BUDŻET PROJEKTU

1. BUDŻET PROJEKTU

2. Źródła zasad kwalifikowalności Dokumenty programowe: • Program Operacyjny Kapitał Ludzki zatwierdzony decyzją Komisji Europejskiej K(2007) 4547 z dnia 28 września 2007 r., zmienioną decyzją z dnia 21 sierpnia 2009 r. nr K (2009) 6607; • Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 22 listopada 2010 r. w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; • Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego; • System realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego, w tym: • Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z dnia 1 stycznia 2011 r., • Zasady finansowania PO KL z dnia 21 grudnia 2010 r.

3. BUDŻET PROJEKTU • budżet zadaniowy – zadania wpisane w pkt. 3.3. • Podział na koszty bezpośrednie i pośrednie • Budżet szczegółowy i ogólny

4. BUDŻET PROJEKTU • Szczegółowy budżet – rozpoczynamy przez zdefiniowanie zadań w 3.3. Zadania (warunek konieczny do uzupełnienia Szczegółowego budżetu, automatyczne przeniesienie zadań). • Szczegółowy budżet – dodawanie pozycji w zadaniu: „Rozwiń zadanie” „+” • Nowe pola typu „check-box”: • Cross-financing • Pomoc publiczna • Zadanie zlecone • Stawka jednostkowa

5. BUDŻET PROJEKTU • Stawkijednostkowe (Szczegółowy budżet, Budżet projektu) • Zadania zlecone (Szczegółowy budżet) • Koszty pośrednie – brak metodologii • Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (wysokość zależna od wartości zadań zleconych) (Szczegółowy budżet) • VAT (Szczegółowy budżet / Uzasadnienie, Oświadczenie)

7. BUDŻET PROJEKTU • Stawkijednostkowe (Szczegółowy budżet, Budżet projektu) • Zadania zlecone (Szczegółowy budżet) • Koszty pośrednie – brak metodologii • Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (wysokość zależna od wartości zadań zleconych) (Szczegółowy budżet) • VAT (Szczegółowy budżet / Uzasadnienie, Oświadczenie)

8. BUDŻET SZCZEGÓŁOWY • Przyporządkowanie poszczególnych kosztów do zadań opisanych w pkt. 3.3 • Beneficjent przedstawia zakładane koszty projektu we wniosku o dofinansowanie projektu w formie budżetu zadaniowego, tj. przedstawia podział na: • koszty bezpośrednie (tj. koszty kwalifikowalne poszczególnych zadań realizowanych przez beneficjenta w ramach projektu, które są bezpośrednio związane z tymi zadaniami); • koszty pośrednie (tj. koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem beneficjenta, których katalog jest określony w Wytycznych)

9. KOSZTY BEZPOŚREDNIE • beneficjent wykazuje we wniosku o dofinansowanie rodzaje zadań w ramach projektu. Zadania projektu należy definiować odpowiednio do zakresu merytorycznego danego projektu.

10. Szczegółowy budżet projektu Zadania zlecone Konieczność wskazania zadań zleconych w „Szczegółowym budżecie projektu” - projektodawca wskazuje usługi zlecane zaznaczając przy nich pole typu „check-box” dotyczy jedynie zadań merytorycznych lub ich istotnej części.

11. Szczegółowy budżet projektu • Koszty pośrednie – rozliczenie ryczałtem: • Projektodawca wskazuje procent wynikający z limitu wskazanego w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. • Konieczność zaznaczenia pola typu „check-box”

12. Szczegółowy budżet projektu Koszty pośrednie – rozliczenie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków:

13. Szczegółowy budżet projektu Koszty personelu • Personel zarządzający • Koszty wykazywane jedynie w zadaniu „Zarządzanie projektem” • Personel • Koszty wykazywane w pozostałych zadaniach • Obowiązek wskazania, iż wydatek dotyczy personelu, np. „Animator (personel)” W obu przypadkach: Obowiązek wykazania we wniosku o dofinansowanie projektu szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu (tj. wykazania wymiaru etatu lub liczby godzin) niezbędnego do wykonywania zadania/zadań

