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http://www.itale.it. Seminario “EDI e non solo: gli standard per il commercio elettronico di libri e riviste”. Associazione utenti Italiani aleph. EDI all’Università di Milano Bicocca. Maria Grazia Pistelli - Università degli Studi Milano Bicocca mariagrazia.pistelli@unimib.it. Agenda.

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- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
associazione utenti italiani aleph

http://www.itale.it

Seminario “EDI e non solo: gli standard

per il commercio elettronico di libri e riviste”

Associazione utenti Italiani aleph

EDI all’Università di Milano Bicocca

Maria Grazia Pistelli - Università degli Studi Milano Bicocca

mariagrazia.pistelli@unimib.it

agenda
Agenda

1. Configurazione

  • Servizi EDI supportati
  • Configurazione fornitore e biblioteca
  • Tracciato di un record

2. EDI e non solo

  • La nostra esperienza
  • Procedure e personalizzazioni
  • Progetti

EDI all'Università di Milano Bicocca

1 configurazione
1. Configurazione
  • La ver. 14.1 di Aleph 500 supporta l’invio degli ordini in modalità EDI
  • Lo standard per la codifica dei dati è EDItEUR, subset di UN/EDIFACT (D96.A) EANCOM

EDI all'Università di Milano Bicocca

configurazione della biblioteca
Configurazione della Biblioteca
  • tab35 dell’ADM (util G/4/35)

!======================================

!Tab35 Location numbers and other information for EDI orders

!======================================

Col. 1 (5): codice sottobiblioteca

Col. 2 (20): codice Aleph del fornitore

Col. 3 (20): codice EDI (EAN) della biblioteca

Col. 4 (3): tipo di codice EDI

<!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!

BIBU2 STARK012 5090870924734 014

BIBU2 STARK013 5090870924567 014

BIBU6 CASALINI 5090667092453 014

EDI all'Università di Milano Bicocca

xxx50 tab35
XXX50 tab35

Col. 5-6 (20+3): codice e tipo di codice per biblioteche che condividono il codice EDI (possono comunque inviare gli ordini separatamente)

Col. 7 (30): partita IVA della biblioteca

Col. 8 (30): e-mail per rapporti di errore

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!>

12621570154 bibsci@unimib.it

12621570154 bibsci@unimib.it

12621570154 bibcen@unimib.it

EDI all'Università di Milano Bicocca

configurazione del fornitore 1
Configurazione del fornitore 1

GUI - Info fornitore

1. Info generali:

necessario inserire

il codice EDI

e la tipologia di codice

EDI all'Università di Milano Bicocca

configurazione del fornitore 2
Configurazione del fornitore 2

GUI - Info fornitore

2. Conto:

Consegna ordine: ED

Formato lettera: 00

Modalità EDI

(metodo di invio):

FTP=ASCII

FTPBI=binario

sulla base delle

indicazioni del fornitore

EDI all'Università di Milano Bicocca

indirizzo edi del fornitore
Indirizzo EDI del fornitore

GUI - Recapiti fornitore

5. Indirizzo EDI

Linea 1:

IP o alias

Linea 2:

User name

Linea 3: Password

N.B.: con flag 53 in tab10 settato a N

EDI all'Università di Milano Bicocca

inserimento degli ordini edi
Inserimento degli ordini EDI

GUI - Modulo d’ordine

Tipo di invio:

ED

EDI all'Università di Milano Bicocca

invio degli ordini da gui
Invio degli ordini da GUI
  • Inviando l’ordine dalla GUI, apparirà un messaggio di notifica
  • Lo status dell’ordine verrà aggiornato da NEW a RSV

EDI all'Università di Milano Bicocca

invio degli ordini da web staff
Invio degli ordini da web staff
  • Gli ordini EDI devono essere inviati con il processo batch “Invia ordini EDI (p_acq_13)”
  • E’ necessario selezionare dal menu a discesa fornitore e sottobiblioteca
  • Questi ultimi parametri possono essere editati attraverso il file alephe/www_b_ita/b_acq_13

