บทที่ 5 ผังทางเดินเอกสาร (Document flow)

1. บทที่ 5 ผังทางเดินเอกสาร(Document flow) • เป็นการแสดงขั้นตอนของเอกสารด้วยแผนภาพ • เป็นผังงาน ที่แสดงถึงเส้นทางการไหลของเอกสาร และการทำงานของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กันอย่างละเอียด • ระบุถึงกิจกรรมการทำงานของหน่วยงาน การจัดทำเอกสาร การรับส่ง เอกสาร และการจัดเก็บเอกสาร ภายในหน่วยงาน • เป็นผังงานที่ผู้สอบบัญชี และนักบัญชี นิยมใช้ในการประเมินประสิทธิภาพการควบคุมภายในของระบบงาน • อาจแสดงรวมอยู่ในคู่มือปฏิบัติงานหรือใช้แทนคู่มือปฏิบัติงานได้

2. หลักของการเขียนผังทางเดินเอกสารหลักของการเขียนผังทางเดินเอกสาร 1. ทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงาน 2. ต้องขีดเส้นตารางแบ่งการทำงานของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับระบบ ออกเป็นส่วนๆ เท่า ๆ กัน โดยเขียนชื่อหน่วยงานกำกับบนหัวตารางแต่ละส่วน 3. ต้องกำหนดจุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุดของงาน 4. เขียนสัญลักษณ์ของ Input/Process/Output ตามลำดับของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น 5. ศึกษาการใช้สัญลักษณ์ต่างๆ ของผังทางเดินเอกสารให้เข้าใจ 6. ระบุชื่อของเอกสารหรือรายงาน ลงในสัญลักษณ์เอกสารขั้นต้น เช่น ชื่อรายงาน ชื่อเอกสาร ชื่อกระบวนการ เป็นต้น 7. ระบุเลขที่สำเนาของเอกสาร หรือรายงาน โดยที่เอกสารหรือรายงานที่เป็นต้นฉบับให้ใส่หมายเลข 1

3. หลักของการเขียนผังทางเดินเอกสารหลักของการเขียนผังทางเดินเอกสาร 8. เขียนหัวลูกศรเพื่อแสดงเส้นทางการไหลของเอกสาร และเพื่อเชื่อมต่อระหว่างสัญลักษณ์ของเอกสาร และกระบวนการ 9. ใช้สัญลักษณ์เชื่อมต่อในหน้าเดียวกัน ทุกครั้งที่จบกระบวนการใดกระบวนการหนึ่ง 10. ใช้สัญลักษณ์เชื่อมต่อต่างหน้ากระดาษ ทุกครั้งที่ขึ้นหน้ากระดาษหน้าใหม่ 11. เขียนผังงานฉบับร่าง และตรวจทานความถูกต้องก่อนเขียนผังทางเดินเอกสารฉบับจริง 12. หลีกเลี่ยงการเขียนเส้นทางที่ตัดกันหรือทับกัน ในแต่ละหน้ากระดาษ 13. ให้เขียนผังงานในทิศทางจากซ้ายไปขวา และจากบนลงล่าง

4. สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังทางเดินเอกสารสัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังทางเดินเอกสาร หมายถึง จุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของเอกสารขั้นต้น หรือรายงาน หมายถึง เอกสารขั้นต้น (Source Document) หรือ รายงานที่จัดทำขึ้น หมายถึง กระบวนการที่ทำด้วยมือ (Manual Process) หมายถึง การจัดเก็บเอกสารขั้นต้น หรือรายงานเข้าไว้ในแฟ้ม A เรียงตามอักษร,N เรียงตามลำดับหมายเลข,d วันที่ หมายถึง สมุดบัญชี เช่น สมุดรายวัน สมุดบัญชีแยกประเภท หรือ สมุดทะเบียน เป็นต้น หมายถึง การเชื่อมต่อในหน้ากระดาษแผ่นเดียวกัน

5. สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังทางเดินเอกสารสัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังทางเดินเอกสาร S ลงชื่อไปในเอกสาร ( ลงชื่ออนุมัติ ) แฟ้มชั่วคราวที่เก็บเรียงลำดับเอกสารตามอักษร แฟ้มชั่วคราวที่เก็บเรียงลำดับหมายเลข แฟ้มชั่วคราวที่เก็บเรียงลำดับวันที่ A N d

6. สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังทางเดินเอกสารสัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังทางเดินเอกสาร หมายถึง การเชื่อมต่อระหว่างหน้ากระดาษใส่หมายเลข หน้ากำกับด้วย หมายถึง เส้นทางการไหลของเอกสาร หมายถึง ผลรวมของการคำนวณ (Batch total หรือ Any Total) หมายถึง การอธิบายข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายละเอียด ในกระบวนการทำงาน หรือ การแสดงข้อคิดเห็นเพิ่มเติม

7. ขั้นตอนการเขียนผังทางเดินเอกสารขั้นตอนการเขียนผังทางเดินเอกสาร 1. ต้องเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารว่า • มีเอกสารอะไรบ้าง (ชื่ออะไร) ที่ใช้ในระบบงาน • แต่ละเอกสารนั้นมีจุดเริ่มต้นมาจากไหน ส่งไปที่ไหนบ้าง • เอกสารแต่ละฉบับถูกไปให้ใครบ้าง(เป็นคนส่ง) • เขาทำอะไรกับเอกสารนั้น 2. แบ่งหน้ากระดาษออกเป็นคอลัมน์ เท่ากับจำนวนผู้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร

8. Document Flow ของระบบทะเบียนนักศึกษา - การลงทะเบียนเรียน ฝ่ายทะเบียน อาจารย์ที่ปรึกษา นักศึกษา ฝ่ายการเงิน เมื่อถึงปลายภาคการศึกษา 1 ใบลงทะเบียน ใบลงทะเบียน ใบลงทะเบียน ตรวจสอบ & ลงนาม ใบลงทะเบียน ใบลงทะเบียน ใบลงทะเบียน บันทึก ข้อมูล ใบลงทะเบียน ใบลงทะเบียน ใบลงทะเบียน

9. Document Flow ของระบบทะเบียนนักศึกษา-การชำระเงินค่าลงทะเบียน ฝ่ายทะเบียน อาจารย์ที่ปรึกษา นักศึกษา ฝ่ายการเงิน เมื่อมีการจ่ายเงิน ค่าลงทะเบียนเรียน 2 ใบลงทะเบียน ใบลงทะเบียน รับเงิน ใบลงทะเบียน ใบเสร็จรับเงิน N ออกเอกสาร ออกเอกสาร 1 N ใบเสร็จรับเงิน ตารางเรียน ตารางเรียน 2 N คำอธิบาย เมื่อฝ่ายการเงินได้รับการติดต่อจากนักศึกษาเพื่อขอจ่ายเงินค่าลงทะเบียนเรียน จะทำการรับเงินและออกใบเสร็จรับเงิน 2 ฉบับ ฉบับที่ 1 ให้นักศึกษา ฉบับที่ 2 เก็บไว้เป็นหลักฐาน หลังจากนั้น นักศึกษาจะต้องส่งมอบใบลงทะเบียนที่จ่ายเงินแล้วให้ฝ่าย ทะเบียนทำการออกตารางเรียนให้นักศึกษาเก็บแนบกับใบเสร็จรับเงิน ไว้เป็นหลักฐานการลงทะเบียนเรียน

10. Document Flow ของ ระบบทะเบียนนักศึกษา - การประมวลผลการเรียน -1 อาจารย์ผู้สอน ฝ่ายทะเบียน อาจารย์ที่ปรึกษา นักศึกษา เมื่อนักศึกษาลงทะเบียน เรียนเสร็จสิ้นแล้ว 3 ใบรายชื่อ นักศึกษา ใบรายชื่อ นักศึกษา สอน และวัดผล ใบคะแนน รายวิชา N ใบแจ้งผลการ เรียน(OMR) กรอกผล การเรียน ใบแจ้งผลการ เรียน(OMR) ใบแจ้งผลการ เรียน(OMR) 4 คำอธิบาย เมื่อนักศึกษาลงทะเบียนเรียนเรียบร้อยแล้ว ฝ่ายทะเบียนจะจัดพิมพ์ใบรายชื่อนักศึกษา ส่งมอบให้แก่อาจารย์ผู้รับผิดชอบ การสอนรายวิชานั้นๆ อาจารย์ผู้สอนจะสอนและวัดผลรายวิชาตามเกณฑ์ที่ตั้งไว้ โดยบันทึกรายละเอียดในใบคะแนนรายวิชา เและกรอกผลการเรียนในใบแจ้งผลการเรียน (OMR) เพื่อส่งมอบให้ฝ่ายทะเบียนบันทึกและประมวลผลผลการเรียนต่อไป

