歡迎教育部長官

1. 歡迎教育部長官 蒞臨指導 國立彰化師範大學

2. 國立彰化師範大學 檔案管理作業成效訪視 簡報 報告人：總務長張慧美 日　期：100年10月28日

3. 報告大綱 • 壹、基本資料 • 貳、檔案管理現況簡介 • 參、績效重點 • 檔案管理計畫與作業資訊化 • 檔案入庫管理與庫房保管設施 • 檔案應用與整體特殊績效 • 肆、績優標竿作為 • 伍、未來努力方向

4. 壹、基本資料

5. 基本資料 一、學校概述 • 本校於1971年成立至今40週年。 • 區劃為進德校區及寶山校區，校地面積51.1公頃。 • 設教育學院、文學院、理學院、工學院、技術與職業教育學院、管理學院、社會科學暨體育學院，7個學院，21個學系、44個碩士班以及15個博士班。 • 現有專任教師382人，兼任教師255人。 • 行政人員237人(含編制內及約用人員)。 • 學生人數8,438人。

6. 進德校區 基本資料 教育學院 理學院 文學院 技術及職業 教育學院 工學院 管理學院 社會科學暨 體育學院 二、學校區位 • 佔地24.9公頃。 • 現為教育學院、文學院、理學院及社會科學暨體育學院所在地。 • 座落彰化市進德路1號，位居市中心邊緣八卦山麓，距彰化市火車站步行距離約2.5公里。

7. 寶山校區 基本資料 教育學院 理學院 文學院 技術及職業 教育學院 工學院 管理學院 社會科學暨 體育學院 二、學校區位 • 佔地26.2公頃。 • 現為技術及職業教育學院、管理學院及工學院所在地。 • 座落彰化市師大路2號，位處八卦山上，可環視整個彰化市區，距彰化市火車站步行距離約3.5公里。

8. 貳、檔案管理現況簡介

9. 檔管簡介 一、人力編制 • 檔案管理業務由總務處文書組負責。 • 人力現況 • 檔管人員1人，辦理各項檔案管理業務。 • 短期單工1人，協助現行檔案掃描業務。 • 合理員額 • 本校現有檔案管理業務規模，依「機關檔案管理人員員額配置計算方式」估算，合理員額配置數約為3.6人。

10. 檔管簡介 二、庫房設備 • 檔案庫房1間，設於行政大樓地下1樓，佔地約12坪 。 • 配置移動式檔案櫃6座。 • 機密檔案鋼製專用櫃1座。 • 木製開放式臨時檔案架7座。 • 冷氣機、除濕機、防潮箱及溫濕度計等必要設備。

11. 檔管簡介 三、檔案數量 • 本年度至9月底歸檔件數為9,513件。 • 累計至99年底檔案保管數量為17萬2,867件。 • 定期保存檔案14萬3,443件(83%)。 • 永久保存檔案2萬9,424件(17%)。

12. 檔管簡介 四、檔案管理系統 • 使用檔案管理局提供之小型檔案管理系統V8.0版。 • 結合本校自行開發之檔案編目軟體，辦理檔案編目、匯出匯入、查詢及管理應用等功能。 • 將兩系統結合應用乃屬過渡時期之措施，明年公文及檔案管理系統委外開發完成後，文檔合一，系統之功能當更臻完善。

13. 檔管簡介 五、工作規範 • 本校「檔案管理工作及程序說明書」，於97年12月30日簽奉校長核定實施。 • 包含檔案管理工作說明書及16項程序說明書。

14. 參、績效重點

15. 績效重點 一、檔案管理計畫與作業資訊化 (一)檔案管理整體規劃1/2 －計畫作業及管考 • 依年度訂定檔案管理計畫。 • 本(100)年度檔案管計畫簽奉校長於100年1月27日核定，計畫明訂3項績效目標及14項量化衡量指標及實施時程。 • 計畫結束後提出成效評估報告，作為回饋機制，99年度成效評估總報告併同檔案管理業務綜合統計表，於100年6月23日簽陳校長核定。

16. 績效重點 年度 業務費 設備費 人事費 總計 96 97 98 99 100 合計 24,222 6,400 42,925 13,195 50,649 137,391 62,300 146,695 - - 22,593 231,588 233,280 233,280 438,030 233,280 178,800 1,316,670 319,802 386,375 480,955 246,475 252,042 1,685,649 一、檔案管理計畫與作業資訊化 (一)檔案管理整體規劃2/2 －資源投入情形 • 本年度截至目前投入檔案管理之經費計252,042元；近5年共計新台幣1,685,649元。