14. Szczegółowy budżet projektu podatek VAT • Wydatki podawane są (wszystkie) w kwotach brutto lub (wszystkie) w kwotach netto w zależności od tego, czy projektodawca kwalifikuje VAT czy nie (Oświadczenie w pkt 4.4. Budżetu). • UWAGA: Istnieje możliwość nie kwalifikowania podatku VAT w odniesieniu do określonych pozycji. W takiej sytuacji: • w Szczegółowym budżecie: • brutto - te wydatki, dla których VAT jest kwalifikowalny • netto - pozostałe wydatki • w polu Uzasadnienie wskazuje się te pozycje, dla których VAT jest niekwalifikowalny.

15. Budżet projektu Oświadczenie dotyczące kwalifikowalności VAT

16. Szczegółowy budżet projektu Uzasadnienie kosztów:

17. BUDŻET OGÓLNY • 4.1 Koszty ogółem • Bezpośrednie • Pośrednie • Cross-financingu w kosztach ogółem • Współpraca ponadnarodowa w kosztach ogółem • 4.2 Przychód projektu • 4.3. Wkład własny • Niepieniężny • Prywatny • 4.4. Wnioskowane dofinansowanie (4.1-(4.2+4.3) • 4.5 Oświadczenie o VAT

18. OGÓLNY BUDŻET PROJEKTU • Dane przenoszone są automatycznie ze „Szczegółowego budżetu projektu” • Konieczność uzupełnienia jedynie pól: • 4.1.2.2. „w tym kwoty ryczałtowe” („0,00” lub ogólna kwota wydatków bezpośrednich ponoszonych w projekcie) • „Zarządzanie projektem – w tym koszty personelu” (Wydatki związane z personelem zarządzającym) • 4.2. „Wkład własny” (nie musi być zgodny z sumą pól 4.2.1 i 4.2.2.) • 4.2.1 „w tym wkład niepieniężny” • 4.4. Oświadczenie projektodawcy o kwalifikowalności / niekwalifikowalności / częściowej kwalifikowalności VAT.

20. Koszty zarządzania (1) • Beneficjent wykazuje koszty związane z zarządzaniem projektem wyłącznie w zadaniu pn. „zarządzanie projektem”. • Beneficjent wykazuje koszty zarządzania projektem w budżecie projektu uwzględniając przede wszystkim specyfikę danego projektu. • W zadaniu tym, nie można wykazywać wydatków wymienionych w katalogu kosztów pośrednich.

21. Koszty zarządzania (2) • Wysokość kosztów zarządzania projektem podlega ocenie na etapie wyboru projektu, która obejmuje w szczególności: • zasadność i racjonalność poniesienia kosztów zarządzania w wysokości wskazanej we wniosku o dofinansowanie w zależności od stopnia złożoności projektu i okresu jego realizacji; • zasadność i racjonalność wydatków związanych z zatrudnieniem personelu zarządzającego projektem, w tym liczby i charakteru zadań przez ten personel wykonywanych; • adekwatność i niezbędność dla osiągnięcia celów projektu poniesienia wydatków na działania informacyjno-promocyjne w zależności od specyfiki projektu.

22. Koszty zarządzania (3) (*) Limit kosztów zarządzania projektem o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł może ulec zwiększeniu wyłącznie w przypadku wykazania przez Beneficjenta wysokiej efektywności kosztowej projektu. Wniosek ten podlega negocjacjom na etapie wyboru projektu.

23. Koszty zarządzania (4) • w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie ww. limity mogą ulec zwiększeniu o 2 pkt procentowe dla każdego partnera, jednak nie więcej niż łącznie o 10 pkt procentowych w ramach projektu, przy czym przy ustalaniu wysokości zwiększenia limitu podmiot będący stroną umowy uwzględnia zakres zadań przewidzianych do realizacji przez partnera • Jako wartość projektu należy rozumieć łącznie wartość dofinansowania i wkład własny. • wprowadzono katalog kosztów ujmowanych wzadaniu związanym z zarządzaniem projektem (koszty zabezpieczenia umowy nie są wliczane do limitu kosztów zarządzania) • limity obowiązują zarówno na etapie konstruowania budżetu projektu, jak też końcowego rozliczenia projektu.