EDI all'Università di Milano Bicocca

p acq 13
p_acq_13
  • Gli ordini inviati con la p_acq_13 cambiano automaticamente il loro status in SV
  • I messaggi inviati sono archiviati nella directory data_print dell’ADM
  • Se non è stato immesso un nome alternativo, il nome assegnato di default al file di output sarà simile a: BIBU2_edi_order_STARK013.58

EDI all'Università di Milano Bicocca

tracciato di un messaggio 1
Tracciato di un messaggio 1
  • Esempio di messaggio EDI

UNA:+.? 'UNB+UNOC:3+5030670121199:14+5033075052347:14+040519:1337+58'UNH+58+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'BGM+220+58++9'DTM+137:20040519:102'NAD+BY+5030670121199::14'RFF+VA:12621570

154'NAD+SU+5033075052347::14'CUX+2:EUR:9'LIN+1'PIA+5+0521782856:IB'IMD+F+BAU+:::20040519d2003----|||y0itay50------b:a'IMD+F+BTI+:::Electronic structure'IMD+F+BST+:::648 p.'IM

D+F+BPU+:::Cambridge?: Cambridge university pre:ss'IMD+F+BPD+:::2003'QTY+21:1'PRI+AAB:59.36'RFF+LI:27671'RFF+LFN:U2CHI-2334,,59.36'TDT+20++101'LIN+2'PIA+5+0121060519:IB'IMD+F

+BAU+:::20040519d2004----|||y0itay50------b:a'IMD+F+BTI+:::Introduction to quantum mechanics'IMD+F+BST+:::300 p.'IMD+F+BPU+:::Amsterdam?: Elsevier'IMD+F+BPD+:::c2004'QTY+21:1

'PRI+AAB:44.44'RFF+LI:27673'RFF+LFN:U2CHI-2334,,44.44'TDT+20++101'UNS+S'CNT+1:2'CNT+2:2'UNT+35+58'UNZ+1+58'

EDI all'Università di Milano Bicocca

tracciato di un messaggio 2
Tracciato di un messaggio 2

LIN+2'

PIA+5+0121060519:IB'

IMD+F+BAU+:::20040519d2004----|||y0itay50------b:a'

IMD+F+BTI+:::Introduction to quantum mechanics'

IMD+F+BST+:::300 p.'

IMD+F+BPU+:::Amsterdam?: Elsevier'

IMD+F+BPD+:::c2004'

QTY+21:1'

PRI+AAB:44.44'

RFF+LI:27673'

RFF+LFN:U2CHI-2334,,44.44'

TDT+20++101‘

UNS+S'

CNT+1:2'

CNT+2:2'

UNT+35+58'

UNZ+1+58'

UNA:+.?'

UNB+UNOC:3+5030670121199:14+5033075052347:14+040519:1337+58'

UNH+58+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'

BGM+220+58++9'DTM+137:20040519:102'

NAD+BY+5030670121199::14'

RFF+VA:12621570154'

NAD+SU+5033075052347::14'

CUX+2:EUR:9‘

LIN+1'

PIA+5+0521782856:IB'

IMD+F+BAU+:::20040519d2003----|||y0itay50------b:a'

IMD+F+BTI+:::Electronic structure'

IMD+F+BST+:::648 p.'

IMD+F+BPU+:::Cambridge?: Cambridge university pre:ss'

IMD+F+BPD+:::2003‘

QTY+21:1‘

PRI+AAB:59.36‘

RFF+LI:27671‘

RFF+LFN:U2CHI-2334,,59.36‘

TDT+20++101'

EDI all'Università di Milano Bicocca

problemi nella codifica dei dati
Problemi nella codifica dei dati
  • Il tracciato non è integralmente conforme a UNIMARC perché sono presenti alcuni tag MARC21. Ad esempio per indicare la responsabilità principale viene riportato il tag 100 (MARC21) anziché il 700 (UNIMARC)
  • Qualora nel record bibliografico non sia presente l’ISBN, il fornitore potrebbe avere problemi nell’identificazione dell’opera

EDI all'Università di Milano Bicocca

2 edi e non solo
2. EDI e non solo

La Biblioteca di Ateneo da un anno utilizza l’EDI in Aleph per l’invio degli ordini di monografie

Questo ha richiesto un investimento di tempo e risorse:

  • per lo studio dello standard
  • per la messa a punto delle procedure

EDI all'Università di Milano Bicocca

perch l edi
Perché l’EDI

Perchè investire nell’implementazione dell’EDI:

  • ottimizzazione delle procedure di acquisizione
  • importanza di adottare soluzioni standard (anche per gli acquisti!)

