kartl ggning av ink psprocessen n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Kartläggning av inköpsprocessen PowerPoint Presentation
Download Presentation
Kartläggning av inköpsprocessen

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 28

Kartläggning av inköpsprocessen - PowerPoint PPT Presentation


  • 139 Views
  • Uploaded on

Kick off 10 mars 2010. Kartläggning av inköpsprocessen. AGENDA. Presentation av projektet e-beställning Presentation av delprojektets syfte och målsättning Beskrivning hur delprojektet ska genomföras Tydliggörande av förväntningar på de som medverkar i delprojektet

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Kartläggning av inköpsprocessen' - lamis


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
agenda
AGENDA

Presentation av projektet e-beställning

Presentation av delprojektets syfte och målsättning

Beskrivning hur delprojektet ska genomföras

Tydliggörande av förväntningar på de som medverkar i delprojektet

Aktivitetsplan och hemsidan

Tid för frågor

Buffé och mingel Ljusgården Lv3

bakgrund
Bakgrund

Regeringen ökar kraven på myndigheterna

Regeringens handlingsplan för e-handel

Målbild 2013

KTH:s projekt Elektroniska beställningar

Delprojekt Varugruppsstrategi

Delprojekt Processkartläggning

Delprojekt E-beställningssystem

Delprojekt Implementering

avgr nsningar i projektet
Avgränsningar i projektet

I projektet ingår inte:

IT-stöd för upphandling

Andra konkurrenssättning vid avrop

Resebeställningar

Inventariesystem

projektorganisation
Projektorganisation

Uppdragsgivare – Anders Lundgren

Styrgrupp – Tina Billing CSC (ordf.), Maria Andersz CHE, Peter Carlsson ITM och Ulla Jacobsson CHE

Projektgrupp – Madeleine Axberg UF (proj.ledare), Sara Johansson CSC, Urban Sjöström UF och Joakim Pettersson ITA

Referensgrupp - upphandlingsnätverket

delprojekt varugruppsstrategi
Delprojekt -Varugruppsstrategi

Syftet med delprojektet är att ta fram en varugruppsstrategi för KTH, för att tydliggöra vilka varugrupper/varugruppsområden som KTH har störst nytta av att införa i e-beställningssystemet.

Med största nytta menas i första hand att hitta områden som gör det enklare för beställaren att hitta produkter, beställa produkter och knyta ihop beställningen med fakturan i systemet, d.v.s. att effektivisera och korta ledtiderna.

delprojekt e best llningssystem
Delprojekt E-beställningssystem

Resultatet från delprojekt processkartläggning – nyläge och kartläggning av KTH:s befintliga affärssystem utgör underlag till en kravspecifikation till e-beställningssystem.

Kartläggningen av de olika affärssystemen är till för att möjliggöra en integration mellan de olika systemen där så är möjligt och vinstgivande.

delprojekt implementering handlingsplan
Delprojekt - Implementering handlingsplan

Implementering av nylägesprocessen på respektive skola.

Införande av inköpsstrategier, inköpsorganisation och bemanning av de roller som framkommit i nylägesprocessen.

delprojekt implementering e best llningsystem
Delprojekt - Implementeringe-beställningsystem

Implementering av ett e-beställningssystem bör göras stegvis på KTH:s skolor.

I delprojektet ingår utbildning av användarna för att de ska få tillgång till systemet.

Resultatet för delprojekt är att e-beställningssystemet är implementerat på samtliga skolor och UF

delprojektorganisation
Delprojektorganisation

Delprojektledare kartläggningen – Sara Johansson CSC

Referensgrupp – utsedda ansvariga på skolorna, deltagarna i kartläggningarna, upphandlingsnätverket och Ann Edström ITA

ansvarig p resp skola
Ansvarig på resp skola

ABE - Susanne WeideskogBIO - Holger EklundCSC - Sara JohanssonCHE – Kenneth Andersson

EES - Johanna Bergman

ICT - Thomas TonndorfITM - Malin SkoglundSCI - Anette RudholmSTH – Eilert Stensson

UF - Madeleine AxbergVIL - Gunilla Johansson

delprojekt processkartl ggning syfte
Delprojekt -processkartläggning - syfte

Att kartlägga och analysera inköpsprocessen och ta fram förändringsförslag

processkartl ggning projektm l
Processkartläggning - Projektmål

Kartlägga och beskriva dagens inköpsprocess

Kartlägga och beskriva hur en framtida önskvärd inköpsprocess ska se ut

Identifiera vilka roller och vilken ansvarsfördelning KTH:s framtida inköpsorganisation ska bemannas med

Dokumentera förbättringsåtgärder samt ge förslag till hur dessa kan realiseras.