17. 績效重點 一、檔案管理計畫與作業資訊化 (二)檔案管理教育訓練1/2 －研習、訓練與宣導 • 參加研習或訓練，計6場次7人次。 • 積極參與主管機關數位學習課程，取得33門課程認證，計認證45學分。 • 校長極為重視檔管業務，如經費支援、業務重點提示、核定設置檔案管理專責人員並調整為「檔案管理」職系。 • 善用各項會議宣導業務，如行政研討會、導師會議等。

18. 績效重點 一、檔案管理計畫與作業資訊化 (二)檔案管理教育訓練2/2 －標竿學習 • 參加國立中正大學舉辦「檔案庫房的建置與管理」宣導講座，學習檔案庫房建置與管理及永久保存檔案裝訂方式。 • 參加嘉義大學舉辦「檔案庫房之徽菌與蟲害管理、庫房建置等」教育研習，學習檔案閱覽室設置、作業流程圖標示及檔案修護技術。 • 參加　鈞部召開「100年度檔案管理作業成效訪視計畫座談會」，同時觀摩、學習檔案庫房及檔案閱覽室設置與管理。

19. 績效重點 一、檔案管理計畫與作業資訊化 (三)資訊系統功能之完整性與績效 1/3－完整性方面 • 使用小型公文檔案管理系統，結合本校自行開發之檔案編目軟體，辦理編目、匯出匯入、查詢及管理應用等工作。 • 本校自行開發之檔案編目軟體係整合於公文管理系統，可轉入公文欄位資料，進行編目及匯出等功能。 • 小型公文檔案管理系統，可匯入編目資料，進行各項檔案管理業務。

20. 績效重點 一、檔案管理計畫與作業資訊化 (三)資訊系統功能之完整性與績效 2/3－績效方面 • 校內檔案調閱使用本校自行開發之編目軟體，進行查詢後直接連結電子檔，列印紙本提供調案人，調案迅速方便。 • 小型公文檔案管理系統V8.0版，由檔案管理局提供，已於98年12月10日通過驗證。 • 未來公文及檔案管理系統委外建置案，亦將取得驗證納入需求規範。

21. 績效重點 一、檔案管理計畫與作業資訊化 (三)資訊系統功能之完整性與績效 3/3－線上簽核 • 電子公文線上簽核於98年8月規劃建置，擬訂本校「電子公文檔案管理系統委外建置計畫」納入預算編列430萬元。 • 嗣因考量法規修正、建置時機及市場供需價格等因素，自99年4月15起延緩辦理。 • 100年9月22日簽奉核准重新推動委外建置案，修訂推動時程，預定於101年完成系統建置、教育訓練及上線。 • 系統之功能，包括公文系統、檔案管理系統、公文影像系統、公文電子公布欄系統及電子表單系統等5大功能。

22. 績效重點 一、檔案管理計畫與作業資訊化 (四)資訊系統安全及備份功能 • 本校資訊安全管理系統(ISMS)已通過「教育機構資安驗證中心」認證。 • 權限管控方面，制訂「存取控制管理程序書」、「通信與作業管理程序書」及「系統開發與維護程序書」等作業規範。 • 資料庫備份方面，每天進行2次備份於進德機房備份主機，並定期將資料壓縮備份於寶山校區。 • 並制訂「校務行政資料庫回復標準作業程序」，定期進行資料庫資料回復演練，不定期實施模擬攻擊及回復作業。

23. 績效重點 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (一)檔案分類編案 1/2－分類 • 編訂本校檔案分類及保存年限區分表，經檔案管理局於92年12月24日以檔徵字第0920009139號函核定，並自93年1月1日實施。 • 配合實施經驗、各單位意見及組織分工調整等因素，重新檢討修訂，經檔案管理局於97年12月16日以檔徵字第0970005749號函核定，並自98年1月1日實施。 • 現行檔案分類及保存年限區分表計分213類。

