湖 南 商 务 职 业 技 术 学 院

1. 《秘书实务》精品课程 湖 南 商 务 职 业 技 术 学 院

2. 模块二 秘书办事模块 项目三 做好办公室常规事务工作 任务五制定工作计划

3. [知识目标] 1、计划的种类、内容和要求； 2、制定与实施工作计划的注意事项 [能力目标] 能够制定工作计划 [教学重点] 制定与实施工作计划的注意事项

4. 任务导入 为进一步增加公司在同类产品的市场份额，天地公司将组织一支10人的市场调研队伍，在经济比较发达的长三角、珠三角及中部六省市进行为期1个月的调查。为使调查取得实效，张总让秘书高山制订一份详细的工作计划。

5. 任务分析 作为天地公司领导的参谋和助手的秘书高山，自然要具备制定计划的知识和能力。认真制定这次调研计划是调研工作高效的一个关键性因素之一。

6. 相关知识 • 1、工作计划的种类 • 按时间来分：有长期、中期、短期计划3种； • 按幅度和范围，可分为政策型计划、目标型计划、规则型计划、方法型计划、程序型计划。 • 按形式来分：文字材料式计划和表格式计划。 • 按性质和作用分：综合性计划和专题性计划。

7. 相关知识 • 2、工作计划的内容与要求 • 具体目标 • 数量要求和质量要求 • 负责部门或承担人以及负责人 • 所需的资源 • 如何监督工作进展和质量

8. 制定工作计划的程序 • 估量机会 • 确定目标 • 确定工作计划的前提条件 • 拟订可供选择的行动方案 • 评价各种备选方案 • 选择方案 • 拟订分计划 • 编制预算

9. 制定与实施工作计划的注意事项 • 实事求是 • 善于授权，明确分工 • 定期或不定期检查所需的资源是否保证和满足 • 及时与同事沟通工作进行中出现的问题 • 在实施计划过程中，应进行监控，发现问题，及时解决 • 子计划、部门计划、派生计划与组织的总目标一致 • 短期计划要与长期计划相结合

10. 任务实施 • 根据领导要求确定调查的目标 • 初步确定调查对象 • 选择调查方法 • 工具的列出 • 人员的分工 • 经费 • 人员的管理

11. 实训 王秘书在接到一位重要客户电话后，要请示领导该如何处理与客户的商务。此时领导正在会见一位来自韩国的客商，洽谈 2004年春季竹工艺品的出口事宜。这时，王秘书就敲门请总经理出来，并请总经理马上给那位客户去个电话，给予答复。针对王秘书的这种处理方法，你怎么想的？讨论： 1.王秘书当时的处理方法是否合理？ 2.你认为怎样处理合适？

12. 实务训练 你是杭州丝绸公司秘书 A，省外贸进出口公司业务处处长B，欲约你公司王总周五晚聚餐。B拨通你的电话，A接电话：

13. A：你好，这里是杭州丝绸公司，我是秘书A，请问什么事？ B：你好，我是省外贸进出口公司业务处B，我想约你公司王总谈谈2004年秋季丝绸出口中东的有关事宜，能安排王总周五晚在湖滨大酒店吃个饭吗？ A：（停顿）想约王总吃饭，周五晚上？

14. B：是的。请你安排一下。 A：（停顿）那我来查一下王总的工作安排表。（翻开记事本）对不起，周五晚上恐怕不行，王总要参加一个同学会。下周四、五都有空，要不安排在下周五？具体时间我们再联系，好吗？ B：（停顿）嗯——好的，我安排好后会通知你的。 A：（停顿，待答复）好的，那我等你电话，再见。