24. Koszty zarządzania (6) • wydatki na promocję powinny zostać ujęte w zarządzaniu projektem, nie stanowią one odrębnego zadania (wyjątkiem są projekty informacyjno-promocyjne) • ewaluacja nie stanowi kosztów zarządzania projektem, lecz odrębne zadanie w ramach kosztów bezpośrednich • beneficjent ma obowiązek wykazania szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu (tj. wykazania wymiaru etatu lub liczby godzin) niezbędnego do wykonywania zadania/zadań we wniosku o dofinansowanie projektu, co pozwoli na ocenę zasadności i racjonalności wydatków związanych z personelem zarządzającym projektu • zgodnie z Wytycznymi, instytucja będąca strona umowy, na etapie realizacji projektu, w szczególności podczas weryfikacji wniosku o płatność lub kontroli na miejscu, może odmówić kwalifikowania całości lub części ww. wydatków, jeżeli nie są spełnione warunki określone dla kosztów zarządzania w Wytycznych.

25. Koszty zarządzania (5) Dokonując oceny poziomu kosztów zarządzania projektem nie należy kierować się wyłącznie ww. limitami, ale należy zwrócić uwagę na stopień złożoności projektu i długość okresu realizacji projektu. .

26. Koszty zarządzania (5) Dodatkowo należy pamiętać, że zgodnie z Wytycznymi obowiązek nieprzekroczenia limitu kosztów zarządzania projektem dotyczy nie tylko etapu tworzenia budżetu projektu i jego oceny, ale również rozliczenia końcowego projektu. Oznacza to, że podczas weryfikacji końcowego wniosku o płatność należy zweryfikować, czy limit procentowy, o którym mowa w Wytycznych (odpowiednio 30%/25% /20% /15% /10%), dla rozliczonej wartości projektu nie został przekroczony.

27. Zadania merytoryczne (1) • Definicja zadania merytorycznego • Zadanie merytoryczne należy rozumieć jako szereg powiązanych ze sobą działań zmierzających bezpośrednio do realizacji celu projektu (przykładowy katalog znajduje się w rozdziale 3.4 Wytycznych). • Zadania merytorycznego nie stanowią pojedyncze wydatki, np. usługa cateringowa, hotelowa i trenerska. • Zlecanie zadań merytorycznych oznacza zlecanie całości działań przewidzianych w ramach danego zadania lub istotnej ich części jednemu podmiotowi. • Doprecyzowano, że Beneficjent powinien udokumentować faktyczną realizację zleconego zadania merytorycznego zgodnie z umową zawartą z wykonawcą poprzez np. pisemny protokół odbioru zadania, przyjęcia wykonanych prac, itp.

28. Koszty pośrednie • doprecyzowano w „Wytycznych…” katalog kosztów pośrednich(katalog zamknięty) • żadne koszty wskazane w katalogu kosztów pośrednich NIE MOGĄ być ujmowane jako koszty bezpośrednie, w szczególności w zadaniu związanym z zarządzaniem projektem • w ramach projektu koszty pośrednie nie mogą być rozliczane jednocześnie jako ryczałt oraz na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków • zaostrzono zasady zmiany rozliczania kosztów pośrednich z ryczałtu na rzeczywiście poniesione wydatki - zmiana • W ramach kosztów pośrednich nie mogą być wykazywane żadne wydatki objętecross-financingiemw projekcie

29. Koszty pośrednie – katalog zamknięty • koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki); • koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki; • koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); • koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związane z obsługą administracyjną projektu; • opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu;

30. Koszty pośrednie – katalog zamknięty • amortyzacja aktywów używanych na potrzeby personelu, o którym mowa w lit. a–c; • koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych, teleksowych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu; • koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu; • koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu; • koszty ubezpieczeń majątkowych; • koszty ochrony; • koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń

31. Koszty pośrednie Mogą być rozliczane na dwa sposoby: • ryczałtem, zgodnie z limitami • na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, z pełnym udokumentowaniem wydatków).