24. 績效重點 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (一)檔案分類編案 2/2－編案 • 本校歸檔案件均依檔案分類及保存年限區分表，按分類原則分入最適切之類目，並依檔案內容或性質賦予簡要案名，99年度編案數量為141案。 • 各案卷均依規定編訂案次號、卷次號、目次號及檔號。 • 學術單位歸檔案件，均依特性編案並賦予適切案名，例如「本校主辦學術活動」、「他校學術活動資訊」、「受託研究計畫」、「研究計畫管考」等。

25. 績效重點 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (二)檔案編目建檔 1/2－著錄來源 • 依檔案所載內容及性質，充分著錄相關資料欄位，分別依案件層級與案卷層級著錄資料欄位。 • 案件層級著錄來源除公文系統匯入項目外，主要包括檔號項、保存年限、電子檔案編號項等項目。 • 案卷層級著錄來源包括案名、案情摘要、檔案產生及管有機關、案卷檔案起迄日期、密等、保存年限、應用限制、媒體型式、卷件數量、主題等項目。

26. 績效重點 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (二)檔案編目建檔 2/2－編目建檔成效 • 99年度完成案件層級編目計12,189筆，本(100)年度截至9月底止，完成編目計3,917筆。 • 99年度完成案卷層級編目計141筆。 • 定期列表統計歸檔及編目情形，製作歸檔案件統計表及檔案編目數量統計表。

27. 績效重點 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (三)檔案整理 1/3－整卷上架 • 檔案入庫後須經除釘、整卷、入卷、製作案卷目次表、卷宗標示、上架、排架等過程。 • 定期保存檔案採無酸紙質檔案卷夾，以活頁式裝訂，並於檔案卷夾封面標示本校全銜外，封面及背脊均標示案名、檔號及保存年限。 • 排架依檔號順序，由左至右，由上至下排列於檔案櫃；檔案櫃儲位情形則以檔案庫房配置圖標示；檔案櫃存放檔案範圍則於檔案櫃外側設置簡明標示。

28. 績效重點 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (三)檔案整理 2/3－永久保存檔案裝訂 • 紙質類永久保存檔案定期裝訂。 • 回溯檔案紙張規格不一，以去酸棉線採三眼綴訂法方式裝訂，已全數完成裝訂，計974卷。 • 現行檔案紙張規格統一，以去酸棉線及去酸紙為封底面，採四眼綴訂法方式裝訂，已完成裝訂部分計75卷。

29. 績效重點 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (三)檔案整理 3/3－檔案整理成效 • 99年度計完成整卷上架計270卷，本年度截至9月底止完成整卷入庫計63卷。 • 本校保管之檔案，均全部完成數位掃描，累計至99年度止，計完成205,430件，總頁數774,484頁。 • 本年度歸檔案件截至10月20日止，計完成數位掃描9,838件，總頁數46,830頁。 • 定期列表統計檔案保管情形，分別依分類類目及保存年限，製作檔案保管數量統計表。

30. 績效重點 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (四)機密檔案管理 • 專用封單代替專用封套之方式封裝。 • 以裝置鎖具之專用鋼製檔案櫃保管。 • 專人負責管理，目前保管數量計233件。 • 本年度機密檔案清查，已於7月至9月間辦理完成，清查報告於9月9日簽奉校長核定。 • 清查結果，形式符合解密條件者計55件，主動由總務處文書組列冊，於100年10月4日以總字1000009748號書函送業務單位檢討解降事宜。

31. 績效重點 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (五)辦理保存價值鑑定與清理 1/3－鑑定與清查 • 訂定檔案鑑定小組設置要點，並經本校行政會議通過，明訂鑑定小組成立時機。 • 本(100)年度檔案清查計畫，於7月2日簽奉校長核定，7月至8月辦理完成，總計清查年度檔案951卷，計2萬9,048件、擬銷毀檔案312卷，計9,745件、機密檔案207件。 • 清查報告於9月9日簽奉校長核定，並陸續辦理後續銷毀及解密事宜。

32. 績效重點 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (五)辦理保存價值鑑定與清理 2/3－清理成效 • 本年度擬銷毀563卷，計1萬7,773件，已依程序製作檔案銷毀目錄，於100年10月12日以總字第1000009992號書函分送各業務單位表示意見。 • 檔案法施行後，本校計辦理4次銷毀作業，銷毀件數計6萬0,798件，銷毀案件均依規定於電子目錄完成銷毀或調整保存年限之註記。

