Self-Service Salarié Guide utilisateur

1. Self-Service SalariéGuide utilisateur Janvier 2014 Service RH France

2. Introduction • My learning Link est l’outil global de gestion de la formation Schneider Electric mis en place dans le but de faciliter le développement des compétences des employés chez Schneider Electric et de les rendre acteur de leur formation. • My Learning Link va vous permettre d’accéder à vos formation 2014, assignées par votre manager. Vous aurez également la possibilité d’effectuer des demandes de formation (hors plan), de vous inscrire sur des sessions de formation ou encore d’évaluer les formations auxquelles vous avez participées. • Votre plan de formation 2014 sera importé par My Learning Link courant janvier 2014. • Ce guide a pour but de vous aider à comprendre et utiliser ce nouvel outil.

3. Sommaire Cliquer sur les liens suivants pour accéder directement à l’explication • Accéder à MLL • Changer la langue d’affichage • Consulter le compteur DIF • Plan de formation 2014 • Fonctionnement du Self-Service • Rechercher dans le catalogue • Rechercher une session • S'inscrire sur une session de formation • S'inscrire sur un parcours de formation • Demander une ressource • FDQ • Approuver ou refuser une demande de formation • Ajouter une formation extérieure • Annexes

4. Les rôles dans le Self-Service

5. Qui a accès à My Learning Link • My Learning Link est accessible à tous les employés Schneider Electric ayant les contrats suivants : • CDI • CDD • Stagiaire et apprenti • My Learning Link n’est pas accessible aux salariés NonSchneider Electric (Non payés par Schneider Electric): • Consultant • Intérimaire

6. Accès à My Learning Link A partir de Swebi/ My HR Link • Vous pouvez également accéder directement à My Learning Link en copiant l’adresse suivante dans votre navigateur : https://schneider-electric.csod.com/client/schneider-electric/default.aspx

7. Connexion à l’outil Pré requis: Ouvrir Internet Explorer ou une fenêtre Firefox. Ne pas utiliser le lien My Learning Link depuis l’application Lotus Notes Lors de votre première connexion à l’outil, merci de renseigner: 1  votre IDENTIFIANT : initialisé par défaut avec votre SESA 2 votre MOT DE PASSE : initialisé par défaut avec Welcome1 - vous pourrez le modifier après la 1ère connexion Si vous vous êtes déjà connecté à My Learning Link et avez oublié votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser en toute autonomie en cliquant sur « ForgotPassword »

8. Changer la langue d’affichage

9. Changer la langue d’affichage Cliquer sur Mon compte pour changer la langue d’affichage

10. Changer la langue d’affichage Pour une meilleure expérience utilisateur, il est conseillé d’utiliser My Learning Link en Français. 3 1 Sélectionner la langue: ex : Français (France) Sauvegarder votre choix Déconnectez-vous Reconnectez-vous avec votre nouveau mot de passe Pierre Paul 2

11. Changer la langue d’affichage My Learning Link est maintenant dans la langue sélectionnée.

12. Consulter son compteur DIF

13. Consulter son compteur DIF 1 2 Pour accéder à votre compteur DIF : Page d’accueil > Mon compte > Mes préférences 1. DIF Effectif= correspond au solde de droits DIF le jour de la consultation 2. DIF Planifié = correspond au solde prévisionnel des droits DIF après déduction des heures de formation engagées (le participant est inscrit sur la session).

14. Plan de formation

15. Plan de formation Le plan de formation 201X a été construit dans My Learning Link par votre manager et votre HRBP. Les demandes de formations validées ont été téléchargées dans My Learning Link. Elles sont visibles dans votre récapitulatif de formations. Pour visualiser les besoins en formation, allez sur votre récapitulatif de formation dans Apprentissage> Mes formations

16. Plan de formation A compter de Janvier 2014, le plan de formation français sera mis à jour dans votre récapitulatif de formation. Vous pouvez facilement identifier ces formations car elles sont toutes programmées pour la fin de Décembre 2014. . Une session de formation vous sera octroyée par PASS durant l’année LEGENDE Collaborateur Est inscrit dans son récapitulatif sur 1 ou plusieurs session(s) appelée(s) “Course waitlist” Démarre décembre 2014 Place les étudiants sur des sessions pendant l’année Manager PASS Training

17. Fonctionnement du Self-serviceDemande Hors Plan de formation

18. Fonctionnement du Self-Service salarié - Inscription sur une session de formation - Sans DIF Statut "Enregistré "dans le récapitulatif de formation du collaborateur Positionnement du salarié sur une session par PASS Oui Inscription sur une session de formation -Sans DIF Approbation/Refus par le manager Non Statut "Refusé" dans le récapitulatif de formation du collaborateur LEGENDE Collaborateur Manager PASS Formation

19. Fonctionnement du Self-Service salarié - Inscription sur une session de formation – Avec DIF Statut "Enregistré "dans le récapitulatif de formation du collaborateur Positionnement du salarié sur une session par PASS Approbation/refus par le salarié Oui Oui Non Non Statut "Refusé" dans le récapitulatif de formation du collaborateur Inscription sur une session de formation - Avec DIF Approbation/Refus par le manager LEGENDE Collaborateur Manager PASS Formation