32. Koszty pośrednie • Beneficjent dokonuje wyboru jednego z ww. sposobów rozliczania przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu. • Powyższe nie dotyczy Beneficjentówbędących państwowymi jednostkami budżetowymi, które mogą rozliczać koszty pośrednie wyłącznie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków.

33. Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (1) • wprowadzono stałe ryczałty procentowe i jednocześnie zrezygnowano z konieczności sporządzania metodologii kosztów pośrednich • dwuetapowy sposób wyliczania ryczałtu: I) ustalenie całkowitej wartości projektu (z uwzględnieniem cross-financingu); II) ustalenie właściwego % kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem • w sytuacji zlecania przez Beneficjenta realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanychryczałtem ulega pomniejszeniu o wartość ww. zadań zleconych (poprzez pomniejszenie kosztów bezpośrednich) • Koszty bezpośrednie, będące podstawą wyliczenia kosztów pośrednich, nie są pomniejszane o wydatki w ramach cross-financingu

34. Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (2)

35. KOSZTY POŚREDNIE NA PODSTAWIE RZECZYWISTYCH KOSZTÓW • Beneficjent jest zobowiązany przedstawić w załączonym do wniosku o dofinansowanie projektu szczegółowym budżecie projektu listę kosztów pośrednich, które zamierza rozliczyć w projekcie na zasadach analogicznych dla kosztów bezpośrednich. • W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, ani we wniosku, ani w umowie o dofinansowanie nie jest wykazywany limit procentowy kosztów pośrednich.

36. KOSZTY POŚREDNIE NA PODSTAWIE RZECZYWISTYCH KOSZTÓW (2) • Beneficjent rozlicza wydatki pośrednie na podstawie dokumentów księgowych do kwoty określonej w zatwierdzonym budżecie projektu. • Beneficjent ma obowiązek zbierania i opisywania dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki pośrednie. • Dokumenty te wykazywane są we wniosku o płatność w zestawieniu poniesionych wydatków na zasadach analogicznych dla wydatków bezpośrednich i mogą podlegać kontroli na miejscu.

37. Zarządzanie projektem a koszty pośrednie • Wynagrodzenie osoby ds. obsługi finansowej może być wykazane w zadaniu „zarządzanie projektem”, o ile jej zatrudnienie jest niezbędne i uzasadnione (w ramach kosztów pośrednich przewiduje się obsługę księgową). • Wynagrodzenie w związku z obsługą prawną będzie kwalifikowalne w ramach kosztów pośrednich, o ile jest to podstawowa obsługa prawna realizowana na potrzeby funkcjonowania jednostki. • W ramach kosztów bezpośrednich kwalifikowanie wydatków związanych z obsługą prawną byłoby możliwe wyłącznie w przypadku, gdy jest ona wymagana z uwagi na specyfikę projektu (np. w ramach projektu przewiduje się skomplikowane zamówienie publiczne, wymagające specjalistycznej pomocy prawnej z uwagi na prawo zamówień publicznych).

38. Zakupy w ramach cross-financingu (1) • Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi uzupełnienie realizowanych działań • Powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym projektu oraz powinny być powiązane wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach projektu • Zakupy dokonywane w ramach cross-financingu nie mogą stanowić odrębnego zadania niepowiązanego z zadaniami merytorycznymi projektu • Dokonywanie zakupów musi być adekwatne do potencjału projektodawcy wykazanego w pkt. 3.5 wniosku o dofinansowanie projektu

