機能のポイント ラボ向け の小規模稟議システム 一 定額以下の伺いは、予算責任者の承認不要で、その額は、予算ごとに事前に 決められる

1. 機能のポイント • ラボ向けの小規模稟議システム • 一定額以下の伺いは、予算責任者の承認不要で、その額は、予算ごとに事前に決められる • 予算ごとに、1)一般の申請者がその予算名を見てよいかどうか、2)その残額・使途内訳までみてよい人（複数）は誰か、3)承認権限（一人）を持つ人は誰かを定義できる • 申請者・承認者・経理の３者で、ひとつの伺いに関係する • 伺いは、複数の伺い明細をもち、各伺い明細は複数の発注情報をもち、また、各伺い明細（発注明細でない）は複数の支払い明細を持つ • 伺い明細には、一つ以上のプロジェクトを明示する必要はあるが、予算費目は明示する必要はない。予算費目は、支払登録時に確定させなければならない。 • 伺いに紐づけて発注書を自動作成できる。発注書作成記録は発注書明細として残る。 • 支払完了後も、費目変更等が可能。変更記録はコメントとして残る • 色々な切り口で伺い・明細の検索可能。さらにCSVで明細の出力が可能 • 予算費目ごとに、1)未支払（承認されただけのもの（承認不要を含む） ）、2)支払済み、3)残額が集計される。発注情報は集計に影響しない。 • 細かなもの（お茶とか）や定期的なもの（人件費とか）は、一括で伺っておき、その伺いに紐づけて支払実績のみを都度登録するという使い方が吉

2. 構築の要件 • フレームワーク（不問）＋ポータブルDBによる、パッケージ化されたWebアプリケーションであること • CentOSで稼働すること • 以下の段階を踏んで構築を進めること • 面談、機能要件把握 • 発注者から契約の可否を連絡 • 以降、実際に契約した場合：メールで詳細確認 • 全画面のモック提示＆レビュー（２回目面談） • 　 （メールで修正内容確認、必要があれば再レビュー） • 納品（３回目面談） • 構築期間はおおよそ１か月を目安とするが、相談に応じる。 • １年間の保守（バグ対応）も付帯し、その期間は翌営業日のメール返答、原則５営業日以内のバグフィクス版の提供を保証すること • 支払は納品後一括（つまり前金には応じられません） • レビュー時、または、それ以降の機能追加がある場合、その額は別途相談

3. 伺いシステムユースケース システム 一般 予算責任者 予算閲覧者 経理 販社 見積取得 伺い登録 メール通知(一定額以上) 承認・差し戻し 承認・メール通知 発注（発注書自動作成） 納品 見積書、納品書、送付状（伺い番号とともに） 請求書 支払額登録 実績検索（経理：全データ、一般：自身の申請のみ、予算責任者・閲覧者：該当予算のみ） マスタメンテナンス

4. ページ階層 • トップページ • 新規申請 • 予算別進捗集計 • 伺い一覧 • 未承認 • 未支払 • 支払済み • 検索 • マスター登録 • ユーザ • 予算 • プロジェクト • 品名 • 分類 • 販社 • 伺い一覧は、権限の及ぶ伺いのみ

5. 一般ユーザ、経理、予算責任者に実行権限あり一般ユーザ、経理、予算責任者に実行権限あり • タイトルと説明と年度と伺い先は必須 • 明細の品名と金額と販社は必須 • 年度のデフォルトは、何らかの方法でできるとよい（システム時間から計算でも可） • 伺い先は、自身のデフォルト伺い先と、その年度の予算責任者として一つでも登録されているユーザ名が選択できる • 申請総額は金額の和が自動設定される • 「検索」ボタンで品名登録・検索画面（次ページに説明）をポップアップ • 各明細のプロジェクトは、複数選択可能 • 各明細に予算・費目を設定できるが、その責任者は、すべて伺い先と一致していなければならない。 • 一般からは、一般に見せてよいフラグが立っている予算しか見えない • 申請ボタンを押すと、承認の要不要、承認者のユーザ名を確認画面で表示する • 申請が終了すると、自身と予算責任者、予算閲覧者にメールされ、ステータスが「承認待」もしくは「承認不要」となる。 • 承認が必要なのは、『設定されている予算うち、その予算の合計が、その予算の閾値を超える予算が一つ以上ある』、『予算が設定されていない明細の合計が伺い先のユーザごとに設定されている閾値を超える』、『承認強制フラグが立っている品名を一つ以上含む』のいずれかの条件に合致する場合 • 履歴欄には、申請、承認、支払、「作成中」ステータス以外での変更のたびに、その内容を自動記録、さらに、コメントを記載（新しいものを上に） 新規申請 作成中 伺い番号 1 2012 年度 申請者 Kawaguchi タイトル ああああああああ 説明 伺い先 matsuda 明細 追加 あ あ 肺 検策 削除 2012/12/1 2013/1/1 650 1 検索 650 申請総額 履歴 コメント よろしくお願いします。 申請