EDI all'Università di Milano Bicocca

vantaggi dell edi 1
Vantaggi dell’EDI 1

L’EDI risparmia il tempo del fornitore…

  • perché elimina la necessità di inserimento manuale degli ordini nei sistemi gestionali, con conseguente risparmio di tempo e minore possibilità di errori

…e risparmia il tempo dei bibliotecari

  • perché le forniture sono più rapide e più precise

EDI all'Università di Milano Bicocca

vantaggi dell edi 2
Vantaggi dell’EDI 2

Per noi l’adozione dell’EDI ha avuto un effetto positivo

  • perché facilitando il compito ai nostri fornitori ha migliorato anche il nostro lavoro
  • perché per adottare l’EDI abbiamo rivisto alcune delle nostre procedure e di conseguenza abbiamo ripensato in parte il flusso di lavoro delle acquisizioni

EDI all'Università di Milano Bicocca

biblioteca di ateneo
Biblioteca di Ateneo
  • Biblioteca di Ateneo=centro di costo
  • Organizzazione per aree disciplinari
  • Gestione per impegni, con emissione di buoni d’ordine
  • Le aree disciplinari sono unità di spesa autonome; ciascuna gestisce un fondo per l’acquisto di materiale bibliografico

EDI all'Università di Milano Bicocca

bilancio della biblioteca di ateneo
Bilancio della Biblioteca di Ateneo

Centro di costo

“Biblioteca di Ateneo“

Spese di funzionamento

(materiale di consumo

e RER)

attrezzature

Spese di investimento

materiale bibliografico

(monografie e periodici a stampa, REL)

  • Sublibrary
  • Sede di Scienze

Sublibrary

Sede Centrale

Sublibrary Sede di Medicina

Chimica

Geologia

Fisica

Biologia

EDI all'Università di Milano Bicocca

gestione del bilancio in aleph
Gestione del bilancio in Aleph
  • Esigenze contabili ed amministrative relative alla fatturazione ed alla consegna dei volumi acquistati
  • Le unità di spesa (aree disciplinari) della Biblioteca devono avere gestioni autonome degli ordini in Aleph

EDI all'Università di Milano Bicocca

personalizzazioni
Personalizzazioni
  • Duplicazione dei record dei fornitori
  • Codici EAN differenti per ciascuna unità di spesa
  • Gestione in Aleph dei singoli buoni d’ordine come budget
  • Aleph=unico strumento di controllo dei fondi per l’acquisto di materiale bibliografico

EDI all'Università di Milano Bicocca

modulo web per buoni d ordine
Modulo web per buoni d’ordine
  • In fase di realizzazione un’interfaccia web che consentirà ai bibliotecari di generare sul server Aleph i budget, di stampare ed archiviare in più formati i relativi buoni d’ordine e di avere il controllo delle somme impegnate

EDI all'Università di Milano Bicocca

approval plan
Approval plan
  • Al fine di incrementare il volume degli acquisti di monografie, e snellire le relative procedure contabili, è stato adottato da alcune aree disciplinari l’approval plan, in abbinamento con la fornitura del record bibliografico in formato MARC

EDI all'Università di Milano Bicocca

progetti
Progetti
  • Adozione della nuova versione (16.02) di Aleph 500
  • Entrata in produzione prevista per i primi di settembre
  • Annunciate funzionalità aggiuntive per l’EDI: cancellazione degli ordini, caricamento delle fatture, solleciti e risposte a ordini e solleciti

EDI all'Università di Milano Bicocca

siamo tutti pronti
Siamo (tutti) pronti?

Biblioteche

EDI

XML

ONIX

…?

Sistemi di

automazione

Fornitori

EDI all'Università di Milano Bicocca