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¿Cuáles son las herramientas para evaluar la gestión?. ¡LOS INDICADORES!. “Medimos lo que valoramos y valoramos lo que medimos”. INDICADORES DE GESTIÓN.

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Presentation Transcript
cu les son las herramientas para evaluar la gesti n
¿Cuáles son las herramientas para evaluar la gestión?

¡LOS INDICADORES!

“Medimos lo que valoramos y valoramos lo que medimos”

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INDICADORES DE GESTIÓN

Una relación expresada numéricamente o en forma de concepto,  sobre el grado de eficiencia o eficacia de las operaciones de la entidad, un proceso, una dependencia, un área o un cargo

Son factores para establecer el logro y el cumplimiento de la misión, visión, objetivos y metas de un determinado proceso.

  Los indicadores de gestión se convierten en los signos vitales de la organización, y su continuo monitoreo permite establecer los condiciones e identificar los diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades.

¿Cómo estamos Hoy?

¿Cuál es nuestra situación?

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INDICADORES DE GESTIÓN

¿Qué hace un indicador de gestión?

1

El indicador compara dos cifras o datos contra metas propuestas.

2

Con base en su interpretación se puede cualificar una acción y orientar análisis más detallados en los aspectos en los que se presume desviaciones.

El indicador facilita el monitoreo, el control y el autocontrol y por consiguiente la toma de decisiones, en la medida en que sea posible relacionarlos con cantidad, calidad, costos, oportunidad y productividad.

3

slide4

GESTIÓN BASADA EN HECHOS Y DATOS

Hechos

Datos

Decisiones

Información

slide6

Propósitos de la Medición

  • Basar la gestión organizacional en datos y hechos.
  • Crear una cultura de medición y mejoramiento.
  • Agregar valor al proceso de toma de decisiones en la institución.
  • Valorizar los factores determinantes para obtener éxito.
  • Establecer criterios de comparación con el mejor.
  • Analizar el cumplimiento en planes, objetivos, metas y resultados.
  • Brindar información para analizar la eficacia, la eficiencia y efectividad.
slide7

Preguntas claves antes de iniciar un proceso de medición

  • ¿Qué debemos medir?
  • ¿Dónde es conveniente medir?
  • ¿Cuándo hay que medir?
  • ¿En qué momento o con que frecuencia?
  • ¿Quién debe medir?
  • ¿Cómo se debe medir?
  • ¿Cómo se van a difundir los resultados?
  • ¿Quién y con que frecuencia se va a revisar y/o auditar el sistema de obtención de datos?
slide8

¿Qué debemos medir?

Crea valor

Genera valor

Agrega valor

Resultados

Financieros que apoyados

en la productividad y

Satisfacción del

beneficiario

Influyan en la

Sostenibilidad

Empresarial.

Capital intangible

(Talento humano, cultura

y conocimiento) que

impacte en la

Productividad de los

Procesos.

Actividades claves de

los Procesos que siendo

eficientes y eficaces

(productividad)

Influyan en incremento

de la fidealización y

Satisfacción del

Beneficiario

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NIVELES DE MEDICION

Planeación Estratégica

Visión – Objetivos

LP

Estratégicos

MP

Tácticos

Redes de Procesos

Unidades Estratégicas de Negocio

Operativos

Gestión de las personas

CP

Controles Operativos

el nivel tactico
EL NIVEL TACTICO

PROVEEDOR

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

CLIENTE

Resultados del

Proceso

Productos

Otros procesos

internos

Del SGC

Información

Documentos

Registros

Recursos

Materiales

TRANSFORMACIÓN

(Actividades)

Proceso Usuario

del resultado

Se debe definir la forma de hacer seguimiento y medición (indicadores) al proceso mediante mediciones de desempeño que deben ser coherentes con el propósito definido para cada proceso

1 identificar el producto del proceso factores claves del proceso para alcanzar el producto
1. Identificar el producto del proceso; factores claves del proceso para alcanzar el producto

5M’s

PROCESO

(Transformación)

SALIDAS

ENTRADAS

Mano de Obra, Materiales, Maquinaria, Método, Medición

El producto es lo que realmente sale de un proceso

2 contar con objetivos y estrategias
2. Contar con objetivos y estrategias

Un objetivo bien formulado es aquel que permite identificar de manera precisa el resultado que se pretende alcanzar, eliminando al máximo la posibilidad de interpretaciones subjetivas.

  • Un objetivo bien planteado se escribe en infinitivo:
  • 1. ACCIÓN = VERBO EN INFINITIVO ESPECIFICO
    • Como característica cada verbo debe tener una representación verbal que permita su operacionalización
slide13

Orientaciones sobre la construcción de indicadores de proceso

Indicador del proceso

If(O)

Objetivo del Proceso

Of(P)

Producto del Proceso

P

slide14
Defina los productos/servicios de su proceso

Defina qué esperan los clientes de ese producto/servicio (atributos de calidad)

Describa el objetivo de su proceso y proponga un indicador

Orientaciones sobre la construcción de indicadores de proceso

3 establecer indicadores para cada factor cr tico de xito
3. Establecer Indicadores para cada factor crítico de éxito

Es necesario establecer unos indicadores que nos permitan hacer el monitoreo de la gestión en todas sus etapas.

Se recomienda no tener más de dos indicadores por objetivo.