20. Effectuer une recherche dans le catalogue

21. L’offre Formation dans My Learning Link • Vous pouvez accéder à divers catalogue Formation via My Learning Link : Académies, Offre Globale et Offre de formation France. • L’offre formation France a été intégré dans l'outil en Juin 2013 au lancement du plan de formation France. A cette occasion, l'offre de formation France a été revue. Toutes les formations de moins de 10 participants en 2013 n'ont pas été intégrées dans My Learning Link. • Par conséquent, si vous ne trouvez pas la formation que vous recherchez, vous pouvez vérifier avec votre RH s’il n’existe aucune autre formation équivalente. • Autrement, vous pouvez demander à votre manager d’effectuer une demande de création de formation au catalogue France en remplissant le modèle «Demande de référencement» dans l'intranet de formation.

22. Effectuer une recherche dans le catalogue 3 1 2 • Trois chemins permettent de rechercher un cours dans le catalogue: • 1. Menu “Recherche des formations” • 2. Menu “Parcourir des formations” • 3. Fenêtre de recherche

23. Effectuer une recherche dans le catalogue 1 2 • Vous pouvez effectuer une recherche par matière (anciennement domaine) 2. Cliquer sur le lien Accéder à la recherche Cet écran ne sera visible que si vous recherchez une formation via les chemins 1 et 4. Une fois que vous avez cliqué sur « Accéder à la recherche », vous arrivez à l’écran suivant

24. Effectuer une recherche dans le catalogue • Vous pouvez chercher un cours dans le catalogue selon différents critères : • Cours en ligne = e-learning • Événement = formation en présentiel • Parcours = cursus de formations associant présentiel et/ou e-learning • Test • Ressource = certifications académies • Vidéo (Non utilisé pour l'instant) • Certification (Non utilisé pour l'instant)

25. Effectuer une recherche dans le catalogue • Une fois la modalité pédagogique choisie, il vous est possible de filtrer par: • Titre • Description • Langue • Matière (domaine) • Compétence • Site • Numéro de repérage ILT (= Numéro de session – Non utilisé pour l’instant) • Formateur • Les anciennes références formation Bridge (Ex: 000779) ont été enregistrées comme mots clefs afin de faciliter votre recherche. Ceux-ci sont à saisir dans le champ « Titre ». • Pour voir les événements (formations) disponibles dans le catalogue français, nous vous • conseillons de toujours filtrer sur la langue « Français (France) ».

26. Effectuer une recherche dans le catalogue De petites icônes vous renseignent sur le type de formations disponibles. Cours en ligne = E-Learning Evénement = Cours présentiel - ( précédemment ADF) • Parcours = Cursus de formations associant présentiel et/ou e-learning Exemple d'une recherche par titre : Saisissez le mot « Electrique » dans la rubrique « Titre » et sélectionner les langues dans lesquelles vous souhaitez voir dispenser le cours, comme « anglais (US) » et/ou « français (France) ».

27. Effectuer une recherche dans le catalogue Possibilité de filtrer par type de formation = cours en ligne, évènement, etc.  Cliquer ici pour passer à la page suivante

28. Rechercher une session de formation

29. Rappel de la procédure de demande de formation Hors plan de formation LEGENDE Collaborateur Manager PASS Formation Statut Enregistré dans le récapitulatif de formation du collaborateur Approbation par le manager Statut En attente d’approbation dans le récapitulatif de formation du collaborateur Inscription sur une session de formation -Sans DIF Place les étudiants sur des sessions réelles OUI NON Statut “Refusé” dans le récapitulatif de formation du collaborateur Pour vous inscrire sur une session de formation, vous devez cliquer sur « demander»

30. Rechercher une session de formation 3 1 2 • Pour rechercher une session de formation dans le catalogue. • Commencez par rechercher un évènement (Procédure recommandée)

31. S'inscrire sur une session de formation 1. Pour rechercher une session de formation, chercher les sessions appelées “Course waitlist”. 2. Pour vous inscrire, cliquer sur le lien “demander”. Nous attirons votre attention sur le fait qu'il ne faut pas retenir les dates renseignées pour ces sessions (fin d’année). Ce ne sont pas des dates réelles et une fois les salariés inscrits, ils seront placés, par l’équipe PASS, dans une session définitive, qui aura une date réelle, la plus adaptée aux objectifs de la formation et aux besoins opérationnels. Si vous êtes également manager, ne pas utiliser la fonction affecter à cette étape. 2 1

32. S'inscrire sur une session de formation 1. Sélectionner la typologie de la demande Les typologies de formation permettent de définir le financement ainsi que les heures de DIF utilisées. 2. En tant que collaborateur, cliquer sur “demander” 2 1 Quand vous sélectionnez les typologies “DIF 100% ou développement des compétences”, merci de vérifier (Page d’accueil> Mon compte > Mes préférences) que vous avez suffisamment d’heures de DIF disponibles. Dans le cas contraire, merci de contacter votre RHBP.