6. 品名はすべてコード管理する • 登録権限はすべてのユーザにある • 分類はすでに登録済み。経理がメンテナンスする。あまり複雑にならないよう留意する必要があるが、運用に任せる。 • 新規登録の場合、品名を書いて、分類選んで、「新規登録」を押すと、品名テーブルへの登録とともに、伺い明細に値が入る • 検索の場合、品名を書いて、「検索」を押すと、その文字列を含む既存の品名を検索する • 分類をひとつ選んで、「検索」を押すと、その分類に関連するすべての品名を表示する • 「分類検索の場合下の階層も含める」に✓があると、そうする • ラジオボタンにチェックし、「選択」ボタンを押すと呼び出した明細に設定される • 明細の品名選択からではなく、単にマスタ登録からも呼び出され、その場合は、「選択」は表示されず、「新規登録」を押しても、明細に登録されない • 承認強制フラグは、検索結果で更新できる（選択にマークがあるものを対象） 品名検索・新規品名登録 品名 いる あ ベンダー Ia621-813 ベンダー型番 分類 + 実験試薬 + GWAS + 次世代 + 実験機器 + サーバ ✓ 分類検索の場合下の階層も含める 承認を強制する（新規登録の場合） 明細の品名へ値設定 検索 新規登録 検索結果 更新（承認強制のみ） 選択 戻る

7. 伺い承認 承認待 伺い番号 1 • 「承認待」ステータスの伺いへの操作 • 「予算責任者」と「伺った本人」、「経理」に実行権限あり • 書き込みできるのは、コメント欄のみ • 予算責任者が実行の場合、コメントを書いて、承認か差戻 • 伺い申請者が実行の場合、「取下」しか押せない。取り下げると、ステータスが「作成中」になるので、そこで修正して再申請 • 経理が実行の場合、「代理承認」し、履歴に経理代理承認の旨自動追加し、予算責任者へメール通知 • 申請されると、すべての伺いの支払いステータスは「未支払」になる 2012 年度 申請者 Kawaguchi, 2012/11/5 12:53 タイトル ああああああああ 説明 明細 追加 あ い 肺 検策 削除 2012/12/1 2013/1/1 650 1 検索 650 申請総額 履歴 新規申請 (Kawaguchi 2012/11/5 12:53) |- よろしくお願いします。 コメント 「あ」は「い」に変更してください。 取下 承認 差戻

8. 発注と支払登録 承認済/ 承認不要 伺い番号 1 長 肺 消 650 あ あ 支払 修正 発注 1 12/1 1/1 検策 650 あ あ 12/1 1/1 1 ㇾ 破棄 GS1-2-1 長 肺 消 い あ 12/1 1/1 破棄 支払 発注 220 1 検策 い 12/1 1/1 あ GS1-2-1 ㇾ 破棄 210 1 発注書ダウンロード 履歴 承認 (matsuda2012/11/30 12:55) |- 長浜運営費予算でお願いします。 申請 (kawaguchi 2012/11/26 9:30) 差戻 （matsuda, 2012/11/24 11:25） |- 品名「あ」は「い」に変更してください。 新規申請 (kawaguchi 2012/11/22 12:22) |- よろしくお願いします。 総伺い額 650 総支払額 670 コメント 登録 • 伺い承認後の画面 • 発注書作成ができる • 伺いについた「発注」ボタンか、チェックを付けて「一括発注」ボタンを押すことで、発注用レコードができる。 • 必要事項を適宜修正し、「発注書ダウンロード」で発注書（エクセル）をダウンロード • ダウンロードのタイミングで、発注レコードは確定され、以降変更禁止 • 実際に発注しなかったレコードは、「破棄」しなければならない • 実行権限は、「経理」か「申請者」 • 同一販社に対してのみしか、発注書ダウンロードできない • 何度も同じ伺いから発注してもよい（が、紛らわしいので、使わなかったものは破棄すること） • ダウンロードしたエクセルは手で修正してよいが、やりすぎないように（型番は、可能なら足した方が良い）

