23. Kevään 2008 vuotuiset arvioinnit UPJWebissä • Lisätty mahdollisuus kopioida työntekijän viimeisin hyväksytty suoriutumislomake pohjaksi uudelle lomakkeelle. • Muun henkilöstön puolella kopiointi kohdistuu kaikkiin annettuihin alatekijäkohtaisiin arviointipisteisiin. • Opetus- ja tutkimuspuolella kopiointi kohdistuu arvioitaville pääkriteereille määritettyihin painotusprosentteihin perusteluineen. • Kopiointia voidaan käyttää, jos henkilön tehtävänkuvaus ja vaativuustaso on pysynyt ennallaan ja kyseisen tehtävänkuvauksen pohjalta on tehty aiemmin suoriutumisarvio. • Kopiointitoiminto on käytössä UPJWebissä vain kevään vuotuisten arviointien ajan. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

24. Näkymä UPJWebissä suoritusarviointia laadittaessa Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

25. Tehtävänkuvauksen kopioiminen luonnokseksi • Hyväksytyn tehtävänkuvauksen voi kopioida sitomattomaksi luonnokseksi. • Laadi luonnos – kopioi tekstin uudelle sitomattomalle lomakkeelle ilman allekirjoituksia ja vaativuustasoja. • Lomake avoin muokattavaksi, on arvioitava uudelleen. • Laadi luonnos jos haluat käyttää tehtävänkuvausta uuden kuvauksen pohjana ja arvioida tehtävän uudelleen. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

26. Tehtävänkuvauksen kopioiminen • Hyväksytyn tehtävänkuvauksen voi kopioida sellaisenaan. • Luo kopio – kopioi tehtävänkuvauksen uudelle hyväksytylle sitomattomalle lomakkeelle. • Lomakkeelle kopioituu tehtävänkuvausteksti, vaativuustasot ja allekirjoitukset (paitsi työntekijän). • Lomake pitää sitoa erikseen työntekijään, jonka on myös allekirjoitettava lomake. • Lomaketta ei pysty muokkaamaan tai arvioimaan uudelleen, ainoastaan perustelut- kenttä on avoin muokkaukselle. • Käytä kopiointia vain uuden henkilön palkkaamisen yhteydessä, ei vanhan työntekijän vaativuustason muutoksen yhteydessä! Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

27. Huomioitavaa kopioimisesta • 3 kk työntekijän palvelussuhteen päättymisen jälkeen hyväksytyt lomakkeet arkistoituvat automaattisesti. • Arkistoituja lomakkeita ei voi enää kopioida hyväksytyiksi. • Hyödynnä Luo kopio-toimintoa ennen arkistoitumista sitomaton, hyväksytty lomake uutta työntekijää varten. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

28. Huomioitavaa kopioimisesta • UPJWeb:n ”Omat tiedot” -sivun sopimustiedot (sis. koulutustieto) ovat ajantasaiset (Personec F.V). • Laadittujen lomakkeiden sopimustiedot ”jäätyvät” lomakkeen laadintahetken sopimustietoihin • Sopimustiedot eivät päivity lomakkeille ja voivat siis olla vanhentuneita. • Tehtävänkuvauksen sopimustiedot siirtyvät sellaisenaan myös henkilomakkeelle. • Sopimustiedot voidaan päivittää tehtävänkuvauslomakkeelle hyödyntämällä Luo kopio-toimintoa ja sitomalla muodostuva lomake takaisin kyseiselle työntekijälle. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

29. Esimiesrekisteri Jos et näe alaistasi EM-sivullasi, esimiesrekisteri ei luultavasti ole ajan tasalla. Ota tällöin yhteys yksikkösi henkilöstöasioiden hoitajaan (H2), joka ylläpitää esimiesrekisteriä. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

30. Käyttäjäroolit • TT - työntekijä • EM - esimies, joka laatii työntekijälle lomakkeet ja arviot • YJ - yksikön johtaja, yleensä laitoksen johtaja • AR - arviointiryhmä • TA - työnantaja: dekaani, erillisen laitoksen johtaja tai hallintoviraston osastonjohtaja • H2 - laitoksen / tiedekunnan henkilöstöasioiden hoitaja • H1 - hallintopäällikkö Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

31. Lomakkeiden arkistointi • H1-roolilla voi arkistoida hyväksyttyjä lomakkeita • Vanhentuneet tehtävänkuvaukset ja suoritusarvioinnit • Tehtävänkuvauksen arkistointi arkistoi myös siihen sidotut suoritusarviot. Suoritusarvion arkistointi ei arkistoi tehtävänkuvausta. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

32. Lomakkeiden hylkääminen • Yksikön johtaja ja työnantaja voivat joko hyväksyä tai hylätä tehtävänkuvaukset ja suoritusarvioinnit. • Vahingossa tehdyt lomakkeet voi pyytää hylkäämään. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

33. Apua ja yhteystiedot • upj@helsinki.fi • Alman Palkkausjärjestelmä UPJ – sivut • UPJWeb käyttöohjeet • Pääkäyttäjät henkilöstö- ja lakiasiain osastolla Emmi Tammiluoma ja Heidi Lassila Henkilöstö- ja lakiasiain osasto