33. S'inscrire sur une session de formation Sélectionner une typologie • Le menu déroulant de sélection de la typologie vous permet d’accéder à plusieurs choix possibles. Cette étape est obligatoire dans le système : • Adaptation au poste • Programme d’entreprise • Développement des compétences • DIF 100% • - Contrat non français • GPEC – programme entreprise Typologies Nouveauté 1 Nouveauté 2 1. “Contrat non Français” est une typologie spécifique disponible pour les managers ayant dans leur équipe des collaborateurs sous contrats français et des collaborateurs sous contrats non français ne nécessitant pas de typologie de formation et non titulaire d’heures DIF. 2. Par défaut toutes les demandes hors plan sont affectées au budget de demande classique. Pour affecter une formation avec une typologie dans le cadre d’un programme GPEC, vous devez choisir la typologie suivante: “GPEC – Programme d’entreprise”

34. S'inscrire sur une session de formation Si la fenêtre pop-up ne ferme pas, montez en haut de cette fenêtre. Un message d’alerte vous informe d’un conflit de programme. Cela est normal puisque les sessions « Course waitlist » sont toutes programmées à Fin décembre 2014. Cliquez sur «oui» afin d’accepter.

35. S'inscrire sur une session de formation Après avoir soumis une demande, vous avez accès aux différents statuts de formation. PROCESSUS D’APPROBATION Quand vous vous inscrivez sur une session “course waitlist”, votre manager devra approuver votre demande, indépendamment de la typologie sélectionnée. Le statut sera donc “en attente d'approbation” dans votre récapitulatif de formation de formation. Les statuts de formation sont expliqués en annexe

36. S'inscrire sur un parcours de formation

37. S'inscrire sur un parcours Rechercher un parcours en sélectionnant l'icône dans la barre de recherche. Pour accéder à cette page : Page d’accueil > Rechercher une formation

38. S'inscrire sur un parcours 1. Sélectionner la typologie de la demande Les typologies de formation permettent de définir le financement ainsi que les heures de DIF utilisées. 2. En tant que collaborateur, cliquer sur “demander” 2 2 1 Quand vous sélectionnez les typologies “DIF 100% ou développement des compétences”, merci de vérifier (Page d’accueil> Mon compte > Mes préférences) que vous avez suffisamment d’heures de DIF disponibles. Dans le cas contraire, merci de contacter votre RHBP.

39. S'inscrire sur un parcours Parcours Une fois que vous avez cliqué sur demander, le parcours apparaît dans l’onglet actif de votre récapitulatif de formation avec le statut “en attente d'approbation”.

40. Déroulement du parcours Un parcours est un ensemble de cours E-learning et présentiels. Quand vous êtes inscrit sur un parcours, vous devez sélectionner vous-même vos sessions de formation. Dans l’onglet apprentissage > Mes formations > Cliquer sur Ouvrir le parcours de formation.

41. Déroulement du parcours Cliquer sur activer et sélectionner une session En France, il faut toujours sélectionner la session appelée “Course waitlist”.

42. Déroulement du parcours Vous serez placé sur une session par PASS, qui vous contactera .

43. Demander une ressource

44. Demander une ressource Rechercher une ressource. Les ressources sont des certifications délivrées par Solutions University. Pour accéder à cette page : Page d’accueil > Rechercher une formation

45. Demander une ressource 1. Sélectionner la typologie de la demande Les typologies de formation permettent de définir le financement ainsi que les heures de DIF utilisées. 2. En tant que collaborateur, cliquer sur “demander” 1 2 Quand vous sélectionnez les typologies “DIF 100% ou développement des compétences”, merci de vérifier (Page d’accueil> Mon compte > Mes préférences) que vous avez suffisamment d’heures de DIF disponibles. Dans le cas contraire, merci de contacter votre RHBP.

46. Demander une ressource Une fois que vous avez cliqué sur "demander", la ressource apparaît dans l’onglet actif de votre récapitulatif de formation de formation avec le statut “en attente d'approbation”.

47. FDQ (Formation diplômante qualifiante)

48. FDQ (Formation Diplômante Qualifiante) Les FDQ ne sont pas disponibles directement dans le catalogue français car elles sont spécifiques à chaque participant. Ces formations seront créées par PASS dans le système, après réception de l’engagement mutuel et de la convention école dans Doc Connect. Le participant sera ensuite inscrit sur une session FDQ par PASS.

49. Approuver ou Refuser une assignation en formation

50. Processus de validation LEGENDE Collaborateur Manager Assigne une formation sans DIF Statut inscrit dans le récapitulatif de formation du collaborateur Approbation/Refus requis du collaborateur Statut en attente d'approbation dans le récapitulatif de formation du collaborateur Statut inscrit dans le récapitulatif de formation collaborateur Assigne une formation DIF OUI NON Statut Refusé dans le récapitulatif de formation du collaborateur