9. 発注書 • エクセルとして作成 • 件名は当初空欄 • 合計金額は当初自動計算（エクセルの式が埋められるなら、なおよい） • レコードを金額は単価ｘ個数で自動計算 • 発注日は今日の日付 • 希望納期は納品予定日の一番早い日～一番遅い日（同じ日なら1日だけ） 株式会社　ほにゃらら　様 書きの通りご注文いたします。 件名：あああああ 合計金額（税込）：　\123,450-（税込） 希望納期：　2013/11/12 発注日：　2013/11/11 発注番号：　g20120001001001 京都大学ゲノム医学センター 松田文彦 606-8103 京都市左京区聖護院川原町５３ 南部総合研究５F 075-111-1111 担当：　鈴木　タロウ

10. 発注と支払登録 承認済/ 承認不要 伺い番号 1 長 肺 消 650 あ あ 支払 修正 1 発注 12/1 1/1 修正 検策 破棄 650 あ 長 肺 あ 消 12/1 1/1 1 ty426345 検策 い 登録 破棄 12/1 1/1 あ 肺 yy53546 210 1 履歴 承認 (matsuda2012/11/30 12:55) |- 長浜運営費予算でお願いします。 申請 (kawaguchi 2012/11/26 9:30) 差戻 （matsuda, 2012/11/24 11:25） |- 品名「あ」は「い」に変更してください。 新規申請 (kawaguchi 2012/11/22 12:22) |- よろしくお願いします。 総伺い額 650 総支払額 670 コメント 登録 • 「承認済」、もしくは、「承認不要」の場合の、支払い登録 • 「経理」が実行 • 伺い明細にある、「支払」を押すと、支払い用のレコードが一つできる • そのとき、支払明細のそれぞれの値は、伺い明細の値を引き継ぐ • 一つの明細から複数の支払いレコードを登録できる。 • 伺いのステータスは、支払い明細を初めて登録する際は、その総額が伺い明細の90%以上であれば、「支払完了」、0<xx<90%で「一部完了」に自動的にセットされる。以降は自動的には変更されない。手作業で更新できる（しなくてはならない）。 • ちなみに、一つも支払いがない伺いのステータスは、「未支払」か「破棄」のいずれか • 購入をやめた伺い明細は「破棄」ステータスに要変更　支払明細を持ったまま、破棄はできないので、先に支払明細を破棄してから • 伺い明細で、「未支払」と「一部支払」の場合の「伺い明細」-（マイナス）「ぶら下がる支払い済み支払い明細」は、未支払として、集計される。 • 支払明細の未確定以外は、支払済みとして、集計される。 • 「修正」ボタンは、レコードの値を変更してから押し、DBを更新する。（レコード単位でDBに反映させる。一括では変更できない。Web画面上で値が変わったが、DBに「修正」登録されていないレコードは黄色くハイライトされるとよい。 • 新たに作成した支払明細は、明示的に「登録」する。

11. 発注と支払登録 承認済/ 承認不要 伺い番号 1 あ あ 長 肺 消 支払 650 修正 12/1 1/1 あ あ 長 肺 消 2/25 12/1 1/1 220 2/1 修正 破棄 あ あ 肺 3/25 gr629 12/1 1/1 3/1 450 登録 破棄 総伺い額 650 承認 (matsuda2012/11/30 12:55) |- 長浜運営費予算でお願いします。 申請 (kawaguchi 2012/11/26 9:30) 差戻 （matsuda, 2012/11/24 11:25） |- 品名「あ」は「い」に変更してください。 新規申請 (kawaguchi 2012/11/22 12:22) |- よろしくお願いします。 履歴 総支払額 670 コメント 登録 • 「承認済」、もしくは、「承認不要」の場合の、支払い登録 • 「経理」が実行 • 伺い明細にある、「支払」を押すと、支払い用のレコードが一つできる • そのとき、支払明細のそれぞれの値は、伺い明細の値を引き継ぐ • 一つの明細から複数の支払いレコードを登録できる。 • 伺いのステータスは、支払い明細を初めて登録する際は、その総額が伺い明細の90%以上であれば、「支払完了」、0<xx<90%で「一部完了」に自動的にセットされる。以降は自動的には変更されない。手作業で更新できる（しなくてはならない）。 • ちなみに、一つも支払いがない伺いのステータスは、「未支払」か「破棄」のいずれか • 購入をやめた伺い明細は「破棄」ステータスに要変更　支払明細を持ったまま、破棄はできないので、先に支払明細を破棄してから • 伺い明細で、「未支払」と「一部支払」の場合の「伺い明細」-（マイナス）「ぶら下がる支払い済み支払い明細」は、未支払として、集計される。 • 支払明細の未確定以外は、支払済みとして、集計される。 • 「修正」ボタンは、レコードの値を変更してから押し、DBを更新する。（レコード単位でDBに反映させる。一括では変更できない。Web画面上で値が変わったが、DBに「修正」登録されていないレコードは黄色くハイライトされるとよい。 • 新たに作成した支払明細は、明示的に「登録」する。