11. Document Flow ของ ระบบทะเบียนนักศึกษา - การประมวลผลการเรียน - 2 อาจารย์ผู้สอน ฝ่ายทะเบียน อาจารย์ที่ปรึกษา นักศึกษา เมื่อปลายภาคการศึกษา 4 ใบแจ้งผลการ เรียน(OMR) ใบแจ้งผลการ เรียน(OMR) N บันทึกและประมวล ผลการเรียน 2 1 ใบแจ้งผลการ เรียน(รายบุคคล) ใบแจ้งผลการ เรียน(รายบุคคล) N 3 ใบแจ้งผลการ เรียน(รายบุคคล) คำอธิบาย เมื่อฝ่ายทะเบียนได้รับใบแจ้งผลการเรียน (OMR) จากอาจารย์ผู้สอน แล้วจะบันทึกผลการเรียนและคำนวณหาค่า GPA และ GPAX พร้อมทั้งออกใบแจ้งผลการเรียน (รายบุคคล) ขึ้น 3 ฉบับเพื่อส่งฉบับที่ 1 ให้นักศึกษา ฉบับที่ 2 ให้อาจารย์ที่ปรึกษา ส่วนฉบับที่ 3 ฝ่ายทะเบียนจะเก็บไว้เป็นหลักฐานต่อไป

12. Document Flow ของ ระบบทะเบียนนักศึกษา - การตรวจสอบการจบการศึกษา นักศึกษา ฝ่ายทะเบียน ผู้บริหารสถานศึกษา 4 เมื่อได้รับผลการเรียนครบหลักสูตร ใบแจ้งผลการ เรียน(รายบุคคล) ใบขอจบ การศึกษา รวบรวม เอกสาร ตรวจสอบ ข้อมูล ใบขอจบ การศึกษา ใบแจ้งผลการ เรียน(รายคคล) N ตรวจสอบ ข้อมูล ออกเอกสาร ใบประมวลผล การเรียน ใบประมวลผล การเรียน ยื่นเอกสาร ใบรายชื่อผู้ จบการศึกษา ใบรายชื่อ ผู้จบการศึกษา ใบขอจบ การศึกษา 5 คำอธิบาย เมื่อนักศึกษาได้ลงทะเบียนเรียนตลอดหลักสูตรแล้ว ก็จะรวบรวมเอกสารใบแจ้งผลการเรียนของแต่ละภาคการศึกษา เพื่อ ตรวจสอบการเรียนครบถ้วนตามหลักสูตรหรือไม่ จากนั้นจึงยื่นคำร้องขอจบการศึกษาต่อฝ่ายทะเบียน เพื่อดำเนินการออก เอกสารใบประมวลผลการเรียนและใบรายชื่อผู้ขอจบการศึกษาส่งให้ผู้บริหารอนุมัติการจบการศึกษาต่อไป

13. Document Flow ของ ระบบทะเบียนนักศึกษา - การอนุมัติการจบการศึกษา นักศึกษา ฝ่ายทะเบียน ผู้บริหารสถานศึกษา เมื่อได้รับอนุมัติให้จบการศึกษา 5 ใบประมวลผล การเรียน ใบรายชื่อ ผู้จบการศึกษา ลงนาม อนุมัติ ใบประมวลผล การเรียน ใบประมวลผล การเรียน ใบประมวลผล การเรียน ใบรายชื่อ ผู้จบการศึกษา ใบรายชื่อ ผู้จบการศึกษา N คำอธิบาย เมื่อผู้บริหารสถานศึกษา ได้รับใบประมวลผลการเรียน และใบรายชื่อผู้จบการศึกษาจากฝ่ายทะเบียน จะลงนามอนุมัติ การจบการศึกษา และส่งเอกสารที่อนุมัติแล้วคืนฝ่ายทะเบียน โดยที่ฝ่ายทะเบียนจะจัดเก็บในรายชื่อผู้จบการศึกษาเข้าแฟ้ม พร้อมทั้งส่งมอบใบประมวลผลการเรียนให้แก่นักศึกษาต่อไป