Egy projektmenedzsment támogató eszköz használatbavétele nem informatikai probléma

1. Min múlik a siker?Integrált projektmenedzsment támogató eszközök eredményes használatbavételének előfeltételei, sikertényezői és buktatói Előadó: Lipi Gábor, PMPpartner, üzletágvezetőSZINERGIA Projekt-, Működés- és Változásmenedzsment Kft.

2. Egy projektmenedzsment támogató eszköz használatbavétele nem informatikai probléma Témakörök: • Projektorientált működés(fejlesztés) célterületei • Projektmenedzsment kompetencia megteremtése • „Projektbarát” szervezeti struktúra és működés • projektekmódszeresség projekt- és portfóliószinten • IT és infrastruktúrális háttér • Az egészséges fejlesztési folyamat

3. Négy építő- és egy kötőelem Stabil és fenntartható projektorientált működéshez a négy terület harmonikus fejlesztése szükséges! A projektkultúra kialakulása a vezetői mintaadás következménye.

4. Projektmenedzsment kompetenciát nemcsak projektmenedzsereknek Projektrendszer kulcsszereplői: • Projekt megbízók, szponzorok, felsővezetők • Projektvezetők, projektmenedzserek • Erőforrásgazdák • Projekt tagok, közreműködők A sikeres projektekhez mindenkinek kell PM kompetencia, de eltérő jellegű!

5. Megbízók, szponzorok, felsővezetők Szükséges ismeretek: • Projekt szemléletmód és módszeresség megismerése és megértése • Stratégiai felügyeleti szerep, portfólió-menedzsment folyamatai • Miben működjenek közre és mibe ne avatkozzanak be? • Projekt szervezet illesztése a funkcionális szervezethez

6. Projektvezetők, projektmenedzserek Szükséges ismeretek: • Projekt módszertan: • definiálás, tervezés, szervezet és szervezés, kontroll, kommunikáció, stb. • Vezetési ismeretek: • teamépítés, csoportdinamika, moderáció, motiváció, konfliktuskezelés, kommunikáció, stb. • Projekt tartalmi ismeretek • Üzleti ismeretek

7. Erőforrásgazdák Szükséges ismeretek: • Projekt módszertan: • tervezés, delegálás, kontroll, értékelés • Projektszervezet, szervezés és szervezeti illesztés • Erőforrások kompetencia ismerete

8. Projekt tagok és közreműködők Szükséges ismeretek: • Projekt módszertan: • tervezés, jelentések, kontroll, értékelés • Projektszervezet, szervezés és szervezeti illesztés • különös figyelem a projekt mátrixban működésre • Kommunikáció a projektben

9. Projektszervezetek, feladatok és hatáskörök, együttműködés tisztázása Projektszervezet felépítése: • Stratégiai vezetés és felügyelet szintje (PIB, PFB, SC) • Operatív projektvezetés szintje • Projekt végrehajtás szintje Projekt SZMSZ. Célszerű sematizálni és sztenderdizálni a projekt szervezetet és szerepköröket!

10. Projektszervezet illesztése a funkcionális szervezethez Illesztési mód = erőforrásbiztosítás a projekthez: • Funkcionális koordináció: • projektfeladatok koordinálása funkcionális vezetőkkel • Projekt mátrix (gyenge, kiegyensúlyozott, erős): • részmunkaidős bevonás a projektmunkába a funkcionális területekről • Tiszta projekt szervezeti forma: • 100%-os delegálás a projektmunkára • Vegyes megoldás: • a három lehetőég kombinációja valósul meg

11. Projektrendszerhez és portfóliókezeléshez szükséges funkciók (1.) Portfólió-bizottság (felsővezetői funkció): • átfedhet a projektek stratégiai vezetésével és a cég felsővezetésével • projektek megalapítása, jóváhagyása • felsőszintű erőforrásgazdálkodás • projektek priorizálása • stratégiai konfliktuskezelés projektek között • projektek lezárása, felfüggesztése

12. Projektrendszerhez és portfóliókezeléshez szükséges funkciók (2.) Projektiroda (operatív funkció): Lehetséges pozicionálása: • projekt szint, operatív koordinátori szint, PM pool, stratégiai vezetés (CPO - Chief Project Officer) Lehetséges projektiroda funkciók: • Projekt adatbázisok kezelése • projektleltár, portfólió nyilvántartás (alap és teljesítmény adatok) • erőforrás nyilvántartás (statikus és dinamikus adatok) • tapasztalatok nyilvántartása • PM módszertani támogatás projekteknek • PM módszertani támogatás a szervezetnek • Módszertan és sztenderdek fejlesztése, karbantartása • PM informatikai rendszer szervezeti gazdája • PM képzés és kultúrafejlesztés • Projektmenedzseri pool kezelése

13. Módszeresség a pojektek és a portfóliókezelés szintjén Sztenderd PM eszköztár és folyamat a projektekre: Kezdeményezés Definiálás, célok Zárás ésértékelés Tervezés Végrehajtás

14. Tisztázott portfóliókezelési folyamatok Ösztönző teljesítménymérési és érdekeltségi rendszer kialakítása projekt sikerek elősegítése érdekében. Szervezeti környezet menedzselése Stratégiai tervezés Projekt portfólió menedzselése Projektek kezdeményezése Priorizálás és erőforrások allokálása

15. A rendszerbevezetés menete – nem lehet helyből a 3. emeletre ugrani! EPM rendszerbevezetés előfeltételei: • legalább tapasztalati szinten legyenek projekt kompetenciák (módszertani és szervezeti) • informatikai felhasználói (Office, e-mail, WEB) kultúra szintje • műszaki feltételek

16. A célszerű lépéssorozat = evolúciós rendszerfejlesztés Lépések (nemcsak tartalmi, hanem szervezetfejlesztési folyamat is!): • Helyzetfeltárás, PM érettség szintje, kompetenciák, módszerek • Alapozó projektmenedzsment képzések (felsővezetők!!!, projektvezetők, munkatársak) • Szervezeti megoldások kialakítása (projektillesztés, projektiroda) • Projekt módszertan kialakítása (folyamatok, eszközök, dokuk) • Pilóta projekteken a módszertan kipróbálása, finomítása • Célzott módszertani oktatások (a saját folyamatra, eszköztárra) • Portfóliókezelés folyamatainak, szerepköreinek, funkcióinak kialakítása • Rendszer stabilizálás, kiterjesztés, finomítás • Integrált informatikai támogatás bevezetése (EPM) • Folyamatos továbbfejlesztés, csiszolás

17. Tipikus buktatók… • Túl nagyot nem lehet egyszerre lépni, projektorientált feladatkultúra kialakítása időigényes (evolúciós) folyamat. • Csak az informatikai eszköz bevezetésétől várják a megoldást. • Az IT terület „nyomja” csak a dolgot a felsővezetés megértése és valós támogatása nélkül – meg kell találni és mutatni az EPM üzleti értékét a döntéshozók számára. • Rosszul pozícionálják a Projektiroda szerepét, helyét, funkcióit – folyamatos konfliktusokat okozva ezáltal. • Rosszul illesztik a projektszervezetet, emiatt az erőforrás-gazdálkodás nem hatékony. • Csak a projektmenedzserek kompetenciáit fejlesztik, a felsővezetők és a munkatársak nem értik a projektműködés lényegét. • Nem tesznek ösztönző rendszert a projekorientált működés mögé. • Túlzott önbizalom, a feladat lebecsülése.

18. Köszönöm a figyelmet! • Lipi Gábor, PMP • Elérhetőségeim: • Lipi.Gabor@szinergia.hu • Tel: 06-30-4133-937