39. Zakupy w ramach cross-financingu (2) • Ujmowanie w wydatkach w ramach cross-financingu zakupów wartości niematerialnych i prawnych, np. oprogramowania, które nie stanowią cross-financingu • W przypadku zakupu komputera z oprogramowaniem do limitu cross - financingu zaliczyć należy łączną wartość wydatku, o ile oprogramowanie zwiększa wartość początkową środka trwałego – komputera • Należy szczegółowo analizować pozycje dotyczące dostosowania i adaptacji budynków, pomieszczeń oraz miejsc pracy (remont stanowi wydatek niekwalifikowalny) • Do zakupów w ramach cross-financingu zaliczany jest sprzęt zakupiony w celu przekazania uczestnikom projektu

40. Zakupy w ramach cross-financingu (3) • zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) pojazdów oraz mebli bez względu na ich wartość; • b) zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) sprzętu rozumianego jako: środki trwałe, z wyłączeniem pojazdów i mebli, których wartość początkowa jest wyższa od 350 zł37; • c) zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) sprzętu38, celem przekazania ich uczestnikom projektów PO KL; • d) dostosowywania i/lub adaptacji budynków, pomieszczeń i miejsc pracy.

41. Zakupy w ramach cross-financingu - ZMIANA • Koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są kwalifikowalne w pełnej wysokości tylko i wyłącznie w przypadku wyposażenia stanowiska pracy personelu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu.

42. Reguła proporcjonalności (1) • dotyczy rozliczenia projektu pod względem finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu • kryterium dostępu • kryterium strategicznego • celu projektu wyrażonego wskaźnikami produktu lub rezultatu wskazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu

43. Reguła proporcjonalności (2) • w przypadku niespełnienia kryterium dostępu w ramach projektu – uznaje się wszystkie wydatki dotychczas rozliczone w ramach projektu za niekwalifikowalne • w przypadku niespełnienia kryterium strategicznego w ramach projektu lub nieosiągnięcia celu projektu – wysokość wydatków w dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność może zostać proporcjonalnie zmniejszona, co jednocześnie oznacza obniżenie kwoty dofinansowania; wysokość zmniejszenia dofinansowania odpowiada procentowi, w jakim dane kryterium lub cel nie zostały zrealizowane; zmniejszenie dotyczy wydatków związanych z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego założenia nie zostały osiągnięte oraz kosztów zarządzania projektem i kosztów pośrednich

44. Reguła proporcjonalności (3) • Reguła proporcjonalności ma zastosowanie do wszystkich projektów, dla których do końca 2010 r. nie zatwierdzono wniosku o płatność końcową • WYJĄTKI: • nieosiągnięcie merytorycznych założeń projektu wynika z przyczyn leżących po stronie Beneficjenta, • nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej. • Ocena stopnia osiągnięcia przyjętych przez Beneficjenta założeń wniosku o dofinansowanie dokonywana jest przez podmiot będący stroną umowy według stanu na zakończenie realizacji projektu na etapie weryfikacji końcowego wniosku o płatność

45. Reguła proporcjonalności (4) • Podczas ustalania procentu nieosiągnięcia założeń projektu podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu powinien brać pod uwagę m.in.: stopień winy lub niedochowania należytej staranności przez Beneficjenta skutkujące nieosiągnięciem ww. założeń, okoliczności zewnętrzne mające na to wpływ • Podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu może odstąpić od zastosowania reguły proporcjonalności lub obniżyć wysokość środków podlegających regule proporcjonalności, jeśli Beneficjent o to wnioskuje i należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń, w szczególności wykaże swoje starania zmierzające do osiągnięcia założeń projektu

46. Reguła proporcjonalności (5) • W przypadku wystąpienia oszczędności w projekcie przy jednoczesnej pełnej realizacji założeń merytorycznych projektu reguła proporcjonalności nie ma zastosowania • Beneficjent powinien zabezpieczyć się w umowie partnerskiej, aby w przypadku gdy niewykonanie celu projektu jest z winy jednego z partnerów, to partner ponosi odpowiedzialność finansową (bądź wszyscy partnerzy, gdy wszyscy pracują na wspólny rezultat)