33. 績效重點 20,000 10,000 核准日期 91/11/20 96/12/12 98/01/13 94/01/20 97/10/29 97/12/17 99/03/30 99/02/26 報核日期 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (五)辦理保存價值鑑定與清理 3/3－歷次銷毀情形 27,722 16,747 9,986 6,343

34. 績效重點 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (六)庫房設施 • 檔案庫房1座，設置於行政大樓地下1樓，與其他辦公處所區隔，具獨立單一出入口。 • 設置冷氣機及除濕機，維持溫濕度標準，並備具溫溼度計及溫溼度紀錄表，定期記錄溫溼度。 • 設置通訊電話、滅火器、煙霧與溫度感應器及警報設備等。 • 配置防潮箱，存放光碟類檔案。 • 訂定檔案管理緊急災害應變計畫，於緊急災害發生時成立檔案庫房緊急應變小組。 • 設置人員進出檔案庫房紀錄單及檔案庫房設施維護紀錄單，以管制人員進出及設備維護。

35. 績效重點 三、檔案應用與整體特殊績效 (一)檔案目錄彙送 • 回溯檔案於93年7月全數完成編目建檔，彙送件數計11萬1,606件。 • 現行檔案以案件編目建檔，截至本年9月止，計完成編目建檔9萬8,254件。 • 現行檔案自96年起採二層級編目建檔， 截至99年以計辦理彙送525筆。 • 96年：124筆。 • 97年：106筆。 • 98年：154筆。 • 99年：141筆。

36. 績效重點 三、檔案應用與整體特殊績效 (二)檔案蒐集 • 歷屆學生學籍資料均由教務處專人整理保管。 • 校務會議、行政會議及行政協調會議紀錄，按年度整理，90年以前採合訂本裝訂，其後則以光碟整理保存。 • 本校重要慶典活動及學生各項競賽等紀錄，由學務處專人整理保管。 • 各項公共建設規劃設計書及設計圖說等，由總務處營繕組專人整理保管。

37. 績效重點 三、檔案應用與整體特殊績效 (三)檔案加值應用與推廣 • 擬訂本校檔案申請應用作業要點草案，待納入議程提行政會議討論。 • 設置檔案閱覽室，備具相關設備、文具及表單，提供民眾及師生檢索目錄及應用。 • 定期列表統計檔案應用情形。 • 檔案調閱均依規定程序辦理，各年度檔案調閱情形均予分類統計。 • 學校網站提供檔案申請應用相關表單下載服務。 • 選擇具歷史意義之檔案印製Ｌ夾與Ｕ型夾，提昇檔案加值應用效果。

38. 績效重點 三、檔案應用與整體特殊績效 (四)整體特殊績效 • 調整檔案管理人員為「檔案管理」職系，以符合檔案管理專業導向。 • 檔案管理人員自行進行檔案管理相關領域之研究，以提供業務改善之參考。96年6月完成「平衡計分卡應用於檔案管理績效評估之研究」，研究建議，已有部分見諸採行。 • 充份運用外部資源，掌握時機適時爭取補助，挹注檔案管理工作經費。如短期促進就業措施，爭取教育部補助約20萬元，完成本校回溯檔案永久保存部分之裝訂。

39. 肆、績優標竿作為

40. 標竿作為 肆、績優標竿作為 • 依檔案管理流程分別訂定檔案管理工作及程序說明書，標準化檔案管理作業。 • 按年度訂定檔案管理作業計畫，依時程及內容推動執行，並就執行成效進行評估、提出報告，符合PDCA(計畫、執行、檢查及行動)之精神。 • 永久保存回溯檔案全部完成整理裝訂，利於檔案永久保存。 • 完成檔案數位化儲存，建立未來檔案線上應用及檢調之基礎，且有助於檔案原件之保存與維護 • 檔案附件未隨文裝訂部分，另行封裝，可有效避免檔案散佚。

41. 伍、未來努力方向

42. 未來方向 伍、未來努力方向 • 擬訂檔案庫房改善中長程計畫，逐年調整編列預算，改善檔案庫房設置區位、載重、構造及設施等，以符法令規定。 • 積極推動公文檔案線上簽核計畫，期文檔合一，完善檔案管理資訊系統功能，結合現有檔案數位化成果，提供線上查詢及調閱等，發揮檔案數位化的效益。

43. 報告完畢 敬請指教