processkartl ggning tillv gag ngss tt
Processkartläggning - Tillvägagångssätt

Steg 1 – Nulägesanalys

Nulägeskartläggning

Identifiera förbättringsområden

Nyttopotential

Steg 2 – Nylägesanalys

Identifiera förändringsområden och diskutera val av åtgärder

Steg 3 – Handlingsplan

Utforma handlingsplan

Identifiera risker

nul gesanalys arbetsprocess
NulägesanalysArbetsprocess
  • Dagens processer (Vilka berörs?) (Hur är beslutsgången?) (Hur upplevs processen?)
  • Identifiera bra exempel (Vilka processer/områden fungerar bra och varför?)
  • Identifiera dåliga exempel (Vilka processer/områden fungerar mindre bra och varför?)
  • Existerande stöd/hjälpmedel för dessa processer (checklistor, program, mm)
nul gesanalys identifiera f rb ttringsomr den och nyttofaktorer
NulägesanalysIdentifiera förbättringsområden och nyttofaktorer
  • Förslag på förbättringsåtgärder inom områden där det finns behov
  • Diskussion och listning på vad som genererar nytta för verksamheten
nyl gesanalys identifiera f r ndringsomr den och diskutera val av tg rder
NylägesanalysIdentifiera förändringsområden och diskutera val av åtgärder
  • Vidare analys av de förbättringsområden som framkommit under nulägesanalysen.
  • Målet är att gruppera deltagarnas förslag på åtgärder inom områden där förändring behöver vidtas för att uppnå en effektivare inköpsprocess.
nyl gesanalys f rdjupad beskrivning av nyttan
NylägesanalysFördjupad beskrivning av nyttan
  • Vilka förenklingar i vardagen medför detta för inköparna inom KTH
  • Vilka besparingar förändringarna medför för KTH generellt?
  • Hur skall vi nå de effekter som eftersträvas?
  • Vilka hinder finns?
  • Hur kan vi mäta att effekterna uppnåtts?
utforma handlingsplan
Utforma handlingsplan
  • Handlingsplanen utgörs av en aktivitets- och tidsplan, en övergripande nyttobedömning samt en grov uppskattning av projektets kostnader.
f rv ntningar ansvarig f r skolan
Förväntningar Ansvarig för skolan

Medverkar till en bred förankring av projektet inom sina skolor

Ansvarar för att förankra projektets syfte, mål och resultat med den administrativa chefen för skolan

Är förlängda armen till delprojektledaren och projektgruppen

f rv ntningar deltagare i nu och nyl gesanalys
Förväntningar deltagare i nu- och nylägesanalys

Sätter sig in i projektets bakgrund, effekt- och projektmål

Ger projektet och dess projektledare stöd genom att medverka aktivt under kartläggningen av inköpsprocessen t.ex. genom att komma med konstruktiva förbättringsförslag

Medverkar till ett diskussionsklimat som präglas av ”högt i tak” och en vilja att vara öppen för förändringar

För vidare information om projektets arbete och resultat till dina kollegor och medarbetare

f rv ntningar styrgrupp
Förväntningar Styrgrupp

Styrgruppen undanröjer hinder för projektet

Hjälper till att förankra projektet hos olika intressenter

Följer upp projektets resultat och deltar i beslut

Förändringsområden

Handlingsplanens inriktning och omfattning

Medverka vid prioritering av resursinsatser

f rv ntningar p oss
Förväntningar på oss

KTH:s delprojektledare/Sara

Leder arbetet

Kvalitetssäkrar projektets resultat/leveranser

Ansvarar för förankrings och informationsspridning av projektets resultat

Medverkar vid workshoparna

Metamatrix/Victoria

Utformar och leder workshopövningarna

Dokumenterar och analyserar underlag

Medverkar vid återkoppling

Medverkar vid presentation av resultat

aktivitetsplan
Aktivitetsplan

Kick-off – 10 mars F1 och Ljusgården Lv3

Nulägesanalys – uppstart v 10

Återkoppling nulägesanalys – v 16-17

Workshop nyläge – 24 maj KTHB Salongen

Återkoppling nyläge – 16 juni F2

har du fr gor
Har du frågor?

Sara Johansson

sarah@csc.kth.se

Anknytning: 80 73

Victoria Callenmark

Victoria.callenmark@metamatrix.se

Telefon: 0739 – 44 20 42

Mer information hittar du på:

http://intra.kth.se/administration/upphandling/e-bestallning/1.50553

grupp vning
Gruppövning

Vilken är den viktigaste faktorn

för att effektivisera

inköpsprocessen?

Fundera enskilt någon minut

Diskutera i grupper om 5

Dokumentera era faktorer på utdelat blad

Kortfattad redovisning

f rb ttrings tg rder
Förbättringsåtgärder

Organisation

Roller, ansvarochbefogenheter

Kompetens

Kunskapinomområdet

Resurser

Tillgång till personal ochpengar

IT-stöd

Verktygochhjälpmedelivardagen

Ledning & Styrning

Mål, ritktlinjerochramarförinköpsarbetet