12. 明細検索 • 伺いで検索すると、次の図のように、伺い一覧が表示される • 伺い明細、支払明細のいずれで検索しても、その次の図に示すように、明細セットを表示 • 権限の及ばないレコードは検索結果に表示しない • 全てアンド検索 • 何で検索しても、その明細に紐づくその他の明細はすべて検索結果に表示する • 右の画面にないが、発注明細もあるとよい 伺い 年度 肺がん 申請者 肺がん タイトル matsuda 承認者 5000000 伺い総額 申請日 ～ ～ 5000000 支払済み総額 ～ ～ 承認日 ✓ ✓ ✓ ✓ 伺いステータス 承認待　　　　承認済　　　　差戻　　　　承認不要 伺い明細 肺がん プロジェクト 品名（曖昧） あ ルーター 品名（選択） 5000000 型番 費目 消耗品 予算 長浜運 5000000 ～ 伺い明細額 NTT 販社 サーバ 発注予定日 分類 ～ 納品予定日 ～ ✓ ✓ 伺い明細ステータス 未支払　　　　一部支払済　　　　支払完了 ✓ 支払い明細 5000000 ～ 支払明細額 品名（曖昧） あ ルーター 品名（選択） 発注日 ～ 請求書番号 AT246762 納品日 ～ 試薬 分類 肺がん プロジェクト 支払日 ～ 費目 消耗品 予算 長浜運 請求日 ～ 肺がん 販社 検索

13. 伺い一覧 • 各レコード、タイトルかどこかから、伺いへリンクできるようにする

14. 明細一覧 表示切替 ㇾ 支払い 伺い ㇾ 発注 あ あ 長 肺 消 支払 650 修正 12/1 1/1 あ あ 長 肺 消 12/1 1/1 2/25 200 2/1 修正 破棄 あ あ 長 肺 消 12/1 1/1 修正 破棄 3/1 450 3/25 gr629 支払 修正 か あ 長 肺 ㇾ 消 650 12/1 1/1 支払 き あ 修正 長 肺 消 ㇾ 650 12/1 1/1 く あ 長 肺 ㇾ 消 支払 修正 650 12/1 1/1 CSVダウンロード 総伺い額 2600 う 販社 総支払額 650 支払一括登録 • 一列目は、その明細が載っている伺いへのリンク • 表示切替はなくてもよい機能 • 伺い明細、支払明細、それぞれ違う色にする • 「一括支払い登録」は、経理のみが利用できる機能で、チェックボックスにチェックされた伺い明細に対し、同じ請求書番号の複数の新しい支払い明細を作成する。その時、チェックされていなかった伺い明細とその伺い明細に紐づく支払明細は表示されない。 • 金額等、各パラメタはそれぞれの伺いを引き継ぐ • 「一括登録」は、新たに作られた複数の支払明細の「登録」を一括して行う • その時、一つ以上の支払い明細が登録できなければ、すべて登録せず、警告する。 TGA52 請求書番号 請求日 支払日 一括支払い明細作成

15. 予算別進捗率集計 更新 長浜運営費 • 検索可能な予算は • 進捗率が100%を超えたら赤色で警告 • 予算名、費目から、全伺いの検索結果へリンクがあればよい。 • 「流用含む」の2列は、流用率を予算総額に掛けた額を各費目の予算に足したものを分母として計算（この例は、流用率0%なので、流用を含んでも含まなくても額は同じ）

16. 予算登録 • 伺い、伺い明細、支払明細のいずれで検索しても、次の図に示すように、明細セットを表示 • 権限の及ばないレコードは検索結果に表示しない • 全てアンド検索 予算名 長浜運営費 2012 責任者 matsuda 年度 要承認額 100000 % 流用可率 50 費目 追加 明細・進捗閲覧権限 なし あり Nakata Tanaka Takara Sarada Tamada Kamata madara > < 一般ユーザの予算申請権限 なし　　　　　　　　　　　あり 検索

17. 誰でもできる • 分類名を登録し、親分類を指定して、「登録」 • 分類名はユニーク • 親分類を指定して、「削除」も可能だが、既にその分類に紐づいた明細があれば、削除できない 分類登録 分類名 いる 親分類 + 実験試薬 + GWAS + 次世代 + 実験機器 + サーバ 削除 登録

18. その他の画面 ログインページ ユーザ登録：アカウント、パスワード、e-mail、経理かどうか、上長がだれか、承認責任者となった場合の要承認額の下限 販社登録：販社名、担当者、住所、電話番号、FAX プロジェクト登録：名前、説明、有効期限 費目登録：費目名