4 estado meta y rango de gesti n
4. Estado, meta y rango de gestión

Estado: Corresponde al valor inicial o actual del indicador, cuando no se conoce este valor no Aplica

Meta: El valor del indicador al que se quiere llegar o mantener

Rango de gestión: Son los valores mínimos y máximos que puede tomar el indicador

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RANGOS DE GESTIÓN

Designan el espacio comprendido entre los valores máximo y mínimo que el indicador puede tomar

  • D
  • E CRÍTICO - MAXIMO
  • S ¡ALARMA!
  • E ACEPTABLE
  • M SATISFACTORIO
  • P EXCELENTE
  • E
  • Ñ
  • O T I E M P O
  • Cuando lo conveniente es que el valor del
  • indicador se reduzca o sea cada vez menor
  • D
  • E EXCELENTE
  • S SATISFACTORIO
  • E ACEPTABLE
  • M ¡ ALARMA!
  • P CRÍTICO - MINIMO
  • E
  • Ñ
  • O T I E M P O
  • Cuando lo conveniente es que el valor del
  • indicador se incremente o sea cada vez mayor
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CONTROL DE LA GESTIÓN

  • Los rangos de tolerancia:
  • Las señales de alarma permiten monitorear la gestión y determinar cuando hay variación frente al rango de tolerancia. Esto conlleva a:
  • Analizar las variaciones
  • Implementar medidas correctivas
  • Se definen utilizando la metáfora del semáforo:
  • Rojo : niveles graves del indicador. Señal de aplicar correctivos urgentes - Crítico.
  • Amarillo: niveles preocupantes del indicador. Revisión de políticas – Aceptable.
  • Verde: se ha alcanzado el estándar del indicador o se está muy cerca de hacerlo. Señal de cumplimiento – Satisfactorio.
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Cuando es conveniente que el valor del indicador se incremente o sea cada vez mayor

Ejemplo: Grado de cumplimiento de los requisitos en el proceso de matrícula

5 dise ar la medici n
5. Diseñar la medición

Determinar las fuentes de información, frecuencias de medición, presentación de la información, asignar responsable de la recolección, tabulación análisis y presentación.

caracter sticas de los indicadores
Características de los indicadores

a. Nombre del indicador

Nombre completo del indicador

b. Tipo de Indicador

Estratégicos, Tácticos, Operativos, Frontera o Compartidos.

c. Definición del indicador

Es la explicación breve de lo qué mide el indicador y cual es su propósito.

d. Unidad de medida del indicador

Hace referencia a las unidades en que se mide el indicador en el sistema Internacional; puede tratarse de Metros, Pies Cúbicos, entre otros.

e. Definición de las variables del indicador

Se describe cada una de las variables que incide directamente en el valor del indicador y que están incluidas en la fórmula del indicador.

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g. Fuente de los datos

Nombre de entidades encargadas de la producción de información que puede ser empleada como insumo para la construcción del indicador

h. Periodicidad de los datos

Frecuencia con que la que se obtiene la información sea esta anual, semestral, mensual, entre otros.

Características de los indicadores

f. Fórmula para su cálculo

Es la expresión matemática mediante la cual se calcula el indicador. Esta fórmula deberá contener las variables que inciden directamente en el resultado del indicador.

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j. Forma de presentación de los resultados

Se detalla como es la forma y datos mínimos que deben presentarse y la instancia de presentación.

m. Actividades Mínimas para el cumplimiento de la meta relacionada con el indicador

Presenta las actividades mínimas que se deben desarrollar para alcanzar la meta del indicador. Se pueden considerar como etapas en el marco de un proceso.

Características de los indicadores

i Responsable del indicador

Se definen los responsables para: Establecer la meta, gestionar la meta, reportar datos y consolidar y procesar la información.

6 determinar y asignar recursos
6.Determinar y Asignar Recursos

Lo ideal es que se cree la cultura de la medición por quien ejecuta el trabajo y estos sean los primeros beneficiarios de la información recolectada.

Al principio se aconseja de un acompañamiento para crear la cultura de la medición y autocontrol

7 medir probar y ajustar el sistema de indicadores de gesti n
7.Medir probar y ajustar el sistema de indicadores de gestión

Un sistema de indicadores de gestión por lo general no se logra en la

primera vez sino después de una serie de cambios como son:

Poseer datos de uno o varios periodos

Evaluar la eficacia del indicador

Revisar valores y rangos

Confiabilidad de las fuentes de información

Proceso de toma y presentación de la información

Frecuencia de la toma de la información

Destinatario de la información

Análisis de los datos y registro de acciones tomadas

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Presentación de los Indicadores

  • Gráficos lineales, barras y pie, Gráficos de control, gráficos radar.
  • Gráficos de mejoramiento (vida media)
  • Gráfica de tendencias (valores acumulados, promedio móvil)
  • Gráficas de índices ( manejo de gaps, lo que me falta para llegar a la meta)
8 estandarizar y formalizar
8. Estandarizar y formalizar

Proceso de especificación completa, documentación y divulgación. Es cuando se desarrolla y queda en limpio la hoja de vida, cartillas o manuales de indicadores de gestión de la organización.

9 mantener y mejorar continuamente
9. Mantener y mejorar continuamente

Como los sectores del negocio son dinámicos, las organizaciones deben tener presente que los indicadores deben ser revisados a la par con los objetivos, estrategias y los procesos de la empresa, para mantenerlos vigentes.

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Decálogo de los indicadores de gestión

Estimulan y promueven el trabajo en equipo

Motivan a metas retadoras a los miembros del equipo

Contribuyen al desarrollo y crecimiento personal y del equipo

Generan un proceso de innovación y enriquecimiento del trabajo diario

Impulsan la eficiencia, eficacia y productividad de las actividades de cada uno de los negocios

Disponen de una herramienta de información que permita establecer prioridades

Establecen una gerencia basada en datos y hechos

Evalúan y visualizan periódicamente el comportamiento de las actividades clave

Reorientan políticas y estrategias con respecto a la gestión de la organización

Identifican oportunidades de mejoramiento